档案管理房地产企业档案管理办法

PAGEPAGE6档案管理办法第一章档案管理机构与职责第一条年度组织结构图下发后5日内，公司组织成立档案管理小组，总经理任组长，分管领导任副组长，明确公司档案员和部门档案员，形成档案管理网络图。第三条更换部门档案员的，应通知公司档案员，并由公司档案员向组长、副组长报备；由部门负责人组织、公司档案员监督新老部门档案员档案交接工作。第四条更换公司档案员的，由直接上级向组长、副组长报告审批；直接上级监督新老公司档案员档案交接工作。第五条档案管理小组成员职责（一）组长对公司档案工作负全面责任，负责档案管理督导工作，审核批准档案管理网络图。（二）副组长负责档案管理具体指导工作。（三）公司档案员职责：1、负责档案管理制度及办法的宣贯工作。2、根据公司业务开展和人员变更情况完善档案管理网络图。3、制定年度档案管理工作计划并实施。4、拟定年度档案归档通知，明确归档范围、要求、责任分工及时间安排，并负责监督实施。5、接收、检查部门档案员归档的档案文件并正式立卷归档。6、负责公司档案的保管和查询、借阅。7、负责公司大事记汇总整理工作。（四）部门档案员职责1、负责本部门文件材料的收集、鉴别、整理和归档工作。骑2雄、唐对本部门蕉所属的文件材痰料进行预立卷执，并按芹规定移交档案绒室级。浅3酷、站负责本部门堤档案资料的谎日常夏保管向和利用颂工作。猪4凤、贵负责阅编写停本部门娃业务范围内缎大事记商。仓第二章桂沙档案分类、归概档范围和时间煮第一的条由赌结合公司绩实际诸情况宅，将档案统一畅划分为邻以下十一大类俱：举经营及开发类唇证书档案、现合同档案缎、基建类档案办、阔行政棚文书档案、组销售文书档案墙、智设备停（仪器）档案阿、财务档案、垄人事档案、声婶像档案、实物凤档案、电子档袋案。器第千二温条公草部门档案员按呆本章规定的归沾档范围、分类挽标准和时间要仅求，对本部门兽档案进行收集尺、整理、预立请卷和归档；部友门档案员和公京司档案员应加争强沟通，结合号实际情况，优绘化分类标准。催第择三愚条种丰经营及开发类震证书档案永（一）范围或怨分类康1脚、延资质证书：主洞要包括与企业燕经营管理有关难的各类证书，听如墨营业执照、房念地产开发企业饲资质证书、开疑户许可证等较。村2滤、基建证书：稠主要指与项目书开发建设有关瑞的各类证书及惑批文，如土地涨证、建设用地畅规划许可证、纱立项批复、建奥筑工程规划许侨可证、绿化规百划许可证、建之筑工程施工许犹可证、质量监写督证书、结建土人防工程施工血许可证、商品逮房预售许可证午等。馆（二）归档时幸间和要求：叫形成后明5扇日内，廊由部门档案员奏负责判收集、移交档请案室导。岛第让四微条酸迎合同类档案怎（一）范围或摊分类：指业务收往来合同及审漂批附件。户（二）归档时塔间和要求：炒1基、合同盖章后池，发起部门档惕案员将杰1组份合同移交公拐司档案员，公谋司档案员在每术页页眉处加洁盖貌“桨归档叨章秩”刻后归档，该份危存档合同只接猜受查询校阅，见不可借出；可倦分设计与工程惹、材料（设备盗）采购、营销爬推广、行政及愚其他等类别。听部门档案员负建责将合同及审溪批附件按年度包归档。饱第寿五海条缓爸基建类档案衡（一）范围或米分类：指督项目提出、已立项、审批、网勘察设计、施孤工、材料（设蛾备）采购、监并理、验收等工买程建设及壶管理过程中形稼成的文件资料灿，主要包括勘宇察测绘及设计母文件（图纸）魄、招标（议标聚）资料、设计脂变更、签证及翁批价资料、结奴算资料、施工害管理文件、报退批报建资料、灶施工文件、监拘理文件、验收冲资料、竣工资有料等。妻（硬二好）路归档时间和要席求笋1境、勘察测绘及弟设计文件：主骑要包括规划方卵案、单体设计扣方案、请照图崭、施工图、勘拣察或测绘报告窄等；形成成果约性资料厦后麦5寇日内归档，报泉审过程中形成梦的有明确修改泪意见的批复文深件及过程稿资势料一并存档。鸽2菊、招标（议标屈）资料：主要致包括粮招标申请、招挡标公告、礼招标控制价、攻工程量清单、辨招标文件、房考察报告、和签收文件、招违标答疑、开标棍签到表、复中标单位投标崇文件正本、决唱标表、清标辱对比表、评标忘表、谈判记录窗、定标审批表摔、中标通知书棵等招标过程资蔽料文件鸡及未中标单位轨投标文件；由劲部门档案员负矛责收集、预立步卷，于签订合棋同后联10袜日内归档。未齐中标单位投标陶资料（正本）要单独存放。途3薄、设计变更：害以单位工程为杀主线进行分类发（文件较少时断可合并）、按伯年度归档。湖4诚、哲签证获及批价教资料寒：龄以合同为主线泄进行嗓分类牢,蚂次月甘5指日前归档，并念与往月已归档故文件合并。债5笼、隐蔽工程检圈查资料：由部抖门档案员负责跑收集、洗印、娱编制照片说明结后，按分部工控程分类，于次绸月陆5呜日前归档。刻6仆、工程结算叫书扶：以合同为主裹线进行分类、边立卷，于结算脚完成后杂15阀日内归档。字驾7忍、成本控制资母料：包括项目谦目标成本及审境批文件订，审批完成捆后堂5杰日内归档，动掘态调整资料随漫时归档，并与局已归档文件合堪并。缸8季、施工管理文谋件：联络文、欲函件按接收单当位分类，文件李较少的可合并国，按年度归档闪；会议纪要分楼为内部会议纪旺要、与外部单痕位会议纪要（华文件较少时可浸合并），按年醋度归档；泽施工日志餐于次法月筐5看日前归档。遗9墨、报批报建资患料：包括申报暮资料、过程成堆果资料和最终丛成果资料。申辞报资料指根据侮行政审批规定睬提交的资料和蜓表格；过程成舟果资料指报批却过程中行政审醒批部门批复的坊、作为后续审灌批流程必备材馋料的文件；最工终成果资料指骨单项报批流程终结束后取得的货批复文件。贩对于重要节点响报批过程中的竭申报资料（主壤要包括申报所线需资料目录及辩申报表格或文讲件，提交的已赠另行存档的证获书、图纸等资鹅料不包括在内寸），应扫描作耀为电子档案、敲于报批流程结胸束后哑5伍日内归档，以苹备日后参考用始；不能留存过战程成果资料原避件的，需留存核复印件并注明龙原因，与最终增成果资料一同屯归档；最终成辰果资料形成后肢5而日内归档。己报批过程中形劳成的批复类成眉果资料单独立你卷保存，以便均查询利用。景10律、施工文件：歼主要包括由施怕工单位主导的惯施工过程中形忆成的、竣工验药收（备案）所导需的资料，由翼部门档案员督味促施工单位每埋半年归档一次喇。理1犯1醉、监理文件：龄包括监理规划净、工作总结、剖会议纪要等，滋按年度归档。知12患、竣工资料：牵包括总包工程犯、分包工程和盯监理竣工资料踏，由部门档案竹员督促施工（铃监理单位）于鞠竣工验收后机30穴日归档。帖第责六奸条酷停行政文书档案扫（一）范围或鄙分类：包括血通知、通报、希联络文、会议竿纪要、申请批央示、考勤、考究核、资产处置件文件及各种外恋来文件等所有昨日常醋经营管理给工作中形成的普具有保存价值祸的文件既；按文件类型喂分类，某类文谱件较少时可与岛相近类别文件滩合并归档。艘（二）归档时等间和要求：按催年度归档。唇第明七瞎条日妇销售文书档案凡商品房销售合致同、公共维修俩基金缴费单、应车位销售协议亲以楼栋分类、党按年度归档，索并与以往年度疯已归档文件合凶并，销售结束化后正式立卷。拥申请批示可分堵为烫销售政策刷申请尾、价格审批、齿特例审批臣等，按年度归诊档。务第走八金条锁申设备仪器档案硬（一）血范围或分类农：包括电梯、隙消防设施（控叠制室设备、水龙泵、巡检柜、演水箱）、无负费压供水设备、驾变电站设备、平IT父设备、车辆等贺。远（二）孩归档时间和要盟求：铜部门档案员现姿场收集相关资劲料周（索合格证、出厂握保修单、使用添说明书、保养雷手册、零件图秀册等随机文件滥），栗于广7唐日内预立卷后贝归档；设备运微行过程中形成终的文件资料，饼按年度归档。差第宪九德条撤童财务档案江会计年度终了演后由财务部门带保管汇1施年，于次年垒按年度归档通猫知要求归档仔。泛第辉十块条碧急人事档案巨（一）范围或间分类：包括垦员工档案卡、贸求职登记表、妻员工录用申请览、身份证复印匪件、毕业证稿及学历证复印踏件凉、嘴职称及职业资导格证书复印件姨、狼体检表、员工伤转正评定资料裤、劳动合同档改案、招用人员陆登记表、聘用基合同、职称证谦书、员工新取责得证书掌、人事异动资掌料政等。承（二）归档时猪间和要求：由由人力资源管理咽人员收集、预龙立卷，于人员哥入职后铺7诚日内归档，新网产生的资料随欣时补充归档。饭第汇十贸一定条婚终声像档案院包括奠基、重杆大庆典、重要词会议和具有重虹要价值的社会碧活动及关键营潮销推广活动形僚成的照片、影捕像等资料；于吩活动结束后护15歼日内归档。廉第十欺二垫条谜刺实物档案垦（一）范围或域分类：主要包堤括移工法、专利、俭荣誉龟证书、奖状、萄奖杯、奖牌滴、牌匾绸等实物狮。觉（二）归档时锯间和要求：室形成后援3然日内归档。快第十训三那条砍某电子档案划（一）范围或帝分类：包括昌反映公司主要盆职能活动、存赛有重要数据信里息的泳U头盘、硬盘、光笨盘灵。响（二）归档时胞间和要求：由粒部门档案员收下集，怖确保载体清洁哲、无划痕、无浴病毒串，按年度档案恨归档通知要求烟归档，同时留判存一套供日常抬利用。漆第十死四劣条往微大事记炼悦部门档案员负晶责本部门业务顿范围内大事记贱编写工作枪，每季度给结束后蜂5汉日内提交给菜公司档案员宝。典第三章镰苗归档程序和要挥求熟第今一瓣条故撒档案立卷以部自门为主，在此撞基础上按业务堤内容分类；多低个部门参与业诚务形成的档案袜，由首先发起仔部门或业务联才系最密切部门写主导、其他部余门配合完成文领件资料收集、就整理和归档工堡作，公司档案椅员按照业务联物系紧密、便于安查找原则决定乌正式立卷归档暗所属部门；鼠经营及开发证桨书档案、亏电子档案、声托像档案、人事室档案、抛实物档案和设宫备仪器档案分足别单独立卷。瘦第二条额敬部门档案员负晨责本部门档案劈的预立卷工作委，主要工作内蛮容为：收集资杆料；确定资料链符合归档要求植；精分类；整理（弓更换钢钉装订哭）；编制目录优；标注件号和轰页码；明确盒束脊内容（档案帆内容、类别、情盒号）；入盒陶。叨第三条阔触部门档案员根产据档案归档范心围和时间要求墨，按年度或随较时将预立卷档茶案移交公司档应案员，双方当粪面清点、确定械是否符合归档溜要求并签署移择交清单或互相事在收发文本上低签字确认。登第四条奇舱公司档案员每棕年双5罚月底完成上年舟度档案正式归歪档工作，主要雕工作内容有：废检查各部门移帮交的预立卷档江案完整程度；蒸检查目录与内纵容是否一致；扔合理排列各部仪门档案并确定扇总盒数；粘贴顽盒脊，确保盒品号连续统一；恶编制年度档案皱检索目录；进俯行年度档案统迹计。略第五条功河文件归档应遵栋守以下要求：蔽（蚊一）归档的文嗓件材料应完整尺、准确、系统千，签署齐全。缸（二）归档的阳文件资料应质本地优良、字迹非线条清晰、工搏整、耐久，符粗合档案保管要炊求。谦（三）不符合旅要求的档案材渴料，唇公司档案员应作退还部门档案听员虑要求限期整改知。梳（四）归档文腹件材料应是原顺件，有盖电子值章归档的，应火注明原因。冲（五）归档的搁电子文件，应旨有相应的纸质砖文件目录一并仅归档粪。劈（狐六脆）归档纸质文袄件材料中，有桶重要修改意见棍、撞批示的修改稿患、字行文稿纸少、涌文件处理单的蓬，应与文件正治本、定稿一并争归档。块（七）不同年绿度的文件一般息不得放在一起估归档，跨年度央的请示与批复佩放在批复年度忙归档，没有复梳文的放在请示耀年度归档。央第障四辫章给忽档案借阅与利浴用节第贡一察条胞北公司档案员负夫责建立公司档韵案电子目录，挨确保目录内容堵合理、完整、况准确，便于查呼询。姥第二条饼付只允许公司内叹部人员借阅搞档案，借阅者存须如实填写《盛借阅档案申请嗽单》，报请部讨门负责人、分糠管领导、总经勉理批准后方可吃借阅；财务档蓄案只能由财务催人员方能借阅锣。质第三条义延借阅者须填写男《借阅档案登忙记簿》，负责需维护档案的完增整与安全，不顺得遗失，并按丹时归还碑；公司档案员话应每月至少三弦次清查登记簿槐情况，督促档铸案借阅人按时羽归还档案；归显还时役当面认真清点纪和检查，并在宇借阅登记簿上治注销。扎第占四雾条淋通各类档案原则际上均应在指定躲地点查阅，确牺因工作需要借卧出使用的，可玉办理借阅手续夏，期限不得超军过很1橡周，若继续使寿用，须办理续扑借手续，但最药多不得超过三炒次，连续累计吐借阅时间不得卡超过谨1商个月。铃借阅的档案不播准再转借他人葵，借用者须爱器护档案，不准氧在文件上勾划演、圈点、批注畜、涂改，不准猪折卷、抽页和帮玷污档案。奶第脉五焦章列灭档案保管及库魄房管理衬第捐一毁条屯构各类档案按纸传质、电子、声辫像、实物分类饭存放。档案放苍置必须有满足需需要的档案橱境柜、装具，档紧案柜架摆放合夸理刃；概要有专用的档允案室。身第慈二丈条降瓜公司档案员疏对案卷保存情面况应定期检查鬼，定期更换防顷虫药物，发现战霉变、破损等铲情况，应及时迟采取抢救措施曲。有第隙三震条晓番为确保档案的怕安全和有效提械供利用，须将维档案库房、阅畜览室、办公室秃三分开；档案丽库房须保持适饿宜的温、湿度劝，档案库房温绩度范围膝14-24元℃缝±朵2币℃旨，相对湿度范刻围绕45-60%搭±什5%穴（注愤：膀±狮2冈℃允、惭±座5%荡表示一昼夜内橡允许波动的幅乖度）。同时必泉须具备防火、哀防盗、防高温奴、防潮湿、防虽光、防尘、防痒鼠、防虫、防鸽污染防有害气筐体呈等联“市十差防管”奖措施。允第视四代条索谎严禁在档案库楚房内吸烟及存慧放易燃易爆物验品