公文基础理论讲稿

公文写作基础理论2006.3.29第一章公文概述第一节公文的概念一、定义公文是国家行政机关、企事业、团体组织等单位在处理公务的活动过程中，所制作和使用的各类文字材料。除国务院和中共中央办公厅规定的公文，一些技术性的文件也属于公文，如电报、电传、文献图表等；国家与国际间交往的文件文献，也属于公文。公文是应用文书中具有代表性的一类文书。应用文书，是文章系统中目的性和实用性很强的一类文章；在这个系统里面，除了公务文书（公文），还有只涉及个人和家庭、族系内的文书，即私人文书。文章，是有组织的、能表达一定意义的、完整的语言文字；文章分为文学作品和应用文书两个大的分类系统。二、中国公文的发展公文是人类社会发展到了比较高级阶段的文化产物，还将以不同的形式，作为必不可少的重要工具，伴随人类社会的发展而持续下去。人类社会某一族群发展到统一文字的阶段，必然首先产生公文这一管理及传播工具。作为中华民族文明现象之一，我国公文具有世界上独一无二而又不曾间断的悠久历史。据传说，5000年前黄帝时期的史官苍颉(jie)就已经创造性地改革统一了文字，“苍颉造字，天雨粟，神鬼泣”。原始时期的公文文物有待进一步的考古发现，据报道近年已经发现了8000年前的文字。我国奴隶社会夏商周时期，公文基本成形，有了分类，出现代表作。目前，世界公认我国古文字最早的文物是19世纪末在河南省安阳小屯村发现的3500年前的殷墟甲骨文。甲骨文是统治者主要用来进行占卜和记录的公文形式。春秋时期由孔子编辑的《尚书》，汇编了黄帝之后尧舜禹到夏商周的高级行政公文。百家争鸣中的一些文章，属于公文。在2000年封建社会的漫长历史上，公文统一规范，在形式上不断发展变化。秦汉建立大一统中央集权专制社会，我国公文开始走向统一规范。公文代表作有李斯的《谏逐客书》、汉高祖的《求贤诏》和诸葛亮的《出师表》等。公文最早称为“书契”、“简牍”、“文书”和“文案”等。公文一词出现在东汉。《后汉书·卷五十七·刘陶传》记载，东汉灵帝中平元年（公元184年），侍御史刘陶上表朝廷，提议招安张角，以防黄巾起义：“但更相告语，莫肯公文。”意为各州官员为保官职，只是互相转告，不肯写公文报告张角势力的日益强大。三国时公文已成通称。魏晋时期，公文写作理论有了突破。刘勰在其理论巨著《文心雕龙》中论述的大部分文种都是公文。唐宋时期，推崇文治，公文种类发展，出现许多公文名作。“唐宋八大家”散文中，不少名作是公文。明清时期，公文走向封建社会的高峰阶段，种类繁多，专著相继推出。公文还被称为“公牍”和“文件”。辛亥革命后，公文发生了革命性的变革，从内容到形式都面目一新。中国共产党十分重视公文变革，明确主张使用白话文，研究公文的写作。新中国建立后，不断进行公文的规范化、科学化建设。1981年，国务院办公厅发布了《国家行政机关公文处理暂行办法》（以下简称《办法》）。1987年，国务院办公厅正式发布了《国家行政机关公文处理办法》，又于1993年修订发布。2000年8月24日，国务院发布了《国家行政机关公文处理办法》。至此，我国公文走上了科学发展的坦途，对于社会主义现代化建设必将起到重大促进作用。三、公文的分类公文种类数以百计，可以从不同的角度进行分类。从来源分，有对外公文、收来公文和内部公文。从内容分，有指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文和记录性公文。还可以从秘密程度、紧急程度、处理要求和发送目的等角度分类。以下仅从学习写作的角度出发，给公文大致分类如下：1．按作用分类。（1）专用公文。这是机关各部门在各自的业务范围内专门使用的业务公文。国家政府机关的部门，其业务基本反映了社会生活的各个领域，如教育、国防、司法、商业等。在行政公文中，专用公文一般作为附件使用。（2）技术公文。如说明书、图表等，在行政公文中一般作为附件使用。（3）通用公文。这类公文全社会通用。可以包括：法定公文，分为行政公文和党务公文；普通公文，如计划、总结等；法规性公文，分为宪法、法律和规章（如条例、办法、章程等）。2．按方向分类。这种分类法比较简单。（1）下行文，是上级机关对下级机关单位的行文。如命令、通知等。（2）平行文，是不相隶属的机关单位包括平级机关单位之间的行文。如行政公文中的函。其它行政公文如通知有时有平行性。（3）上行文，是下级机关单位向上级机关的行文。行政公文中有请示、报告和议案。公文写作和办理一定要选准文种。文种选错了，就会影响公务办理。例如，将请示写成了报告，就不能达到上级给予批复的目的，因为按照公文法规，报告是不需要批复的。再如，通知要求向本机关单位普发，但不能面向本机关单位外的社会，通告则面向本机关单位之外的社会成员，两者不能混用。选准文种，是公文规范化的重要内容。乱用文种如“请示报告”之类，就违反了公文规范化的要求。第二节国务院和中央办公厅关于公文文种的规定一、国务院和中央办公厅规定的公文文种了解国务院和中共中央办公厅关于公文文种的规定，能够正确了解公文的含义和作用，有助于更准确地掌握公文的概念。国家行政机关公文13种（国务院《国家行政机关公文处理办法》）：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。党的机关公文14种（中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》）：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。二、《国家行政机关公文处理办法》公文定义：命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。逐级行文。向直接的上级或者直接下级行文。越级行文。越过自己的直接上级或者下级行文。多级行文。向直接上级并呈非直接上级或者向直接下级并转非直接下级的一次性行文。普发行文。向所属各机关及其部门、单位一次性行文，主送机关使用泛称。通行行文。向隶属机关和非隶属机关以及社会群体一次性泛向行文。第二节行文规则综合《国家行政机关公文办法》的规定条文，大致有八方面内容：一、必要性规则行文确有必要，注重效用，克服文牍主义。二、注重隶属关系和职权范围规则（一）不越级规则：一般不得越级请示和报告；（二）部门行文规则：1．政府各职能部门可以相互行文（平行文），也可以向下一级政府的相关业务部门行文（下行文）；政府各职能部门可以以函的形式向下一级政府商洽工作、询问和答复问题、审批事项，此外一般不得向下一级政府行文。2．部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外行文（上行文，办公室也不得对外行文）（三）隶属职权规则：1．行政机关和军事机关不能互相发指挥性公文，隶属关系不同。2．党、政机关分别行文，一般不互相行文，职权不同；可以联合行文。（四）主管职权规则：1．部门内职权范围内事务，应当由部门自行或者联合行文。须经政府审批的事项，经政府同意也可由部门行文，但应注明经政府同意。2．属于主管部门职权范围内具体问题，应当直接报送主管部门处理。三、联合行文规则（一）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府、政府与同级党委和军队机关、政府部门与相应的党组织和军队机关、政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位可以联合行文。（二）联合行文应当明确主办部门。（三）联合行文单位应是平级单位。（四）联合行文要协商一致。四、部门协商一致规则（一）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。（二）未经各部门协商一致的有关问题，部门擅自行文的，上级机关应当责令纠正或撤销。五、抄送规则（一）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关（便于监督和掌管）。（二）上级机关向受双重领导的机关行文，必要时应抄送另一上级机关。（三）“请示”一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的，用抄送形式。（四）须报主送机关的公文，需要送其他机关的，用抄送形式。（五）受双重领导的机关向上级机关行文，写明主送机关和抄送机关。六、“请示”和“报告”规则（一）请示：1．一文一事。2．一般只写一个主送机关，需要送其他机关的，用抄送；但不得抄送其下级机关。3．一般不得越级请示，有必要时，要抄送被越过机关。（二）报告：不得夹带“请示”事项。一般不越级。七、不以机关名义向上级负责人行文规则一般不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、报告和意见，除非负责人直接交办的事项。八、报刊发表公文规则报刊公布的法规、规章等，应视为正式公文，贯彻执行。第三章公文的格式教学目的：1.了解“文件”格式，规范公文制作，保持“窗口”形象；2.了解格式要求，正确运用公文形式，保证公文严肃性；3.掌握公文格式中重要技术问题，正确制作公文，达到格式要求目的。公文的格式，包括两个方面：文面格式（也称“书面格式”）和内在结构。一般所说文书的格式，主要是指文书结构的书面形式表现，即文面格式。公文作为社会组织进行管理的书面工具，制订统一严谨、庄重大方、清晰鲜明的格式，既体现了权力机关严肃庄重的精神面貌和严谨周密的工作作风，也便于公文的撰写和处理，从而能够提高管理工作效率，加速实现办公自动化。一、公文格式概述公文格式是指公文各组成部分的写作要求和标识规则，还包括用纸、装订和文字排列要求。法定公文比起其它公文（运行时往往作为附件而需要行政公文负载）来，更加重视公文格式的统一规范。法定公文是由有关法规所规定的公文，包括行政公文、党务公文等。行政公文，由国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》所规定。党务公文，由《中国共产党机关公文处理条例》所规定。此外，法定公文在格式上都还要按照《国家行政机关公文格式》来写作，该文件为国务院办公厅秘书局制定,国家质量技术监督局发布于1999年12月27日。国务院《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）第10条至第12条对公文格式作了具体明确的规定。参照其它规则，以下简要介绍。（一）公文用纸、排版与印装。公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际确定。版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。公文文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写排版）。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。未作特殊说明，公文中的颜色均为黑色。公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。（二）行政公文格式。《办法》第3章规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”公文格式简图如下：图1份号眉秘密等级首紧急程度发文机关标识发文字号签发人标题主送机关正文主体附件附件说明公文生效标识成文日期附注主题词版抄送机关记印发机关印发日期印刷份数份号：20机密★5年特急市人民政府文件府〔2001〕1号签发人：╳╳╳关于╳╳╳╳╳╳的╳╳╳╳区人民政府：╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳附件：1．╳╳╳╳╳2．╳╳╳╳╳╳╳╳（印章）二00╳年╳月╳日附注：1.╳╳╳╳╳╳╳2．╳╳╳╳╳主题词：╳╳╳╳╳╳╳抄送：╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳市人民政府办公厅╳年╳月╳日印发（共印╳╳份）图2份号（不少于2位）秘密程度（3级）紧急程度（3级）发文机关标识（发文机关+文件）发文字号（机关代字+年份+顺序号）签发人标题（发文机关+事由+文种）主送机关正文（缘由+事项+结尾）附件说明公文生效标识成文日期附注主题词抄送机关印发机关印发时间印数置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。二、眉首写作眉首，包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。发文字号之下4mm处印一条红色反线与主体隔开。公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如份号“0288”，即表示此份具体文件是该文印发的第288号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。编制份数序号至少应不少于两位，即“1”编为“01”。使用份数序号主要是有密级的公文。其作用是便于机密文件的分发和回收，有利于提高受文机关和阅读者的保密责任感。一旦出了问题，也便于追查，明确责任归属。如发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号。发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。因此，发文机关在发文和收文机关在收文时，都要登记份数序号。秘密等级和保密期限。秘密等级就是公文内容涉密程度的等级。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。我国《保密法》将秘密等级分为：绝密、机密、秘密三级。应根据公文内容恰当划分密级，不能过宽或者过严。“绝密”是最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是国家的秘密，泄露会使国家安全和利益受到严重损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。在国家行政机关的公文中应按照上述要求在公文中标识公文的秘密等级。如需标识秘密等级，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如需同时标识秘密等级和保密期限用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用★号隔开。如“绝密★1年”。紧急程度。紧急程度，是指送达和办理公文的时限要求。目的是保证公文处理的时效性。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，其中电报应标“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。（四）发文机关标识。发文机关标识，由发文机关全称或者规范化简称后加“文件”组成。如“江苏省人民政府文件”、“南京市安监局文件”；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或者规范化简称。一般来说，行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加“文件”两字。

联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”2字置于发文机关名称的右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。可将发文机关字号缩小，行距缩小。发文机关标识位置有两种。第1种用于平行文或者下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm（即留出天头62mm）,也就是留出25mm（约2行）位置用于标识上述的份数序号、密级和紧急程度。即使不需要标识这3项要素，也要留出这段空白。第二种仅限于上行文，即对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心为80mm，即要留出55mm的空白供上级机关批示文件用，也就是说上行文发文机关标识距上页边为天头117mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或者大于22mm×15mm。现行“国务院文件”的字号即是22mm╳15mm。（五）发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。其位置在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，不要把“2005”简化为“05”，用六角括号“〔〕”括入，不要用方括号“[]”或者半圆括号“（）”。序号是发文的流水号，一般都按文件的形式统一编，即是哪一个部门主办的，只要是同一发文形式，就要统一按顺序编号。序号不编虚位（即1不编为01或者001），不加“第”字。如“宁府〔2001〕12号”，表示南京市人民政府在2001年度内的第12号文。“苏府办〔2001〕2号”表示江苏省人民政府办公厅在2001年度内发的第2号文。

发文字号中的机关代字，要由一定范围内的领导机关，对自己直属机关的单位代字统一编定，以免重复、混乱。编好后要保持稳定。机关代字一般由2个层次组成。第1层次是发文机关代字，第2层次是发文机关主办文件的部门的代字，如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等，“铁”代铁道部，“办”、“财”代主办这铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门。的有机关代字还包含其他的层次，如国务院发文的机关代字有“国发”、“国函”，“国”代国务院，而“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这两种发文形式。有的文件机关代字有七八个、十几个字之多，可能各有其所代的层次，但尽量以简化为好。

行政机关之间联合行文的发文字号，只标主办机关的发文字号。与其他机关联合行文，原则上应使用排列在前的机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。发文字号的作用是便于分类归档，查找及引用。发文字号的位置在发文机关标识下空2行，发文字号之下4MM印一条与版心同宽的红色反线（实际掌握发文字号只要不贴红色反线即可）。发文字号应居中排列。（六）签发人。上行文应当注明签发人、会签人姓名。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。这时，发文字号不要居中。发文字号居左空1字，签发人居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

如果有多个签发人，或者有的文件按规定，还需要标注会签人，那么，发文字号应始终放在红色反线之上的最后一行，文件主办单位的签发人要始终放在最上面的位置；其他签发人或者会签人在主办单位签发人之下按发文机关标识的顺序排列，最后的签发人或者会签人要与发文字号同处一行平行排列；如果3行位置放不下，将红色反线下移，但排列顺序和原则不变，发文字号居左空1字和签发人姓名居右空1字的要求不变。发文字号和最后一个签发人与红色反线仍保持4mm的距离。三、主体写作主体部分由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件组成。主体在红色反线之下。（一）标题。按《办法》第10条第6项规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”这就是说公文标题一般由发文机关、事由（即主要内容或者发文目的）、文种三部分构成，如《南京市人民政府关于整治中山陵景区的通告》就由三部分构成。这标题明确告诉读者，由南京市人民政府发文，发文的目的是整治中山陵景区。发文机关、事由、文种3项齐全的，我们称完全式标题。有时可根据实际情况省略其中1项或者2项，如《关于召开全省社会主义精神文明建设工作会议的通知》，《中华人民共和国国务院令》和《通告》。这里第1例省略了发文机关；第2例省略了事由；第3例省略发文机关和事由。这类标题我们称之为省略式标题。要注意13种行政公文中大多数标题可省略其中1项或者2项，但“议案”、“决定”的标题不能省略。拟写公文标题，一要选准文种，要根据各种文种适用范围、发文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系选择适于表达公文内容的文种，这也是公文规范的要求。二要准确表述事由。即事由和公文内容要一致，如不一致就是题文不对，这会使读者产生困惑，因此影响公务办理。三是文字要简明。标题文字不要太长，太长了不醒目。文字应简约而明晰，简而不明也是不可取的。如《关于召开治理三乱工作会议的通知》假如不适当地省略了“治理”2字，就会变成一则错误的标题。公文标题应在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或者多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文标题通常是“一字式排列”（如例1）。复杂的长标题，要在保持标题词语结构完整的原则下，采用两行（如例2、例3）或者多行的排布方式（如例4）。例1．江苏省人民政府关于全市安全生产大检查的通知例2．××局关于开展打击严重犯罪活动的请示例3．审计署关于加强内部审计工作的报告例4．转发省对口支援三峡库区工作领导小组办公室关于对口支援三峡库区近期工作方案的通知（二）主送机关。主送机关，指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。位置在标题下空1行，左侧顶格，3号宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关后标全角冒号。主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。普发性下行公文，主送机关较多，一般使用泛称，如“省直属各单位”、“各省、自治区、直辖市人民政府”。上行文的主送机关一般是一个。议案、请示、批复、函的主送机关只能是一个。公告、通告及部分事项性通知可不写主送机关。主送机关要注意准确拟写。写哪个主送机关必须根据公文内容与机关职能决定。该写主送机关的决不能漏写，否则公文无法得到及时有效的送达和办理。（三）正文。正文在主送机关名称下一行，每自然段均要左空二字，回行顶格，数字、年份（用阿拉伯数码标识的）均不能回行，数字年份回行极易出现差错，也容易使读者看错。正文用3号仿宋体字。正文是公文的核心部分，包括原由、事项和结尾三部分。这一部分的写作，是公文写作的难点。特作行政公文的正文及标题模式如下：标题1．规范式三部分：发文机关＋事由＋文种★带发文机关的标题下面如写发文时间，则须用括号，公务须是重大的、庄重的。完整标题下面可加时间等题注，文后不写发文机关标志即落款和时间。2．灵活式A、二部分：一是“发文机关＋文种”二是“事由＋文种”三是“转发+始发机关及原通知标题”Ｂ、一部分：只有文种 ――常是不大重要的公务，带告晓性主送机关一般是直接上级或者下级；周知性的下级有多个；上级也可有多个面向社会群体的，公务是普发的、重大的，常常不写；注意工作实际中组织关系及行文规则正文A、原由一是依据类：#情况式：叙述时间、单位、地点、人物和事件等；特征：“目前…”类时间状语；简介人物及事迹#文件式：常用“根据…”、“据”；往往是一句话#意义式：议论：常用“是…”#作用式：常用“将使…”二是目的类：用“为…”原由部分可省略，或者只省略依据、目的之一。B、事项（内容少的一句或者一段话；内容多而重要的分条列项，或者用小标题，或者用句子表达）1.并列式。常见。一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务。能够省略某一部分。这种方法的好处是概括面广，条理性强。并列式内容之间的序码可用数字式，也可用分段式；段中并列的内容可用数字、分号（；），也可用句子并列式。要求重轻有序：重要的放在前边，依次类推。2.递进式。一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。在一篇公文中，两种方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。注意：自此以下常运用序码。顺序是一、（一）、1、（1）共四层。不重要内容分项可用第一或者一是、分段、加分号（；）等形式。C、结尾：（可以不要）一是各文种专用语如：“请予批复”、“特此通知”等。二是希望、号召类。（四）附件说明。公文附件是公文正件的附属材料，也即是补充说明正文内容的材料，如图表、名单、规定、被转发的文件等。公文有的有附件，有的没有附件，公文如有附件应注明附件序号和名称，在正文下空一行左空二字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号应使用阿拉伯数码（如“附件：1.××××××”），附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件（或者带序号）。附件放在公文生效标识印章之后。公文附件是公文正文内容组成部分，与公文正文一样具有同等效力。（五）成文日期。成文日期指公文生效的时间。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期应用汉字将年、月、日标全；“零”写为“0”。不能将阿位伯数字与汉字混用。由于印章一般要盖在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定。（六）公文生效标识。公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或者签署人姓名。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。一般情况除了会议纪要之外，不加印章视为无效。

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文2mm——4mm即一行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上。当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期。印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，即要下套均下套，要中套均中套，以保证印章排列整齐。两印章互不相交相切，相距不超过3mm。其余要求与一个印章相同。三个单位联合行文时，为防止出现空白印章，所有行文单位都要署单位名称，将印章加盖在单位名称上，这样便不会出现空白印章。当联合行文需加盖3个以上印章时，印章每排最多排3个。主办机关的印章在前，协办机关的印章按照发文机关标识的顺序依次排布。当最后一排剩下1个印章或者2个印章时，应居中排布。成文日期标识在最后一排印章之下空1行位置，右空2字。同样应保证印章既不相交也不相切，每排印章中心线应对齐。特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（七）附注。公文需说明其它事项时用附注。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期和印章之下、版记之上。附注一般是对公文发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等，不是对公文内容做出解释或者注释。对公文的注释或者解释一般在公文正文中采取句内括号或者句外括号的方式解决，这一点在使用附注时要加以注意。

（八）附件四、版记写作版记部分由主题词、抄送机关、印发机关和印发日期组成。（一）主题词。主题词，是用于揭示公文内容便于公文检索查询的规范词语。主题词的主要作用是方便电脑存储和检索文件。主题词用3号黑体字，居左项格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。上行文按上级机关要求标注主题词。应坚持“谁办文，谁标引”的原则。主题词一般为3至5个词。第一个词表示公文内容的类别；最后一个词表示公文的文种；中间的词用表示公文关键内容的类属词，提示公文最关键的内容。每个主题词一般为2字，最多不超过4字。标注主题词，应尽量使用国务院及省部有关秘书机关发布的《主题词表》。（二）抄送机关。抄送机关指除主送机关外需要执行或者知晓公文的其它机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。其位置在主题词下1行，左右各空1字，用3号仿宋体字标“抄送”，后标全角冒号，抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。（三）印发机关和印发日期。印发机关，是指具体主办、制发公文的部门。一般是机关的办公室（厅）或者秘书科（处）。印发机关和印发日期位于抄送机关之下，（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。（四）版记的位置及版记中的反线。版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。版记中各要素之下均应加一条反线，宽度同版心。公文格式还有其他一些项目，下面仅举出2个。一是页码。用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放1条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm，单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。二是公文中表格。公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的右下角，双页码置于表的左下角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封3、封4（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封3前，不应贴在文件最后一页（封4）上。第四章公文的主要构成要素教学目的：1.了解文章以及公文的构成要素，切实掌握公文的内部构成因素，以达到对公文内容与形式的关系真正透彻了解，从而站在更高角度认识公文的目的；2.在此基础上，掌握公文写作的普遍规律，切实掌握公文写作技巧；3.由此而达到举一反三，遇上任何公文都会写作的目的；第一节公文的主题一、公文主题的一般概念主题（又称“主旨、题旨”等），是作者通过文章具体内容所表达出来的中心思想或基本意见。中心思想、原委背景、行文目的“三要素”是构成一篇公文主题的完整体现。一些内容比较复杂的决定、决议、报告、通告、布告、指示性的通知、指导性的通报、综合性的总结、大型工作会议纪要、综合性调查报告和文字较长的讲话稿等，一般都采用“三要素组合形式”来确立公文的主题。并不是所有公文都是采用“三要素”来表现主题，有的内容比较简单的文书，比如命令、公告、通告、布告、批复及批转、转发公布性通知等公文，就常常只有“中心思想要素”及“行文目的要素”，或只有“中心思想要素”及“原委目的要素”等两个要素的结合。二、公文主题的要求与表现方法公文的主题是否合乎要求，是决定文书价值的首要问题。公文的主题主要来自于三个方面：单位领导；工作实践；文件文献。1．公文主题的要求（1）符合法律法规、政策法令（2）符合机关领导意图几个要求：第一，领会领导意图；第二，不篡改领导的意图，尊重领导意图；第三，完善领导思路（包括补充、修正）。（3）具有鲜明性和针对性公文写作都有很明确的目的；应该在文本中针对这个目的非常明确地将主旨表达清楚。（4）具有单一性要求“请示”做到一文一事，从主题要求的角度来说，就是单一性的要求。2．公文主题的表现应用文书主题的表现要求是“直陈文中”，要在文书中直接表示。根据不同的内容、目的，可以采用多种表现方法。常见方法：（1）标题显现，一目了然要注意的是，不是所有的标题都与主题有关；有的标题，属于“材料”