如何做好档案资料的收集与有效管理

如何做好档案资料的收集与有效管理如何做好档案资料的收集与有效管理

中图分类号：G272文献标识码：A文章编号：1672-3791〔2022〕04〔b〕-0161-02

文书档案能够记录事情发生、开展的全过程，是一种重要的资料。在各行各业，档案在工作的发展中都发挥着重要的作用。当今社会快速地开展，各行业的工作模式也发生了一定的变化。在此背景下，档案资料的收集与管理工作也需要进行创新，采用科学的方式，提升档案管理的质量，充沛地利用档案资源，以实现更大的价值。

1档案收集和归档工作的重要性

档案资料的收集与归档工作是各个机关单位进行工作管理的重要根底，尤其对于事业单位来说，档案资料的收集与归档工作是其提高工作效率，提升工作质量的重要根底。首先，档案资料是记录办公室工作的重要文件，对档案资料进行收集与归档管理是办公室工作的一项重要内容。加强对其管理可以在一定程度上提高办公的效率。而且，档案资料也是对单位开展历程的记载，其见证了单位的开展历程、相关管理机制的革新过程，通过对这些资料的整理，使其以档案的形式呈现出来，可以为人事资料的查阅和单位的评定工作提供便利。档案是单位重要的资料，单位的决策者可以通过查阅档案资料进一步了解单位的各项工作发展情况，而结合现阶段开展情况，根据市场需求和未来开展趋势来制定单位下一步的开展规划，为单位开展过程中的决策起到借鉴作用。

2现阶段档案收集与管理中存在的问题

2.1归档资料收集的不全面

随着各个单位的不断开展，办公室的文书档案的收集与管理工作也在不断深入。但是在工作的发展过程中，仍然存在许多的问题。一些单位的管理人员由于不足对于档案收集与管理工作的重视，就会导致一些归档文件收集不齐全的现象。当然这种档案资料收集不齐全的现象也有其他的原因，因为档案资料的来源较为广泛，又由于其利用价值较高，资料一旦落入其他部门，便很难再被收集上来。另外，由于一些单位对档案管理工作的重视程度不够，直接导致相关工作者责任意识不强，工作态度不端正，自由散漫；又因为单位设置的档案资料管理人员较少，使其工作量有限，很难实现对档案资料的及时收集与归档。

2.2档案文件的收集力度不够

档案资料的收集力度欠缺也直接导致了档案文件在收集过程中的缺失或损坏。档案文件的收集力度不够有很多表现，首先，各个部门的管理人员将档案资料随意摆放，短少分类管理，这样在办公室文书档案的收集时就很容易遗漏局部资料。而且在资料收集时还经常遇到档案资料不完整、不连续的现象，主要是由于各部门的档案管理不严格，文件资料容易出现断页、短少落款公章等问题，一旦出现类似问题，应令有关部门将资料缺失的内容补全再进行收集。另外，有的单位为了应付上级检查，会根据以往的工作情况编造一些数据，进行工作的总结与评估，这就降低了档案资料的可靠性。还值得提出的一点是，现在的大多数单位的档案收集依然以纸质档案为主，这样就容易造成档案的永久性丧失。而加强互联网技术和数字化技术的应用，注重电子档案的构建，对资料进行云端备份，减少了资料后期丧失的问题。

2.3档案管理意识差

传统的单位办公室工作中，往往无视了档案资料管理的相关工作。主要因为单位的管理者没有认识到档案资料的管理对于单位工作发展的重要影响，不足档案管理意识。这就直接导致办公室负责文书档案收集与管理工作的人员较少，而且这种意识的不足使整个单位对于档案管理的责任淡薄，单位高低往往只重视一些红头文件，而忽略了普通的《号文件[1]。事实上，上文提到的单位中存在的档案资料收集的不全面、收集力度不够的问题归根到底都是管理者的档案管理意识单薄造成的。这在一定程度上限制了单位的开展。

2.4档案管理人员专业素质较差

由于单位高低的档案管理意识不足，管理者对于办公室文书收集与管理工作的人员安顿也很不合理，相关岗位安顿的人员较少，而且这些人员一般是不具有专业知识的人员，而且年纪一般较大，对计算机技术也不足了解，不利于文书档案管理现代化工作的发展。即使单位聘用的人员是具有专业素质的人才，但是由于单位高低的管理意识淡薄，工作的发展也受到了一定的限制。一些档案工作者在处理文件资料时短少对资料可靠性的审核，使得一些缺失的资料和虚假的资料流入，这些资料法律依据性不强，对其进行收集管理就没有太大意义。另外，一些工作人员对档案收集后的整理工作也不足重视，使档案的分类管理工作受到影响，最后导致分类和寄存的错误，在对档案进行查阅和使用时再进行查找就比拟困难。

3档案收集与管理工作的改良措施

3.1提高档案管理人员的责任意识与专业素质

工作人员的素质将直接影响工作的发展情况，针对档案资料的收集与管理工作中的问题，我们应该提高档案管理人员的入职门槛并且加强对档案工作者的培训，提高其责任意识，从基本上提高档案管理人员的综合素质。作为一名专业的档案管理人员，除了具有专业的档案管理知识之外，还应该具有较强的档案管理意识和高度的责任感。首先，单位在选用档案管理人员时应尽量选择具有专业知识的人才，在正式上岗前需要进行相关考核，考核合格方可通过，正式上岗。对于在职的人员，需进行定期的培训，一方面是对专业知识的更新，讲解一些档案收集与归档管理的新办法；另一方面也是加强对其思想教育，宣传档案管理工作的重要性，强化其责任意识，可以间接地提高档案管理工作的效率。

3.2完善档案收集与管理制度

为了一进步做好档案收集与管理的相关工作，企事业单位针对办公室档案资料收集与管理工作应该制定出相对完善、健全的管理体系，以此来约束档案资料管理工作中的不标准、不系统、不全面的现象[2]。为了制定完善的管理制度，档案管理人员必须对档案收集与管理工作的流程了如指掌，明确各项工作中值得注意的地方。单位管理者应该根据单位开展的实际情况，进行科学的人员安顿，依据相应法规，确定档案资料收集的范围，避免在资料收集时出现遗漏。另外，管理制度中应该明确规定档案资料的归档期限，这样可以激发员工的工作积极性，将资料及时收集上来后进行统一的保管，以提高档案资料的利用效率。

3.3更新资料收集与管理的方式

现代社会正在快速地开展，知识也在不断更新，各项科学技术也不断地出现，办公室档案资料的收集与管理工作也需要不断创新，更新资料收集与管理的方式，应用一些新的技术，可以提高资料收集与管理的效率。应将坐等资料上交的收集模式改为主动收集的方式，这样可以对资料的上交起到催促作用，减少资料上交不全面、有遗漏的现象。在这种新的模式下，各部门人员间应该加强沟通联系，积极引导有关部门的同事，使其配合工作，及时上交档案资料。档案收集时应按类别进行，收集后进行有效的分类管理。工作的发展中难免出现一些问题，而对待档案管理工作中出现的问题，我们工作人员应进行积极利用现代化信息技术，以此减少人工操作出现的错误，提高工作的效率。

4结语

综上所述，办公室