公司采购管理流程

采购管理流程编号：版号：A/0页码：第11页共11页采购管理流程编制日期审核日期签发日期主责部门：执行日期：作废文件：目的为规范采购申请致付款全过程活动。适用范围适用于调味品事业部的非生产原材料采购术语和定义无职责采购需求部门：根据采购需求填写《采购申请单》，提交部门负责人审批；对供应商产品、服务进行验收，并给出评价意见。采购需求部门负责人：对本部门的《采购申请单》进行审批采购部：按审批通过的《采购申请单》进行供应商筛选与比价拟定合同报批负责与供应商交涉处理产品质量问题建立采购台账办理供应商付款手续财务部：对采购合同中付款方式、付款条件进行审核。商务部法务：对采购合同条款的合法性及公司法律风险规避进行审核。事业部总经理：对采购付款进行审批。管理流程6.流程操作说明节点动作责任部门责任人工作内容及程序输入输出输出标准记录表单1需求部门提出需求需求部门需求提起人根据采购需求编制采购申请采购需求采购申请单采购物品、数量、规格、型号、需求时间采购申请单2审批需求部门需求部门领导对采购需求进行审批采购申请单审批结果3采购申请存档采购部采购部内务1.审核申请单上领导签批是否齐全采购申请单采购申请单2.将采购申请单存档3.下达采购任务给采购专员4供应商选择比价采购部采购专员1.在合格供应商名录里寻找供应商采购申请单备选供应商比价单2.进行至少3家供应商比价比价单单价、付款方式3.编制《比价单》报采购副总裁审批5审批采购副总裁对比价结果进行终审比价单审批意见6拟定合同采购部采购专员1.与选定供应商洽谈比价单合同及合同审批单采购合同（签约）审批表2.与采购需求部门共同拟定合同3.填写合同审批单交法务、财务审核合同及采购合同（签约）审批表提交审核7审核商务部法务审核合同条款的合法性及公司法律风险规避合同及采购合同（签约）审批表合同审核意见1天内完成采购合同（签约）审批表8审核财务部财务主管审核合同付款条件和付款方式合同及采购合同（签约）审批表合同审核意见1天内完成采购合同（签约）审批表9审批采购副总裁审批该合同是否签订合同及采购合同（签约）审批表合同审核意见2天内完成采购合同（签约）审批表10办理合同盖章采购部采购内务1.提交合同及合同审批单给行政部合同及采购合同（签约）审批表合同完成盖章1天内完成盖章完的合同行政部用章管理员2.根据已审批过的合同审批单盖章并做好用章登记11按合同约定供货供应商供应商按合同约定供货合同符合合同要求12需求部门验收需求部门需求提起人1.对供应商交付的物料进行验收供应商供货验收结果2.验收合格的验收结果报给采购内务并进行付款3.验收不合格的验收结果报给采购内务。13问题处理采购部门采购内务1.接受验收出现的问题，转告采购专员处理问题物资需求部门验收发现的问题按合同约定进行处理。退/换货等2.与供应商交涉处理问题物资14办理付款采购部门采购内务为供应商结算货款，填写付款申请单，付款信息录入合同台账需求部门验收合格信息反馈付款申请单根据财务规定填写付款申请单15审核采购副总裁审核该款项是否属实合同及付款申请单审核结果是否同意支付款项付款申请单16审批事业部总经理审核该款项是否能够支付，对付款进行终审合同及付款申请单审批结果是否同意支付款项付款申请单17付款财务部根据《付款申请》按财务规定进行付款付款申请18录入合格供应商名录采购部采购内务根据供应商的供货质量作为是否添加到合同供应商名录的依据需求部门对供应商的评价录入供应商合格名单供应商合格名单记录表单《采购申请单》附表1《比价单》附表2《采购合同（签约）审批表》附表3《付款申请单》附表4《采购台账》附表58.相关及支持文件无附表1采购申请单申请人申请时间采购内容（可加附件说明）申购原因技术要求（如相关技术要求、质量要求、工期要求、报价要求、分包要求、说明方案、主要材料设备规格型号及品牌要求、图纸、图片，可加附件说明）推荐品牌（如无要求可不填）采购申请部门负责人审核意见附表2比价单采购员：提报时间：物资名称规格、材质、制作工艺单位供应商：供应商：供应商：供应商：单价数量金额（元）单价数量金额（元）单价数量金额（元）单价数量金额（元）合计采购金额：付款方式：交货期：含税运费承担供方联系人联系电话选择供应商是：理由：采购副总裁意见附表3采购合同（签约）审批表提报人：提报时间：一、以下内容由商务代表填写供应商名称合同号联系人/电话项目名称及项目编号二、合同基本情况（请逐项填写）项目类型：□办公用品□服务□软件□服务外包□咨询□备件□其他采购合同金额付款条款保修条款到货情况商务代表三、各部门审批意见法务审核意见:是否同意法务条款：□是□否□建议修改签字：法务意见回复:（如果有）财务部核准:是否同意财务条款：□是□否□建议修改签字：财务部意见回复:（如果有）四、公司领导审批采购副总裁签字：注：有选项的项目，请在对应的□内划√，需要时加以说明附表4（预）付款通知单20年月日财务部：请支（预）付款项。发票（合同）编号，数量，单价，金额大写：付款方式。单位名称：开户行：账号：经办人：审核人：批准人：附表5采购台账序号采购需求部门采购物资采购数量供应商供应商评价合同编号付款金额付款日期付款人付款情况开票情况备注1234567