秘书学专业会务组织

现代会议组织与服务教师：陈小平第四章现代会议文书服务定向目标了解会议名称与会议议题学会撰写会议筹备方案理解会议议程的安排熟练掌握会议记录及会议通知的写法

第一节会议筹备方案一、什么是会议筹备方案

会议筹备方案是开会前对会议准备T作的总体筹划，是会议策划方案的具体化。二、会议筹备方案的作用(l)可以确保会议的周密组织。(2)可以确保会议的服务质量。(3)可以确保会议沟通良好。(4)可以确保领导意图得以贯彻落实。

三、会议筹备方案的结构与写法（一）标题（二）正文

1．会议名称

2．会议的主题和议题3．会议议程4．会议的时间和地点5．会议所需的设备和工具6．会议文件7．与会者的组成8．会议的经费预算9．会议住宿和餐饮安排

1O.会议的筹备机构

11.附件名称（三）落款和日期四、会议筹备方案的形成与使用1.会议筹备方案是在会议策划方案被采用后形成的。2.会议筹备方案的制定要经过一定的程序，一般包括组建筹备委员会，划分筹备机构各小组并选举或指派筹备方案负责人，与领导沟通确定筹备方案的各项内容。3.会议筹备方案拟出后要经上级审核批准，然后才可部署实施。提醒您：1．会议筹备方案侧重于会议准备工作的组织与实施，内容不涉及会议宣传、营销等内容。2．会议时间、地点、议程和经费等内容要写得详细具体。第二节会议名称与会议议题一、会议名称会议名称是对会议基本信息如主办者、与会者、时间或会议类型的概括，是构成会议的六大要素之一。

（一）会议名称的确定会议名称的确定一般采用揭示会议主题、主办者、功能、与会者、范围、时间和届次、地点、方式、种类等特征的方法。

（二）会议名称的结构与写法(l)主办单位名称(2)会议基本倍息(3)会议种类

二、会议议题

会议召开时，与会者在一起共同商讨的问题就是会议议题。会议议题是对会议主题的分解，是实现会议目的的途径和方法。会议议题是构成会议的基本要素，没有议题的会议是难以想象的。

（一）会议议题的确定(l)领导同志批示交办的或指定有关部门汇报的问题；(2)下级机关提请讨论的问题；(3)上级领导下达指示，需要各部门集体学习讨论、研究贯彻执行的问题。会议议题确定后要请领导审核批准。

(二)会议议题的结构与写法(l)年会举办的时间。(2)年会举办的地点（场所）。(3)年会形式及节目来源。(4)礼品发放方式。（三）会议议题的拟写要求(l)拟写会议议题要表述准确，语句简洁明了。(2)会议议题要准确具体地体现会议目标，为会议目标服务。每一次会议都有具体的目标，盲目的会议会造成人力、物力和财力的浪费。会议的目标有主次轻重之分，会议的议题必须体现中心目标或主要目标，不能准确反映会议目标或者与会议目标无关的议题会造成沟通困难，从而影响会议的质量。

三、会议名称与会议议题的形成和使用(l)会议名称与会议议题都形成于会议筹备阶段，是集体讨论的结果，且需领导审核批准。(2)二者均为会议筹备方案的主要内容，大型会议的会议通知也要写明会议名称和会议议题。(3)会议议题主要用来体现会议内容，主持人在会议升始时通常要进行介绍，以使与会者心中有数，做好准备。第三节会议议程与会议日程一、会议议程

（一）会议议程的确定

会议议程是会议筹备方案的组成部分，在制定会议筹备方案时确定。其主要包括：根据参加会议的主要领导确定会议主持人，根据会议主题确定会议议题及讨论顺序、方式或发言人及发言顺摩，根据会议主题确定领导人讲话内容及时间安排。(二)会议议程的结构与写法1．标题

2．题注3．正文

(l)主持人宣布会议开始。

(2)讨论议题一：××××××。

(3)讨论议题二：××××××××。

(4)领导作会议总结。

(5)宣布会议结束。（三）会议议程的形成与使用(l)会议议程的内容通常是在会议筹备方案形成过程中讨论确定的，制作成会议文件后与会议通知一起在会前发至与会者手中。(2)会议议程是与会者及早了解会议内容、做好参会准备的依据，通常在会前就需及时拿到，开会时要随身携带。(3)主持人在开场时通常要宣读会议议程，如果有更改需要做出说明。（四）会议议程的写作要求

(1)会议议程根据会议情况可详可略。简单的会议议程只是会议内容先后次序的安排，没有具体时间。(2)会期一天以上的会议议程通常以日为单位，采用表格式，一天一个表格，把每一天的安排按时间先后从早到晚详细列出。会议议程表的示例可参见表4-2。二、会议日程

（一）会议日程的确定会议日程是会议时间安排的总体方案，要根据会议项目的总体安排确定会议报到的时间、地点安排，三餐的时间、地点安排，会间休息、娱乐等活动的时间、地点安排。(二)会议日程的结构与写法(1)标题：会议名称十日程（安排）。(2)正文：通常包括活动内容、时间、地点。提醒您：会议议程、会议日程、会议程序是有区别的。1．会议议程是为使会议顺利召开所做的内容和程序安排，是会议需要遵循的程序。它包括两层含义，一是指会议的议事程序，二是指列入会议的各项议题。会议议程是整个会议议题性活动顺序的总体安排，不包括会议期间的仪式性、辅助性的活动。2．会议日程是将各项会议活动(包括仪式性、辅助性活动)落实到单位时间，凡会期满1天(即两个单位时间)的会议都应当制订会议日程。3.会议程序是一次单元性会议活动或单独的仪式性活动的详细顺序和步骤。4.在使用上，会议议程和会议日程都是有关会议的时间的安排，都是在会前发给与会人员；但会议议程只是会议进行中各项内容先后顺序的安排，会议日程包括除会上内容外其他如报到、食宿、娱乐、交通等的时间安排。会议议程内容通常包括在会议日程内容中，小型会议可以只有会议议程而没有会议日程。会议程序只供领导主持会仪时参考，不发给其他与会者。第四节会议通知一、什么是会议通知会议通知是会前文书的一种，是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者会前沟通的重要渠道。下达会议通知的主要目的就是把参加会议的有关事项告知与会者。二、会议通知的类型(l)按形式分，会议通知有口头通知和书面通知，正式会议一般要发书面通知。(2)按行为方式分，会议通知有当面通知、电话通知、电子邮件通知、电报通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等。(3)按作用分，会议通知有预告性通知和正式通知。(4)按写法分，常用的有公文式会议通知、书信式会议通知、备忘录式会议通知、请柬式会议通知。

三、会议通知的内容(l)会议召开的背景或目的、意义。

(2)会议的主要内容（议题）。(3)会议召开的时间。(4)会议召开的地点。(5)与会人员的组成。(6)参加会议的要求，所需提供的材料等。四、会议通知的结构与写法

（一）公文式会议通知1．标题2．主送单位名称3．正文(l)前言(2)主体(3)结尾4．落款和日期(l)发文单位名称（如标题中有，可省略）。(2)发文日期。(3)加盖发文单位公章。(二)书信式会议通知书信式会议通知采用书信的格式，通过邮寄发送，类似于邀请信。(l)标题：会议名称+邀请函，也可以直接写“会议通知”四个字。(2)称谓：单位智称或个人姓名。(3)正文：开头+主体+结尾。开头交代会议的目的、意义、背景等。主体除对会议内容、参加人员、会议时间、地点、要求、联系人、联系方式等做出具体说明外，通常还要写清主办方地址、邮编、银行账号、网址等。(4)落款和日期。写明发文单位名称（如标题中有，可省略）和发文日期，并加盖发文单位公章。（三）备忘录式会议通知备忘录式会议通知用于小型会议或单位内部事务性、例行性会议。备忘录式会议通知内容简短，通常一段中写明会议内容、人员、时间、地点和要求即可。（四）请柬式会议通知请柬式会议通知用于参会对象为上级领导、兄弟单位、合作对象、社会知名人士等会议，写法上内容要简洁，语气要恭敬、委婉。

五、会议通知的形成与使用(l)会议通知的正文内容要依据会议筹备方案来确定，不得随意更改。(2)会议通知是会议举办者和与会者互相沟通的一种载体，为表示对与会者的尊重和使与会者做好充分准备，通常在会前几日下发。(3)邀请函和请柬是会议通知的补充形式，邀请函主要用于通知有一定社会地位或专业特长的与会者，请柬主要用于礼仪性邀请。(4)有些会议通知还要附上回执或报名表，一般制成表格形式，请与会者填写相关内容。回执或报名表一般包括：姓名、性别、年龄、民族、职务、T作单位、联系电话、是否参会、预订回程票的时间、班次、到站的具体要求等。表4-5和表4-6分别为两种会议回执的形式。提醒您1．小型会议通知，标题可只写“会议通知”四个字，正文用只要将会议时间、地点、内容、出席（列席）人及与会的有关要求等在一段中写出即可。2．大型会议通知在正文后会有附件，包括会议地点路线图、会议回执、参会人员名单、会议讨论材料等。第五节会议发言稿一、开幕词

会议开幕词是党政机关、社会团体、企事业单位的领导人，在会议开幕时所作的讲话，旨在阐明会议的指导思想、宗旨、重要意义，向与会者提出开好会议的中心任务和要求。它以简洁、明快、热情的语言阐明大会宗旨、性质、目的、任务、议程、要求等，对会议起着重要的指导作用。（一）开幕词的结构与写法1．标题

2．时间3．称谓4．正文：正文包括开头、主体和结尾三部分。5.结束语(二)开幕词的特点1．宣传性2．提示性3．指导性4．简短性二、祝酒词

（一）祝酒词的解构与写法1.标题

标题直接写“祝词”、“祝酒词”等，也可以由讲话者姓名、会议名称和文种构成，

2.称谓

称呼一般用泛称，可以根据与会者的身份来定，如“各位女士、各位先生”、“朋友们”、“同志们”等。为了表达热情、亲切、友好之意，称谓前面可以加修饰语“亲爱的”、“尊敬的”、“尊贵的”等。3．正文正文内容包括：致词人（或代表谁）在什么情况下，向出席者表示欢迎、感谢和问候；谈成绩、作用、意义；展望未来，联系面临的任务、使命。祝酒词的正文应篇幅简短，语言口语化，态度热情。4．结尾

祝酒词常用“请允许我，为××而干杯”来结尾。

(二)祝酒词的特点1．祝愿性2．简洁性三、讲话稿

（一）讲话稿的结构与写法1．标题(l)单标题：姓名十职务十事由十文种，如：“××省长在全省教育T作会议上的讲话”。(2)双标题：如：“进一步学习和发扬鲁迅精神——在鲁迅诞生110周年纪念大会上的讲话”。2．署名3．日期4.

称谓5．正文：正文通常由“开头十主体十结尾”构成。(二)拟写讲话稿的注意事项讲话稿是领导人在开会中所作的讲话稿件，表达领导人对会议的指示和关心，往往足会议的补充报告。因此拟写讲话稿时要注意以下几项：(l)肯定会议的重要性；(2)评价过去的工作；(3)点出当前值得注意的问题；(4)指明今后的方向和目标；(5)评价会议中心议题；(6)提出原则性的意见，向大会提提出希望。四、闭幕词会议闭幕词是党政机关、群众团体、企事业单位举行隆重会议闭幕时，由有关领导向会议所作的总结性讲话。一般以简洁有力的语言总结会议的基本情况，概述会议取得的成绩或做出的重要决定，重申会议的意义并展望未来。

（一）闭幕词的结构与写法闭幕词由标题、称谓和正文三部分组成。标题与称谓的写法与开幕词基本相同。正文核心部分要写明：会议通过的主要事项和基本精神，会议的重要性和深远意义，向与会者提出贯彻会议精神的基本要求；同时可以对会议未能展开却已认识到的重要问题做出适当强调或补充。闭幕词的行文要热情洋溢、简洁有力，以起到激发斗志、增强信念的作用。

结尾部分一般先以坚定语气发出号召、提出希望、表达祝愿等．最后郑重宣布会议闭幕。(二)闭幕词的特点l.评估性

2.总结性五、会议发言稿的形成与使用(l)会议发言稿经常由秘书代笔，然后经领导审核是否采用。有的部门还专设起草小组，领导一般要将写作的目的、背景、写作要求等对起草小组交代清楚，然后由起草小组分工协作，集体撰稿，并在起草的过程中反复讨论、修改。(2)会议发言稿的使用者一般以职务身份进行讲话，不代表个人。讲话一般体现主办方或上级机关的意见，具有一定的原则性、政策性、权威性。提醒您：1．发言稿是用于口头发言，要注意语言的口语化，但又不能过于随意，应是界于书面语和口头语之间，或者说是提炼过的口头语。2．祝贺、纪念类的讲话稿要注意感情的表达，有一定的感染力，还要设计出几个关键的鼓掌点。第六节会议记录一、什么是会议记录会议记录是对会议进程客观、真实的记载，为日后查考、研究会议提供了第一手的材料，也为形成决定、决议、会议纪要等最后的会议文件打下基础，便于传达和学习会议精神。二、会议记录的准备(l)准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸。(2)准备好录音笔来补充手工记录。

(3)要备有一份议程表和其他的相关文件资料，需要核对相关数据和事实时可随时使用。(4)提前到达会场，了解与会者的座位图，便于识别会议上的发言者。(5)在利用录音笔的同时，必须手工记录，以防止录音笔中途出故障。

三、会议记录的结构与写法

（一）标题(l)会议名称十文种(2)文种

(二)正文1．首部(l)会议名称（全称）。(2)会议时间，包括开会时间、中间休会时间、结束时间，具体到时、分。(3)会议地点。(4)主持人，写清姓名、职务。(5)参加人员，写清姓名、单位、职务。(6)缺席人员，写清姓名、单位、职务及缺席原因。(7)记录人。

2．主体(l)会议议题与议程。(2)发言情况。(3)讨论、提出的建议等。(4)会议决议。(5)会场情况。3．结尾

（三）尾部

四、会议记录的方法(l)会议记录应将主要讨论的观点、决议、决定，重要的声明、修正案内容、结论等重要内容一字不漏地记录下来，而其他的内容可简要、概括地记录。(2)漏记的内容，可事先做出记号，然后对照录音修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语做出简要的解释。(3)与会者提出的意见、建议，要把人名记录下来。

五、会议记录的注意事项(l)不能遗漏与会者的重要发言内容。(2)必须尊重发言者的愿意。(3)不能随意猜测。(4)插话的处理。首先，排除无意义的表达情绪的插话；其次，重要的插话要在记录中保留在应该的位置，并加括号表示这句话是插话。(5)笔迹清楚，表达顺畅，易于理解。(6)必须使用专门的记录纸，选用耐久性的书写材料。(7)如果现场使用录音设备进行辅助，应该尽快地根据录音整理出会议记录的文字材料。(8)如果会议有重要的会议决定，那么会议主持人应该审核会议记录并签字。(9)如果某一成员指出会议记录中的一个错误，经会议批准，主席或秘书可以在会议记录中改正这一错误。(1O)在定稿打字之前，通常要向主席提交一份草稿经他签字批准。会议记录一经签名，任何地方都不能再作改动。第七节会议纪要一、什么是会议纪要会议纪要是记载、传达会议情况和议定事项的会议文书。根据内容可分为情况会议纪要和议定事项会议纪要。二、会议纪要的内容会议纪要是根据会议记录、会议文件材料提炼而成的。会议纪要对会议内容要择要而记，情况会议纪要以记载会议主要情况为主要内容，议定事项会议纪要以议定事项（决议）为主要内容。

三、会议纪要的结构与写法

（一）标题：一般由“会议名称十会议纪要”构成

（二）成文日期：写于标题正下方圆括号内。如果是经讨论通过的会议纪要，要写明“××××年×月×日通过”

（三）正文1．前言2．主体议定事项的会议纪要要把所议定事项一一写出，通常采用概述式、条款式结构，以会议程序为记述顺序将会议议定事项概括叙述出来。情况会议纪要要把会议的主要情况择要而记，通常可采用概述式、条款式或发言记录式的结构形式。

3．结尾

四、会议纪要的形成与使用(1)会议纪要的形成有一个过程，会前要阅读有关会议文件，如会议方案、会议讲话稿、要讨论的材料等；会中要亲临会场，作好会议记录；会后要迅速构思执笔。需要在会上讨论的会议纪要，要在会议结束前提交。(2)会议纪要既可以作为上行文用来向上级报告会议情况，也可以作为下行文用来传达会议精神，还可以作为平行文用来与平级或不相隶属单位交流沟通。提醒您1．会议纪要在写作时要注意“三无一有”：无主送单位、无落款、无公章、有主题词。2．会议纪要以会议为主要陈对象，段落、语句通常用“会议指出”、“会议认为”、“与会者一致认为”、“会议讨论了”、“会议研究了”、“会议听取了”、“会议决定”等短语开头。第八节会议简报一、什么是会议简报会议简报是简报中的一种，是在大中型会议期间，为报道会议情况、及时交流会议信息而编发的类似于消息的文稿。会议简报的文稿一般专业性较强，篇幅短小。二、会议简报的内容反映会议情况是编发会议简报的主要目的，其主要内容是发言摘要。此外，会议的花絮、轶事，以及主持人的通知等内容也可以登载在会议简报上。会议简报的内容要突出“新”和“短”两个特点，上午开会，下午就要在简报上反映m来；内容还要简短、单一。总之，会议简报的编写要求及时、简明，抓住具有指导意义、能引导会议健康发展的内容加以报道。三、会议简报的特点会议简报的特点集中体现在真、新、快、简四个方面：(1)“真”是内容真实。(2)“新”指内容的新鲜感。(3)“快”是报道的迅速及时。(4)“简”是指内容集中、篇幅短小、提纲挈领、不枝不蔓。四、会议简报版面格式与文稿的写法

（一）会议简报版面格式1．报头

(l)简报名称(2)编号(3)编印单位、印发日期2．报身(l)标题：(2)正文3．报尾(二)会议简报文稿的写法1．标题2．正文(l)开头。(2)主体。

编写方法大致有以下三种：第一种为综述法。第二种是重点报道法。

第三种为摘要法。五、会议简报的形成与使用(l)在时间长、人数多的会议期间，会议简报由会议秘书组等负责编辑印制，撰稿人可以是秘书组成员，也可以是与会者，秘书组负责组稿和审稿。

(2)会议简报在会议期间要及时发放到与会者手中，与会者也要认真阅读每一期会议简报的内容，及时沟通会议信息，提高会议效率。提醒您1．会议简报要用有限的篇幅，将会议情况交代得清清楚楚，所以内容尽量单一，语言要有高度的表现力。在写作时要注意语言必须思路清晰，概念明确，语言简洁，篇幅精练。2．报道会议情况时可采用新闻中的“倒金字塔”结构，将主要事实，重要内容写在前面，次要的内容如背景等放在后面来写。第九节

会议总结一、什么是会议总结会议总结是总