其他管理沟通基本策略

一、信息策略MessageStrategyHowcanIemphasizeamessage?

HowcanIorganizeamessage?---tobestservethepurposeofmycommunication

HowcanIemphasizeamessage?AUDIENCEMEMORYCURVEMostLeastBeginningEndAlsoInterestCurve,AttentionCurve……WhatcanIlearnfromthisMemoryCurveasacommunicator?Putthemostimportantthings……Arouseormaintainaudienceinterest/attentioninthemiddle……AllowmorebreakstohavemorebeginningsandendingsLetaudienceknowwhenitfinishes

(简单讲两句，进度条原理）KeepitasbriefaspossibleNeverburyimportantissuesinthemiddleHowcanIemphasizeamessage?Usingthedirectapproach

“Thecompanywilltakethefollowingmeasurestosolvethisproblem:1)…;2)…;3)….because:1)…;2)…;3….”Advantages:improvescomprehension;audience-centered;savestime,Disadvantages:likelytoberejectedby……Whentousethedirectapproach?InductionvsDeductionUsingtheindirectapproach

“Becauseofthefollowingreasons:1)…;2)…;3)…,thecompanywilltakethefollowingmeasurestosolvethisproblem.”

advantages:easiertobeaccepted,morepersuasive;lesslikelytocauserejection;

disadvantages:feelfooledandmanipulatedWhentousetheindirectapproach?Howcanyouorganizeamessage?

1.明确目标definingyourobjectiveA,B,Cleveltasks–firstpriorityBeclearaboutyourprimarygoal

Definingyourgeneralgoal,actiongoalandcommunicationgoal

总体目标、行动目标、沟通目标之间的关系

如果你是市场营销部门经理，你与市场部门的下属员工进行沟通，你可以这样来厘清总体目标、行动目标和沟通目标之间的关系：

Generalobjective：获取部门发展的新出路

Actionobjective:提高产品的销售量；

Communicationobjective:让下属意识到这次沟通的战略意图是为实现更高的持续性发展前景；向高层领导提出预算建议；2.Clearideas明确观点明确自己的立场提出发现和建议所蕴涵的愿景提供可靠的信息提供不同的价值观和利益其他观察者和参与者的意见着眼于事实、价值、意见例：机械行业某企业的生产部门主管和技改部门主管在一次公司例会上，就技术改造的投入策略展开争论：生产部门经理A认为，公司现在的当务之急是降低成本，不要在效益不好的情况下还加大技术改造的力度，他认为那样做是“找死”；而技术改造部门经理B认为，如果现在再不加大技改投入力度，将会阻碍资本扩张、延迟新技术的采用，这无疑是在“等死”。

两人就观点问题如何进行沟通？

3.Content&Structure(内容和结结构的组组织)确定沟通通内容的的两个基基本原则则：以最简单单的语言言告知你你的目标标“沟通是是你被理理解了什什么而不不是说了了什么””〔例〕假假设我我将在一一个较忙忙的时候候去休假假，在休休假前，，我要向向领导请示，，并要向向同事和和下属交交代一些些事情。。那么，，在不同同对象面面前，你可可能会以以以下不不同的方方式沟通通：对领导：：我已经向向同事们们安排好好了工作作，而且且在休假假后我可可以投入更多的的时间和和精力以以保持工工作的最最好状态态。对同事：：为了这个个假期，，工作计计划和日日程我已已经重新新安排好好了；我会感谢谢你们的的关照的的。对下属：：我个人经经过反复复考虑后后，认为为在这个个时候休休假是一一个较合适的时时间段，，而且其其他人也也给予了了相似的的看法。。希望你们按计计划组织织开展好好工作。。3.Content&StructureCombiningcontent,argument,andstructure(内容、论论证和结结构的整整合)从信息的的论证分分析Twotypesoflogicalargument:Deductive:movesfromthegeneraltothespecificInductive:movesfromthespecifictothegeneralmajorpremise“Weneedasaferworkplace”minorpremise“Myproposalwillmakeourworkplacesafer”conclusion:“Therefore,weshouldadoptmyproposal.”提出具有有说服力力的论据据合理安排排信息结结构沟通信息息策略的的结构安安排现总经理理要你对对总经理理办公室室管理人人员的作作用进行行评价。。于是你访访问了总总经理本本人、公公司职能能部门及及办公室室人员。。在起草你的的报告时时，你列列出这样样一个大大纲：第一部分分：提出出你这份份报告的的总体目目的第二部分分：总经经理对办办公室管管理人员员作用的的评述第三部分分：各职职能部门门负责人人对办公公室人员员作用的的评价第四部分分：办公公室人员员自己对对作用的的评述第五部分分：结论论和建议议你写这份份报告的的目的是是什么？？假设你你是总经经理，看看了这份份报告后作作何评价价?如不满意意，又如如何从结结构上作作出修改改?该结构存存在的问问题问题1：对某一一问题的的重复性性讨论，，不能强强调你的的观点；；思路不不清楚，，表述混混乱；读读者不能能把握报报告的核核心观点点。问题2：没有结结合总经经理的实实际情况况来安排排结构。。修改后的的大纲大纲(一)(1)前言：报报告的目目的；(2)作用一：：总经理理的参谋谋功能；；(3)作用二：：不同职职能部门门之间的的协调功功能；(4)作用三：：公司内内有关活活动的组组织者；；(5)作用四四：职职能部部门和和总经经理之之间沟沟通的的桥梁梁；(6)结论和和建议议。大纲(二)(1)结论和和建议议；(2)报告的的目的的；(3)本报告告的调调查分分析和和发现现；(4)原因分分析；；(5)详细对对策和和建议议。二、渠渠道策策略ChannelStrategyCase1:校园枪枪击案案与电电子邮邮件Case2:Motorola的有效沟沟通途途径Motorola公司于于1992年在在天津津经济济开发发区破破土兴兴建它它的第第一家家寻呼呼机、、电池池、基基站等等5个个生产产厂，，成为为Motorola在其本本土之之外最最大的的生产产基地地，投投资额额比原原来最最初的的投资资增加加了9倍，，工人人数从从不到到100人人增加加到了了8000多人人。年年产值值达28亿亿美元元，这这是一一个在在华投投资成成功的的企业业。在在Motorola公司，，每一一个Motorola的高级级管理理层都都被要要求与与普通通操作作工形形成介介乎于于同志志和兄兄妹之之间的的关系系——在人格格上千千方百百计地地保持持平等等。“对人保持不不变的尊重重”是公司的个个性。最能表现Motorola“对人保持不不变尊重”的个性是它它的“OpenDoor”。所有管理理者办公室室的门都是是绝对敞开开的，任何何职工在任任何时候都都可以直接接推门进来来“与任何级别别的上司平平等交流。。”每个季度第第一个月的的1日到21日，中中层干部都都要同自己己的手下和和自己的主主管进行一一次关于职职业发展的的对话，回回答“你在过去三三个月里受受到尊重了了吗”之类的6个个问题，这这种对话是是一对一和和随时随地地的。Motorola的管理者们们为每一个个下层的被被管理者们们还预备出出了11条条这种“OpenDoor”式表达意见见和发泄抱抱怨的途径径：Case3董事长的沟沟通渠道偏偏好某公司董事事长有一个个习惯，就就是轻易不不接受下属属的直接口口头汇报工工作，而要要求用书面面的方式提提交报告。。董事长审审阅递交的的报告后，，认为有必必要找报告告人面谈再再约一个固固定的时间间；不需要要面谈的，，就转交相相关部门处处理。Typesofchannels1.Writingorspeaking?---Writing:keepsapermanentrecord,usespreciseandstudiedwordinginadvance,getsacrosslargeamountofinformationmorequickly,moreformal;---Speaking:needa“richer”communication—communicationmeansmuchmorethanwords,speed,morecommandoverreceiver’sattention,instantaneousfeedback,personalquality---lessrigidity;butdifficulttoarrangethem,andunproductiveifthecontactantagonizesoneormoreoftheparticipants,easiertobeforgotten,thefartherthemessagetravelsinspaceandtimefromitsoriginalsender,thegreaterthechanceofdistortion.2.Formalorinformal?---Formalchannel:written,format---Informalchannel:whenyouneedtogainnewideasfromothers.Typesofchannels3.Individualorgroup?---Individualchannel:tobuildanindividualrelationship,gainanindividualresponse,andsecurehighlyprivateandconfidentialmatters,butnowitnesstobearyouout.individualtalkbeforeameeting/meeting—ceremonial---Groupchannel:tobuildgrouprelationshipsoridentity,togaingroupresponse,toavoidexcludingpeople,ortomakesurealltheaudiencehearsyourmessageatthesametime.Typesofchannels4.Immediateresponse/Controlovermessage---Needimmediateresponse:considerindividualchannelsorgroupchannels.---Donotneedimmediateresponse:considerwritingchannelsorvoicemail.Typesofchannels5.Privacyornot?---Privacyimportant:Choosewriting,voicemail,orsomeformsofelectronicmeetings.---Privacynotimportant:Anygroupchannelexceptelectronicmeetingisappropriate.6.Highaudienceparticipationornot?---Highaudienceparticipation:Choosefromamongone-to-onechannelsormeetingchannels.---Lowaudienceparticipation:Choosefromamongwriting,voicemail,orpresentations.Typesofchannels7.Audienceinsameplaceornot?----Geographicallydispersedaudience:Chooseanyformofwritingoraudioorvideochannelsofspeaking.----Audienceinthesameplace:Chooseanyformofface-to-facecommunication.TypesofchannelsDigitalinstantmessaging---emails;---QQ;---textmessages;---microblogs;---wechatTypesofchannelsAskwhethertheotherpersonisavailable;Don’tmakeIMyourmainformofcommunication,especiallynotforlong,complicated,orimportantconversations/discussions;Caution:easytobeforwarded!Tendtobeinformal,avoidpoorgrammarofgeneralsloppinessthatcouldcreateabadimpressionofyou;Toomuchmultitaskingmayleadtomajorslip-upsandembarrassments;WhattorememberaboutIM三、文化策策略Culturestrategy美国华人为为何起诉赵赵本山？普京大帝为为何不高兴兴？1.cross-culturalcommunicationistherequirementofeconomicglobalization2.barrierstocross-culturalcommunication★ideologicalconflicts(观念冲突突,socialcustoms）★institutionalconflicts（制度冲冲突：游戏规则则）★conflictsinbehaviorpatterns（行为模模式冲突突）Culturaldifferences:Formality:firstnames,jobtitles,Americans,Asians,German––greeteratthegateofWal-mart;Socialcustoms:greetings,exchangebusinesscards,giftsexchanges,giftsforwivesnotappropriate;Stylesofdress:conservativedressesbestchoices,norisk;CulturaldifferencesTime:Westerncultureisacultureofarithmeticaltime.Timeisorganizedbytheclock.Innon-Westernculture,timeisameasurebetweenevents.Wearrangeameetingatnineo'clockbutthemandoesn'tshowup.Webecomeanxious,offended.Hedoesn'tunderstandouranxietybecauseforhim,themomenthearrivesisthemeasureoftime.Heisontimewhenhearrives.CulturaldifferencesToleranceforconflict:harmonyvs.aggression.Culturalavoidanceofconflictandconfrontation;“Inameeting,anAmericanscanargue,hitthetableandleaveasifnothinghappened,whileaMexicanmightnotforgiveyouforthreemonths.”“AsanAmericanprojectmanager,IwasexpectingthatifIwasproposingsomethingstupid,Iwouldhearitfromthepeopleontheteam.Inreality,Ihadaplanwithafatalflaw,andtheJapaneseteammembersknewit,butitwasnottheirstyleofcommunicationtoembarrassmebytellingme.””WhereasmembersofthedominantcultureoftheUnitedStatesaretaughttovalueopenness,franknessanddirectness,thetraditionalMexican-Americanapproachrequirestheuseofmuchdiplomacyandtactwhencommunicatingwithanotherindividual….tomakepersonalrelationshipappearharmonious,toshowrespectfortheotherindividual.Individualismvs.collectivismPowerdistance:theattitudestowarddifferencesinauthority.Culturaldifferences:Genderroles:Asgallingasitmaybetofacewhatfeelslikeblatantsexdiscrimination,acceptanceofdifferentstandardsmaybethebestapproach,atleastintheshortrun,oritmaybackfireonyourself.High-versuslow-contextcultureOpenness,frankness,directness,ambiguous,diplomatic,Uncertaintyavoidance(risk-takers?)极限运运动俄罗斯斯青年年徒手手攀爬爬中国国最高高楼上上海中中心大大厦Task-versussocialorientationShort-versuslong-termorientationpayoffs,gratification,long-termgoalCulturaldifferences:Culturaltraitsinfluencingcommunication东方文化西方文化价值观东方文化强调集体价值观东方人以“我们”这样的称谓来表达自己的观点，关注团体的利益，结果是团体内部和外部成员之间有清晰的界限，外来人员要融入新的组织要花费相当大的精力和时间互相之间一旦构成利益共同体，成员之间能够形成共同的目标西方文化强调个人价值观非常看重“我”这个称谓，人员之间的互惠互利是自愿的、自我激励的、自我驱动的；成员把自己在这个组织中能得到的物质利益看做是激励自己为实现组织目标的重要手段；个体导向高于集体导向；权力观东方强调权威倾向于从正式职位中获取权威，“如果我是你老板，你们就应该把我当老板看待。”“如果你是老板，你就应该告诉我该怎么做。”西方主张平等相互之间主张非正式关系和平等的交流；对于问题的讨论，人们更愿意被看作是咨询的对象，和参与组织决策的成员；东西方方在价价值观观和权权力观观上的的区别别Astory:一个到到日本本去谈谈判的的美国国商务务代表表团，，常碰碰到这这样一一件尴尴尬的的事：：直到到他们们要打打道回回府前前，才才知道道贸易易业务务遇到到了障障碍，，没有有了达达成协协议的的希望望。因因为在在谈判判时，，就价价格的的确定定上，，开始始没有有得到到统一一，谈谈判快快要告告一段段落时时，美美方在在价格格上稍稍微作作了点点让步步，这这时，，日本本方面面的回回答是是“Hi!(嘿)”。结结束后后，美美方就就如释释重负负地准准备““打道道回府府”。。但结结果其其实并并非如如此，，因为为日本本人说说“嘿嘿”(日语的的“是是”)，意味味着““是，，我理理解你你的意意思(但我并并不一一定要要认同同你的的意见见)。广告忽忽略文文化因因素造造成的的负面面效果果百岁山山矿泉泉水广广告Nike之恐惧惧斗室室查理周周刊与与大屠屠杀巴黎枪枪杀案案反思思CommunicatorstrategyCommunicationobjectiveCommunicationstyleCredibilityAudiencestrategyAudienceselectionAudiencemotivationMessagestrategyChannelstrategy三、跨跨文化化沟通通策略略分析析1．正视视差异异，求求同存存异Talkaboutandrespectdifferences,seekcommongroundsandallowfordisagreement2．取长长补短短，化化差异异为机机遇Viewdiversityasanopportunity3.一视同同仁，，摈弃弃优越越感Don’tcondescend4．兼顾顾多元元，差差别管管理Managedifferentially跨文化化沟通通策略略Corperateculture(企业业文化化)Sociability:relationshipamongco-workers,““onebigfamily?”Powerdistributionandjobautonomy:Degreeofstructure:jobroleshighlydefinedoroktogetinvolvedinotherareas?Achievementrewards:basedontrueability?Opportunitiesforgrowth:Toleranceforriskandchange.Conflicttolerance.Emotionalsupport.Realinterestinthewell-beingofemployeesbyrespondingtotheirconcerns?Corporateculture(企业业文化化)Howtofindoutaboutcorporateculture?Studythephysicalsetting:wheredothemanagementeattheirmeals?ReadwhatthecompanysaysaboutitselfTesthowthecompanygreetsstrangersInterviewcompanypeopleLearnhowpeoplespendtheirtime,checktheparkinglot…..Homework:Findanexampleofculturalinfluencesoncommunicationstrategy/st