供应商的风险管理王彦忠

供应商的风险管理

王彦忠内容介绍：1.法规对供应商管理的要求；2.为什么要对供应商进行风险管理；3.供应商的管理方法；4.供应商的审计流程；5.原辅料供应商风险管理的重点。

一、法规对供应商管理的要求法规要求第二章质量管理第一节原则第六条企业高层管理人员应当确保实现既定的质量目标，不同层次的人员以及供应商、经销商应当共同参与并承担各自的责任。法规要求第六章物料与产品第一节原则第一百零四条物料供应商的确定及变更应当进行质量评估，并经质量管理部门批准后方可采购。

第一百零六条原辅料、与药品直接接触的包装材料和印刷包装材料的接收应当有操作规程，所有到货物料均应当检查，以确保与订单一致，并确认供应商已经质量管理部门批准。法规要求第十章质量控制与质量保证第七节供应商的评估和批准第二百五十五条质量管理部门应当对所有生产用物料的供应商进行质量评估，会同有关部门对主要物料供应商（尤其是生产商）的质量体系进行现场质量审计，并对质量评估不符合要求的供应商行使否决权。

主要物料的确定应当综合考虑企业所生产的药品质量风险、物料用量以及物料对药品质量的影响程度等因素。

法规要求企业法定代表人、企业负责人及其他部门的人员不得干扰或妨碍质量管理部门对物料供应商独立作出质量评估。第二百五十六条应当建立物料供应商评估和批准的操作规程，明确供应商的资质、选择的原则、质量评估方式、评估标准、物料供应商批准的程序。

如质量评估需采用现场质量审计方式的，还应当明确审计内容、周期、审计人员的组成及资质。需采用样品小批量试生产的，还应当明确生产批量、生产工艺、产品质量标准、稳定性考察方案。法规要求第二百五十七条质量管理部门应当指定专人负责物料供应商质量评估和现场质量审计，分发经批准的合格供应商名单。被指定的人员应当具有相关的法规和专业知识，具有足够的质量评估和现场质量审计的实践经验。第二百五十八条现场质量审计应当核实供应商资质证明文件和检验报告的真实性，核实是否具备检验条件。应当对其人员机构、厂房设施和设备、物料管理、生产工艺流程和生产管理、质量控制实验室的设备、仪器、文件管理等进行检查，以全面评估其质量保证系统。现场质量审计应当有报告。法规要求第二百五十九条必要时，应当对主要物料供应商提供的样品进行小批量试生产，并对试生产的药品进行稳定性考察。第二百六十条质量管理部门对物料供应商的评估至少应当包括：供应商的资质证明文件、质量标准、检验报告、企业对物料样品的检验数据和报告。如进行现场质量审计和样品小批量试生产的，还应当包括现场质量审计报告，以及小试产品的质量检验报告和稳定性考察报告。法规要求第二百六十一条改变物料供应商，应当对新的供应商进行质量评估；改变主要物料供应商的，还需要对产品进行相关的验证及稳定性考察。第二百六十二条质量管理部门应当向物料管理部门分发经批准的合格供应商名单，该名单内容至少包括物料名称、规格、质量标准、生产商名称和地址、经销商（如有）名称等，并及时更新。第二百六十三条质量管理部门应当与主要物料供应商签订质量协议，在协议中应当明确双方所承担的质量责任。法规要求第二百六十十四条质质量管理部部门应当定定期对物料料供应商进进行评估或或现场质量量审计，回回顾分析物物料质量检检验结果、、质量投诉诉和不合格格处理记录录。如物料料出现质量量问题或生生产条件、、工艺、质质量标准和和检验方法法等可能影影响质量的的关键因素素发生重大大改变时，，还应当尽尽快进行相相关的现场场质量审计计。第二百六十十五条企企业应当对对每家物料料供应商建建立质量档档案，档案案内容应当当包括供应应商的资质质证明文件件、质量协协议、质量量标准、样样品检验数数据和报告告、供应商商的检验报报告、现场场质量审计计报告、产产品稳定性性考察报告告、定期的的质量回顾顾分析报告告等。二、为什么要对供应商进行风风险管理为什么要对供供应商进行风风险管理？原料晶形对产产品质量的影影响：原料晶形一:为什么要对供供应商进行风风险管理？原料晶形对产产品质量的影影响：原料晶形二:为什么要对供供应商进行风风险管理？原料晶形对产产品质量的影影响：两种晶形对应应的溶出结果果：为什么要对供供应商进行风风险管理？原料粒径对产产品质量的影影响：为什么要对供供应商进行风风险管理？原料粒径对产产品质量的影影响：供应商含量溶出接受标准结果接受标准结果粒径一97.0-103.0％99.2％不少于85％99％粒径二95.4％6％三、供应商的管理理方法供应商的管理理方法开发新供应商商供应应商商的的审审计计质量量协协议议供应应商商的的变变更更质量量投投诉诉供应应商商资资质质管管理理供应应商商的的管管理理方方法法1.开发新供供应商根据项目目的具体体行动方方案和时时间表填填写公司司变更控控制单,说明变更更内容,变更原因因，就此此变更召召开会议议讨论相相关行动动是否适适合，时时间是否否合理等等。注注册部应应给出具具体的注注册要求求（是否否需要注注册，如如需要注注册所需需要文件件）。为新供应应商的物物料申请请试制或或验证的的新货号号，然后后质量部部升级试试验或验验证物料料供应商商目录及及其质量量标准。。供应商的的管理方方法1.开发新供供应商采购几批批物料进进行试验验测试和和生产试试制并同同正常供供应商的的结果进进行对比比。进行供应应商评估估或审计计。进行三批批工艺验验证，包包括可能能需要进进行加速速稳定性性及长期期稳定性性考察。。工艺验证证结束后后，汇总总相关文文件进行行备案或或注册（（如需要要）。更新合格格供应商商目录，，关闭变变更。供应商的的管理方方法2.供应商的的审计质量部制制定供应应商年度度审计计计划并根根据计划划对供应应商实施施审计，，定期追追踪CAPA；如整改措措施不能能按期或或不能完完成，则则通知采采购部门门予以协协助。重重大质量量问题的的改进措措施如不不能完成成，则立立即通知知采购部部门采取取如暂停停供货等等措施；；若在审计计周期内内出现严严重质量量问题需需要评估估是否需需要进行行临时审审计。供应商商的管管理方方法3.质量协协议保证整整体的的质量量、安安全和和成品品的功功效，，必须须同供供应商商签署署质量量协议议（包包括对对物料料和服服务的的要求求和详详细规规定）），通通常质质量协协议包包括：：供应商商必须须按照照注册册批准准的工工艺进进行生生产；；供应商商需符符合的的质量量标准准；供应商商必须须确保保所供供应产产品的的质量量符合合用户户和法法规要要求；；供应商商不得得擅自自更改改生产产工艺艺，对对生产产工艺艺所作作的任任何更更改需需要及及时通通知；；供应商商的管管理方方法3.质量协协议供应商商必须须按照照完善善的质质量系系统管管理产产品的的整个个流程程；供应商商物料料的运运输必必须符符合公公司要要求；；供应商商有义义务协协助进进行偏偏差调调查；；供应商商发生生的任任何可可能影影响产产品质质量的的重大大偏差差必须须及时时通知知；供应商商起始始物料料的来来源必必须符符合协协议要要求。。供应商的管管理方法4.供应商的变变更供应商按照照质量协议议将变更及及时通知企企业相关人人员，质量量部会同相相关部分对对供应商的的变更进行行评估，并并根据评估估结果反馈馈给供应商商，批准或或拒绝其变变更。供应商的管管理方法5.质量投诉当供应商的的物料出现现OOS或者由于供供应商物料料引起产品品质量问题题时，发现现部门应如如实记录相相关情况并并报相关部部门；相关部门通通知供应商商并要求供供应商提供供调查报告告和整改措措施，此外外应将此投投诉进行记记录。质量部需要要对供应商商提供的报报告和整改改措施进行行审核，直直到供应商商的报告和和整改措施施符合要求求。供应商的管管理方法6.供应商的资资质管理对出现下述述情况的合合格供应商商需要考虑虑暂停供货货，直至采采取有效地地整改措施施：审计发现严严重问题并并且在整改改限期内未未完成整改改；供货中出现现混品种/异物等严重重质量问题题或产品连连续出现不不合格及其其他问题的的；供应商绩效效表现不能能满足要求求的；存在重大供供应风险；；供应商不能能履行合同同条款包括括质量协议议的。供应商的管管理方法6.供应商的资资质管理对出现下述述情况的合合格供应商商需要考虑虑取消其合合格供应商商的资质：：出现严重影影响公司正正常运行质质量事故的的（导致召召回、退货货）；连续出现混混品种/异物等严重重质量问题题的；供应商严重重违反合同同条款包括括技术协议议的；对于该情况况需要及时时从合格供供应商目录录中去除。。四、供应商的审审计流程供应应商商审审计计的的目的的理想想模模式式：现实实情情况况：：审计计应应是是增增值值！！起始物料固定工艺过程固定产品固定起始物料变动工艺过程变动产品固定供应应商商审审计计的的目的的发现现质质量量及及法法规规符符合合方方面面不不足足的的证证据据。。质量量：：满满足足客客户户需需求求，，对对患患者者的的风风险险降降到到最最低低；；法规规符符合合：：符符合合法法规规要要求求，，将将公公司司经经营营风风险险降降到到最低低。。通过过以以下下措措施施将将发发现现的的问问题题转转化化为为增增加加价价值值的的活活动动:确定定风风险险；；提出出改改进进建建议议；；制定定改改进进措措施施并并实实施施。。审计计定定义义检查查设设施施，，生生产产或或供供应应，，原原料料，，成成品品ASQdefinition(AmericanSocietyofQuality)

美国质量协会：

系统的，独立的，对获得的证据有文件记录的过程，通过客观评价确定与采用审计标准的差异程度IIAdefinition(InstituteofInternalAuditors)

内部审计协会：审计＝保证＋顾问审计计的的发发展展过去去：：审计官＝警察察，简单地检检查符合性，，如能够发现现问题，才能能抓住我。‘catchmeifyoucan’’.现在：审计官＝顾问问，审计是增增值，审计官官评估所发现现的风险，同同被审计人员员讨论所发现现的风险。被被审计人员认认为审计官是是顾问，是来来帮助和预防防风险和法规规问题的发生生。即：审计是确定需需改进的方面面，识别和管管理风险。切记：一切审审计发现都是是基于事实，，而不是感觉觉。一个有资质的的审计官必须须具有:一定的经验；；广泛的知识；；商业意识；获得信息的能能力；领导力和影响响力；不一定必须是是各方面的专专家。审计官的角色色和特征你心目中的审审计官？开放思维无偏见诚实心理素质好不怕不受欢迎迎善于倾听感兴趣耐心追根究底刻苦自律清晰老练可以跟所有人人进行沟通专业良好的判断力冷静审计官应该具具备的素质审计类型取决决于审计的目目的和范围，，按照审计的的目的审计可可分为：法规符合性：：关注是否与与制定的规程程一致；目的：关注规规程的有效性性、适用性和和符合性评估估某一行动所所有到成目的的的有效性；；战略：关注经经营业绩和企企业文化与公公司目标及战战略的一致性性。审计类型按照审计的范范围审计可分分为：产品：对最终终产品的质量量进行单独评评价的活动，，用于确定最最终产品的是是否符合相应应的标准，如如：处方、功功能等；通过过对产品的客客观评价，获获得产品的质质量信息，评评估产品的质质量，确认质质量活动的有有效性，该审审计类似于发发规符合性审审计。工艺过程：检检查把物料从从一个状态转转换成另一个个状态（如：：混合、放行行）的过程，，评估其是否否按照预定的的要求进行，，或者评估其其按照预定的的要求进行后后是否能够到到达预定的目目的；审计类型按照审计的范范围审计可分分为：系统：对为了了达到同一目目的所有相关关过程的检查查（例如：空空调系统、变变更控制系统统、环境监控控系统，有时时在评估质量量管理系统时时同时检查许许所相关系统统）。系统审审计包括其相相关的每一个个子系统，如如：过程、产产品、维修、、相关人员、、培训等，系系统审计通常常需按照公司司政策、法规规或标准进行行。系统审计计可能是一个个法规符合的的类型（描述述同某一政策策或法规的不不符合性）或或者目的类型型（描述为了了提高某一行行动的效果需需要进行的整整改）。审计类型按照审计的范范围审计可分分为：事件：重大偏偏差调查及寻寻找解决方法法的审计。如以下由重大大偏差引起的的：与质量标准的的偏差；投诉；引起生产的偏偏差。审计中只关注注特定的问题题及特定的目目标。审计类型一些常用的法法规查询路径径审计过程评估风险风险评估在风险评估过过程中考虑以以下因素：产品工艺审计历史重大偏差召回CAPA的关闭历史绩效基于以上风险险制定审计频频次审计过程制定审计计划划审计计划的要要点包括：总体计划覆盖所有区域域获得资源法规符合及执执行达到法规要求求关注高风险区区域建立和维护审审计计划沟通审计计划划制定审计计划划制定审计计划划时需要考虑虑：事先与被审计计人员讨论确保在被审计计人员的日程程内安排足够时间间确定审计小组组需求生产计划倒班审计过程准备审计时需需要考虑：建立团队审计范围和目目标要一致确认审计日期期确定审计时要要审核的文件件准备审计准备审计审计计划将审计计划发发给被审计的的公司确定审计标准准确定审计目标标及范围确定联系人员员确定时间开预审会，如如必要准备审计审计小组了解技术方面面熟悉产品和过过程熟悉标标准－－质量量、GMP、产品品角色和和专业业区域域历史上上被审审计人人员总总体表表现审计计计划、、审计计范围围和审审计时时间准备审审计关键点点：没有认认识到到制定定审计计计划划的重重要性性准备审审计计计划约约占整整个审审计一一半的的时间间准备审审计计计划很很困难难，但但是必必须进进行审计的的效果果取决决于如如何进进行审审计FAILTOPREPARE-PREPARETOFAIL失败的的准备备，意意味着着准备备失败败。审计过过程开始审审计审计方方法看什么么审计组组管理理审计行行为和和技巧巧审计报报告通则开始审审计和和制定定审计计报告告开始了了！！！审计的的流程程--工艺流流程，，物料料流动动按系统统－宽宽度和和深度度，贯贯穿整整个系系统公司标标准和和法规规的要要求信息系系统和和数据据(LIMS,SAP,偏差,OOS)程序列列表开始审审计开始审审计审计方方法看什么么审计组组管理理审计行行为和和技巧巧审计报报告通则开始审审计和和制定定审计计报告告向前审审计向后审审计随机审计方方法审计方方法优点缺点向前审审计逻辑过过程易学习习有助于于按照审审计计划时时间进行易发现现问题题容易被被打段（如如被审审人员员不在在）不灵活活不适用于局局部审审计需周密密的计划来避免时时间不够向后审审计可以从从不同同部门门开始始，适适用于于局部部审计计易学习习和解解决问问题有助于于按照计划完成的的时间完成审审计能够尽尽早发发现问题随机非常灵灵活不被人人员不不在影影响对整个个被审审计的的对象象能够够有快速印象有助于于在时时间不不足时时预测测审计对对象有助于于局部部审计计和细细节审审计需要审审计人人员有有丰富的的经验容易被被打段（如如被审审人员员不在在）不灵活活需周密密的计划来避免时时间不够审计方方法过程＝＝系统统＋人人员＋＋物料料过程有有输入入和输输出过程1的输出出是过过程2的输入入过程有有供应应商作作为输输入和和客户户作为为输出出了解事事件的的顺序序了解活活动之之间的的关系系了解一一个活活动对对另一一活动动的影影响开始审审计审计方方法看什么么审计组组管理理审计行行为和和技巧巧审计报报告通则开始审审计和和制定定审计计报告告看什么么足够的的设备备和系系统完善的的安全全环境境标准准技术标标准的的维护护有效的的质量量管理理体系系持续的的生产产能力力符合GMPs、公司司和法法规的的要求求员工知知识，，技能能培训训，经经验和和总体体技术术能力力相关关工工作作的的法法律律授授权权工程程－－预预防防维维护护和和校校验验生产产/包装装QAQC采购购和和供供应应商商资资格格批批准准行政政管管理理仓库库看什什么么开始始审审计计审计计方方法法看什什么么审计计组组管管理理审计计行行为为和和技技巧巧审计计报报告告通则则开始始审审计计和和制制定定审审计计报报告告观察发生了什么？问合适的问题，然后注意倾听！确认答案记录发现审计计行行为为和和技技巧巧审计计行行为为和和技技巧巧记录观察确认询问持续续的的循循环环过过程程开始始审审计计审计计方方法法看什什么么审计计组组管管理理审计计行行为为和和技技巧巧审计计报报告告通则则开始始审审计计和和制制定定审审计计报报告告写好好审审计计缺陷陷是是审计计报报告告的的关键键要要素素，，审计计缺陷陷应该该符合合以以下下要要求求:有标标准准结结构构清楚楚简简练练没有有语语法法上上的的漏漏洞洞报告告事事实实、总结结问问题题和和缺缺陷陷提出出风风险险和和是是否否需需要要立立即即采取取的风险险以客客观观证证据据为为基基础础，，避避免免关关联联需要要的的话话，，提提供供建建议议经得得起起考考验验开始始审审计计和和制制定定审审计计报报告告—审计计报报告告记得得重复复失失败败暗暗示示:工艺艺失失控控可能能是是变变更更控控制制的的问问题题缺乏乏纠纠正正措措施施看到到详详细细调调查查的的文文件件化化证证据据自己己已已经经尽尽力力开始始审审计计和和制制定定审审计计报报告告—审计计报报告告审计计报报告告通常常包括括：标题题页页审计计内内容容，，日日期期，，被被审审人人员员，，审审计计人人员员唯一一的的参参考考编编号号发放放清清单单确保保被审审计计公公司司的名名称称和和地地址址都都是是正正确确的的实施施总总结结－－－－结结论论介绍范围和目目的缺现整改行动动审计报告告介绍公司的质量历史史、背景和公司情情况简介介。范围被审计的的系统、生产工工序、产品和物物料、工厂目的审计的目的如：开发新新供应商商或者供供应商的的发生了了影响产产品质量量的重大大变更。。审计报告告描述审计过或及未审审计过得得的系统、工艺、区域审计过的的系统、工艺、区域“有规程程,并按照规规程去做做”的证据所谓“有有规程,并按照规规程去做做”指，，例如：在水系统检检查，公司有详详细的取样规定定，并且实际公司司也是按照该规定进行了取样。你的报告告可以这这样写““SOPXX描述了水水系统的的取样要要求，样样品应该该每周对对所有水水点进行行取样。。检查了了实验室室过去3个月的取取样记录录并且记录与程序要要求一致致。描述供应应商的工工艺和系统审计报告告缺陷级别[关键/主要/次要/好的行为]缺陷名称缺陷描述和相关证据建议

（如需要）被审计公司的回应整改行动完成日期审计报告告审计发现现的分类类关键缺陷：很可能能对患者者和消费费者带来负面的影响，可可能导致致安全、污染、、产品剂量量、纯度或多多个关联联的主要要缺陷引起的系统失败败。需需需要在执行完CAPA才能通过审计计。主要缺陷陷：如果果不处理理有潜在的可能对患患者和消消费者有有负面影影响，可可能导致致控制不不利，法法规部门门可能定定义为主主要偏差差，或者者由多个关联联的次要要缺陷或或许多重重复的小小的缺陷陷组成，需要成一致的的CAPA，可以认为为审计通通过。审计报告告审计发现现的分类类次要：不不能定义义为关键键的和主主要的缺缺陷，需需要达成成一致的的CAPA，可以认为为审计通通过。审计报告告开始审计计审计方法法看什么审计组管管理审计行为为和技巧巧审计报告告通则开始审计计和制定定审计报报告搜集证据据--人、文件件、产品品程序中怎怎么说的的？（计计划的））应该发生生什么？？（需要要的）什么发生生了？（（实际的的）有区别吗吗？（差差距）应该改正正的行为为？（计计划的VS.实际的））应该改正正的标准准（计划划的VS.需要的））记住“有规程,并按照规规程去做做”开始审计计和制定定审计报报告—通则审计过程程制定整改改行动被审人员员需要考虑回顾审计计缺陷以理解潜在在风险和问题制定恰当当的纠正和预防措施施确保及时完成成达成一一致的纠正和预防措施施审计管考考虑关键缺陷陷的反馈馈行动计划划的反馈馈提供相关关的证据据文件、记记录、检检验结果果或调查查报告样品趋势数据据重新审计计制定整改改行动审计过程程追踪整改改行动负责人和和日期需要延期期，考虑虑延期关关闭的影影响上报无法法解决的的问题上报没有有按期完完成的行行动整改行动动的关闭闭.审计过程程..五、原辅料供供应商风风险管理理的重点点通常制剂剂企业对对原辅料料企业风风险管理理的重点点：管理体系质量管理体系系变更控制供应商管理工艺控制实验室纠正与预防性性措施对不合格品的的处理，返工工或重新加工工原辅料供应商商风险管理的的重点.管理体系供应商有书面面的质量方针针和经营策略略。这个体现现在每次在文文件准备时，，审计前需要要准备组织结结构图，从组组织机构中可可以看出是否否有完善的运运营体系，是是否有相应的的职责部门等等。