办公自动化概论

办公自动化概论1、办公自动化概述办公自动化是信息化时代最重要的标志之一，它将人、计算机和信息三者有效的结合为一个办公体系，构成一个服务于办公业务的人机信息处理系统。在整个系统中通过使用先进的机器设备和技术，办公人员可以充分利用各种办公信息资源，从而提高办公效率，使办公业务从事务级进入管理级，甚至辅助决策。1.1“办公自动化”基本概念

在信息化社会的今天，办公自动化早就超出了狭窄的办公室范围，逐渐渗透到管理的范畴。人们将其统称为“办公自动化”（OfficeAutomation,简称“OA”）。

办公自动化就是利用现代化的设备和技术，以全部或部分代替办公人员的业务活动，优质高效地处理办公信息和办公事务。目前，办公自动化已将计算机技术、通信技术、科学管理思想和行为科学有机结合在一起，应用于传统的数据处理、非数值型信息且机构不明确的办公事务上，有效地提高了办公质量和办公效率。办公自动化的主要内容现代办公表现在两个方面：一是处理办公信息；二是产生办公信息。常见的办公信息主要包括文字、报表、语言、图形图象等。办公自动化的主要内容包括利用现代信息技术手段进行文字处理、报表处理、数值和非数值计算、图形图象处理、语言处理、通信、信息存储与管理、日程管理和辅助决策等各方面。办公自动化的主要特点：现代办公与传统办公相比，有较大的区别。这不仅在内容和对象上存在差别，更主要是在方式和手段上存在区别。传统办公中有许多需要大量人工进行处理的内容，在现代办公中大都用计算机替代了，现代办公的效率更高，管理更加有序。

现代办公自动化的主要特点有：1、提高办公效率，减小劳动强度，充分利用各单位、企业内部的知识资源和技能。2、实现办公用品、生产设备以及科技图书、文书、科技、人事、财务档案的有效管理，防止信息资源的流失。3、运用网络，建立经济、方便、快捷的电子邮件通讯平台和网上培训基地，不仅方便交流，而且实现了资源的充分运用、反馈信息的及时收集。1.2办公自动化系统简述办公信息处理的自动化是利用先进的科学技术将办公人员和先进设备（计算机、网络、现代办公设备）结合起来构成的人机信息处理系统，它使人的办公活动逐步由各种设备和人机信息系统来协助完成辅助决策，实现办公人员智力劳动的自动化、电子化、专业化，最大程度地减轻劳动强度，达到充分利用信息，提高工作效率和质量，提高生产率的目的。办公自动化系统综合体现了人、机器、信息资源三者的关系：信息是被加工的对象，机器是加工手段，人是加工过程中的设计者、指挥者和成果的享用者。

按照办公自动化系统的功能将其划分为三个层次

一、事务型办公自动化系统。这个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用。它包括基本办公事务处理和机关行政事务处理，主要从事文字处理、个人日程安排、个人文库管理、行文办理、邮件办理、文档资料管理、快速印刷、编辑排版、电子报表等事务。办公事务处理级上我们可以使用多种OA子系统，电子文档管理系统、智能化的中文检索系统（如全文检索系统）、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。

事务型或业务型的OA系统其功能都是处理日常的办公操作，是直接面向办公人员的。

：二、管理型办公自动化系统。随着信息利用重要性的不断增加，在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。信息管理型的办公系统，是把事务型（或业务型）办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息。例如，在政府机关，这些综合信息包括政策、法令、法规，有关上级政府和下属机构的公文、信函等政务信息；一些公用服务事业单位的综合数据库包括和服务项目有关的所有综合信息；公司企业单位的综合数据库包括工商法规、经营计划、市场动态、供销业务、库存统计、用户信息等。作为一个现代化的政府机关或企、事业单位，为了优化日常的工作，提高办公效率和质量，必须具备供本单位的各个部门共享的综合数据库。这个数据库建立在事务级OA系统基础之上，构成信息管理型的OA系统。三、决策型办公自动化系统。它建立在信息管理级OA系统的基础上。它使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。

举例分析例如：某区政府报来文件要求某地区盖一座公共建筑，申请批准，文件传递到市政府有关机构，市有关领导看到文件后，要去寻找市里有关规划盖楼的文件法规，又需要研究全市的经费预算，以及其它许多参考资料，然后研究决定同意或不同意。并以文件或通知的形式把决定这一信息反馈给区政府。

在以以上上例例子子中中，，信信息息以以文文件件方方式式传传递递、、处处理理；；领领导导查查阅阅、、参参照照的的有有关关法法规规也也是是信信息息，，这这是是数数据据信信息息。。研研究究决决定定过过程程，，主主要要是是领领导导者者的的意意志志。。但但是是客客观观信信息息分分析析，，可可以以做做出出几几种种可可选选择择的的方方案案。。在在这这个个全全过过程程中中，，如如果果采采用用计计算算机机处处理理来来往往的的文文件件，，可可以以说说是是初初步步程程度度的的自自动动化化。。如如可可以以用用计计算算机机查查询询各各种种资资料料数数据据，，这这是是更更进进一一步步的的自自动动化化。。如如果果由由计计算算机机自自动动分分析析有有关关本本事事件件的的资资料料，，自自动动提提供供若若干干个个供供决决策策者者采采用用的的可可能能决决策策，，则则是是更更深深层层次次的的有有人人工工智智能能观观念念的的办办公公自自动动化化。。再进进一一步步分分析析这这个个例例子子，，如如果果市市政政府府微微机机办办公公系系统统和和市市政政府府法法规规信信息息数数据据库库系系统统、、市市政政府府财财务务管管理理系系统统是是一一个个集集成成化化的的统统一一系系统统，，计计算算机机自自动动从从有有关关系系统统中中寻寻取取机机关关资资料料，，这这种种系系统统就就是是办办公公自自动动化化更更高高层层次次的的集集成成化化。。另另外外，，如如果果市市政政府府办办公公系系统统和和区区政政府府办办公公系系统统是是一一个个集集成成的的计计算算机机网网络络系系统统，，可可以以通通过过网网络络传传递递信信息息，，可可以以远远程程处处理理业业务务，，那那这这就就是是一一个个更更进进一一步步的的网网络络化化的的办办公公室室自自动动化化系系统统。。所所以以，，办办公公室室自自动动化化系系统统本本身身是是一一个个多多层层次次的的系系统统，，在在各各种种层层面面上上，，可可以以说说实实现现了了办办公公自自动动化化的的一一部部分分业业务务，，而而从从最最初初级级的的自自动动化化开开始始，，随随着着采采用用的的技技术术不不同同而而逐逐步步构构成成一一个个更更高高级级的的自自动动化化系系统统。。白银区政务协协同办公系统统1、协同事项单位内部员工工间的协同工工作平台（包包括异地协同同），任何办办公事项，如如计划管理、、项目开展、、任务执行、、申请审批等等均可借助于于协同事项功功能完成。包包括新建发送送协同事项、、接收处理协协同事项、档档案管理等子子功能。2、公文管理满足单位发布布公文、接收收公文及档案案管理的需求求。3、表单应用提供自定义表表格单据，实实现数据采集集，统计的需需求。4、公共信息单位内的公共共信息园地。。针对某一部部份人发布的的普遍性信息息，也被归纳纳入公共信息息范围，如针针对全部部门门经理发布的的通知。2、办公自动化化系统应用5、日程/会议记录包括括个人日程安排排，查看他人人日程安排；；会议通知会会被自动写入入日程表中。。6、常用工具包括综合查询询、员工通迅迅录、外部联联系人、万年年历、计算器器等功能。7、个人设置设置个人相关关的信息，如如密码设置、、代理设置、、信息转移设设置和个人模模板管理。8、在线交流类似于QQ的在线即时交交流方式。9、综合办公进行车辆，用用品，设备，，图书的基本本管理。3、办公自动化化设备3.1微型计算机3.2打印机（针式式打印机、喷喷墨打印机、、激光打印机机）3.3复印机3.4传真机3.5光盘刻录机3.6多功能一体机机3.7其他周周边设设备3.1微型计计算机机1、台式式机2、笔记记本台式机笔记本优势：价格便宜；配件便宜，可选择范围大；可以DIY且配件可更换升级；外形的多样性及散热性能良好。便于携带；辐射小；整体硬件节省空间且性能稳定性高，免去许多连接问题；革新化设计；售后服务比较完备，品牌集中度高，质量保证高。不足：体积庞大，重量大，不便于移动；显示器辐射问题，使用LCD价格高；品牌杂乱，质量难以保证；接口多，安装程序复杂。配件太贵；不能DIY；散热差。3.2打印机机针式打打印机机国内比比较流流行的的有9针和24针两种种。针针数越越多，，打印印出来来的字字就越越美观观，针针式打打印机机的主主要优优点是是结构构简单单，价价格便便宜，，维护护费用用低，，打印印速度度高，，可打打印连连续纸纸张，，但打打印时时噪音音大，，打印印质量量粗糙糙。喷墨打打印机机按打印印出来来的字字符颜颜色，，将它它分为为黑白白和彩彩色两两种。。喷墨墨打印印机的的主要要性能能包括括分辨辨率、、打印印速度度、打打印幅幅面、、兼容容性以以及喷喷头的的寿命命等。。喷墨墨打印印机的的主要要优点点是打打印精精度较较高，，噪音音较低低，价价格中中等，，但打打印速速度较较慢，，墨水水消耗耗量较较大。。激光打打印机机打印效效果非非常好好，几几乎没没噪音音，价价格较较贵。。分辨辨率是是衡量量打印印机质质量好好坏的的标准准，分分辨率率通常常以DPI为单单位位。。现现在在国国内内市市场场的的打打印印机机分分辨辨率率以以300DPI、400DPI和600DPI为主主。。分分辨辨率率高高，，打打印印质质量量好好，，价价格格也也越越昂昂贵贵。。用用户户可可以以根根据据自自己己的的实实际际需需要要选选择择一一种种打打印印机机质质量量和和价价格格适适当当的的激激光光打打印印机机。。3.3复印印机机现代代彩彩色色复复印印机机与与数数码码复复印印机机的的出出现现把把复复印印技技术术应应用用提提高高到到一一个个崭崭新新的的领领域域。。目前前的的复复印印机机从从基基本本技技术术来来讲讲，，主主要要可可以以分分为为模模拟拟复复印印机机、、数数码码复复印印机机两两大大类类。。数码复印印机由于于采用了了数字图图像处理理技术，，使其可可以进行行复杂的的图文编编辑，大大大提高高了复印印机的生生产能力力、复印印质量，，降低了了使用中中的故障障率，其其主要优优点在于于：一次次扫描，，多次复复印；更更加整洁洁、清晰晰的复印印质量；；能够进进行电子子分页；；无废粉粉、低臭臭氧、自自动关机机节能，，更加的的环保；；具有强强大的图图像编辑辑功能；；复印速速度更快快。3.4传真机传真机是是一种传传送静态态图象的的通讯设设备，是是信息传传递工具具，具有有方便、、快捷、、准确、、通讯费费用低等等优势，，成为企企事业单单位办公公必不可可少的通通讯工具具。传真真机在国国际上简简称为FAX。3.5光盘刻录录机（CD刻录机、、DVD刻录机））CD刻录机具具有统一一的规格格CD-RW，因此其其不存在在规格兼兼容性的的问题。。而DVD刻录机并并没有建建立起统统一的规规格，其其目前有有三种不不同的刻刻录规格格DVD-RAM、DVD-RW、DVD+RW，而且三三种规格格不兼容容，有各各自厂商商支持。。目前市市场上主主流DVD刻录机是是DVD-RW。3.6多功能一一体机多功能一一体机出出现在20世纪80年代后期期，国外外把它定定义为MFC（MULTIFUNCTIONCENTER），即集集扫描、、传真、、复印和和打印功功能为一一体的产产品总称称。多功功能一体体机占地地空间少少、产品品功能多多、性价价比高、、易于操操作等优优点于一一身，再再加上厂厂家的技技术成熟熟，成本本低廉，，因而迅迅速在现现代化办办公用品品中占据据了一席席之地。。3.7其他周边边设备数码相机机、数码码摄象机机、摄象象头、手手写输入入设备、、耳机、、音箱。。4、办公自动化化软件Office2003办公软件Office2003主要包括文字字处理软件Word，电子表格处处理软件EXCEL，演示文稿制制作软PowerPoint，网页制作软软件Frontpage，数据库管理理软件Access，电子邮件管管理软件Outlook，等常用软件件，还包括一一些针对企业业高级用户的的应用程序，，如Infopath，Publish，Onenote等,各个应用程序序共享一般的的命令,对话框和操作作步骤,并且都采用统统一标准化的的工具栏、菜菜单、快捷键