员工关系与管理沟通：第4章 会议沟通

第4章会议沟通上章小结群体沟通（定义、群体的分类、群体的种类、群体的形成与发展、影响群体凝聚力的因素）团队与群体的区别（目标、参与度、决策）团队沟通（特征：一个理想的团队应该是：一个有着共同目标和远景，其成员之间相互依赖、相互信任，其领导高效能干，其信息沟通畅通和开放的团体。团队沟通中的角色）团队决策的模式、成功团队的特征第4章会议沟通P89案例立昌农机制造有限公司问1：公司现有的问题是什么？答：主要是延期交货，产能不足；问2：会议是否达成一致？如果达成，是关于什么的？答：计划完成新的销售目标，从成本及产量上着手进行改进评：案例中的议题虽然讨论的只是销售端的问题，但会议内容涉及到整个公司的生产流程及与之相关的各个部门。第4章会议沟通会议的目的和类型1会议的组织2有效会议的策略3会议沟通的定义：

是群体或组织中相互交流意见的一种形式，

是一种常见的群体活动。（其实会议就是为了某种目的让人们聚集起来进行交流）

-集思广益的过程

-信息传递的方式

-交流思想的舞台

-提出对策的途径

会议概述当然，也有些单位开会只是为了开会，而且管理者们并不知道他们“开会只是为了开会”，而是被一种形式主义的企业文化消极因素所同化。会议的目的交流信息通过会议，管理者可以将有关政策和指示传达给员工。同时，管理者也可以从与会者那里及时得到反馈及获得其他方面的相关信息。给予指导企业通过把员工组织起来进行培训，以提高他们某些方面的技能，使他们更好地适应工作环境。解决问题会议可以帮助澄清误会，处理各种冲突，并利用某些人的知识和技巧来解决问题。作出决策会议可以帮助营造民主的气氛，给管理者提供共同参与和共同讨论的机会，最终作出正确决策。会议的类型谈判为了解决双方在利益上的冲突，常采取双向互动式的讨论方法，力求达成一直的意见。通知为了传播信息，其传播方式通常为单向的。不鼓励讨论，否则会影响信息的传播。解决问题为了利用团队的创造力来解决问题，为探求解决问题方案而努力。决策为了在不同方案中权衡利弊，作出抉择。交流为了集思广益，常采取“头脑风暴式”讨论法。公司内外都多少会有利益冲突比较简单的会议形式，也可用其它方式代替需要较多的讨论会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类1.团队会议2.一对一会议1.面对面会议2.电话会议3.视频会议1.宣布人事安排、讲解政策的会议2.临时处理突发事件的会议3.固定的团队会议4.集思广益的会议……会议频率固定的部门会议：建议频率：至少每月一次注意事项：不能多与每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。会议频率全体会议建议频率：至少每两月一次注意事项：利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则回给公司造成沉重的负担。经常出现的会议问题1、立会过多2、与会人员不明3、与会人员准备不足4、议题不明5、议题优先级不明无需开会的五个如果如果已经按惯例每周聚会会议成本太大还有比开会更好的方法没什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄糟）会议沟通模式谁发言?

历时多久?

他(她)对谁讲话?

与谁交谈?

其后会有谁发言?

有几人?会议的组织会前准备进程控制会后工作会前准备

明确会议的必要性（类型与规模）

明确会议的目标

会议议程（日期、时间、地点、议题及参加对象等）

准备会议文件

发布预览资料

确定会议主持人（老板或秘书）

确定与会人员（邀请嘉宾）

预定会议场所

补充最新信息

预算控制（住宿、餐饮等）会议准备的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereHow确定与会者构成

同质性和相异性的平衡竞争性和合作性的平衡任务导向和过程导向的平衡

会前准备预定会议场所会议室是否预定好？是否有足够的椅子？视听器材（如幻灯机、多媒体播放机、麦克风等）是否准备就绪？分发的材料是否准备充分？休息时的供应（如茶水、水果和点心等）是否准备好？是否备好笔记本、纸张、铅笔和名片等？礼堂式U型长桌式园桌式V型课堂式与会者的座次排列方式

会议准备工作核对单1.了解会议的目的3.确定会议的形式5.决定会议的时间7.决定会议的地点9.确定出席人数11.是否准备会议名签13.是否安排与会者住宿15.确定视听教材17.准备会场周边位置图19.确定自己人的相关资料2.是否一定要开会4.安排会议的议程6.确定会议的主持人8.研究会场如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否发出了会议通知16.确定辅助教材18.是否要求与会者准备资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知明确与会者角色职责[思考]

根据你所了解的群体沟通性质，你认为作为会议主席有哪些责任?在会议中，你若作为与会者，又有哪些责任?你怎样能够受益于会议和其他小组成员的讨论?

1.会议主席角色情形一：某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司总经理担任会议的主席。在会议进行过程中，公司负责市场工作的副总经理提出，公司明年的市场营销重点应从“以巩固国内市场为主”转向“以开拓国际市场为主”。他希望他的设想能在这次会议上得到大家的支持和通过。但在会议进行过程中，负责市场营销的部门经理、副经理对这个设想提出了反对意见，他们认为国内的市场潜力还很大，而企业的资金实力不够，如让其全面开花，还不如采用“各个击破”的方略，先在国内市场取得绝对优势地位。结果双方争论得不可开交。如果你是会议主席，面临与会代表这种相争不下的局面，你准备如何解决?如果最终需要你就这次分析会议作总结，你又如何对“市场营销的重点”问题作总结?

会议主席角色情形二：某高校科学馆会议厅内正在召开“中国二十一世纪的管理教学发展趋向”的研讨会。会议进行期间，就MBA教育的发展方向问题，不同的与会者提出了不同的看法，有的认为MBA教学应该以“案例教学”为主；有的则认为应以理论修养的培养为主；也有的主张像美国哈佛商学院那样采用大量的案例教学，甚至可以取消传统的教师讲解的形式；……这些不同观点在讨论过程中，争论得比较激烈，眼看讨论时间将近尾声，但与会代表为了充分表达自己的主张，很难“刹车”。如果现在你是这次研讨会的主席，面对这种不同主张分立的局面，你如何应付这种局面?你又如何就研讨的问题作总结?

会议主席的职责

会议控制·决定讨论主题；·明确讨论范围；·确保人们围绕主题依次发言；·尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论；·确保其他成员了解会议进展情况。会议引导·识别主题/问题；·交换和开发建议；·评价不同方案；·选择行动计划（5W1H）。会议主席的职责

促进讨论讨论，提问处理不同意见·对争论双方或各方的观点加以澄清；·分析造成分歧的因素；·研究争论双方或各方的观点，了解协调的可能性；·将争论的问题作为会议的主题之一，展开全面的讨论，以便把会议引向深入；·若分歧难以弥合，那就暂时放下，按会议议程进入下一项。作出决定

会议记录者的功能仅次于主持人记录及维持议程所设计的顺序协助主持人总结与归纳反应快写字快知识面广记忆力特别强组织能力强倾听能力强总结能力强反应快写字快知识面广记忆力特别强组织能力强倾听能力强总结能力强会议记录的10大建议重要的会议应该进行录音定期召开的会议不用录音多数会议指定记录者记录者的笔记流畅不失真会议记录者的责任更全面会议记录内容全面而准确会议结束后整理会议内容会议记录应有组织的整理与主席共同修正错误部分将会议记录发送给与会者有效会议的策略如何做开场白如何分配发言时间如何掌握议事进度如何达成决议—决策方式如何做开场白定义：3~5分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨。内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。程序：概观会议进行程序；提供与会议有关的资讯；规范议程；指定会议记录者；征求对议程设计的意见。如何分配发言时间主持人发言最多的原因主持人的发言时间应掌握在20%要尽量保证每个人发言机会均等；尽量开成一种互动的会议氛围。对会议的议题特别熟地位最高负担较多的行政责任如