大型活动策划与管理第八章 大型活动风险管理

第八章

大型活动风险管理

本章探讨了大型活动风险的含义、类型以及活动风险的识别、评估、预防和管理等过程。一、活动风险的涵义活动风险是指当举办某一活动项目时，由于不确定性而导致活动中断、收益失败等可能性。对于组织者来说，通过事先的计划以及控制机制防范和处置风险，进行精心设计、周密布置的风险管理是保证活动顺利进行，也是在危机发生后减少玩忽职守指控的必要举措。活动风险管理就是对活动举办过程中的风险进行识别、评估、防范、应对以及监控的过程。悉尼节（SydneyFestival）

人群风险在1992年，悉尼节却在活动安排设计上出现了较大的纰漏。为了纪念悉尼港大桥开通六十周年而举办的庆祝活动，按照计划，活动时关闭大桥车辆，邀请公众从大桥两头行进，并到大桥中央汇合去体验一场音乐会。但是，谁也没能预见到两支庞大的人流汇集所产生的秩序风险，最后现场一片混乱，活动归于失败。AntonShone和BrynParry把活动风险分为四个方面：①经济风险（EconomyRisks）；②表演风险（PerformanceRisks）；③心理风险（PsychologicalRisks）；④身体风险（PhysicalRisks）三、活动风险的识别和评估风险识别（assessment）是识别潜在风险根源的过程，它的目的是确定存在何种可能的潜在风险。识别风险是风险管理的第一步，要通过集思广益的方式确定风险出现的时间和形式，通过调研、咨询、访谈等方法归纳可能出现的问题。要预防极小风险引起连环反应最后破坏了整场活动。举办风筝竞赛要考虑风筝掉落击中活动现场人群的可能，当参观者人数不多的时候，主赛场的拥挤并不是主要的风险问题，而场外的休息区、通道、公共厕所等地则成了主要的风险集聚地。风险评价（evaluation）是对识别出的风险类型进行量化分析的过程，即对识别出的每一种风险所带来的影响和可能造成的损失进行具体分析。当考虑暴雨对活动的影响时，要考虑以下问题：暴雨发生的可能性有多大，会对什么人产生威胁，会造成何种影响，受到威胁的人会做出何种反应、有何需要等。依据活动风险等级，可以将活动划分为三类：低风险活动（宴会、晚会）；中等风险活动（大规模的运动比赛、演唱会、街道节庆活动）；高风险活动（高速赛车活动、首次举办的大型开放活动）。除了风险预防外，对危机事件和突发事件进行现场处置也非常重要,需要包括大量人工判断的非程序化决策，要求在有限的信息、有限的资源以及有限的时间条件下寻求满意的处理和应急方案，迅速采取行动进行应急管理，控制事态扩大。活动的风险管理就要形成一种机制，使得风险管理责任主体在关键时刻遵循相应的规则和程序迅速采取行动，能够调动重要的资源解决突发事件甚至是停止活动的举办。五、活动中的常见风险及其应对（二）自然灾害、安全事故、疾病风险的预防和应对暴雨和酷热等极端天气等自然灾害也会对大型活动的顺利展开带来干扰，导致活动参与人数减少以及潜在的电气设备风险问题。对极端天气要关注天气预报，注重预防，准备好雨具，确保供电。安全事故风险也是举办大型活动必须加以警惕的风险。CASE东京获得2020夏季奥运会的承办权打“安全奥运”牌。随着活动人群的跨地域甚至是跨国流动和聚集，疾病风险也应加以重视。第十七届世界杯足球赛决赛周于2002年在韩国和日本举行，韩国和日本在预防自然灾害和各种瘟疫疾病方面做了充分的预防。日本在10个主赛场内都配备了紧急避难所，提供各种生活必需品。在球场每个球门后的草皮下面各设有一个2200平方米的贮藏设备，里面毛毯、饼干甚至是婴儿奶瓶一应俱全。在神户体育场的内外均设有巨大的荧屏，用以在危急中向外传送求救信号，便于救生队及早发现并采取适当的营救措施。韩国在预防艾滋病传播方面采取了诸多措施。案例：丹麦罗斯基勒音乐节（RoskildeFestival）踩踏事故丹麦罗斯基勒音乐节始于1971年，每年都固定在丹麦城市罗斯基勒的一个大牧场举行。经过40年的发展，罗斯基勒音乐节现今已成为为期4天的、拥有7座演出舞台，百余场音乐演出，日接待观众能力达9万余人的、当今北欧规模最大的夏季户外音乐节，也是当今欧洲、乃至世界上最有影响的音乐节之一。音乐节演出涵盖摇滚，民摇，电子，说唱，流行，爵士，世界音乐等多种音乐类型，体现出音乐上的包容性，以满足不同音乐欣赏口味的乐迷的需求。然而，在其发展历程中也曾出现过大型突发事件。2000年6月30日，持续下了一整天雨，地面泞泥，在美国摇滚乐队pearljam表演的时候，将近70000名乐迷在现场。由于心情激动，大量观众簇拥导致了前排的观众滑倒，最终9人被踩死，25人被踩伤。随后几天内，电视和报纸猜测该踩踏事件是因吸毒、斗殴等原因发生，并对此进行了不实的报道。虽然这些猜测最后都被证明是子虚乌有，但是，媒体的负面报道在当时已经对音乐节产生不良影响。事实上，罗斯基勒音乐节在安全方面有着很好的声誉，事件发生后，紧急救助人员和警察立即到位，整个音乐节也未中断。预防人群聚集风险以及维护现场秩序的举措凭票入场;岗哨设置;保安巡逻;护栏以及路障设置。门票政策门票表示参加者已经支付费用并有资格进入现场；门票也是一种确保现场安全和秩序的手段；门票具有控制功能，它告诉活动管理者有多少人参加（或将参加）活动，从而确保将活动参加人数保持在场地的承载限度内；出示门票能让活动现场管理者和服务者明白活动参加者身份（贵宾或媒体代表）以便进行入座引导；门票也是统计活动出席人数的凭证。预售票可以满足团体预订或是特殊需要，如坐在一起或位置接近残障设施和通道等。对大型活动人群的系统管理手段人群预测;人流引导;预警措施;应急疏散。人群预测⑴预测活动场所的容量，对活动场所及其关键地点、交通枢纽、设备设施的容量和承载力进行估算，将估算结果作为确定活动规模、参与人数、调度和协调计划的重要参考依据；⑵预测人群总量和峰值，参照活动历史参与人数、同类活动的参与人数，并根据活动吸引力、时间便利性等因素对人群的总量和每日峰值加以估算；⑶预测人群的构成，便于有针对性地提供住宿、餐饮、娱乐等服务，还能对人与人之间由于文化差异而导致的矛盾和冲突进行预警；⑷预测人群的时间和空间分布，根据历史统计、活动特征、季节变化等因素预测人群的时间分布，根据活动场所的空间布局、活动安排环节等因素预测人群的聚集点和覆盖面积。人流引导人流引导的目的是防止人群过度拥挤，让活动人群在时间和空间上尽量均衡。

在现场管理上，通过多开售票口和入口、拓宽出入口通道、增加餐饮和洗手间等具体服务点、优化设计特色活动区、设置引导标识等方式引导人群在空间上的分流；在预警上，通过差别售票、网络预售票、宣传等方式引导人群在时间上的分流。预警措施预警措施是指对人群流动进行实时监控，当人群密度濒临临界点时，发布警戒信息，并迅速做出反应，采取措施加以处理。应急疏散

应急疏散就是要确定人群疏散方式、步骤以及责任人，制定行动方案，包括确定疏散的人群范围、疏散目的地以及疏散线路等。（五）员工和志愿者风险及其应对不合格的员工以及志愿者筛选和培训会影响活动服务的质量和水准，影响顾客满意度。

举办大型活动经常招募志愿者，志愿者的专业性以及奉献精神不仅会影响到活动质量，还会影响到活动的氛围。

因此，要加强对志愿者的招募、遴选、培训等管理环节。

2008年北京奥运会的赛会志愿者的服务岗位涉及：礼宾接待、语言翻译、交通运输、安全保卫、医疗卫生、观众指引、物品分发、沟通联络、竞赛组织支持、场馆运行支持、新闻运行支持、文化活动组织支持等领域。

奥运会组委会通过开展宣传发动、招募选拔、教育培训、公益实践、激励表彰等一系列工作，出色地完整了对志愿者的系列管理，志愿服务成为奥运会的一道亮丽风景线。志愿者管理是一项专业的工作，如果无法有效管理，反而会给组织带来内部冲突、效率降低、声誉败坏等风险。为了预防志愿者风险，肯·内申斯（KenNations）建议：⑴尽可能使组织分配的任务与志愿者的能力相匹配；⑵清楚地说明工作职责；⑶设定详细的行动目标和标准；⑷清楚地将目标告诉志愿者，并告知组织的期望；⑸告知志愿者如果工作不愉快，可离开或改换工作；⑹根