热电公司燃煤采购和煤场管理指南

．2．1第1阶段燃煤采购1）职能：通常在业务公司应有负责燃煤采购的购煤组，根据业务公司的组织结构的不同，它可以是供应或资源部下的或其他适当的部门属下的一个分组，由商务副总经理负责，在特殊情况下，也可以由总经理直接分管。购煤组在燃煤采购阶段的活动或职能主要是：•电厂购煤地区煤炭供应市场及趋势的调查了解、信息收集和分析；•调查、发现和评估电厂所有潜在煤炭供应来源；•编写和评价合格的供煤商名单；•编写满足业务公司年度预算要求的年度购煤计划，该计划应获得总经理的批准；•组织招标，确保按照成本、质量、到货、可靠性做出最佳选择，并与各潜在供煤商保持良好联系，熟悉他们的情况及变动；•谈判和签订购煤合同（合同范本见附录1），合同应由业务公司负责采购的商务副总经理和财务副总经理(或财务主管)审核，最终由总经理批准。任何购煤合同的签订都必须按董事会授予的权限范围进行,须报总部批准的,应按程序报送,获得相应批复后方可签订合同。业务公司应制订本企业的购煤合同签订及会审程序。•购煤合同执行过程管理，应就每一个购煤合同落实执行负责人，并按业务公司的有关规定，认真履行结算手续，明确结算重量、热量、单价和总价,以及发票和含税情况,等等。•根据由总经理批准的月度供煤计划安排合适的入厂煤详细计划；•入厂煤的付款手续必须应由财务副总经理（或财务主管）审核，并由总经理批准。任何购煤合同的付款都必须按董事会授予的权限范围进行，并按XX公司的授权体系提出申请，以获得批准。付款批准后，协调向供煤公司支付煤款。•与供煤商协调解决出现的问题和/或争议；•其他有关的问题2）文件和分析：已经签订的购煤合同原件应在总经理指定的部门存档，一份副本(或复印件,下同)应在购煤组存档，一份副本在财务部存档，所有这些存档工作应在此购煤合同签订后5日内完成。建议就不同的煤种签订单独的购煤合同，即使它们来自同一供煤商。购煤组还应保存收到的报价和评价结果，这样确保甄选供煤厂家进而签订购煤合同的依据可在将来查到。购煤组还应为各供煤厂家建档，包括通信往来，实地考察报告，合同执行记录和文件，照片和月度入厂煤报告，和其他有关记录。这些将帮助建立形成供煤厂家数据库和评级系统。3）人员鉴于此阶段工作的重要性和敏感性，负责采购和生产的副总经理和人事经理应特别注重对此购煤阶段员工的考察和监督，保持有数量合适、且能胜任此岗位工作的员工用于替换。在这里，合适的员工不仅应具备上岗的技术能力，还应具备“软能力”，如正直、对企业的忠诚和自律性上都满足此岗位要求。万浦公司的原则是，所有与这个职能直接有关的人员应该在每2至3年左右轮换到其他的岗位，除非有董事会特别同意的除外。3．2．2第2阶段入厂煤检斤、检质当燃煤运至电厂时，一般要求称重（确认数量）和化验（确认质量），此类活动称为入厂煤的检斤、检质、煤化验。1）称重和外观检质煤场组在购煤组的见证和监督下进行称重，过磅单应由购煤组和煤场组共同签字方为效。两个组都有责任检查来煤质量存在的明显的不足，例如：煤里过高的水分、石头和杂物过高等等。若煤场组和购煤组的见证人认为入厂煤在外观上不符合购煤合同的要求，他们均有权利和责任拒绝称重和在过磅单上签字。在此情况下，购煤组应拒绝称重，并由供货商将煤拉走并不得存入煤场。2）检质取样和化验在此步骤的活动主要包括取样、制样和化验。技术方面，所有这些工作应遵守相关的规定、标准和方法。各业务公司应根据其具体情况和设备条件等，制定具体的入厂煤采样、制样和化验规程和方法。建议取样由煤场组负责执行，购煤组监督，如有要求还应在供煤商的目击见证下进行。煤样应认真加以标识，正确封装后发送到煤化验组。制样和化验应由煤化验组以专业、规范的方式完成，收到的各样品应保留适当数量以备日后校核。3）文件和分析：结合本阶段各项活动的特点,各业务公司要制定其文件和统计分析的详细实施办法,保证数据产生、收集和汇报过程的真实准确性。过磅单和煤化验单应分别为一式五份,且应由值班的高级人员签字。五联中，煤场组和购煤组各留存一联；如有要求还应提供给供煤商一联。其它两联应在同一天或每两天（固定时间，如17:00点）交至：•财务部；•业务公司的企划部或管理部，或总经理指定的部门本阶段的结果是证实入厂煤的量（数量和质量）。每批入厂煤应按其重量和热值及其它质量计量指标，按合同约定逐一结算；还应按天、按月计量入厂煤总重量和平均发热量及折合标煤量。不得在每个报告月的月底，购煤组、煤场组和财务部应共同完成并签署月度入厂煤报告，该报告应就本月入厂煤情况给出客观记录，但至少应说明：1）当月按标煤（吨）和普通煤（重量和平均热值）表示的入厂煤情况（称重、减卡后），2）当月入厂煤明细表，应按购煤合同分别列明当月入厂煤统计，包括供煤商名称，3）任何与入厂煤接收和化验有关的特殊事宜或问题。此月度入厂煤报告应由购煤组、煤场组和财务部的负责人共同签字，由总经理批准签字，且此月度入厂煤报告应在下列部门存档：•购煤组•煤场组•财务部•业务公司的企划部或管理部，或总经理指定的部门。3．2．3第3阶段-煤场管理1）职能煤场管理是指紧跟在上述入厂煤检斤、检质和化验后的在煤场发生的所有活动，一般在称重和取样后，从卸煤开始直到上煤至锅炉。煤场组是由生产副总负责的某一部门管理，负责煤场管理，主要活动或职能如下：•按照有关制度和标准，和/或适宜的经验来管理煤场和储煤；•精心保管好煤场的存煤，并确保煤的质量和数量最小的损失。•采用合适的方法，如配煤等改进效率；•完成煤置换目标（按天数制定）；•按照有关规定和标准，会同生产部门（锅炉车间）、财务部一起完成报告月盘煤任务（月度盘煤），盘煤结果形成月度盘煤报告，月度盘煤是电厂一项重要基础工作，它一方面要反映作为“煤实物”管理责任单位的煤场组,在燃煤入厂（入库）、入炉（出库）和库存三个环节上煤在质（热值）和量（重量）上的变化关系和原因；另一方面它也要反映出作为“煤成本”管理责任单位的财务部门,在成本账面上燃煤在入库、出库和库存煤成本方面的变化及关系，明确了解差异情况和分析原因。•保证输煤设备维持在最佳和最可靠的运行条件。•确保煤场管理以环保的方式进行，煤尘和雨水溢流不会污染环境。2）文件和分析：业务公司要规范本阶段的基础文件和数据分析要求，确保有关数据、台帐准确、全面、真实，为燃煤能量分析做好基础工作。月度盘煤报告是一个非常重要的文件，它全面地放映了电厂当月入厂煤，入炉煤和期初和期末存煤量的动态变化。报告必须包含如下数据：项目原煤标煤费用金额备注总重平均热值单位吨Kcal/kg吨元煤场月初存煤*煤场当月入厂煤（入库煤）煤场当月入炉煤（出库煤）**煤场盘亏(盘盈)煤场月末存煤财务月初库存煤财务当月入库煤财务当月出库煤财务当月计提库(盈)损煤财务月末库存煤煤场月末存煤量与财务月末库存量的差异及分析注：月初存煤量应与上月的月末存煤量一致。注：当月耗煤量指向锅炉上煤的输煤皮带上的计量值或其他等同数据。月度盘煤报告还应对以上数据及实际情况进行分析研究，并提出建议等。此月度盘煤报告应由生产部（锅炉车间）、财务部、煤场组的负责人会签。月度盘煤报告应在如下部门存档：•购煤组•煤场组•生产部（锅炉车间）•财务部•业务公司的企划部或管理部，或总经理指定的部门内部争议解决假如在生产部（锅炉车间）、煤场组和财务部之间就有关月度煤的消耗存在争议，首先各方应提供有关的事实和证据进行商议，如果还是不能够达成一致意见，那么，总经理就有责任进行确认并召集有关的部门/人员达成相互一致的结果，完成月度盘煤报告。3．2．4第4阶段–入炉煤计量入炉煤的称重以入炉煤皮带称的计量数(重量)为准.入炉煤的称重可由煤场组负责、锅炉车间负责监督，或由锅炉车间负责、煤场组负责监督。入炉煤的取样应由锅炉车间负责,煤场组负责监督,化验应由电厂煤化验组负责执行。电厂入炉煤的取样、制样和化验必须严格按照中国的国家标准要求进行，并由业务企业制订具体实施规程和细则。在该阶段，业务公司也应建立和执行相应的文件和统计管理制度和要求,明确档案，资料管理、数据分析的机制。3．2．5第5阶段-制样和化验通常电厂在生产部门下的化水车间或其他机构或某一独立部门（如总经理办公室等）下设有中心化验室，负责全厂的各类化验及相应管理工作。煤化验通常是该中心化验室的一项常规但重要的化验工作，煤化验组应负责全厂煤的制样和化验工作。煤制样和煤化验必须严格按照有关的国家标准和规定要求进行。业务公司应制订具体方法和制度。化验室的校验应由公司外部的适当和有资质单位通过定期校验和经常性的随机抽检来完成校验，化验室职员的浮动工资和奖金严格取决于他们工作的精确性。对化验室的进入权应加以严格控制。未经授权，不得入内。此外总经理应注意化验室工作人员不得与购煤组或煤场组有亲属关系或其他不适宜的关系。3．2．6第6阶段-购煤付款控制财务部负责审查和检查对所购煤的付款，主要活动或职能如下：•监控已签订的购煤合同，发现问题和存在风险时及时提醒总经理和财务总监；•负责购煤付款控制程序（如下）的实施，保证严格按程序付款；•加强和完善燃煤成本分析•实施有效的文档和记录系统，确保与购煤有关的文件得以清晰和妥善记录和保管。购煤付款控制包括三个主要步骤：第1步煤炭采购部提出购煤付款申请根据各购煤合同的条款，煤过磅单，煤化验单，以及其它与购煤付款有关的证明文件，购煤组应编写购煤付款申请，一般按报告月或周填写。申请的付款应明确说明相应的购煤合同依据，并随申请附所有相关凭证。这一购煤付款申请应包括按购煤合同分列的汇总表，清楚表明入厂煤情况（按普通煤和标煤），及折吨、折卡或折价情况及依据，当期申请付款煤的总计情况（按普通煤和标煤）。假如煤的品质虽然低于煤炭采购合同的规格要求、但是可接受的，则需要对煤炭的重量和/或价格进行修正，这需要在购煤付款申请中详细说明。对不可接受的来煤，煤炭采购部应拒绝安排付款。第2步煤场组审查同意购煤组应随后将购煤付款申请报告交给煤场组审查验收（不是批准）。如果煤场组同意报告所述入厂煤情况和申请的付款金额，其负责人应在报告上签字，并转到第3步处理。如果煤场组不同意购煤付款申请报告的内容或部分，购煤组和煤场组应在事实和证据的基础上相互协商以取得一致意见。若在此水平上未能达成一致，则报到上一级管理层，最终至总经理。第3步财务部审核当由煤场组签字的购煤付款申请送达财务部，财务部应负责核实该申请和其凭证，包括仔细检查已交给财务部的每一签订的购煤合同、入厂煤检斤、检质的凭证，以及其他相关文件和凭证。如果财务部认为申请的付款不符合签订的购煤合同和/或其它文件及凭证，财务部有权拒绝全部或部分购煤付款申请，要求购煤组重新核查并提出申请。在这种情况下，购煤组应重新申请，再次进行如上两个步骤。在财务部核实并同意购煤付款