会议组织与策划课件

1、会议组织与策划会议组织与策划问题：1、我们平时主要组织哪些会议？2、我们组织会议的目的是什么？问题：1、我们平时主要组织哪些会议？会议中，谁最重要？主持人发言人参与人组织者会议中，谁最重要？主持人发言人参与人组织者目标从会议组织者的角度了解会议的基本流程明确会议组织中的注意事项和基本原则分享以往会议组织中的得与失“为更好的组织会议做好准备！”目标从会议组织者的角度了解会议的基本流程“为更好的组织会议做Contents会议的基本流程1会议组织的注意事项2会议组织的基本原则3突发事件预防与处理4Contents会议的基本流程1会议组织的注意事项2会议组织一、会议的基本流程准备执行总结/跟进会前会中

2、会后一、会议的基本流程准备执行总结/跟进会前会中会后1、会前准备 会前准备工作是会议管理的第一步，对会议做出事先安排与充分准备，是实现会议目的的重要条件。无论会议大小，如会前准备充分，就能事半功倍。“有备无患！”1、会前准备 会前准备工作是会议管理的第一步，对会议做出1、会前准备确认会议的基本信息制定会议计划会场布置提出预防措施1、会前准备确认会议的基本信息 确认会议的基本信息What 会议主题When 会议时间Where 会议地点Who 参会人员Why 会议目标How-how to do 会议形式 how much 会议预算“5W2H” 确认会议的基本信息What 会议主题“5 制定会议计划

3、会议议程计划：主题、主持人、议题、发言人、时间会议准备计划：事项、要求、负责人、完成时间 制定会议计划会议议程计划： 提出预防措施人预防：迟到、缺席财预防：不足，丢失物预防：不足、丢失、损坏 提出预防措施人2、会中执行根据会议计划完成分配的职责；了解会议需求及时提供方便；观察参会者情绪和反馈，弥补不足之处；认真记录会议内容，以备执行；相互协助、配合解决突发事件。2、会中执行根据会议计划完成分配的职责；会议中可能出现的问题原因具体表现举例时间会议时间过长，没有休息，会议疲劳。地点场地空间小，隔音效果差，导致与会者分心参与者选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的人主持人会议主持人缺乏影

4、响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。参会者参与者迟到，不能准时开始，并经常被打断资料资料数据不准确，内容不详细，资料不够用会议主题开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。会议中可能出现的问题原因具体表现举例时间会议时间过长，没有休3、会后总结跟进安排参会者相互交流的场所和机会 了解参会者的意见和建议（内容/组织）及时编辑会议资料整理后下发至相关人员手中（如会议纪要、会议简报）根进会议决议的根进执行结果反省会议组织中的收获与不足-优点？问题？原因？改善？3、会后总结跟进安排参会者相互交流的场所和机会 二、会议组织的注意事项5第三方沟通1场地

5、选择2会议通知3会场布置4进程控制注意事项6VIP安排二、会议组织的注意事项51234注意事项61、场地选择根据5W2H明确会议的场地要求城市、区域、会场级别、场地大小、场型、设备、周边环境根据场地要求和预算列出备选方案场地、联系人、基本信息、价格、优劣势分析、推荐了解周边环境如：客户距离，交通环境，娱乐条件1、场地选择根据5W2H明确会议的场地要求2、会议通知通知的基本内容：5W2H表明后勤的关联信息：食宿安排、交通、后勤联系人与会者需要做哪些准备工作：会前再提醒准备工作、日程等2、会议通知通知的基本内容：5W2H2、会议通知通知的形式：邮件电话短信Outlook通知的常见附件会议资料日程表

6、、交通图、参与人名单通讯录分房信息、航班及接送机安排、周边活动地点联系方式2、会议通知通知的形式：3、会场布置场型的确认资料的准备和确认打印文件、PPT等设备的准备和确认投影、相机、音频线、麦克、白板、笔其他物品的准备和确认横幅、X展架等宣传品、鲜花、茶歇3、会场布置场型的确认几种常见的场型A.鱼骨型 B课桌式 CU字形几种常见的场型A.鱼骨型 会议的准备和确认XX会议 工作准备单负责人： 酒店联系人： 时间： 地点：一、请确认准备以下教学用品负责人 讲师台1个酒店 白板、白板笔（黑红蓝三色各2）酒店 翻纸板、白板纸40张酒店 无线麦克风2支酒店 投影仪酒店 A4白纸 30 张酒店 资料30套

7、人名 学员桌牌（标明学员姓名、公司）人名 茶歇酒店 签到表人名会议的准备和确认XX会议 工作准备单一、请确认准备以下教学会场准备白板挂纸板屏幕废纸篓会议桌课桌课桌课桌课桌课桌课桌投影仪会场准备白板挂纸板屏幕废纸篓会议桌课桌课桌课桌课桌课桌课桌投4、第三方沟通对象酒店印刷公司培训公司航空公司关键点明确要求准确传达信息确认信息到达确认做到确认对口人确认关键时点4、第三方沟通对象关键点 充分合作酒店能提供哪些免费服务？到店的资料发放叫醒服务资料店内的搬运桌牌制作？场地布置 充分合作酒店能提供哪些免费服务？5、进程控制纪律：设定违规的规则时间提醒：发言时间、休息时间、返回时间午餐确认：留位确认、时间确

8、认物品随检：麦克、纸笔、茶水关于参会者反应对内容、对环境（如空调冷热）5、进程控制纪律：6、VIP安排会议要求确认鲜花 茶点喜好确认饮食要求、饮水偏好、是否抽烟、是否午休、航班要求日程安排车辆接送、晚餐陪同、出行陪同房间确认是否安静、视野如何、有无异味、设备是否正常6、VIP安排会议要求确认三、会议组织的基本原则责任到人烂笔头提前复查备份三、会议组织的基本原则责任到人烂笔头提前复查备份1、责任到人明确分工，专人专岗人人负责就是人人都不负责1、责任到人明确分工，专人专岗2、“烂笔头”原则“好记性不如烂笔头！”2、“烂笔头”原则“好记性不如烂笔头！”3、提前确认时间、人数，留出提前量宁可先预定再取

9、消提前做好预案关键点：资料准备、酒店预定、借款、设备调试、车辆安排3、提前确认时间、人数，留出提前量4、复查自己重复确认换人重复确认关键点：物品准备的重复确认关键信息重复确认：时间、地点4、复查自己重复确认5、备份备不足、备意外人如：第二个紧急联系人财留出足够的备用金物留余量，以备人员增加，物品丢失及损坏5、备份备不足、备意外四、突发事件预防与处理你曾经遇到过哪些突发事件四、突发事件预防与处理你曾经遇到过哪些突发事件突发事件举例主持人迟到电脑损坏资料缺失突发疾病或意外停电突发事件举例主持人迟到突发事件处理的注意事项充分做好会前准备，避免突发意外事件如发生意外，首先要做的是：镇定！不要抱怨要立即

10、行动利用现有资源就近寻求支持超权限及时请示突发事件处理的注意事项充分做好会前准备，避免突发意外事件总结“细节决定成败!”突发事件基本原则注意事项基本流程总结“细节决定成败!”突发事件基本原则注意事项基本流程谢谢大家！谢谢大家！每一次的加油，每一次的努力都是为了下一次更好的自己。10月-2210月-22Tuesday, October 4, 2022天生我材必有用，千金散尽还复来。01:46:5501:46:5501:4610/4/2022 1:46:55 AM安全象只弓，不拉它就松，要想保安全，常把弓弦绷。10月-2201:46:5501:46Oct-2204-Oct-22得道多助失道寡助，掌

11、控人心方位上。01:46:5501:46:5501:46Tuesday, October 4, 2022安全在于心细，事故出在麻痹。10月-2210月-2201:46:5501:46:55October 4, 2022加强自身建设，增强个人的休养。2022年10月4日1:46 上午10月-2210月-22扩展市场，开发未来，实现现在。04 十月 20221:46:55 上午01:46:5510月-22做专业的企业，做专业的事情，让自己专业起来。十月 221:46 上午10月-2201:46October 4, 2022时间是人类发展的空间。2022/10/4 1:46:5501:46:5504 October 2022科学，你是国力的灵魂；同时又是社会发展的标志。1:46:55 上午1:46 上午01:46:5510月-22每天都是美好的一天，新的一天开启。10月-2210月-2201:4601:46:5501:46:55Oct-22人生不是