信息技术的应用对中国大学管理结构的影响研究

1、信息技术的应用对中国大学管理结构的影响研究蒋磊宏1 杨宝军1 胡凤华2 蔡海燕3（1.上海交通大学网络信息中心； 2.上海交通大学档案馆； 3.上海交通大学信息化办公室 上海 200240）摘要：中国大学学信息化已经经取得较大成成效：支撑并促进进了大学的教教学管理改革革；加强和改善了对学生生的管理与服服务；通过信息系系统的纵向业业务整合支持持了院为实体体的管理改革革；通过跨越多多个职能部门门的网上业务务协同促进了了大学矩阵管理结构构的初步形成。本文通通过大量事实实，分析了信信息化对中国国大学管理模模式、方式引引起的改变，提提出一些建议议。关键词：信息化化；大学管理理；信息共享享；垂直整合合；矩

2、阵管理结构构Researcch on the iimpactt of tthe appplicaation of innformaation technnologyyon the adminnistraation struccture of Chhinesee univversittyJIANG LLeihonng1 YANG BBaojunn1 HU Fengghua2 CAI Haiyaan3( 1.Nettwork & Infformattion Centeer 2.Archiives 3.Infoormatiizatioon offfice,Shanghaai Jiao Tong Un

3、iveersityy, Shannghai 2002440, Chinna)Abstracct: Thhe appplicattion oof infformattion ttechnoology has mmade ggreat achieevemennts inn Chinnese univerrsity, whicch suppportss and promootes teacching managgementt refoorm, sstrenggthenss studdent aadminiistrattion aand immprovees studeent serviices. T

4、he verttical businness iintegrrationn of iinformmationn systtems suppports the adminiistrattive rreformm for deparrtmentt. The nettwork businness ccollabboratiion whhich ccoverss seveeral ddifferrent ssectorrs proomotess matriix mannagemeent sttructuure initiaally fformedd. Bassed onn a laarge nnumb

5、err of ffacts, thiss papeer anaalyzess the changging iin thee admiinistrrationn of Chinesse uniiversiity caaused by inforrmatizzationn and puts forwaard soome suuggesttions.Key worrds: informmatizaation; univerrsity adminnistraation; infoormatiion shharingg; verrticall inteegratiion; mmatrixx manaag

6、emennt struccture.一、问题的提出出中国大学的办学学规模迅速扩扩大，给大学管理理和有限资源源的合理调配配带来困难与与挑战。为此，需要研究中国大学学的管理结构并给给出可操作的的优化方案。目前对大学管理结结构的研究不不多，有限的的研究集中在在办学规模、组织结构等方面。阎凤桥等人研究了1980年以来中国大学内部组织结构发生的主要变化及原因1；潘云鹤论述了中国研究型大学内部管理体制改革的若干问题，提出了面向社会建立开放式组织结构的两种模式2；刘竞秀探究了国际著名研究型大学组织结构的取向，侧重在权力配置、行政机构和基层学术机构的设置方面3；冯倬琳等对美国一流公立研究型大学的内部管理体制进

7、行了研究，提出我国研究型大学校级行政管理结构优化的方案4。当前，信息技术术在中国大学得到到普遍应用。电子校务水水平持续提升升。85%的学学校建立了服服务于教学、科科研、管理和和生活等方面面的电子校务务系统，其中中30%的学学校实现了教教学管理、科科研管理、人人事管理和财财务管理等主主要校务的信信息化，极大大地提升了学学校的管理水水平与办学效效益5。陆根书认为为，信息技术的发发展对大学的的管理模式和和管理手段产产生了革命性性影响，也要求大学学管理机制的的改革适应这这一发展要求求6，与此类似的的议论很多，但尚未见到到深入的分-基金项目：中国国高等教育学学会“十一五”教育科学研研究规划课题题（06A

8、IIG10100007）析。中国大学已已经认识到信信息化对学校校发展的重要要作用，着手手建立信息化化推进机构，程程静对此开展展了研究7。中国大学承担着着教学、科研研与社会服务等等多方面的任务，其管理理结构包括教教育教学、组织结构等诸诸多方面。通过对信息化化领先高校的的研究发现，信息化化对中国大学学的教学管理理改革、学生生管理与服务务、支持“院为实体”改革、矩阵管管理结构的初初步形成已经产生重要要作用。二、信息化效果果及对大学管理结构的影响分析支撑并促进教学学管理改革中国大学实施信信息化的驱动动因素首先是教学要求8。在教学管理理中的热点问问题包括专业业教育与通识识教育的矛盾盾, 教学与与科研的矛

9、盾盾，教与学的矛矛盾等等。要要处理好这些些矛盾，从激激励学生的主主动性着手，改改革教育教学学的组织管理理体系，是一一个很好的突突破口2。为此，我国国一些研究型型大学开展了了一系列教学学改革，如：实施以“宽厚、复合合、开放、创创新”为特征的“创新人才培培养体系”；实行完全学分制制，为学生提提供更大的学习自由度度；实施宽口口径、大平台台的人才培养养模式改革；实施通识教教育等。教学改革对大学学管理提出了了更高的要求求。如选课制是学学分制最主要要的特征，学学生根据自己己的学习能力力、状态、兴兴趣及所修专专业方向，通通过“选课、选科科、选时、选选师”自主安排修修读的课程和和学习进度。它改变了教学学计划、

10、教学学进度由学校校统一制定与与安排的模式式，教学管理理的对象由班班级群体转变变为学生个体体，由此产生生的信息量成成几何级数增涨，依靠传统统的工作方式式无法实现对排课选选课信息的收收集、处理、调调整和控制。面对连年扩扩大招生规模模、多校区办办学和实行选选课制，教师师、课程、教教室等资源更更为紧缺，通通过信息系统的的应用，在培养计划划的指导下，在在课程、教室、教师安排，选课指导、考考试安排等方方面，合理调调配和使用各类教学资源，较好地地满足了教学学的需要。信息技术的应用用调动了学生的学习习积极性，提提高了教学质量。中国大学在教学过程中大大量采用信息息技术，课程和老师信息息上网，采用用多媒体教学的的

11、课程比例达达59.9%，多媒体教室室的利用率达达到87.88%，69.23%的高校建有有辅助教学平平台9。借助现代远程程教育网络平平台，将优质质课程输送到到西部大学，共享优质教育教学资源。开展网上评教，学生多视角评价教师的授课情况，并将以往的评教结果作为选课的参考依据。校院系将评教结果纳入教师年终考评指标。通过信息系统的应用，管理部门可以很快发现教学当中存在的问题，促进学生在选课、选老师的过程中，在教师中形成一定的竞争机制，促进教师不断地提高教学水平与质量。加强和改善对学学生的管理与与服务学分制改革的深深化，弱化了了行政班的作用用，给学生管管理带来困难难。而信息化对加加强学生管理理，改善对学生

12、服服务方面作用用尤为显著。不少大学实现了从新生入学到毕业离校乃至校友管理全过程的信息化。典型的应用有：广泛采用互联网网开展招生宣宣传。全国高考采用用网络录取，提提高了效率，降降低了招生成成本，增强了了招生工作的的公开公正公公平。新生在收到入学学通知书的同同时得到学校的网网络帐号,登登录校园网就就能查到自己己的学号、班班级、寝室、班主主任辅导员、课课程表，提前前了解学习生生活设施。通通过信息系统统的支持，新生入学能在很短时间间内完成报到到、交学费、领领取校园卡和和寝室钥匙等等入学手续。以以往需要几天天的新生报到到缩短成了一天。校园卡中中已预存了政政府补贴，新新生不必在入入学当天排队队充值，就可可

13、以使用电子支付付功能，凭校园卡就就餐、洗浴、购购物、进入图图书馆、自助助复印、到校校医院看病、乘乘坐校区间班班车等。学生生可以将银行行借记卡中的的个人存款通通过自助设备备转存到校园园卡上。校园园卡还提供多多种身份识别别功能，代替替学生证电子子学籍注册，一一卡在手走遍遍校园。学生在校期间，参与网上选课、评教、参加研究实实践活动、报报送毕业设计计（论文）选选题，在网上上查询各类通知、我的培养计计划、我的选课记记录、我的修读课课程、我的课程表表、我的考试安安排、我的成绩单单、我的注册缴缴费记录，以以及全校课程程介绍、安排排、教学大纲，各专业培养养计划、教材材与参考书，任课教师介绍、评教结果、校历等，

14、访问课程中心、网上课件、图书馆的数字资源，开展学习与研究活动。通过网上学生事务处理，中国大学开展对贫困大学生的经济资助，管理勤工助学、帮困、贷款、保险以及各类奖学金、出国、违纪处分等学生事务。BBS是学校了解学生思想动态、听取意见并改进工作的一个重要途径。一些大学的职能部门在BBS上开设校务专区，回答并解决学生提出的问题，学校还组织“在线谈”活动，由校领导与广大学生面对面交流，通过校园网向全校视频直播，并通过BBS上的专题栏目及时接收学生提交的问题并给予解答。思政教师也通过开设博客等方式与学生交流，将大学生思想政治工作做到网上。对于即将毕业的的大学生，在在网上提供毕毕业生登录本本人简历和求求职

15、意向，查查询用人单位位需求信息。提提供用人单位位登录单位介介绍、招聘岗岗位信息、查查询相关专业业毕业生情况况。提供在线供供需见面、双双向选择。学学生毕业离校校时，信息系统统整合了来自自各业务部门门的信息，毕毕业生不必再持离校校手续单到各部门盖章，大大减轻了了毕业生办理理离校手续的的负担。学生毕业后后，学校还提提供校友E-Mail、班级（同学）录、回馈母校等服务。正是由于信息技技术的应用，面对高校合并、连年大规模扩招、多校区办学等因素造成的规模成倍扩张的现实，中国大学能够有效地对数万名在校学生进行管理与服务。管理与服务的效率、有效性、深度和广度都有大幅提升。信息化使中国大学对考生、学生和用人单位

16、的信息公开程度大幅提升，各类规章制度、专业介绍、课程介绍、培养计划等内容都向学生和社会公开。大学提供了大量双向互动的网上事务处理，学生通过互联网，除了学习校园内的知识，还可以方便地查询世界科技前沿的高水平论文、访问世界著名大学的公开课程，大大拓宽了获取知识、参与科学研究的渠道和手段。面对在网络环境下成长起来的大学生，中国大学将学生管理与思想政治工作做进网络，采用多种方式与学生沟通交流，通过网络了解学生思想动态、校园热点议题、开展心理咨询等活动，开辟了学生管理与服务的新领域。校院系业务的垂垂直整合支持“院为实体”改革大学是底部厚重重的组织，知知识集中在底底部，院系是是中心环节，是教学科研研的基地

17、，是是学术创造力力的重要来源源3。为了充分发挥挥院系和教师师的作用，将将管理权力和和责任下放，给给学院更多的的活力，一些些大学开展了了“院为实体”的改革。若干年前，学校校设备处采用单单机系统管理设备备资产，而大多数院系采用传统的纸质质台帐，大量量信息的重复录录入、信息不全、数数据不一致等等情况严重影影响着学校管管理工作的质质量。随着近近几年大学固定资产产增涨迅猛，管好、用好好这些资产，是是提高办学效效益和管理水水平的重要方方面。这些设设备谁在用、使使用情况如何何、发挥了怎样样的效益，不不仅校长、处处长关心，院院长、系主任更关心。类似的情况在人事、财务务、教学、科科研等管理领领域同样存在。在中国

18、大学实行行“院为实体”的初期，学校校下放给学院的的实际权力不不多，却将大大量繁杂的事务工作下放到了学院，违背了改革的初衷。经过过多年的实践践，校部机关关服务基层的的理念逐渐形成成，将若干决决策权下放，而而将繁杂的事事务处理收到到校部。一些些信息化应用用领先的大学学，校部机关关的信息系统统已不再是部门级应用，而是基本完成了垂垂直整合，形形成了覆盖全全校本业务领领域的全部业业务，从学校校到院系直至至教师和学生生都在统一的的系统上协同同工作，完成成相关业务。这种建立在校园网上的信息系统，一方面完成校部机关管理的各项业务，同时也为各学院提供详实的业务支持和信息服务，帮助院长管理本学院的人、财、物，使信

19、息系统发挥更大的作用。典型的例子如：改变以往由由各院系教务务员处理排课、登登录学生考试试成绩、发放放成绩单等繁繁杂事务的做做法，大学教教务处跟据各专业培培养计划，通过网上信信息系统统一一安排课程，提提供学生选课课。由任课教教师录入学生生考试成绩。学学生通过网络络查询成绩单单。教师和院系教务员在共享信息息前提下开展学生名册册、考试成绩绩、评教结果果管理等多项业业务。财务处处通过统一的的信息系统管管理全校的各各类项目经费费。各院系项项目负责人可可以查询各类类经费预算和和使用情况，管管理项目经费费。人事处与与院系组织人人事干事协同同办公，通过过统一的信息息系统管理教教职员工的引引进、录用、考考核、晋

20、升、工工资福利等事事务。设备处处将全校仪器器设备数据库库授权给各院院系访问，院院系可以对设设备的安置地地点、保管人人等信息进行行管理。通过垂直业务信信息系统的整整合，整个大大学管理业务务标准化程度度得到较大提高高，从学校到到学院的体制制也发生了变化化，事务处理理逐步趋向扁扁平化，一些些复杂的事务务处理越来越越集中到校级级管理部门，同时信息向院系共享，减轻了院系的工作负荷。院系管理人员从繁重的事务处理环节中解脱出来，可以更多地将精力放在提高人才培养质量和科学研究水平上来，更好地为广大师生服务。跨越多个职能部部门的网上业业务协同探索索矩阵管理结构构的形成对于国际著名大大学组织结构构取向的研究究发现

21、，矩阵结结构普遍化3是一大特点点。随着信息息系统应用的的深入，用户户的信息化素素养得到大幅幅提高，越来来越多的部门门不再满足于于本部门的信信息共享与业业务协同，开开始提出跨处处室、跨应用用、跨职能域域的信息共享享和业务协同同需求。于是是，中国大学学开始出现跨跨越大学内部部多个职能部部门完成的网网上事务处理理和信息服务务。如：学生在教务处学学籍注册时，通通过信息系统统到财务处验验证是否已交交纳学费，到到学生处验证证是否批准减减免贫困生学费。学学生注册信息息与学生选课课等权限关联联，堵住了以以往管理上的的漏洞。改变变以往毕业生生办理离校手手续时，手持纸质离校校单跑十几个个部门盖章的的状况。通过跨部

22、门业务协协同，使不必必到某部门办办手续的毕业业生，自动办办结该部门的的手续，而办办结手续信息自动提供给后后续部门，各各部门业务紧密密配合，实现现全域业务协协同。在资助助贫困大学生工作中，客观观地评判和认认定学生经济济状况一直是是高校学生管管理部门的难难点问题110。一些大学采采集校园一卡卡通交易数据进进行分析，为为贫困大学生生认定提供额额外的依据。校园卡同时又分别是工作证、学生证、研究生证，由校园卡中心代表学校制作和发行，相应的教职工和学生身份信息分别从人事处、教务处、研究生院数据库通过横向整合同步到校园一卡通系统。尽管还是一些个个别的应用，但但从中我们可以看到到信息技术的的应用可以为为中国大

23、学矩矩阵管理结构构的建立提供供支持并发挥挥促进作用。当当然，中国大大学信息化的的发展还不完完善，建立全全校统一的信信息系统以支支持矩阵管理理结构的形成成还有相当长长的路要走。为了促进信息化进程，一些大学设立一些新的部门和岗位，重组了业务流程，如成立信息化办公室，作为推动信息化建设的综合协调机构；成立注册中心、一卡通管理中心等机构，通过信息系统完成一些原来需要多个业务部门完成的工作。三小结通过以上分析可可以看出，电子校务的的建设与应用用水平持续提提升，对大学学的管理模式式和管理手段段产生了重要要影响，开始始发挥不可替替代的作用。电子校务对中国大学管理结构的影响主要体现在教学管理与学生管理服务等方

24、面。信息化对促进教育教学管理改革的作用是巨大的，如果没有强大的信息系统支撑，要想顺利地实施完全学分制等教学改革是不可想象的；没有信息系统的支撑，也难以对数万名学生进行有效地管理与服务。信息化已经对大大学管理业务务的重组起到到了一些初步步的作用。信息系统的的纵向整合和和横向整合，使校院系业务系统一体化。减少了基层繁杂的事务，帮助大学在“院为实体”的改革中将实权下放给学院而不是将更多的事务下放给学院。通过横向整合，使得校内不同处室间能够共享信息，协同工作，为师生提供更好的服务，极大地提高了工作效率。同时，加强了管理，堵住了一些管理漏洞，为矩阵管理结构的初步形成做了一些探索。然而，当前中国国大学信息

25、化化更多地是为为基层管理人人员的业务处处理、协同办办公提供先进手段，为广大师生生提供优质服务，对领导层提提供的决策支支持非常缺乏乏。除了设立立信息化推动动机构外，信信息化对大学学组织机构的的影响不明显显。此外，对大学学的科学研究究活动来说，校校园网提供了了良好的交流流平台，数字字图书馆的电电子资源和各各类全文（引引文）数据库库也为研究者者提供了丰富的学术资源，大学的的科研处也常常利用校园网网发布各类科科研项目信息息，但总体来来说，信息化化对科学研究究的支撑作用用相对较小88。应该认识到，信信息化不是现现有大学业务务的电脑化，而而是利用现代代信息技术协协助建立现代代大学管理制制度。中国大大学的组织模模式应该由目前垂垂直的科层结构逐步步向矩阵结构转变变，解决不同同处室业务交叉、重重叠问题，考虑在信息共享、业业务充分协同同条件下可能能实现的机构构重组和业务务重构，以加快信息息的响应速度度，减少管理理层次，提高高办事效率和和管理水平。而这需要信息息化建设与现现代大学管理理制度建设相相互协调，深深入推进。参考文献1阎凤