工程建设档案资料管理工作探讨

1、工程建设设档案（资资料）管管理工作作探讨湖南省火火电建设设公司 李 萍 【摘要】建设设工程档档案既是是建设项项目的真真实记录录，也是是全面鉴鉴定工程程质量，查查明事故故原因，追追究事故故责任的的重要依依据，同同时也为为项目的的改扩建建、维修修、管理理提供真实实、可靠靠的技术术支持。本文以工程建建设档案案管理为为主线，从从收集、整理、归档、移交和和保管利利用等环环节上全面阐述述了工程程建设档档案管理理工作的要点与与业务技技巧，指指出了工工程建设设档案管管理中应应注意的的问题以以及应采采取的措措施。【关键词词】建设设工程；档案；管理 建设工程程文件材材料是按按照一定定的原则则、要求求与方法法，伴随

2、随着项目目工程的的不同阶阶段逐步步形成的的。由于于工程建建设中施施工记录录的不可可还原性性，决定了了必须把把工程资料料管理作作为控制制工程质质量的一一种手段段, 它它不仅仅仅是保证证工程质质量的重重要技术术措施, 同时时也是反反映工程程质量的的重要载载体，并并贯彻于于工程建建设的全全过程，因此科学学、规范范的管理理建设工工程资料料, 可可以有效效地确保保工程施施工安全全, 提提高工程程质量。1收集工工作1.1坚坚持与工工程建设设项目施施工同步步收集的的原则目前工程程建设过过程中, 施工工资料不不能做到到完全与与工程进进度同步步进行, 有些些工程的的施工资资料便是“回忆录录”式, 存在着着事后补

3、补做现象象，这种种做法直直接影响响了施工工资料的的真实性性, 容容易造成成施工文文件资料料数据填填写错误误, 使使施工记记录与现现场施工工的实际际情况不不符，直直接影响响施工文文件资料料的规范范性和准准确性。因此，在在“收集”环节中中，应注注意施工工资料与与工程进进度脱节节问题，加强及时收集资料的意识，才能避免在施工过程中工程技术资料收集滞后现象的发生，才能保证工程档案的真实性。1.2施施工文件件资料形形成时的的过程控控制过程控制制在资料料管理中中是一项项重要的的基础工工作，一一切影响响资料形形成的不不规范和和不准确确因素都都可以在在此环节节中得到到有效的的制止。对于实实际工作作中产生生的施工

4、工资料填填写、流流程、试试验取样样等种种种不规范范行为，可可采取以以下措施施：1.2.1掌握握手签名名和加盖盖公章的的尺度。从法律律效用上上考虑，凡凡为签订订协议、合同及及工程竣竣工验收收签证书书、交接接书等履履行方和和办理证证书的签签字方，其其签字代代表均应应亲笔签签名，并并加盖公公章，且且签字方方用原件件归档。1.2.2禁止止在文件件材料形形成过程程中使用用涂改液液、涂黑黑等改错错方法,尤其是是结论性性数据、日期等等重要数数据,如如写错,应在错错误数据据上划斜斜线,将将正确的的写在一一旁,或或重做，关关键数据据还应盖盖上填写写人的签签章。1.3收收集时的的质量要要求1.3.1字迹迹清楚，图

5、图样清晰晰，图表表整洁，签签字手续续完备。1.3.2归档档材料禁禁止使用用易褪色色的书写写材料书书写、绘绘制。复复印、打打印文件件及照片片的字迹迹、线条条和影像像的清晰晰及牢固固程度应应符合设设备标定定质量的的要求。1.3.3照片片档案采采用数码码相机拍拍摄后刻刻录到光光盘存储储；录音音录像文文件应保保证载体体的有效效性；长长期存储储的电子子文件应应使用不不可擦除除型光盘盘。1.4采采取行之之有效的的措施1.4.1工程程文件资料料产生于于工程建建设全过过程，其其形成、积累和和管理应应列入工工程建设设计划和和有关部部门及人人员的职职责范围围、工作作标准或或岗位责责任制，并并有相应应的检查查、控制

6、制及考核核措施。做到组组织上有有保证，制制度上有有规定，职职责上有有分工，工工作上有有安排，管管理上有有考核，才才能有效效地解决决工程资资料形成成后的收收集与整整理问题题，为工程程资料的的完整性性提供保保障。1.4.2分阶阶段抓住住重要环环节收集集以保证证工程资资料的系系统性。项目准准备阶段段重法律律依据文文件的收收集，项项目施工工阶段重重施工记记录、设设备安装装文件、验证材材料的收收集，尤尤其是需需要闭环环工作联联系单，要要有详细细记录可可追溯，项项目试运运行阶段段主要收收集试运运报告和和试运记记录，竣竣工验收收阶段重重点关注注签证验验收文件件。1.5确确定收集集范围1.5.1承建建工程档档

7、案：工程建建设综合合部分、工程管管理部分分、工程施施工部分分、工程竣竣工部分分、竣工（草草）图。1.5.2基本本建设工工程档案案：工程准准备阶段段文件、监理文文件、施工文文件、工程竣竣工部分分、竣工图图。1.5.3电子子声像档档案：综合管管理、工程施施工管理理、安全及及质量管管理。1.6落落实责任任部门：划定工工程资料料的相关关责任部部门，督督促相关关部门及及责任人人及时收收集整理理技术资资料，为为做好资资料收集集工作奠奠定坚实实的基础础。*特别提提醒：应应着重注注意建设设项目合合法性证证明文件件的收集集即项目核核准或开开工报告告批复；规划许许可证；水资源源审批文文件；概概算批复复文件；施工许

8、许可证（施施工单位位办理）；招投标标程序符符合“招投标标法”规定的的证明文文件（上上级主管管单位出出具）；合同文文件；质质量监督督注册证证明书及及规定阶阶段的监监督报告告；移交交生产签签证书；安全、劳动卫卫生、环环保、水水土保持持、档案案、消防防专项验验收证书书；锅炉炉压力容容器运营营证；土土地使用用证；竣竣工决算算审计报报告；竣竣工验收收签证书书。2登记工工作根据文件件形成的的流程进进行收文文登记、发文登登记、过过程控制制登记、利用登登记。在在进行任任何一项项登记时时，一定定要将关关键要素素登记清清楚，如如文件名名称、文文件编号号、（收收发文/利用）日日期、（接接收/发发放/批批准/利利用）

9、签签名、数数量、来来源。3整理工工作按照一定定原则对对档案实实体进行行系统分分类、组组合、排排列、编编号和基基本编目目，注意意整理步步骤，才才能有条条不紊地地将零乱乱的文件件资料整整理成有有序状态态；对于于收集到到的文件件资料应应及时整整理并录录入资料料管理系系统，做做到不积积压，用用化整为为零的方方法及时时处理，才才能从繁繁杂的资资料整理理中理顺顺出有序序来。3.1分分类分类是档档案整理理工作的的核心内内容，是是管理工工程档案案的基本本手段；根据项项目工程程档案的的内容性性质、形形成规律律及相互互联系，遵遵循统一一的原则则和要求求，采取取科学、适用的的方法进进行分门门别类，从从而使工工程档案

10、案条理化化和具有有一定的的从属关关系和平平行关系系的过程程。3.1.1一定定要找准准分类依依据，确确定分类类主题后后才能对对工程资资料有效效地进行行分类。根据档档案的来来源、形形成时间间、内容容、形式式等特征征对档案案实体进进行的分分类。3.1.2分类类时应考考虑其科科学性和和适用性性, 符符合工程程档案的的性质和和特点，并并遵循一一定的逻逻辑规则则，能包包容工程程档案的的实际内内容；并并留有一一定的余余地和弹弹性，要要力求简简单明了了，易懂懂好记，便便于掌握握。3.1.3先划划分大类类，再划划分属类类，最后后在类目目不再往往下划分分的情况况下，将将具有有有机联系系的文件件组织成成案卷。3.2

11、组组卷按照一定定的原则则和方法法，将有有保存价价值的文文件分门门别类整整理成卷卷，也就就是将工工程文件件系统整整理组成成案卷并并对卷内内文件进进行排序序的过程程，实际际上是一一项把零零散、无无序的文文件进行行有序化化组织的的工作。实际工工作中，组组卷是档档案整理理工作的的基础，对对保证案案卷质量量有着重重要意义义，将直直接影响响档案的的提供利利用。3.2.1组卷卷工作应应以方便便保管和和利用为为出发点点，而不不是单纯纯地追求求统一、整齐；必须符符合一定定的质量量要求，所所组案卷卷是一组组具有有有机联系系的文件件，而不不是内容容毫不相相关的一一堆文件件的随意意组合，“有机联系”是案卷的本质特征，

12、维护案卷内文件的有机联系是保证案卷质量的基本要求。3.2.2注意意掌握卷卷内文件件的数量量要适度度。一份份案卷所所含文件件份数过过多或过过少，均均不利于于保管和和利用，在在保证卷卷内文件件有机联联系的基基础上，正正确处理理整体与与部分、大的联联系与小小的联系系之间的的关系，把把一组数数量多的的相关文文件细分分为若干干案卷，或或将若干干组数量量少但文文件内容容相近的的案卷合合并为一一卷；案案卷外形形应力求求规范、整齐、美观、实用；卷内文文件不重重复。3.2.3项目目施工文文件按单单项工程程、单位位工程或或装置、阶段、结构、专业组组卷：项项目竣工工图按建建筑、结结构，水水电、暖暖通、电电梯、消消防

13、，环环保等顺顺序组卷卷；设备备文件按按专业、台件等等组卷；管理性性文件按按问题、时间或或项目依依据性、基础性性、竣工工验收文文件组卷卷；监理理文件按按文种组组卷；原原材料试试验按单单项工程程、单位位工程组组卷。3.3卷卷内文件件的排列列3.3.1卷内内文件一一般文字字在前，图图样在后后；译文文在前，原原文在后后；正件件在前，附附件在后后；印件件在前，定定(草)稿在后后。3.3.2管理理性文件件按问题题、时问问或重要要程度排排列；施施工文件件按管理理、依据据、建筑筑、安装装、检测测实验记记录、评评定、验验收排列列；设备备文件按按依据性性、开箱箱验收、随机图图样、安安装调试试和运行行维修等等顺序排

14、排列；竣竣工图按按专业、图号排排列。3.4编编目将档号、案卷（文文件）题题名、页页数等信信息按照照一定的的规则进进行档案案著录并并将条目目组织成成目录的的过程。3.4.1档号号作为一一种特定定的人工工语言，是是以字符符形式赋赋予档案案实体的的用以固固定和反反映档案案排列顺顺序的一一组代码码，是存存取档案案的标记记，在编编制时必必须遵循循一定的的规则，符符合唯一一性、稳稳定性、扩充性性和简明明性。档档号由目目录代号号+分类类号+案案卷号构构成。3.4.2卷内内文件页页号的编编写：卷卷内文件件有书写写内容的的页面均均应编写写页号；页号编编写位置置：单面面书写文文件在右右下角；双面书书写文件件，正面

15、面在右下下角，背背面在左左下角；图样的的页号编编写在右右下角，或或标题栏栏外右上上方；成成套图样样或印刷刷成册文文件，不不必重新新编写页页号，各各卷之间间不连续续编页号号。3.4.3卷内内目录包包括的内内容有：序号、文件编编号、责责任者、文件题题名、日日期、页页号、备备注。3.4.4案卷卷封面可可采用案案卷外封封面和案案卷内封封面两种种形式。主要内内容如下下：案卷卷题名、立卷单单位、起起止日期期、保管管期限、密级、档号。4归档工工作归档是工工程资料料向工程程档案转转化的标标志。4.1归归档工作作由相关关责任部部门承担担，项目目资料室室对归档档工作进进行协助助和指导导。归档档文件必必须是经经过系

16、统统整理并并符合归归档要求求的文件件才能归归档。4.2根根据基本本建设程程序和项项目特点点，归档档可按阶阶段分期期进行，也也可在单单项工程程或单位位工程完完成并通通过竣工工验收后后与竣工工验收文文件一并并归档。4.3归归档文件件应完整整、成套套、系统统。应记记述和反反映建设设项目的的规划、设计、施工及及竣工验验收的全全过程。真实记记录和准准确反映映项目建建设过程程和竣工工时的实实际情况况,图物物相符，技技术数据据可靠、签字手手续完备备。应符符合归档档文件质质量要求求。4.4合合理确定定文件资资料归档档的时间间4.4.1按工工程结束束时间归归档，如如设备消消缺签证证、1668完成成签证等等；4.

17、4.2按项项目建设设程序或或阶段归归档，如项目目准备阶阶段、项项目施工工阶段、项目运运行阶段段；4.4.3按单单位、分分部、分分项工程程结束时时间归档档，如检查查验收记记录、质质量评定定和原材材料试验验；4.4.4按年年度归档档，如综合合性文件件；4.4.5随时时归档，如如设备开开箱文件件。5档案验验收为保证建建设项目目档案的的准确性性、完整整性、系系统性以以及竣工工档案的的顺利移移交，在在基本完完成了项项目档案案的分类类、组卷卷、编目目等整理理工作后后，经过过自检，项项目部应应向上级级主管部部门提出出档案预预检查申申请，及及时发现现与标准准或规定定偏离的的问题，提提高竣工工档案质质量。6档案

18、移移交项目档案案验收合合格后，施施工方按按合同规规定的要要求向业业主方移移交竣工工档案；填写档档案交接接文据，办办理项目目档案移移交签字字手续，明明确档案案移交的的内容、案卷数数、图纸纸张数等等。并有有完备的的清点、签字等等交按手手续。工程竣工工技术档档案，必必须正确确地反映映工程施施工全过过程和工工程结果果，项目目资料员员在工程程资料管管理中，从开工工初期的的资料形形成积累累到整理理归档，应严格格履行监监督检查查职能，实行竣竣工资料料编制工工作“三同步步”制度，即即工程立立项开工工与竣工工资料收收集同步步，工程程施工过过程与竣竣工资料料形成同同步，工工程完工工验收与与合同竣竣工资料料验收同同步。工工程资料料管理人人员要始始终直接接参与整整个工程程的建设设和竣工工验收全全过程。对现场场工作中中存在的的问题,应主动动与产生生问题的的部门进进行有效效