浅谈综合档案室的设置

1、档案管理学课程论文 PAGE 37浅谈综合合档案室室的设置置法律文秘秘1011x第三组组 指导老老师：何何酉宁【中文摘摘要】：为了迎接成都都近期的的档案评评估工作作，也为为更好地地做好我我公司的的档案管管理工作作，现我公司司决定建建立一个个科学的的综合档档案室。由第三三组专业业档案管管理专员员带队，通通过调查查以及科科学研究究，并且且严格按按照综合合档案室室的有关关设立制制度，得得出了此此方案。该方案案主要要要点囊括括了综合档档案室的的具体建设设方案以以及综合合档案室室的具体体管理方方案。本本公司位位于成都都金沙区区，拥有有一幢办办公大楼楼的1-8层，我们考虑各方面因素后决定将综合档案室建在本

2、公司大楼的2楼和3楼建设，其中包括四个部分：档案室、档案阅览室、电子档案室及办公室。综合档案室的总面积达320多平方米。建设此综合档案室需要花费的物力费用，我们初步预算结果是共计人民币79830元。【关键词词】：综综合档案案室、建建设方案案、管理理方案【英文摘摘要】：To meeet tthe arcchivval evaaluaatioon wworkk, wworkkingg foor bbettter fille mmanaagemmentt off thhe ccomppanyy, tthe commpanny ddeciidedd too esstabblissh aa sccien

3、ntiffic coomprreheensiive arcchivves.By thee thhirdd grroupp off prrofeessiionaal aarchhivaal aauthhoriity thrrouggh ssurvveyss annd rreseearcch, strricttly acccorddingg too thhe rregiistrry oof tthe sysstemm too coome up witth tthiss sccenaarioo, iinclludee prrogrrammmes, Arrchiivess, aarchhivees r

4、readdingg rooom, e-arcchivves andd offficces. Thhe ttotaal aareaa off moore thaan 3320 ssquaare metterss.【关键词词】：ccompprehhenssivee、proograammees目 录录TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc3247一三527 【前言】 PAGEREF _Toc3247一三527 h 3 HYPERLINK l _Toc3247一三528 【正文】： PAGEREF _Toc3247一三528 h 3 HYPERLINK l _Toc3247一

5、三529 1综合合档案室室的选址址 PAGEREF _Toc3247一三529 h 3 HYPERLINK l _Toc3247一三530 1.1选选址要求求： PAGEREF _Toc3247一三530 h 3 HYPERLINK l _Toc3247一三531 1.2 实际选选址 PAGEREF _Toc3247一三531 h 4 HYPERLINK l _Toc3247一三532 1.3选选址分区区 PAGEREF _Toc3247一三532 h 4 HYPERLINK l _Toc3247一三533 1.3.1立体体分区 PAGEREF _Toc3247一三533 h 44 HYPER

6、LINK l _Toc3247一三534 1.3.2平面面分区图图 PAGEREF _Toc3247一三534 h 5 HYPERLINK l _Toc3247一三535 2公司司综合档档案室管管理制度度 PAGEREF _Toc3247一三535 h 8 HYPERLINK l _Toc3247一三536 2.1总总则 PAGEREF _Toc3247一三536 h 8 HYPERLINK l _Toc3247一三537 2.2档档案管理理机构的的设置及及基本要要求 PAGEREF _Toc3247一三537 h 9 HYPERLINK l _Toc3247一三538 2.3档档案立档档、分

7、类类、归档档及保存存期限 PAGEREF _Toc3247一三538 h 99 HYPERLINK l _Toc3247一三539 2.4档档案日常常管理 PAGEREF _Toc3247一三539 h 111 HYPERLINK l _Toc3247一三540 2.5附附则 PAGEREF _Toc3247一三540 h 一三三 HYPERLINK l _Toc3247一三541 2.6档档案员职职责 PAGEREF _Toc3247一三541 h 一三三 HYPERLINK l _Toc3247一三542 3.综合合档案室室的布置置 PAGEREF _Toc3247一三542 h 一三 H

8、YPERLINK l _Toc3247一三543 3.1档档案室 PAGEREF _Toc3247一三543 h 一一三 HYPERLINK l _Toc3247一三544 3.2档档案阅览览室 PAGEREF _Toc3247一三544 h 144 HYPERLINK l _Toc3247一三545 3.3电电子档案案室 PAGEREF _Toc3247一三545 h 一五五 HYPERLINK l _Toc3247一三546 3.4办办公室 PAGEREF _Toc3247一三546 h 116 HYPERLINK l _Toc3247一三547 4档案案的装具具、保管管材料 PAGERE

9、F _Toc3247一三547 h 117 HYPERLINK l _Toc3247一三548 4.1档档案装具具 PAGEREF _Toc3247一三548 h 17 HYPERLINK l _Toc3247一三549 4.1.1分类类 PAGEREF _Toc3247一三549 h 17 HYPERLINK l _Toc3247一三550 4.1.2无酸酸纸档案案盒 PAGEREF _Toc3247一三550 h 一八八 HYPERLINK l _Toc3247一三551 4.1.3档案案用品 PAGEREF _Toc3247一三551 h 119 HYPERLINK l _Toc3247

10、一三552 4.1.4电子子档案装装具 PAGEREF _Toc3247一三552 h 199 HYPERLINK l _Toc3247一三553 4.2档档案保管管 PAGEREF _Toc3247一三553 h 22 HYPERLINK l _Toc3247一三554 4.2.1保管管制度 PAGEREF _Toc3247一三554 h 222 HYPERLINK l _Toc3247一三555 4.2.2归档档电子文文件保管管 PAGEREF _Toc3247一三555 h 22 HYPERLINK l _Toc3247一三556 5.档案案管理基基础性文文件 PAGEREF _Toc3

11、247一三556 h 255 HYPERLINK l _Toc3247一三557 5.1企企业事业业单位文文件材料料 PAGEREF _Toc3247一三557 h 25 HYPERLINK l _Toc3247一三558 5.1.1档案案管理期期限表 PAGEREF _Toc3247一三558 h 225 HYPERLINK l _Toc3247一三559 5.2文文件材料料归档 PAGEREF _Toc3247一三559 h 330 HYPERLINK l _Toc3247一三560 5.2.1档案案归档 PAGEREF _Toc3247一三560 h 332 HYPERLINK l _T

12、oc3247一三561 5.3档档案鉴定定销毁 PAGEREF _Toc3247一三561 h 333 HYPERLINK l _Toc3247一三562 5.3.1档案案鉴定销销毁制度度 PAGEREF _Toc3247一三562 h 33 HYPERLINK l _Toc3247一三563 5.3.2档案案销毁清清册 PAGEREF _Toc3247一三563 h 344 HYPERLINK l _Toc3247一三564 5.4档档案统计计 PAGEREF _Toc3247一三564 h 35 HYPERLINK l _Toc3247一三565 5.4.1档案案统计 PAGEREF _T

13、oc3247一三565 h 335 HYPERLINK l _Toc3247一三566 5.4.2档案案统计表表 PAGEREF _Toc3247一三566 h 35 HYPERLINK l _Toc3247一三567 5.5档档案全宗宗 PAGEREF _Toc3247一三567 h 36 HYPERLINK l _Toc3247一三568 【参考文文献】 PAGEREF _Toc3247一三568 h 337【前言】：为迎接档案评估工作，也为更好地做好公司的档案管理工作，我公司决定建立一个科学的综合档案室。由第三组专业档案管理专员通过调查以及科学研究，严格按照档案室有关设立制度，得出了此方

14、案，要点囊括了综合档案室的建设方案以及综合档案室的管理方案。本公司在成都金沙拥有一幢大楼的1-8层办公大楼，计划将综合档案室选在2楼和3楼建设，包括档案室、档案阅览室、电子档案室及办公室。总面积达300多平方米。具体方案本论文将具体阐述。【正文】：1综合合档案室室的选址址1.1选选址要求求：要远离污污染源，对对于冶炼炼厂、煤煤矿等重重污染源源，应距距离5公公里；对对化工、橡胶、电渡等等中等污污染源应应距离33.7公公里；对对食品、皮革加加工厂等等轻污染染源应距距离2公公里。如如果无法法避开这这些污染染源，则则馆址一一定要选选在污染染源的常常年上风风向。 地下档案案库进行行空气交交换的采采风口一

15、一定要远远离城市市污水管管的出气气口、大大型化粪粪池和污污水处理理池，并并且保持持采风口口处于正正压状态态，避免免腐蚀性性气体进进入库内内，腐蚀蚀有关重重要文件件。 档案库要要避开工工业锅炉炉和采暖暖锅炉。 档案库最最好安排排在二楼楼以上的的楼层，如如果无法法满足，则则地面高高度应选选比当地地历史记记录的最最高洪水水水位高高6000mm以以上。 避免在距距离海边边或盐湖湖边3.7 公公里之内内作为建建设馆址址，如果果无法避避免，则则应该建建设密闭闭档案库库，空调调降温，并并且不可可取盐渍渍土壤为为建筑材材料。 馆址不宜宜选在尘尘土飞扬扬的路边边或沙石石场，如如无法避避免，则则门窗一一定要背背离

16、污染染源。1.2 实际选选址本公司的的地址在在成都金金沙一幢幢大楼11-8层层，综合合档案室室就设在在本公司司大楼的的二、三楼楼。满足足选址要要求。总总面积为为320平平方米1.3选选址分区区1.3.1立体体分区3.电子档案阅览室3楼2楼1楼电 梯 口楼 梯 口1.档案室4.办公室2.档案阅览室楼梯60平方米20平方米200平方米40平方米1.3.2平面面分区图图（1）二二楼（阅阅览室及及电子阅阅览室）（2）三三楼（档档案室及及办公室室）（3）说说明图标说说明文字说说明各馆室的的最小面面积均能容纳纳目前各各资料存存放，还还考虑一一定的发发展空间间。 地板承重重大于55kN/m2，采采用密集集架

17、不小小于122kN/m2。 门高2mm，宽1mm，门窗加加防尘橡橡胶条密密封，窗窗户装双双层玻璃璃并严格格密封。 墙面刷无无光漆 给水管、排水管管、雨水水管不穿穿越馆室室，消防防栓设在在明显而而又易于于取用的的走廊内内或楼梯梯间附近近。 空调安装装位置已已避免空空调出风风直接吹吹向文件件资料。 窗帘为双双层窗帘帘，内层层为普通通窗帘布布，外层层为防紫紫外线窗窗帘布。外墙采光光窗与档档案装具具间的通通道相对对应主通道净净宽为3.000m，两两行装具具间净宽宽为1.000m，装装具端部部与墙的的间隔为为0.660m。阅览室天天然采光光的窗地地面积比比为1:5；避免阳阳光直射射和眩光光，窗设遮遮阳设

18、施施；阅览室每每座4.0m22，单间间房间面面积122.0mm2；阅览室内内设置有自动防防盗监控控系统空调设施施和电热热装置单单独设置置配电线线路，并并穿金属属管保护护。照明设计计防止显显示屏出出现灯具具影像和和反射眩眩光，档案库库和查阅阅一五、档案等等用房采采用荧光光灯，有有过滤紫紫外线和和安全防防火措施施。电源开关关设于库库房外，并并设有防防止漏电电的安全全保护装装置。档案室、阅览室室等房间间设置有火灾自自动报警警设施。全部采用用水喷雾雾灭火系系统或非非卤代烷烷气体灭灭火系统统。2公司司综合档档案室管管理制度度2.1总总则1、为了了规范公公司档案案管理，特特制定本本制度。2、本制制度适用用

19、于公司司及所属属各单位位档案管管理。3、本制制度最终终解释权权归公司司办公室室，办公公室负责责本制度度的修订订完善。2.2档档案管理理机构的的设置及及基本要要求（一）档档案划分分及管理理部门1、档案案是指本本公司过过去和现现在，在在从事经经营管理理、科学技技术、企业文文化等活活动中形形成的对对公司有有保持价价值的各各种文字字、图表、声像等等历史记记录。2、公司司设立档档案室，隶隶属于办办公室，并并设置档档案管理理员，负负责档案案资料的的归档督督促和日日常管理理工作。公司制定定明确的的档案管管理员岗岗位职责责，档案案管理员员必须严严格履行行职责。3、公司司档案根根据其重重要性和和保密程程度分为为

20、公司级级和部门门级，公公司级档档案应按按标准规规范进行行分类，有规范范的档案案编号和和标签，并建立立电子与与纸张分分类目录录。（二）各各部门资料料管理1、公司司所属各各部门必必须设兼兼职的资资料管理理员，制制定明确确的资料料管理员员岗位职职责，规规范部门门档案管管理，实实行部门门档案与与公司档档案归口口管理。2、各部部门根据据部门资资料性质质结合公公司级档档案管理理办法，实实行统一一的标准准分类管管理。3、档案案的借阅阅和移交交、销毁毁，必须须按照公公司管理理规定执行行。2.3档档案立档档、分类类、归档档及保存存期限（一）档档案质量量档案封面面应逐项项按照规规定用碳碳素钢笔笔或中性性笔书写写，

21、字迹迹要工整整，清晰晰，封面面题名应应能准确确反映出出卷内文文件材料料的内容容。档案文件件禁止使使用铅笔笔、圆珠笔笔、复写纸纸。破损损的档案案文件要要进行修修复处理理。档案必须须遵循文文件材料料形成的的规律和和特点，保保持文件件材料之之间的联联系，区区分不同同的价值值，便于于保管和和利用。档案盒表表面为档案目录录，档档案盒内内文件没没有提名名的，由由档案人人员根据据内容拟拟定标题题。档案盒封封面应注明立卷卷人，审审核人，立立卷时间间。（二）立立档档案文件件材料按按照批复复在前，请请示在后后，正件件在前，附附件在后后，印件件在前，定定稿在后后，重要要法规性性文件的的历次稿稿件排列列在定稿稿之后。

22、跨年度的的规划放放在第一一年立卷卷；跨年年度总结结放在最最后一年年立卷。跨年度度会议文文件放在在会议开开幕年立立卷；跨跨年度的的请示与与批复，有有批复的的在批复复年立卷卷，无批批复的放放在请示示年立卷卷；档案文件件资料按按时间顺顺序排列列，收交交时公文文处理用用纸在前前，收文文在后；内部制制发文件件，发文文正稿在在前，依依次为公公文处理理用纸，发发文底稿稿。（三）分分类档案各级级分类应应赋予统统一名称称，其名名称应简简明扼要要，以充充分表示示档案内内容性质质为原则则，并要要一定范范畴，不不能笼统统含糊。（如：证照类类目、制制度类目目、文件件类目、合同类类目等）。（四）档档案编号号档案分类类各级

23、名名称经确确定后，应应编制档案登记目录表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。档案分类类各级名名称及其其代表数数字一经经确定，不不宜任意意修改，如如确有修修改必要要，应事事先审查查讨论，并并拟定新新旧档案案分类编编号对照照表，以以免混淆淆。公司档案案员负责责对各部部门文件件材料的的收集、整理，按按照档档案登记记目录表表条款款“对号入入座”，各部部门要积积极配合合公司档档案管理理工作。（五）归归档、归档档的文件件资料，应应按自然然形成，保保持历史史联系的的原则和和归档要要求特征征及文件件内容进进行归档档，在一一个卷内内要按问问题或者者文件形形成的时时间，系系统的排排

24、列并填填写卷卷内目录录。、归档档的同类类文件资资料在卷卷内应按按保存期期限分别别装订，保保存期限限分为定定期和永永久。定定期按文文件材料料的保持持价值分分为1年，5年，100年。1、永久久保存：（1）公公司章程程、合同同（2）股股东名册册（3）组组织规程程及办事事细则（4）董董事会及及股东会会记录（5）财财务报表表（6）政政府机关关核准文文件（7）不不动产所所有权及及其他债债权凭证证（8）工工程设计计图（9）公公司规章章制度（10）其其他经核核定须永永久保存存的文书书2、100年保存存：（1）预预算、决决算书类类（2）会会计凭证证（3）事事业计划划资料（4）其其他经核核定须保保存100年的文文

25、书3、1年年至5年保存存：（1）期期满或解解除之合合约（2）其其他经核核定保存存5年的文文书4、1年年以下暂暂时保存存：（1）结结案后无无长期保保存必要要者。（三）公公司可根根据实际际情况拟拟订文件件资料保保存期限限的补充充规定。（四）归归档的文文件资料料种类，份份数以及及每份的的页数均均应齐全全完整，每每份文件件的正件件与附件件，印件件与定稿稿，请示示与批复复，转发发文件与与原件，多多种文字字形成的的同一文文件，均均不得分分开。（五）按按归档要要求进行行装订、编号、填写卷卷内目录录表。全全部档案案组成后后，要对对档案做统统一排列列并编写写档号。2.4档档案日常常管理（一）借借阅1、借阅阅手续

26、：（1）各各部门经经办人员员因业务务需要借借阅档案案时，应应由其部门门负责人人出示书书面借阅阅条向档档案员借借阅，经经办人必必须在公公司借阅阅登记表表上签字字。（2）档档案员接接到借阅阅条，经经核查后后，取出出该项档档案，并并在借阅阅登记表表上注明明借出日日期和归归还日期期，以备备及时催还还。（3）档档案归还还时，经经档案员员核查无无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。2、借阅阅人不得得转借、拆卸、调换、污损所所借的档档案，不不得在文文件上圈圈点、画画线和涂涂改，未未经批准准不得复复印和摘摘抄档案案。3、借阅阅人确因因工作原原因需要要复印文文件或摘摘抄文件件，需借借阅部门门负责人

27、人书面请请示，经经办公室室主任批批准。5、借阅阅人应于于规定期期限内归归还。如如有其他他人借阅阅同一档档案时，应应变更借借阅登记记，不得得私自授授受。（二）销销毁1、每年年保管期期限已满满的档案案由档案案员编制制纸质和和电子的的档案案销毁清清册，报公司司负责人人审核批批准，并指定定其监销销人后方方可进行行销毁。档案案销毁清清册需需注明：销毁档档案目录录、公司司负责人人意见、档案人人签章、监销人人签章、销毁时时间。2、销前前，按照照清册清清点；销销后，在在清册上上签名盖盖章，并并将监销销情况报报告本单单位负责责人。档档案销毁毁清册需需永久保保管。3、保管管期限已已满但仍仍不能销销毁的档档案有下下

28、列四种种：未结结清的债债权债务务；未了了事项；正在项项目建设设期间的的建设单单位、经经核定仍仍有保存存参考价价值者。应单独独抽出立立卷，直直到事项项完结时时为止。（三）移移交1、需要要进行移移交的档档案，需需由档案案员编制制档案案移交登登记表，报公司司负责人人审核批批准并指指定其监监交人后后，方可可进行移移交。档档案移交交登记表表需注注明：移移交档案案目录、公司负负责人意意见、移移交方签签章、监监交人签签章、接接收方签签章、移移交时间间、移交交原因。2、移交交前，按按照清册册清点；移交后后，在清清册上签签字，档档案移交交登记表表一式式两份，移移交方和和接收方方各一份份并永久久保管。（四）保保密

29、1、档案案室的任任务是集集中统一一管理公公司已形形成的全全部文件件资料档档案，维维护档案案的完整整和安全全，主动动做好档档案的提提供利用用工作。任何无无关人员员未经许许可不得得入内。2、档案案员应忠忠于职守守，遵守守纪律，保保守秘密密，树立立全心全全意为公公司各项项工作服服务的思思想，主主动，准准确，迅迅速地为为利用者者提供档档案资料料。3、爱护护档案室室的一切切设施设设备，任任何人未未经许可可不得使使用及随随意翻动动。2.5附附则（一）在在本制度度框架下下，公司司各部门门可根据据实际状状况制订订更为具具体的实实施细则则，但不不得与本本制度发发生冲突突，经报报行政部部备案后后，与本本制度具具有

30、同等等效力。（二）本本制度自自印发试试行之日日起执行行。2.6档档案员职职责1、负责责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公公司档案案；积极极开展档档案的提提供利用用工作；2、认真真学习档档案管理理的相关关规定、技术和和业务知知识，掌掌握归档档的基本本方法，保保证档案案质量。3、定期期擦拭档档案架，保保持档案案清洁，以以防虫蛀蛀腐朽，如如有破损损或褪色色的资料料，应当当及时进进行修补补和复制制，装订订部分过过窄或有有字迹的的资料，要要用纸加加以衬边边。纸面面过大的的书写材材料，要要按宗卷卷大小折折叠整齐齐，对字字迹难以以辨认的的资料，应应当附上上抄件。4、归档档要注意意整洁，归归档前要要先对文文

31、件资料料进行分分类，再再把文件件资料按按类别分分组后分分别装入入卷宗，以以便归档档时所有有资料都都能随手手而得，避避免盲目目查找。5、做好好保密工工作，并并采取防防盗、防防火、防防水、防防潮、防防尘、防防鼠、防防高温、防强光光等措施施。6、每年年进行一一次档案案清理，编编制或更更新档档案保管管手册做做好文件件索引，以以便查找找。3.综合合档案室室的布置置3.1档档案室 档案案室的布布置为了了有效的的保护档档案以及及合理的的摆放档档案。档档案室应应采取有有效的防防护措施施，应做做到防水水、防盗盗、防潮潮、防尘尘、防虫虫、防鼠鼠、防高高温、防防强光防防有害气气体的措措施保证证档案的的安全，每每天进

32、行行检查并并填写日日常检查查记录表表。档档案室应应安置温温湿度计计，温度度应控制制在100-300摄氏度度之间，相相对湿度度应控制制在400-700%之间间。 档案案室面积积约2000平方方米，共共摆放880个密密集架，分分10排排，每排排8个以以东面墙墙为平行行线依次次排放。防磁柜柜20个个靠北面面墙摆放放，照片片档案柜柜20个个排放在在密集架架与防磁磁柜中间间这样看看上去会会比较有有层次感感。在门门进去右右侧摆放放一个置置物架以以方便来来查阅档档案人员员放置物物品。温温度计与与湿度计计各五只只分别放放在四个个角落以以及中央央。换气气扇八个个分别安安放在东东面与西西面墙上上。墙贴贴标语110

33、张。节能灯灯20盏盏、扫帚帚拖帕各各5把、吸尘器器5个、抹布110张、鸡毛掸掸5个垃垃圾桶两两只。抗抗霉宰虫虫片，自自然防虫虫剂，外外药防蛀蛀防霉剂剂。安装装火灾自自动报警警系统和和灭火装装置,空空调设备备和除湿湿机,还还有窗户户四扇，防防紫外线线窗帘.防盗大大门。工工作中需需用的打打孔机和和切纸刀刀。 成本：80个个密集架架160000，防防磁柜220个共共计40000元元，照片片档案柜柜20个个20000元，温温度计与与湿度计计各五只只共计550元，换换气扇八八个400元，墙墙贴标语语10张张，500元，节节能灯220盏1100元元，清洁洁用品共共计4000元，安安装火灾灾自动报报警系统统

34、和灭火火装置220000元，空空调设备备和除湿湿机30000元元,防紫紫外线窗窗帘20000元元.防盗盗大门220000元，建建立档案案室成本本共计3316440元。3.2档档案阅览览室档案阅览览室利用用企业公开开档案，增增强员工工对企业业的归属属感、对对企业计计划任务务的认同同感，进进而形成成团结进进取的企企业精神神。企业业要在激激烈的市市场竞争争中获得得持续性性发展，必必须高度度重视企企业文化化建设，努努力完成成从随意意管理、制度管管理到文文化管理理的转变变和升华华。企业业文化是是市场经经济条件件下的微微观经营营管理文文化，是是企业在在经营中中所形成成的企业业精神、价值观观念、经经营理念念

35、、文化化氛围，以以及广大大员工认认同的道道德规范范、行为为方式的的总和。加强企企业文化化建设，是是内强素素质、外外树形象象，提高高企业整整体素质质，促进进企业持持续、健健康、和和谐发展展的有效效途径。档案作作为企业业的信息息宝库、文化财财富和载载体,在在企业文文化建设设中将发发挥越来来越重要要的作用用。而档档案阅览览室为干干部职工工提供了了一个学学习知识识的平台台，阅览览室现有有藏书110000余册，内内容涉及及中外文文学、时时事热点点、公路路交通管管理等诸诸多领域域，较好好满足了了单位职职工多方方面阅读读需要，同同时该站站以图书书阅览室室为载体体，充分分发挥理理论联系系实际为为目标，通通过组

36、织织开展读读书知识识竞赛、读书心心得交流流、成立立读书兴兴趣小组组等方式式丰富干干部职工工文化生生活，引引导干部部职工树树立终身身学习、快乐学学习的理理念，有有效提升升了思想想道德、科学文文化、技技术水平平等素质质，为企企业文化化建设奠奠定了良良好的基基础。档案阅览览室的占占地面积积约400平方米米，设施施主要有有：桌椅椅20套套，分44排摆放放每排55套，置置物柜两两架排放放在进门门右侧，节节能灯66盏。中中外文学学、时事事热点、公路交交通管理理等藏书书10000余册册，窗户户两扇，普普通窗帘帘，墙贴贴标语，空空调一台台，换气气扇4个个，门两两扇，打打印机一一台，文文件柜一一架，档档案柜一一

37、个，书书柜一个个，电话话一部，盆盆景200盆每套套桌子上上摆放一一盆可以以美化环环境让人人身心愉愉悦。另另外在两两扇门左左侧各摆摆放一颗颗大盆景景。、扫扫帚拖帕帕各两把把、吸尘尘器1个个、抹布布一五张张、鸡毛毛掸3个个垃圾桶桶两只。安装火火灾自动动报警系系统和灭灭火装置置，驱虫虫剂和空空气清新新剂。把把每天最最新的消消息放在在显著的的地方方方便阅读读。成本：桌桌椅200套每套套1000元共计计20000元，置置物柜两两架共计计2000元，节节能灯66盏共计计60元元，藏书书10000余册册共计550000元，普普通窗帘帘共计2200元元，墙贴贴标语共共计200元，空空调一台台共计220000元

38、，换换气扇44个共计计80元元，打印印机一台台3000元，文文件柜一一架500元，档档案柜一一个1000元，书书柜一个个50元元，电话话一部550元，盆盆景222盆2000元，扫扫帚拖帕帕各两把把共计220元、吸尘器器1个550元、抹布一一五张440元、鸡毛掸掸3个垃垃圾桶两两只共计计20元元。火灾灾自动报报警系统统和灭火火装置共共计20000元元，驱虫虫剂和空空气清新新剂共计计20元元。建立立档案阅阅览室的的成本大大约在1124660元人人民币。3.3电电子档案案室 目前公公司的档档案管理理是用文文本式的的有纸化化管理，但但是在实实际工作作中涉及及到资料料查找的的时候，往往往需要要花费许许多

39、时间间去查找找，不能能时时事事事做到到现找现现有，特特别是查查找一份份“陈年”的资料料。建议议公司档档案管理理在文本本式的有有纸化管管理基础础上，同同时建立立一个电电子档案案库，这这样会大大大的方方便档案案的管理理、使用用。建立立电子档档案室有有利于：资料查查取的方方便、快快捷。电电子档案案室的建建立，不不用再一一头钻到到纸堆中中苦苦寻寻找；现现只用轻轻轻几点点，就能能找到想想找的资资料。 外来资资料不容容易丢失失。外来来资料往往往在反反复使用用、还没没有入档档之前很很容易丢丢失，目目前公司司也存在在这一情情况；但但是如果果实行了了电子档档案管理理，制定定公司一一拿到相相关的外外来资料料，就把

40、把它先存存到电脑脑上的规规定，那那么就根根本不存存在外来来资料丢丢失的情情况。 资料的的安全。从防盗盗上来考考虑，它它同有纸纸化档案案管理安安全性一一样。如如果保管管电子档档案的电电脑不上上网，那那么基本本不存在在黑客的的入侵；病毒破破坏电脑脑可能性性也极大大降低。因为是是电子化化档案，那那么就不不存在纸纸张的缺缺点；我我们每隔隔半年 / 一一年进行行一次资资料的备备份，彻彻底保证证资料的的安全不不丢失。 建立立电子档档案室的的方案 一、购买买10台台电脑（也也可以用用淘汰的的旧电脑脑，因为为档案管管理对电电脑配置置要求不不高）放放置于复复印机房房，用数数据线把把它同复复印机连连接起来来（公司

41、司复印机机有打印印功能），方方便查找找资料的的打印。 二、指定定专人管管理。为为了公司司档案文文件的安安全、保保密，规规定此电电脑不能能同 IInteerneet 连连接；指指定专人人（一般般为综合合部档案案管理者者）持有有此电脑脑的密码码，由专专人查取取，并不不定期更更改电脑脑密码。 三、电子档档案的输输入、整整理 目前各各公司基基本都用用电子化化办公，如如该档案案文件是是由我公公司起草草，那么么一定有有电子版版本，可可直接输输入；如如该档案案文件是是外来文文件，那那么可通通过扫描描仪（公公司有）把把资料以以图片形形式扫描描到电脑脑上去，以以图片形形式保管管。 电电子档案案的整理理可以参参照

42、目前前有纸化化档案管管理来进进行，一一般以时时间顺序序和各部部门、子子公司为为主线进进行档案案归类放放置（ 同一文文件夹下下可以有有许多个个文件夹夹，便于于资料的的归类、查找）。可以把把既属于于甲，又又属于乙乙的档案案同时归归类到甲甲、乙文文件夹下下面，便便于资料料查找、使用。 成本。建建立电子子档案库库的成本本为购买买10台台电脑（配配置要求求不高）的的费用，约约为 3300000 元元。人力力成本因因为是综综合部人人兼职，那那么这笔笔管理费费用相当当于没有有。 3.4办办公室 办办公室是是领导办办公的地地方，其其环境的的好坏直直接决定定了领导导的办公公效率，所所以其装装饰很重重要。我我公司

43、办办公室占占地面积积约200平方米米。以下下是为布布置办公公室所提提供的方方案：桌椅一套套，盆景景两盆，鱼鱼缸一个个，空调调一台，清清洁用具具一套，电电脑一台台，打印印机，复复印机，传传真机，卷卷帘，保保险柜，文文件柜子子。成本，桌桌椅1000元，盆盆景800元，鱼鱼缸2000元，空空调20000元元，清洁洁用具550元，电电脑20000元元，打印印机3000元，传传真机2200元元，卷帘帘2000元，保保险柜5500元元，文件件柜1000元。共计成成本57730元元4档案案的装具具、保管管材料4.1档档案装具具4.1.1分类类档案馆(室)存存放并保保护档案案的装置置或容器器。主要要有封闭闭式

44、箱柜柜、单柱柱式固定定架、复复柱式固固定架、积层架架、活动动式密集集架、卷卷皮和卷卷盒等。各种架架子也用用于图书书馆存放放图书。无论何何种装具具,都必必须对档档案无损损害作用用,并且且制作经经济，使使用便利利。（一）封封闭式箱箱柜即带盖的的箱子和和有门的的柜子。一般以以木材或或金属制制成，有有的还做做成组合合式，分分开为箱箱，叠放放成柜。其优点点是能有有效地防防尘和阻阻止其他他有害物物质的侵侵袭，而而且搬运运挪动便便利；缺缺点是造造价高，占占据库房房有效空空间大，单单位面积积存储量量小。这这种存储储档案的的方法沿沿袭已久久，在中中国古代代就已使使用(见见石室金金匮)，现现今中国国档案部部门仍广

45、广泛采用用。 （二）固固定架采用方形形空心铁铁柱作主主支柱，单单节架仅仅用两根根立柱，在在立柱两两侧冲有有许多等等距的插插孔，根根据需要要的间距距插入挂挂板，挂挂板上搭搭放搁板板。单节节架旁再再并接立立柱，即即成双节节架，依依次并接接可延长长成多节节架。架架子四框框和底座座用螺栓栓组合。该架耗耗材少，结结构简单单适用。（三）复复柱式固固定架 有单面架架和双面面架两种种。其结结构、性性能、规规格与单单柱式固固定架略略同，不不同的是是主支柱柱用双柱柱或三柱柱，比单单柱架稳稳定性好好，负载载力强，每每排架的的节数可可任意延延长。（四）积积层架俗称通天天架。是是密集型型的固定定架群，适适用于特特高房间

46、间和专门门修建的的中间不不设或少少设楼层层的大型型库房。它以单单柱式固固定架为为基本单单元，垂垂立于地地面并叠叠接至楼楼顶，构构成高大大架体。在各立立柱连接接处的平平面上，铺铺以钢板板或混凝凝土板 ，作为为人行道道 。该该架充分分利用空空间，容容量大，负负荷均匀匀分布于于墙基和和柱脚地地基上，可可节省库库房建筑筑投资，但但不利于于防火。 （五）活活动式密密集架是在复柱柱式双面面固定架架的底座座上安装装轴轮，能能沿地面面铺设的的小导轨轨直线移移动的架架子，可可根据需需要将多多个架子子靠拢或或分开。分手动动和电动动两种，手手动又有有手摇式式和手推推式 ，手手推式 又分轨轨道型和和悬梁型型。走动动方

47、向有有横向和和纵向之之分。该该架将固固定通道道变为机机动通道道，使库库房单位位面积上上的档案案存储量量增大，但但对库房房地面的的承载力力要求也也高,按按中国档档案馆建建筑设计计规范的的规定，承承载力为为每平方方米12200千千克。 （6）卷卷皮和卷卷盒是档案部部门专用用的一种种装具。用于固固定档案案整理成成果，确确立档案案保管单单位，并并保护档档案不致致散失和和毁损。卷皮即即以相连连或不相相连的封封面和封封底将档档案夹在在其中，有有的装订订成册，有有的不装装订。有有软质和和硬质两两种，软软质卷皮皮不易站站立，一一般专制制卷盒盛盛放，再再存于柜柜架内，硬硬质卷皮皮类似卷卷匣，其其背脊和和边沿可可

48、标明案案卷标题题和类别别、年代代等，能能竖立放放。卷皮皮和卷盒盒一般用用塑料或或纸张制制作，有有些国家家规定使使用无酸酸纸和纸纸板，并并不得使使用浆糊糊。4.1.2无酸酸纸档案案盒 无酸纸纸档案盒盒是各个个机关和和单位档档案管理理部门整整理和装装订储存存文件的的装具！通常无无酸纸裱裱糊制作作的档案案盒，由由于无酸酸纸不含含酸性另另采用国国际上先先进的AAKD中中性施胶胶工艺.无酸腐腐蚀，使使档案可可以长期期保存.不变质质.不褪褪色.具具有防虫虫.防霉霉等特点点，对装装订在盒盒子内的的档案文文件没有有腐蚀破破坏，使使用方便便，现在在全国都都在逐步步无酸纸纸档案盒盒替换掉掉过去老老式笨重重的纸板板

49、档案盒盒和牛皮皮纸档案案盒，无无酸纸档档案盒共共有几十十类，分分别装各各种文件件和资料料！ 无酸纸档档案盒一一般尺寸寸为311*222cm(封面)，但是是由于脊脊背不同同档案盒盒一般分分为311*222*26cmm(特殊殊尺寸也也可以根根据客户户要求定定做)属属于国标标尺寸国国标档案案盒,可可根据客客户要求求定做非非标尺寸寸档案盒盒,可加加LOGGO单位位名称等等进行设设计.根根据档案案盒的性性能用途途不同,我们可可以按照照客户的的要求设设计,客客户满意意后在进进行印。4.1.3档案案用品作用档案用品品是各个个机关和和单位档档案管理理部门整整理和装装订储存存文件的的装具。档案用用品是每每个企业

50、业单位.政府部部门及学学校乘档档案的比比不可少少。它是是为了方方便用于于乘档案案及档案案补充修修改查看看于一体体的多功功能办公公用品。是各个个档案部部门办公公人员将将档案文文件归档档的装具具。分类：档案盒：文书档档案盒，科科技档案案盒，人人事档案案盒，会会计档案案盒，光光盘档案案盒，照照片档案案盒等 档案设备备：装订订机，除除湿机，防防磁柜，温温湿度记记录仪，档档案柜等等 档案周边边用品：防虫防防霉剂，活活性炭，卷卷绳，档档案目录录，裱糊糊纸，号号码机等等。4.1.4电子子档案装装具信息的存存储是各各种科学学技术得得以存在在和发展展的基础础。长久久以来，人人类在不不断地探探索和寻寻求保存存信息

51、的的方法和和载体。作为信信息的载载体，古古代有甲甲骨、金金石、竹竹简丝帛帛等，后后来有了了纸张、胶片和和磁带。随着计计算机技技术的不不断发展展，数字字化信息息载体不不断出现现，目前前主要有有磁性载载体、光光学载体体和磁光光性载体体。目前前的数字字信息存存储载体体及其特特点：（一）磁磁带：在在本世纪纪年年代以前前，磁带带已作为为录音介介质出现现，尽管管数字记记录技术术发展迅迅速，作作为存储储载体的的电子计计算机磁磁带仍大大量用于于数字存存储技术术中。它它有以下下特点：、存储储容量大大：每盘盘英寸标标准带的的存储容容量为，若若用记录录，磁磁带每盘盘容量在在以以上。由由于可以以脱机存存储，磁磁带的容

52、容量可以以说是无无限的；、磁带带的面积积体积积比大，占占据空间间小；磁磁带的价价格低，性性价比高高；、磁带带作为硬硬磁盘的的可靠又又经济的的大容量量备份存存储，可可以和硬硬磁盘长长期共存存；、磁带带是最早早出现的的磁性存存储载体体，其标标准化程程度高。、磁带带是串行行记录，存存取速度度慢；磁磁带是接接触式工工作，易易使磁带带、磁头头磨损；磁带作为为存储载载体宜用用在：数数据存储储按顺序序进行处处理，并并且在每每次处理理过程中中几乎对对文件的的全部记记录都要要读取；数据存存储量大大而读取取次数较较少，如如电子档档案；适适于作硬硬磁盘的的备份载载体，特特别是在在网络环环境下，为为保护数数据而进进行

53、备份份的载体体。（二）硬硬磁盘：有以下下一些特特点：、存储储容量大大，硬磁磁盘的存存储容量量一般为为几兆字字节到几几千兆字字节，甚甚至可高高达上万万兆字节节；、随机机存储方方式，存存取速度度快，平平均存取取时间（毫秒秒）；、数据据传输率率高，由由于记录录密度高高、磁盘盘转速快快，其数数据传输输率最高高可达每每秒兆字节节；、可靠靠性高。通常硬硬磁盘与与驱动器器装在一一起，构构成一个个密闭系系统，不不易受周周围环境境影响，所所以工作作稳定性性好、可可靠性高高；、价格格较磁带带、软磁磁盘贵；、固定定硬磁盘盘不能象象磁带、软磁盘盘那样脱脱机存放放。所以，硬硬磁盘宜宜作为网网络数据据传输的的在线存存储载

54、体体，而不不宜作为为电子档档案的存存储载体体。（三）软软磁盘，有有以下特特点：、与硬硬磁盘相相比，软软磁盘驱驱动器结结构简单单，成本本低，价价格便宜宜；体积积小、重重量轻，便便于携带带；、与磁磁带相比比，它采采用随机机存取方方式，数数据存取取速度快快?、有国国际标准准，所以以有良好好的互换换性，并并能脱机机存储；、与硬硬磁盘和和磁带相相比，软软磁盘的的存储容容量较低低；、与硬硬磁盘相相比，数数据传输输率低。目前软磁磁盘多用用在微机机上，主主要用于于存储软软件和信信息。在在积累过过程中，可可用软磁磁盘存储储信息，但但软磁盘盘不能作作为电子子档案的的保存载载体，因因为软磁磁盘的存存储容量量低，要要

55、用若干干张软磁磁盘去存存储一盘盘磁带或或一张光光盘存放放的信息息，这不不便于保保管且易易丢失；同时，软软磁盘极极易受环环境影响响而变形形，容易易发生存存取错误误，从而而使数据据丢失。（四）光光盘：它它的存取取原理是是：把激激光束焦焦成小于于的微小小光点，能能量高度度集中，使使存储载载体上的的被照射射点产生生物理、化学变变化，从从而进行行物理标标记，用用这种方方法来进进行数据据记录。、光盘盘有很多多种类，一一般有（）只读读式光盘盘。（）一次次写多次次读光盘盘。这种种光盘允允许用户户自行记记录一次次但不可可消去。（）可可擦写光光盘。这种光盘盘不仅能能用激光光记录信信息，而而且还可可以擦除除信息，也

56、也就是说说可擦除除所记录录信息并并能重新新写入新新的信息息。、光盘盘的特点点有：（）记记录密度度高、存存储容量量大。（）非非接触式式的写入入和读取取信息。光盘是是以激光光进行写写入和读读取信息息，而不不是采用用硬磁盘盘浮动式式磁头机机构或软软磁盘及及磁带的的接触式式读取机机构，在在使用过过程中不不会损坏坏光盘，因因而光盘盘的使用用寿命较较长。（）数数据传输输率高。因记录录密度大大，就为为提高数数据传输输率提供供了条件件。现在在有的光光盘每一一道数据据传输速速率为以以上，通通过改进进光学系系统还可可以提高高数据传传输率。（）存存取速度度快。采采用随机机存取方方式，存存取速度度快。（）存存储费用用

57、低。因因存储容容量大，从从单位存存储容量量角度看看，存储储成本低低。（）易易保存。因有保保护层，所所以盘片片不易损损坏。（）没没有完整整的国际际标准（盘除除外）。缺少系系统的国国际标准准，因而而兼容性性差。光盘适用用于存储储大容量量和利用用率高的的文件，也也适合作作多媒体体系统的的存储载载体，如如视视盘等。因缺少少系统的的国际和和国家标标准，并并且发展展速度极极快，暂暂不宜作作为永久久保存电电子档案案的载体体。4.2档档案保管管4.2.1保管管制度档 案 保 管管 制 度为确保档档案的完完整与安安全,最最大限度度地延长长档案的的寿命,更好地地为各项项工作服服务,特特制定如如下制度度:一、本单单

58、位形成成的全部部档案、资料由由档案室室集中统统一管理理,任何何个人不不得据为为已有。二、根据据完整、准确、系统、安全和和有效利利用的要要求,做做好档案案的收集集、整理理、鉴定定和统计计工作。三、档案案室内档档案柜排排列整齐齐,档案案资料存存放有序序,便于于查找利利用。四、加强强档案的的库房管管理和安安全保密密工作,做到“八防、四不”即:防防火、防防尘、防防强光、防高温温、防潮潮、防虫虫蛀、防防有害气气体、防防盗;不不丢失、不积压压、不泄泄密、不不失密。五、严格格履行档档案移交交、接收收等手续续。六、认真真做好鉴鉴定工作作,不得得擅自销销毁档案案。如须须销毁,须先编编制销毁毁清册,在鉴定定小组批

59、批准签字字后,专专人监销销,方能能销毁。4.2.2归档档电子文文件保管管、温温、湿度度要求：环境温温度选定定范围：一；相对对湿度选选定范围围：。（）高高温。有有利于有有害生物物的繁殖殖，各种种微生物物在最适适宜生长长温度范范围内，温温度每升升高，其生生长速度度可加快快倍，霉霉菌生长长的最适适温度一一般为。档案案害虫生生长的最最适温度度为一。高温温还可加加速各种种有害化化学杂质质对电子子文件保保存载体体的破坏坏作用。一般温温度在以上，每每升高，各种种化学反反应会加加快一一倍（）高高湿。潮潮湿有利利于档案案有害生生物的生生长和繁繁殖。霉霉菌的生生长湿度度一般在在以上，档档案害虫虫体内正正常含水水量

60、大约约占体重重的一，这这这些水水分的获获得和保保持都和和环境空空气湿度度有关。库房潮潮湿还会会促进空空气中的的有害气气体、灰灰尘等不不利因素素对电子子文件保保存载体体的破坏坏作用。措施：（）密闭闭。密闭闭的重点点是门窗窗。（）通风风调节库库内温湿湿度。（）其它它措施：增温，降降温，加加湿，减减湿（去去湿机，去去湿剂氯化钙钙和硅胶胶，空调调调节系系统）等等。、防光光与防空空气污染染和灰尘尘（）防防光：光光向外辐辐射时会会产生热热量，这这种光辐辐射热就就会影响响电子文文件保存存载体的的耐久性性。（）防防空气污污染：有有害气体体常见的的有，二二氧化硫硫（）、硫化氢氢（）、二氧化化氮（）、氯气（）。在