大型购物广场内控管理

1、PAGE 010201-x杉杉-内控管理 7/7xxx购物广场有限公司内部控制系列文件 010201内控管理20 xx 版批 准： 20 xx-04-01 发布 20 xx-04-01 实施xxx购物广场有限公司1.0目的本程序规定了x杉杉公司内部控制管理要求，旨在规范各项具体工作，防范潜在的风险。2.0制度要求2.1内控管理程序制定2.1.1公司内控人员根据集团内控管理制度要求，结合本公司实际情况制定本程序。2.1.2统括部和内控人员共同组织相关人员进行本程序培训。培训后应当对参加培训人员进行考核。2.2内控组织及内控人员工作职责2.2.1公司内控管理组织2.2.1.1公司成立以总经理为首的

2、内控管理委员会，总经理担任内控管理委员会主任，副总经理担任内控管理委员会副主任，内控管理委员会组员：总经理、副总经理、总经理助理、各部门负责人等。2.2.1.2公司为了开展内控管理工作，设立内部控制管理岗位，内控人员直接向总经理汇报工作并在其领导下开展工作。公司内控体系的人员构成:公司内控总负责人：总经理公司内控具体负责人：内控负责人、内控专员等各部门内控负责人:部门负责人或指定主管参加人：全体员工2.2.1.3公司内控负责人可以由公司高层管理人员或合适岗位的管理人员兼任。公司内控负责人委任和撤换前须事先征求杉杉集团内控部的意见，并经公司内控委员会或总经理办公会通过，报集团内控部备案。2.2.

3、2内控人员工作职责制定公司年度、季度内控工作计划；协助各部门编制公司各项管理程序；建立和完善内控管理组织；检查公司管理程序和政策法规等的执行、落实情况；追踪和协助各部门补充完善相关管理程序，对无效的管理程序提出修改、删减意见；建立和保管公司内控管理程序和管理制度文件；参加公司重要文件（特别是受控文件，专利技术资料）的保密和保管情况；根据新业务新情况确定公司新的高风险领域，并组织补充完善和修改公司内控程序；参加总经理办公会议，对涉及内控工作的决议，监督检查执行；参加公司发生的突发事件的调查，并向总经理和集团报告调查结果；向杉杉集团内控小组报告本公司内控执行情况（分年报、季报、周报）；协助外部审计

4、师和集团内控审计小组人员对本企业进行内控抽查和复查；对本公司各管理人员进行内控培训并提供有关咨询；组织安排各部门进行风险评估和高风险测定，协助公司提高风险管理水平；参与集团公司组织的公司间开展内控管理互查活动；组织召开内控会议，安排内控工作（如：内控培训、管理风险评估、内控调查、利益冲突调查等）；督促并跟踪检查实际执行管理建议书、内控审计、检查意见等整改情况；组织编制、修订和讨论评估内控程序文件，并对执行情况监督检查；宣传内控知识并开展内控管理专项培训；对公司各管理人员提供内控有关咨询；对不执行和严重违反内控制度的有关人员向总经理提出处罚意见；完成杉杉集团内控部布置的其他内控业务专项调查；其它

5、内控相关工作；完成公司安排的其他临时工作。2.3重要内控工作2.3.1管理风险评估对每一业务循环，公司每年至少进行一次管理风险评估工作。在总经理领导下，由相关的业务部门主导实施，内控部提供协助和支持，对现有和未来可能发生的业务管理风险进行客观评估，进而为完善现有的程序文件提供依据，提高风险控制能力和水平。（详见010204-x杉杉-管理风险评估）公司也可以根据实际情况，增加对公司其他相关的重要业务领域进行管理风险评估。在公司内外部经营环境发生重大变化时，应即时根据实际经营需要对相应的业务循环进行风险评估。2.3.2内控调查公司每年接受集团统一进行的综合内控问题调查工作。当经营管理发生重大变化时

6、，可以随时进行内控调查。年度内控调查由总经理主持，内控人员组织各部门负责人共同实施，总经理对调查结果的客观性和真实性负责。内控调查后，各管理负责人须针对所发现的薄弱环节提出纠正措施。内控负责人须随时将各项纠正措施的落实情况向总经理和集团内控部汇报。2.3.3 内控检查公司内控人员应定期对本公司的内控运行情况进行检查，每月对核心业务循环检查一次，每季度对其他业务循环检查一次。每季度对检查过程中发现的问题出具书面报告，经公司总经理批准后上报总经理办公会及集团内控部。对于检查中出现的问题，相关负责人应与内控人员一起制定改进计划，内控人员应就内控检查过程中发现的问题及时进行跟踪。2.3.4跟踪内控调查

7、、内部检查等结果完成内控调查、内部检查后，应及时完成检查报告，确保客观真实的反映内控检查的结果，并通过周报的形式上报相关领导和集团内控部。应针对发现的管理控制薄弱环节或控制真空地带提出纠正措施，并在随后的周报中反映各项整改的进度跟踪调查纠正措施实施进展情况是公司管理层和内控人员的重要日常工作。内控人员应随时将各项纠正措施的落实情况向杉杉集团内控部、公司内控委员会和其他管理人员汇报。2.3.5利益冲突调查整体性利益冲突调查活动每年一次，时间一般安排在每年13月，由相关员工对最新的利益冲突情况进行说明和承诺。在总经理领导下，由内控人员会同统括部对管理人员和敏感岗位（招商、工程、采购）人员、新员工或

8、新安排工作的老员工进行利益冲突调查。（详见010206-x杉杉-利益冲突调查）2.3.6出具内控工作报告内控人员必须按时汇报内控工作情况。具体如下：内控人员应在相应的周末提交每周的内控工作完成情况和跟踪各项纠正措施的实施执行情况。每月10日前向总经理和集团内控部报告上月内控工作完成情况及本月工作计划；每年7月10日前完成子公司内控状况半年度报告，并提交给总经理、总经理办公会、杉杉集团内控部每年 1月10 日前，完成上年度内控总结报告，并提交总经理、总经理办公会和集团内控部。2.3.7公司内控资料管理2.3.7.1内控人员应负责建立和管理子公司内控管理资料。2.3.7.2内控资料的管理和归档包括

9、两个方面内容：根据公司经营管理所需要的各类档案管理工作，内控部主要参与对各类重要档案归档要求的确认和密级管理等工作，以及对档案归档工作执行情况的检查，保证公司档案保存的完整性、归档的及时性。内控部自身部门档案资料的归档和管理，是内控部门的重要工作之一，是公司档案管理工作的有机组成部分。内控部存档的内控资料文件必须保持及时的更新，并严格按照资料和记录的保存进行管理。2.3.7.3内控人员应定期对下列资料的完整性和有效性进行检查：公司各项管理制度和业务程序公司注册登记记录、税务登记记录、海关报关登记资料、网络登记注册证书、知识产权及其他无形资产证书等公司重要资产权属证明、房地产证书、公司入股股份证

10、明公司重要担保文件合资合同、子公司章程、董事会决议公司组织机构图、雇员名单、岗位职责表各项管理授权、董事会授权、会议纪要公司印鉴登记和各银行账户开户申请和操作说明书各项内控问题调查记录、工作报告、跟踪结果记录利益冲突调查结果报告和有利益冲突情况的处理结果记录及背景调查报告公司外部审计报告和管理建议书公司资本性支出计划(包括合资合作计划、设置分支机构计划)和重要工程项目招投标记录各类资产(包括但不限于应收应付账款、存货、固定资产等)调整、核销申请报告和处理结果批准记录 处置公司固定资产的申请、批准记录重要岗位职责和人员调整的审批记录各类奖惩处罚申请和执行批准记录公司各类保险单及保险购买、索赔记录

11、等资料公司各类财务预算和决算资料公司提供的各类担保资料其他重要的管理文件和批准记录2.3.7.4内控部门自身的档案管理内容包括但不限于：公司的管理制度，及相应的审批文件和修改修订记录。按制度要求，各项需要在公司内控部备案的文件。按制度要求设立的各专业委员会或工作小组的任命文件。内控部人员的简历，及年度总结和考核记录。对内控工作开展结果（进度和质量）的记录，含：内控检查、周报、季报、培训记录、内控评价反馈表和评价报告、外部第三方的内控审计报告、（检查和评价后的）整改计划和报告等相关的内控执行方面的资料。各项内控工作的专项调查记录、工作报告、跟踪结果记录。管理风险评估结果和记录。上级机构的相关内控工作函告文件、回复及执行结果报告。其它认为需要归档保存的资料。2.3.7.5公司的内控档案在期满一年后，应封存并移交公司档案部门管理。3.0 流程图（无）4.0政策4.1 禁止对秉公处理业务的内控管理人员实施各种打击报复行为。4.2 禁止内控管理人员利用职权，接受被调查人员的各种贿赂。4.3 禁止任命与董事会成员、高管或其他重要岗位人员有利益冲突关系的