FIN010-基础财务制度-会计档案管理制度

1、Royale Tower HotelPolicy No. 序号：FIN-P&P- 010Effective Date 生效日期：2019年5月1日Policy & Procedure 制度和程序Prepared By 制定人：FC：Approved By 批准人：GM：EXD：会计档案管理制度Distribute to 分发:酒店各部门（AU Dept.）Objective 目标:为尽可能保护酒店涉及财务方面的商业秘密，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便 查阅、严防毁损、散失和泄密，更好地为酒店开展服务。Policy 政策/Procedure 程序:第一章总那么第一条为加强会计档案管理，统一

2、会计档案管理工作，尽可能保护酒店涉及财务方面 的商业秘密，更好地为酒店开展服务，根据中华人民共和国会计法和中华人民共和 国档案法的规定，结合酒店的实际情况，特制定本制度。第二条酒店必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保 管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、 散失和泄密。第三条 本制度适用于本公司及所属公司（以下简称“酒店”）。第二章会计档案的范围第四条会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业资料，是记录和 反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：（一）会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；（二

3、）会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账 簿；（三）财务报告类:月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注和文字说明、其他财务报告;（四）其他类:银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资 料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、查账报告、验资报告、 财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的其他重要文件，如合同、章程等各种会 计资料。第五条以上所指的会计档案资料包含纸质档案资料和电脑存储的档案资料（无电子版 的除外）。第六条会计档案管理包括会计档案的立卷、归档、保管、调阅、复制和销毁等管理制 度。第三章会计档案的整理

4、第七条 酒店每年形成的会计档案，应当由财务部按照归档要求负责整理立卷、装订成 册、编制会计档案保管清册。第八条 对于凭证类的会计档案，酒店应在会计月度结束后15日内将该月的记账凭证 打印（手工账的需整理编号且签名或盖章），并将记账凭证、原始凭证整理后装订成册。 订本的会计凭证作为会计档案资料管理。第九条 对于账本类的会计档案，酒店应在会计年度结束后30个工作日内进行会计账 簿整理（电脑账的需打印并装订纸质账本），在首页签字盖章后作为档案资料管理。第十条 对于财务报告类的会计档案，酒店应在年度会计报表报出后30个工作日内进 行该年度内所有会计报表资料的整理并作为档案资料管理。第十一条对于其他会计

5、档案，由具体经办的财务人员在月度结束后15日内对已操作 完毕的财务资料整理编号并作为档案资料管理。第十二条会计档案在统一归档前，由各具体负责该类财务事项的会计人员管理;在会 计年度结束后两个月内，办理会计档案移交清册并将会计档案移交会计文员统一保管。第四章会计档案的保管第十三条当期的会计档案资料应与非财务资料适当分开；以往会计年度的档案资料必 须专柜存放，并由会计文员编制会计档案存放索引表，以便查找。第十四条必须保障会计档案资料存放地的平安性，保管人员交接时须移交所有相关钥 匙或在必要时进行换锁。第十五条对会计档案应妥善保管、存放有序，确保查找方便，严格执行平安和保密制度，不得随意堆放，严防毁

6、损、散失和泄密。第十六条电脑存储的会计档案资料，其重要程度及管理责任等同于纸质档案资料，应 将其与业务等其他资料严格分开，不准将会计档案资料与业务等其他资料混同在一台电脑 中存储。对于存储会计档案资料的电脑，必须设置由财务人员专管的开机密码。第十七条各种会计档案的保管期限，可分为永久、定期二类，详见会计档案保管期限 表。保管期限从会计年度终了后的第一天起算。第五章会计档案的借用第十八条酒店保存的会计档案可根据业务需要用于内部查阅。查阅会计档案须经有关 负责人同意，并按规定进行登记，查阅后及时归档。第十九条外单位查阅会计档案需凭单位介绍信，说明查阅范围，查阅人应出示身份 证，经财务总监批准后方能

7、办理查阅手续。第二十条 查阅会计档案必须由保管人员陪同，查阅的会计档案需保持原样，不得拆抽 涂改。第二十一条 会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况需带出室外复印时，必须经财 务总监批准，并及时归还。第二十二条查阅会计档案人员不得在档案资料中乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂 改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原 件）。第二十三条对借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理借阅注销 手续。第六章、会计档案的分类（一）收银审计档案.收银审计后和各种账单、票证和计算机报表、表格，应由日审按日整理，按日袋箱 存放；.收银审计档案保存期限不低于三年；.

8、收银审计档案的销毁必须造册报董事会批准方可；.收银审计档案的存放地点与会计档案室分设，并要求配备防火平安设施；.收银审计档案室的保存由财务总监指定专人负责；（二）电脑档案.会计成控部的电脑档案，必须按月备份考出。所有备份磁盘和U盘必须送交财务部 总监处存放；.收银审计电脑档案，必须按月备份，所有备份磁盘和U盘必须送交财务部总监存 放；.金库、投款柜处的监控档案，必须按月备份，所有备份磁盘和光盘必须送交财务部 总监存放。第七章、会计档案销毁程序.酒店会计档案保存期满需要销毁时，应抄具清单，报给董事会、主管部门和税务部 门同意后，方可销毁。销毁会计档案的清单应永久保存；.由财务部门提出销毁意见，经

9、鉴定、严格审查，编制会计档案销毁清册，列明销毁 会计档案的名称、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内 容。.财务总监审查批准后，在会计档案销毁清册上签属意见并签名。.销毁会计档案时，应当由酒店委派人员共同监销。.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁 的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名，并将监销情况报告财务总监知 晓。第八章附那么附：会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一 一会计凭证类1原始凭证15年2记账凭证15年3汇总凭证15年会计跟簿类4总账15年包括日记总账5明细账15年6日记账15年现金和银行存款日记龈保管25年7固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年8辅助裱簿15年三一财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告9月度、季度财务报告3年包括文字分析10年度财务报告（决算）永久包括文字分析四