专业秘书与行政助理培训

1、.：.；专业秘书与行政助理培训课程安排一行政文秘人员角色认知二办公室日常任务技巧三拉进关系的说话技巧四与上司沟通的技巧五公务接待的技巧六行政文秘人员的职业笼统专业秘书与行政助理培训一行政文秘人员的角色认知: 什么样的人员适宜做行政人员行政人员需求具备的素质行政人员需求掌握的技艺胜利行政人员的“七高他适宜做行政人员吗？个人条件学历年龄外貌体质视力听力性别什么样的人适宜做行政人员？个性要求 自信 热情 谨慎 机智 守时 服从 自制 勤快 兴趣质量要求礼貌而不居高临下老实而不弄虚作假顾问而不越权行事谦虚而不傲上凌下谨慎而不唯唯诺诺公正而不见风使舵敬业而不妄自尊大敬重而不阿谀奉承慎言而不论是道非本分而

2、不夸耀示人行政人员需具备的才干办事才干沟通才干办事才干 操作才干 写作才干 阅读概括才干 编辑校正才干 统计分析才干一沟通才干 交际才干 口头表达才干 协调才干 组织才干胜利行政人员的“七高综合素质高权大责高薪水高压服的身手高开展愿望和前景高品德程度高成就感高专业秘书与行政助理开展培训二办公室日常任务技巧行政人员的办公室事务办公室事务管理日常任务的四大作用日常任务的三大特征行政人员的主要日常任务行政人员的日常任务任务内容办公室管理照明、隔音、颜色、室内装饰、空气温度，湿度，换气、耗费品、办公自动化设备、平安、严密日程安排与管理公司事务的联络、转达、交涉、调整方案的外出管理：车务、旅票、住宿、出

3、入境文书任务通用公文、事务文书、经济文书、技巧文书、新闻文稿、公司内外文件的收发、处置、整理、归档会务安排通知的制造寄发，会场的选定、约定、布置，必需品、资料的预备、制造、分发，会务的安排，接待，善后的任务行政人员日常任务的三大特征多样性与系统性的一致辅助性与自动性的一致原那么性与灵敏性的一致风险与机遇并存行政人员日常任务办公室环境布置邮件的收发与传阅妥善安排约会办公室布置的原那么根据如今会议室的布置，请点评办公室布置的优、缺陷办公室布置的原那么一整齐清洁、采光良好；走道上不要放置有碍行走的物品；办公桌椅柜架的陈列应采用直线对称式；运用同一规格的档案柜、高度一致，增进美观；将电脑、机、复印机等

4、大件办公设备，安顿在一个区域内，便于电源接线、管理和保养。办公室布置的原那么二办公室的百叶窗应调整坚持一个角度。室内照明灯光应一致。空调温度应坚持在-度之间，湿度应坚持在；办公室的地毯、桌面、桌椅应坚持一种颜色的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画和放置一些自然或人工的绿色植物；办公桌和办公区域要坚持清洁。发明称心的任务场所 办公室环境的“五个一工程办公家具规格一致办公桌颜色一致办公设备区域一致百叶窗角度一致照明灯光线一致 办公自动化设备运用“五不准 问题：关于办公设备运用方面，他能说出那些不准?不准错误运用不准不懂乱修不准无理由乱拿不准破坏设备整洁不准长期占用办公用品的选购原那么满足任务要求提高

5、任务效率节约人工费用树立企业公众笼统邮件收发与传阅本卷须知收信件细节上司或同事的私人信件原封送交；“误拆应立刻封口、签名、致歉；裁开或剪开封口，坚持信件完好；检查信封内有无单据或名片，防止脱漏；如有必要，可以登记信封的信息案例: 讨论这位行政人员/员工的任务应该如何改善？强化档案管理强化“文档一体化认识 把文秘任务与档案管理任务从组织制度到详细程序真正的交融在一同。强化“全过程管理任务认识 “公文格式、行文规那么、收发程序、公文管理要求、公文归档细节 参考国家、等法规。 强化“文书部门立卷任务 公文立卷归档是文秘任务的最后环节，却是档案管理任务的开场环节，是真正的衔接点。 妥善安排上司的约会约

6、会安排的原那么安排约会需求留意的细节安排上司约会的原那么配合上司的时间表分辨轻重缓急酌留弹性处置好变卦的约会安排约会需求留意的细节一有些时间不宜安排约会出差回来当天周末或假日临近下班安排约会需求留意的细节二下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张交给上司，一张交给司机，一张本人保管。时间约会事由所带资料参与人员地点安排约会需求留意的细节三及早备妥约会所需的资料，并在适当的时候请上司过目；特别重要的约会在接近约会时间前，应与对方再联络，以确保约会的顺利进展；约会场所和款待事宜有时也要行政人员担任。安排约会需求留意的细节四按照需求，记录会面内容；保管会见人联络资料，以便万一取消或是更动时间可及时通

7、知对方；随时提示本人的上司准时赴约；每天上班之前请上司核对他的日程表。平安与严密任务方针: 积极防备、突出重点、有保有放、内外有别原那么：不该说的不说不该问的不问不该看的不看不该记录的不记录不在非严密本上记录不在私人通讯中涉及不在公共场所议论不在非严密区存放不在非严密区传达不在公共场所携带有效的信息搜集范围：经济信息科技信息政治信息社会信息生活信息意义辅助决策参考根据任务根底管理根据协调根据来源政府信息网络群众传播媒介专业信息机构各大科研机构综合专业网站信息处置分类加工挑选综合核实与分析运用行政人员的办公室事务让他们高兴地任务、高兴地生活！专业秘书与行政助理开展训练三拉近关系的说话技巧任务言语

8、“规范沟通 任务场所六不谈不非议国家国政不涉及国家或行业不评论交往对象的内部事务 “上海人抠门 不议论同事指点不涉及风格不高的话题不涉及私人问题 “私人问题五不问 不问年纪 “他多大了？ 临近退休和白领丽人不问收入 “他一个月挣多少？ 不问安康 “贷款 不问阅历 “学历？ 不问婚否 “国际惯例 任务言语“规范沟通 任务场所最正确话题 讨教对方擅长的话题他也在行 “贝多芬与裴多菲 风格高雅的话题 哲学、历史、地理、艺术、建筑、风土人情 轻松愉快的话题电影、电视、流行时髦、体育竞赛、烹饪小吃、天气形状聊天！任务言语“规范沟通规范称谓行政职务技术职称行业称谓时髦称谓忌讳称谓无称谓替代性称谓不适当地方

9、性称谓称兄道弟不适当的简称任务言语“文明沟通 文明言语效力“三要素 接待三声来有迎声问有答声去有送声文明十字五句问候语：“您好 恳求语：“请 赞赏语：“谢谢 负疚语：“对不起危机公关语道别语：“再见 热情三到眼到眼看眼口到讲普通话，因人而异意到有表情用他人喜欢听的句式来说话同 事：“这台复印机的质量太差了，才买 回来几天就不能用了，他们秘书 是不是专买不合格产品阿？ 行政人员：“我非常了解他的心境！假设我 是他我也会这么想，让他们一同来 看看，有什么方法可以补救吧。 用他人喜欢听的句式来说话句式二：用“我会表达效力志愿行政人员：“对于他的问题，我非常负疚，我尽能够向部门经理崔经理讯问吧。 同

10、事：“他这是在应付我嘛，尽能够就是有能够不会啦，真是的！“ 行政人员：“他的问题我曾经明白了。我会给部门崔经理打讯问，我会尽快给他回答的，好吗？同 事：“那就OK啦，谢谢！ 句式三：用“他能？提出要求行政人员：“他必需参与这次会议，这次会议很重要！“ 同 事：“喂喂，他以为他是总经理呢！说话这么行政人员：“他能尽全力抽出时间来参与此次会议吗？因 为这次会议很重要！“ 同 事：“好的，我会尽全力安排的，谢谢他了！ 句式四：说“他可以来替代说“不 “这不是公司的规定 “这不是我的任务 “没人让我这么做 “我不知道 “我做不到 行政人员：“我没有这个职权，不过，Lisa应该可以帮到 他，“他可以和她

11、谈谈，他等一下，我打她 叫她过来。 顾 客：“好的，太赞赏他了！同 事：“我的表格曾经交上去很久了，怎样还不批下 来呢，比我晚交的都批下来了，这是怎样回事啊！ 行政人员：“别怪他人，他的表格都填错了，当然没方法批了。“ 同 事：“什么，是他让我这么填的！他 同 事：“我的表格曾经交上去很久了，怎样还不批下来呢，比我晚交的都 批下来了，这是怎样回事啊？ 行政人员：“看来我还需求把表格的填法给他重新讲一遍，由于刚刚能够说得 不够清楚，这里有一部分应该是这样填的“ 同 事：“哦，知道了，不好意思费事他了 专业秘书与行政助理开展训练四与上司沟通的技巧上司的沟通妨碍习惯于单向沟通没有时间对下级不信任报忧

12、不报喜报喜不报忧揣摩上司他不找我，我不找他归罪于外关注点不同信息不对称与上司沟通的四种方式接受指示汇报商讨问题表示不赞同见误区忽然指示不明确是商量问题还是处理问题没有很好的倾听单向原那么倾听沟通前，同上司明确指示时间地点发问，以明确沟通目的为接受指示恰当反响，重要问题廓清无条件接受指示回绝讨论与争辩指点赞同除外与上司沟通汇报出发点的差别评价的差别表达的差别信息的差别与上司沟通汇报的技巧精简 忌讳渲染 有针对性 忌讳漫无边沿“ 从上司的角度来看问题 尊重上司，不要争论 “争论需求三个阶段 补充现实 “上司的评价是一种反响 与上司沟通商讨问题商讨问题的原那么平等、互动、开放正确扮演各自的角色切忌随

13、意改动沟通的目的事先商定商讨的内容，使双方都做好预备当场的决议，事后确认，防止出现偏向与上司沟通表示不赞同见遵照的原那么确切、简明、完好对事不对人摆正本人的位置和心态不强加于人不构成争辩 与上司沟通的本卷须知一把握时机和场所全天最正确时机：上午或下午刚上班时选择指点空闲或心境较好时开会时积极发言有些小事可以随时打招呼有些事可以私下里谈与上司沟通的本卷须知二指点的眼睛久久不眨眼盯着他看： 他想知道更多，继续友好、坦率，偶尔眨眨眼睛： 对他评价高，想鼓励他不抬头，不看人： 不良征兆，轻视，走为上 向室内凝视，并不时悄然点头： 糟糕信号，指点希望员工完全服从 眼睛眨个不停： 对说话内容有疑问，稍停，

14、给他发问的时机 指点的手势双手叉腰，肘弯向外撑： 好发命令者，服从，防止争辩 身体靠向椅子，手放脑后： 轻松、自傲，需求得到赞赏两食指并放于嘴边，其他交叉 已决议回绝他 经常用手摩擦脸皮 正在思索，可以稍做停顿 悄然搔鼻或耳后颈 对说话的内容疑心或不确定，提供更详细的论据 不同上司的沟通方法控制型指点性格特征强硬的态度充溢竞争心态要求下属立刻服从实践、果断、求胜对琐事不感兴趣沟通技巧简明扼要干脆利索不拖泥带水不拐弯抹角尊重他的权威仔细对待他的命令称誉他的成就互动型指点性格特征擅长交际喜欢互动交流喜欢被称誉凡事喜欢参与沟通技巧和蔼友善真心诚意赞誉言之有物称誉多用肢体言语开诚布公谈问题不私下发泄实

15、事求是型指点性格特征讲究逻辑不喜欢感情用事为人处事自有规范清查事情的来龙去脉理性思索缺乏想象力方法论的最正确实际者沟通技巧谈他感兴趣的话题直接切入本质性问题直截了当回答以下问题汇报参与关键性细节专业秘书与行政助理开展训练五公务接待的技巧行政接待的技巧行政签约座次技巧行政谈判座次技巧行政接待与访问技巧行政迎送技巧行政名片技巧行政引见、握手技巧行政会见技巧行政会见技巧行政引见的技巧运用名片的技巧行政迎送的技巧行政会见自我引见三要素要素一先递名片再引见 作用： 索要名片 加深印象 节约时间 宣传本人要素二时间要简短要素三内容要完好 第一次引见运用全称“人大与人大、“作协与做鞋 应付时仅提供名字交际时

16、提供单位、部门、职务、姓名要素 情景扮演A义务：在展销会上向客户引见本人的同事B义务：完成当客户到公司访问时的引见抽签决议每组所完成的义务行政会见引见他人的技巧引见他人时的原那么引见人不同显示接待规格不同引见时多提供一些相关的个人资料引见时记住加上头衔按引见的顺序技巧进展行政会见引见他人的顺序技巧问题：他带客户到公司观赏，他先引见谁？把职位低者引见给职位高者把晚辈引见给长辈把公司同事引见给客户把非官方人士引见给官方人士把本国同事引见给外籍同事把男士引见给女士尊者居后客人优先知情权实战演练自动与另一个组的同事握手，感受握手传送的信息专业握手技巧的要领与忌讳要领： 伸手尊者居前 来时主人，走时客人

17、 力度两公斤，时间秒四大忌讳：禁运用左手 禁戴墨镜、帽子、手套 禁左顾右盼 禁初次见面异性做汉堡包状行政会见递送名片的原那么做好递交前的预备掌握递送场所和时机应双手拿名片的上方，字体正对客户递过去递送顺序：由尊而卑、由近而远、顺时针对待客人本卷须知： 要做自我引见妥善安排客人等候奉茶、报纸、资料逃避客人打 自我本卷须知： 聊天留意严密切勿让客人等太久留意身体的“逐客言语热情送客 行政接待接待不速之客技巧分流亲朋好友不需求上司亲身处理的问题了解清楚来意 婉言回绝行政会见商务迎接原那么明确来访者的身份和位置确定接待规格和档次接待人与客人身份相当正规的接待场所着行政装遵照提早到达的原那么行政会见商务

18、送别原那么根据来宾身份和迎接规格确定送别规格主要迎候人员都应参与送别来宾系贵宾，应举行专门的欢送仪式待来宾在视野里消逝后，方可离去行政会见接待的顺序技巧行政会见接待的顺序技巧引导客人上楼的顺序行进顺序乘坐电梯的顺序 无人驾驶：接待人员先进后出 有人驾驶：客人先进先出专业秘书与行政助理开展训练六行政人员的职业笼统男行政人员的笼统要求女行政人员的笼统要求行政着装的场所及要求行政人员着装六不准行政人员笼统四原那么外在笼统及服饰的重要性外在笼统的重要性问题：人的印象的构成包含哪几部分？所占的百分比？人的印象的构成=%外表+%自我表现+%言语服饰的重要性服饰所传送的信息 “社会位置、个性、职业、收入、教养、档次、开展出路 服饰的功能 “无声的自我展现和表现成就的工具 “服装建造一个人，不修边幅的人在社会上是没有影响力的 马克.吐温行政人员着装的四大原那么符合身份避短扬长遵守惯例区分场所行政人员着装六大忌讳问题：他知道行政人员着装有哪些忌讳吗？过分杂乱 “歪戴帽子斜穿衣 过分艳丽 “回绝艳丽 过分暴露 “女士不穿无袖装 过分透视 “男士回绝薄衬衫 过分短小 “