广西路网项目公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法

1、广西路网项目公路工程竣工文件材料收集立卷归档管理办法第一章 总 则第一条 为了加强和规范我区路网项目公路工程竣工文件材料 立卷归档的管理工作,保证我区路网项目公路工程档案管理质量和 竣工文件材料的完整与准确,根据交通部公路工程竣工文件立卷 归档管理办法 (交办发 2001390号 、 公路工程竣 (交 工验收办 法 (交通部令 2004年第 3号 、 关于贯彻执行公路工程竣工验收 办法有关事宜的通知 (交公路发 2004446号的精神,结合我区 路网项目公路工程建设的具体情况,特制定广西路网项目公路工 程竣工文件材料立卷归档管理办法 ,以下简称办法 。第二条 本办法适用于由自治区公路管理局为项

2、目法人的公路 建设项目,以及由其他项目法人完成的公路建设、养护工程必须送 交由自治区公路管理局归档的公路工程竣工文件材料。第三条 本办法所称公路工程竣工文件材料是指按交通部公 路工程竣 (交 工验收办法 (交通部令 2004年第 3号 、 关于贯彻 执行公路工程竣工验收办法有关事宜的通知 (交公路发 2004446号所规定的公路工程竣工档案目录及内容,含公路工程(包括新 建、改建公路工程、独立的公路桥梁、公路遂道自建设项目立项 开始直至竣工验收过程中所形成的具有保存、查考利用价值的文字材料、图纸图表、声像材料等各种形式的文件材料。第四条 公路工程各参建单位(公路管理局、建设办、监理单 位、设计

3、单位、施工单位应根据本办法的要求,建立竣工文 件材料管理领导责任制与管理检查制度,配备专职档案人员和档案 设备,落实管理与检查制度,按管理责任完成其负责工作的竣工文 件材料收集、立卷、归档工作;档案管理部门按管理权限对有关单 位公路工程竣工文件材料收集、立卷、归档工作的完成情况进行指 导、检查及监督,确保公路工程档案完整、准确、安全和有效利用。 第五条 公路工程竣工文件材料的收集、立卷、归档应遵循公 路工程文件材料自然形成规律和成套性的原则,分类科学,便于查 找利用。第二章 参建单位职责第六条 自治区公路管理局对负责管理的建设项目由档案管理 部门进行检查指导, 并制定考核管理办法, 纳入路网建

4、设考核内容。 第七条 公路工程建设单位(项目法人、建设办在招标文件 及与其他参建单位应在有关合同中明确公路工程竣工文件材料的形 成、整理和组卷要求。项目建设办公室在文件材料的形成过程中加 强检查监督,完成关于贯彻执行公路工程竣工验收办法有关事宜 的通知 (交公路发 2004446号所规定的公路工程竣工档案目录 及内容 (下同 的第一部分综合文件,第二部分决算与审计文件,第 五部分科研、新技术资料等的收集、立卷、归档工作。工程竣工时负责按有关规定将建设项目的全部竣工文件收集完整并归档,编制 档案工作执行报告,在竣工验收前提出专项验收申请,竣工验收后 在规定的时间内向档案保管单位移交。第八条 公路

5、工程设计单位负责按档案管理的要求,完成公路 工程竣工档案目录第一部分综合文件中的设计文件的收集、整理、 立卷工作,并送建设办统一归档。第九条 监理单位负责按档案管理的要求,完成公路工程竣工 档案目录第三部分监理资料的收集、整理、立卷、归档工作,并在 交工验收前送建设办统一归档。第十条 施工单位负责按档案管理的要求,完成公路工程竣工 档案目录第四部分施工资料的收集、整理、立卷、归档工作,并在 交工验收前送建设办统一归档。第十一条 各参建单位在建设过程中,要接受档案管理部门的 检查指导;公路工程交工验收前,公路工程参建单位要按照本办 法的要求,完成竣工文件材料的编制工作,并按规定向档案管理 部门申

6、请验收。公路工程申请竣工验收前,建设办应向档案接收的 最上级交通主管部门或公路管理部门申请档案验收,验收合格方可 申请竣工验收。由自治区公路管理局组织验收的公路建设项目,由 综合档案室组织公路接养单位的档案管理部门对有关竣工文件材料 立卷归档工作进行验收,并提出验收报告。第三章 公路工程竣工文件材料的收集整理第十二条 公路工程档案,是指该工程从项目的提出、立项、 审批、勘察设计、施工到竣工投入使用,全过程中所形成的具有查 考利用价值的各种载体的文件材料,都应收集齐全,归入公路工程 成套档案。其具体范围及收集整理单位按广西路网项目公路工程 竣工文件材料归档范围、收集整理单位、保管期限表 (附件一

7、 执 行。第十三条 公路工程竣工文件材料由建设单位 (建设办 、 勘察 设计、施工、监理等单位,按照公路工程竣工验收办法所规定的内 容,由文件材料形成单位按档案管理的要求分别进行编制组卷,其 编制费用分别由施工、设计、监理、项目法人承担。第十四条 归档文件材料,必须书写工整,字迹、线条清楚, 纸张便于长期保管,格式统一 ; 电子文档仅作为补充或备份。 文件材料格式以 A4纸为准,规格为 297210mm ,需要时也可 使用 A3纸。 文件材料格式小于 A4纸者,可复制到 A4纸上,或者 两张表格印在一张 A4纸上。案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。禁 止使用热敏纸、铅笔、圆珠

8、笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等不易 长久保存的书写工具书写。凡收集到由易褪色书写材料制成的文件材料必须复印,并将复 印件附在原件后保存。第十五条 公路工程竣工图归档应符合下列要求:(一竣工图应能全面、准确反映竣工路线、路基、路面、桥 梁、隧道、涵洞、防护、互通式立交工程、安全设施等全部施工实际造型和特征。(二施工图没有变动的,由竣工图编制单位在施工图上加盖 竣工图章(式样见附件二作为竣工图;凡有一般性图纸变更及符 合杠改或划改要求的变更的,可在原图上修改,并加盖竣工图章作 为竣工图。(三凡结构、工艺、平面布臵等重大改变及图面变更面积超 过 10%的,应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。(四竣工图图

9、章由施工单位自行刻制,图章内技术负责人、 编制人、监理单位、监理人、编制日期等内容均应亲笔签认,不得 刻制。 竣工图章盖在每张竣工图标题栏附近空白处, 使用红色印泥。 同一个图名有数张图纸的竣工图,如平面图,纵断面图等竣工图的 图标可绘制在最后一张图上, 但每张竣工图右上角需绘制图表号 (式 样见附件三 ,背面左下角加盖竣工图章。(五重复使用的标准图、通用图可不再编入竣工图中,但必 须在图纸目录中列出设计图号,指明该图所在位臵并在编制说明中 注明。(六图纸可以按 297mm 210mm 或 297mm 420mm 折叠,底图 不折叠,平放在专用底图柜内,大于 1号的底图也可卷放装筒。 第十六条

10、 为方便建设过程中收集、检查及竣工文件材料的整 理 , 在施工过程中形成的监理、施工文件材料应按进度、质量、费用 及其他分别用标准档案盒收集保管;工程质量文件应按分项工程依 工序进行收集保管,工程质量文件包括测量、试验、施工过程作业 必须的记录(施工记录 、质量检验记录(质量自检 、工序检验申请与审批记录及质量管理过程中对质量问题、事故处理的指令与检 查记录和往来文件(参见附件十二 。第四章 公路工程竣工文件材料的整理立卷第十七条 案卷应由案卷封面和卷脊、卷内文件目录、卷内文 件及备考表组成。第十八条 公路工程竣工文件材料归档前的整理组卷应遵循公 路工程文件材料自然形成规律和成套性的原则,分类

11、科学,便于查 找利用。(一 公路工程的前期准备阶段、设计阶段、工程交、竣工验收 阶段、监理过程所形成的文件材料及工程管理性文件材料应根据文 件材料形成的阶段、性质、内容、问题、专业分别整理组卷; (二 公路工程施工阶段形成的监理、施工文件材料应按路线进 行方向结合单位工程(或分部工程、分项工程分别整理组卷。 (三 监理、施工文件材料在竣工文件的整理组卷时,需将保存 期(永久、长期、短期的资料分开按组卷要求分别组卷;组卷时 可按一个分项(或分部工程组卷,文件材料较少的按一个单位工 程或多个相同的单位工程组卷亦可,不得将单位工程(分部工程 名称不同的文件材料组卷,方便题名与归档。第十九条 卷内文件

12、材料的排列应按同一管理内容的每个事 件、文件依时间顺序排列,但监理、施工的按同类分项工程质量文 件优先按里程桩号顺序,在分项工程内按工序与完成时间顺序的先后次序排列。第二十条 卷内目录(式样见附件四是案卷内文件材料的检 索工具, 案卷内每件文件材料题名均应按顺序填写完整 ; 监理、 施工 文件中的各分项工程的目录只要是同类的分项仅列第一个分项工程 的全部文件名录 , 其他同类型记录文件基本一样的 , 只需列分项工程 名及该项才有的记录文件名。每件文件的目录由下列项目组成: (一序号,填写文件排列的顺序号,用阿拉伯数字从 1起依 次标注;(二文件编号,填写文件材料的文号或图样的图号;(三责任者,

13、填写文件材料的直接形成部门或主要责任者, 可采取通用的标准简称;(四文件材料题名,应填写文件材料标题的全称,没有标题 或标题不能说明文件材料内容的,应自拟标题,标题应简明、概要; (五日期,是指文件材料或该文件材料集合的形成日期(或 起止日期 ;(六页号,填写每份文件材料首页上标注的页号,最终件要 注起止号。页号的编号方法是在有文字或图样材料正面的右下角、 反面的左下角填写页号,卷内目录、卷内备考表不编写页号。如所 归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料,已编有页号的只 需在卷内文件目录页次中填写册数。卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前。第二十一条 备考表(式样见附件五排列在卷内文件材料

14、的 尾页之后。其内容应标明卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。第二十二条 公路工程归档文字材料应去掉金属物并采用三孔 一线方法(孔距 80mm 装订, 装订时靠装订边和下边取齐。 对批语、 签注意见写在文件装订线上的,应予以粘贴补宽,对纸张规格大小 差别较大的文件应适当补贴或折叠。图纸可不装订,但每份需加盖 档号章 (式样见附件六 。 档号章内容包括该份文件所在案卷的档号 和在本案卷中所在页次。第二十三条 案卷封面(式样见附件七由下列项目组成: (一案卷题名,应包括公路工程建设项目的名称、起讫里程、 单位工程(含分部、分项名称及文件名称(文件名称指本卷文件 主要内

15、容的名称 , 如属桥梁、 隧道等工程项目, 还应同时标明结构、 部位的名称。案卷题名应能准确反映出案卷的基本内容;(二立卷单位,是指案卷形成单位;施工单位为合同签订单 位。(三起止日期,是指案卷形成日期(包括起止日期 ;(四保管期限,由各接收保管单位按本办法划定的保管期限 填写;(五密级,依据保密规定填写;(六档号,由各接收保管单位填写档案分类号和案卷顺序号 (立卷单位不填写 ;(七档案馆号(立卷单位不填写 。案卷脊背(式样见附件八需填写案卷题名、档号及保管期限。 (填写方法同上 。第二十四条 档案盒、卷内表格的规格及其制成材料的质量要 求。公路工程竣工文件材料立卷后一律统一使用卷内表格和档案

16、 盒,档案盒必须使用由档案管理部门统一监制的标准档案盒。做到 案卷和档案盒厚薄一致,大小相等。档案盒的外表面规格为:305mm 220mm, 厚度分别为 20、 30、 40、 50、 60mm 五种。档案盒用牛皮纸双裱压制,也可用黄板纸制作,外裱牛皮纸。 案卷外封面规格与卷盒外表尺寸相同。案卷内封面、 卷内目录、 卷内备考表用 70g/m2以上白色书写纸 制作。脊背规格与卷盒的长度和厚度相同, 300mm 20(30、 40、 50、 60 毫米。脊背制作用 150 g/m2白色书写纸,案卷脊背格式也可以直接印 在档案盒脊背上。第五章 公路工程竣工文件验收与档案移交第二十五条 勘察设计单位、

17、施工单位、监理单位应在交工验 收前向建设单位 (建设办 移交所有经系统整理过的竣工文件材料, 建设单位(建设办负责按本办法的要求进行自检合格后归档。 第二十六条 建设单位(建设办应当将各有关单位移交的竣 工文件档案进行整理,对本项目建设产生的所有案卷按照工程进展或里程顺序即按立项、工可、设计、施工、竣工的先后顺序结合里 程顺序,对案卷进行系统排列,并用铅笔在封面和卷脊编写案卷流 水号;其中施工阶段形成的施工文件材料案卷依路线进行方向,按 照路基、路面、桥梁、隧道、互通立交工程、交通安全设施及收费 站、养护站房建工程的顺序分别进行排列。编出总目录,写出竣工 文件档案执行情况报告 (内容见附件九 , 向自治区公路管理局提交 验收申请报告。第二十七条 档案验收部门在收到建设单位的验收申请报告 后,应按规定及时组织有关单位进行验收并提交验收报告。验收费 用由建设办负责。第二十八条 建设单位(建设办负责按档案验收提出的要求 进行完善后,填写好竣工文件档案移交目录(式样见附件十和竣 工文件档案移交签证单 (式样见附件十一 , 在工程通过竣工验收后 三个月内向各有关接收保管单位(区交通厅、区公路管理局和市级 公路局档案部门办理移交手续。第二十