GT-S3-SD-001业务接单作业标准

1、无锡市港泰包装材料有限公司文件名称： 业务接单作业标准 文件编号： GT-S3-SD-001 版 本： A/0 制定单位： 业务部 发行日期： 修订记录页次旧版次初版发行/修订日期初版/修订摘要文件类型核 准审 查制 定作业标准书目录1、目的 32、适用范围 33、权责 34、定义 45、作业流程 46、作业程序 56.1业务接单 56.2订单报价 56.3合同和订单评审 56.4订单分流 66.5订单交付 66.6客户对账和回款 67、相关文件 68、应用表单 6无锡市港泰包装材料有限公司作业标准书名称：业务接单作业标准文件编号GT-S3-SD-001版次A/0页数1/41、目的：明确业务接

2、单流程以及各部门的职责，建立标准化的作业流程和规范，明确业务段的各项作业内容，指导业务人员及相关单位人员作业，将适时、适质、适量的产品交给客户。2、适用范围：适用于无锡市港泰包装材料有限公司业务部业务接单作业。3、权责： 3.1业务部：3.1.1负责整个接单流程中与客户的沟通事宜；3.1.2参照财务部成本核算数据对产品进行报价；3.1.3负责接单过程中客户提供图纸、检验标准、技术要求等文件的管理和存档；3.1.4负责新产品样品送样以及样品确认事宜；3.1.5负责对客户订单外购和自制进行订单的分流工作；3.1.6负责对订单进行评估，最终决定是否需进行订单评审；3.1.7负责客户对账以及货款的跟催

3、工作；3.1.8负责发票的寄送工作。3.2财务部：3.2.1负责和业务部一起进行订单对账工作；3.2.2负责主导项目合同的审核和存档工作；3.2.3负责开立发票并跟进回款进度；3.2.3负责提供成本财务数据分析，以便于业务部进行产品报价。3.3管理部：3.3.1负责外购订单的采购和进度跟催工作；3.3.2负责厂内订单的下达和进度跟进工作；3.3.3负责交期异常的反馈和沟通工作；3.3.4严格按照客户的交期确保准时交货。3.5质量部：负责确保产品的质量，品质异常及时提出和评审。无锡市港泰包装材料有限公司作业标准书名称：业务接单作业标准文件编号GT-S3-SD-001版次A/0页数2/43.6生产

4、部：严格按照生产计划安排生产，确保按期按质交付。3.7仓库：负责产品的发货，确保产品的按期交付。4、定义：无5、作业流程：无锡市港泰包装材料有限公司作业标准书名称：业务接单作业标准文件编号GT-S3-SD-001版次A/0页数3/46、作业程序：6.1业务接单：6.1.1客户以邮件、采购订单、通讯软件（微信、QQ等）、电话、传真或口头形式下达采购需求，针对新品或未含报价的客户需求（口头、电话、通讯软件等），业务需以报价单形式回复客户，由客户对订单和报价信息进行确认；6.1.2针对老品客户以采购订单形式下达的需求，为提升工作效率，业务在对客户风险有充分评估的基础上，可直接回复邮件进行确认，无需开

5、立报价单进行订单确认；6.1.3业务和业务助理应保存好客户的采购订单、报价单等客户的需求资料，按照记录控制程序进行管理和存档。6.2订单报价：【订单的账期？】60天6.2.1针对新品业务应依据财务部提供的成本分析数据、产品的起订量和公司利润率的要求等信息进行报价，由业务直接进行报价；6.2.2因客户的要求或其他客观的原因，如报价需低于公司的利润率要求，业务员需以邮件、电话或书面申请的方式提出需求，由业务部主管审核批准后进行报价。6.3合同和订单评审：6.3.1合同评审：6.3.1.1常规合同，可由业务部主管审核后，加盖业务合同章直接回复客户；6.3.1.2如合同金额在5万元以上或需加盖公司公章

6、的特殊合同，需由业务员提出经业务部主管、财务主管和总经理一起进行合同评审，经合同评审通过后才允许加盖公司公章或业务合同章回复客户；6.3.1.3业务应做好合同的管理和存档工作，严格按照记录控制程序保存。6.3.2订单评审：6.3.2.1业务按照公司产品质量标准和交期对客户的订单进行评估，如客户的订单交期要求或质量标准要求超过公司规定，由业务以会议、邮件或电话沟通的方式，与管理部或质量部主管进行沟通确认，以确保按照客户要求完成产品交付；6.3.2.2针对产品变更的订单，业务严格按照工程变更控制程序执行。无锡市港泰包装材料有限公司作业标准书名称：业务接单作业标准文件编号GT-S3-SD-001版次

7、A/0页数4/46.4订单分流：6.4.1客户订单统一由业务助理进行订单分流，根据工厂的实际生产能力，将订单分流为生产订单和外协采购订单，并将客户订单直接分解至管理部对应的采购和生产计划；6.4.2为提升工作效率，业务助理可直接在客户的采购单或报价单进行订单分流，以扫描件或复印件的形式将客户订单传达给管理部；6.4.3业务助理需对生产订单和外协采购订单使用EXCEL表格的形式进行分类汇总，并及时跟进交期进度，确保订单的准时交付。6.5订单的交付：6.5.1管理部严格按照客户的交期对采购订单和生产订单进行跟进，确保产品的按期交付，如交期由异常需及时向业务部提出，由业务与客户进行沟通协调；6.5.2质量部对外协订单和生产订单的产品质量进行监控，确保产品的按质交付，如品质异常影响交期，由质量部主导与业务部进行沟通评审，必要时由业务与客户进行沟通协调；6.5.3仓库严格按照管理部的出货计划安排物流，并确保产品运输过程中的防护和保护，如交付异常需及时向业务部提出，由业务部与客户进行沟通协调。6.6客户对账和回款：6.6.1客户