涉外秘书在工作中怎样处理好人际关系(共12页)

1、精选优质文档-倾情为你奉上涉外秘书在工作中怎样处理好人际关系    摘要：在秘书的职业生涯中，拥有良好的人际关系十分重要。秘书的成败往往不在效率第一，而在人缘第一。所以秘书在处理人际关系时应遵循一定的原则和方法，只有这样才能促进事业的成功，实现自我价值，增强群体的凝聚力，才能推动单位健康有益的发展。本文从人际关系的概念，人际关系的必要性和重要性出发，引出影响人际关系的因素，从而道出涉外秘书处理人际关系的整体方法以及针对不同对象的具体方法。     关键词：秘书人员    人际关系

2、60;   人际交往   领导   真诚         人际关系系指社会人群中因交往而构成的相互依存和相互联系的社会关系，他是一种复杂的社会现象，从不同角度可以分为多种类型：以人际关系的主体为标准，可分为个人与个人的关系、个人与群体的关系；以人际关系的基础为标准，可分为血缘关系、地缘关系、业缘关系。而作为涉外文秘人员，主要要处理的是业缘关系，既以共同的事业为基础的人际关系，包括同行关系、师徒关系、上下级关系等。   

3、0;     一、湾资深秘书石咏琦积自身的丰富体验，反复表达了这样的理念：“秘书的成败往往不在效率第一，而在人缘第一”，处理好人际关系的意义主要表现在以下几个方面：111        （ 一）  这是我国现代化建设新形势，建设社会主义和谐社会的需要，也是做好秘书工作的内在要求。随着改革开放和会主义现代化建设的迅速发展，我国的社会经济生活发生了深刻的变革。经济的国际化、市场化，政治上的民主化、法制化，文化的多元化，已成为不可阻挡的潮流，人际关系也应冲破旧的

4、模式，建立适应时代发展的人际关系，人与人之间的交往也应多元化、复杂化。        江泽民同志在中共十六大报告中，多次提到“和谐”问题，强调对祖国富强贡献力量的社会各阶层人们都要团结，“要努力形成全体人民各尽所能，各得其所而又和谐相处的局面”；在全面建设小康社会的奋斗目标中，增加“社会更加和谐”的内容；在论述建设政治文明时。提出“要巩固和发展民主团结、生动活泼、安定和谐的政治局面”和“建设管理有序、文明祥和的新型社区”等，因此社会和谐，是我们实现现代化的重要目标和不可或缺的条件。改革发展稳定，离不开社会和谐，离不

5、开良好的人际关系。作为涉外文秘人员，要高效率的开展日常工作，当然也就需要和谐的人际关系。      （ 二） 这是秘书工作自身工作性质的需要。涉外秘书处于一个单位或部门的中心地位或重要岗位，承担着承上启下、内外连接，参谋辅助和决策的落实服务工作，秘书工作联系面较广，涉及面较宽，涉密程度较高。各自既明确分工，又亲密合作，具有较强的综合性、机动性和应急性。这一切都要求从事秘书工作的同志建立良好的人际关系环境来促进日常工作的开展。人际关系很差，缺乏信誉，是难以做好工作的。只有积极向上、有序竞争、和谐相处、具有生机活力的人际关系环境，才能增强

6、集体凝聚力，激发员工的创造力，强化员工的战斗力，从而提高工作的效率和效益。秘书岗位是容不得私心重、过分计较个人得失、成天搬弄是非、搞宗派、影响团结的人立足的。因此，强调树立良好的人际关系是秘书工作的内在要求。      （三） 良好的处理好人际交往有利于秘书人员提高工作效率。美国成人教育家卡耐基在调查了无数的明星巨商和军政要员之后认为,一个人在事业上的成功只有15%是由于他的专业技术,另外的85%要靠人际关系和处事技巧。良好的人际关系，这样不仅可以使秘书人员与其他人协调一致，而且还可以不断得到他人的支持和帮助从而极大地减少工作中的扯皮

7、现象。特别是当工作中出现困难时，能够借助于周围人的关心、帮助而加以顺利解决，这对于秘书提高工作效率有着很大的作用。要知道，“三个臭皮匠，顶个诸葛亮”另外秘书良好的人际关系有利于营造良好、愉悦的工作气氛，使公司充满活力与生机。让工作中的人心情舒畅，是管理者和员工都希望看到的。 （四）广泛的人际交往可以帮助秘书不断扩大视野，便于收集各方面的信息情报，以充分发挥秘书人员的咨询参谋作用。中国有句古语“独学而无友，则孤陋而寡闻”说的就是这个道理。其实人际交往活动就是一种信息转换传递的活动，一个人的交往活动情况反映了一个人的信息量的多少。这就是“久病成医”的原因，一般说来，人际交往的范围越广，接触的人越多

8、，了解到的情况也就越多；人际交往的频率越高，信息的传递就越快，对信息的利用也就越及时。秘书人员处在一个开放的舞台上，为他们的交往提供了十分便利条件，他们每天都要与一些不同的人物打交道，因此每天都能获取大量新信息材料。这对于秘书人员全面地了解情况，不断地扩大自己的视野领域提高参谋辅助能力都有很大的帮助。俗话说得好：世事洞明皆学问，人情练达即文章。（五）进行人际交往活动有利于秘书人员的身心健康。“酒逢知己千杯少”人具有社会性，是惧怕孤独的，因为人在孤独的环境小有一种被抛弃感，会感到寂寞无聊，会失去自信心。交往作为人的一种需要，是一个人获取理解、信任、友谊和爱情的重要手段，也是一个人能够实现自我评价

9、的基本方式。个体只有在交往中才能确立在社会中的地位，才能摆脱孤独无靠的悲观情绪，从而形成一种积极地参与人生的健康心理。因此，良好的人际交往行为对于增进秘书人员的身心健康有着重要的意义。反之交往活动的受挫、失败或发生障碍，都会导致人际关系的恶化，从而给人们的精神带来压力，造成心理不平衡，危害人们的身心健康。二、良好的人际关系既然如此重要，那么怎样建立良好的人际关系呢？在解决这个问题之前，我们还是先来了解一下影响人际关系的因素有那些吧：（一）接近且相悦，有道是“有缘千里来相会，无缘对面不相逢”友谊关系的建立和发展既需要时空的接近，也需要彼此的好感，这好感就是缘分。第一印象好，就是彼此有缘，不好就是

10、无缘，就会“对面不相逢”因此，秘书的人际关系，同样受时空的影响，同样存在“近水楼台先得月，向阳花木早逢春”的现象。 （二）类似性因素，在个人特性方面，双方若能意识到彼此的相似性，则容易相互吸引，正所谓“物以类聚，人以群分”“惺惺惜惺惺”说的就是这种现象。秘书在日常交际中，如果能接受对方合理的建议，并表示赞扬，对方一般会有“英雄所见略同”的感觉，他们的自尊心因得到支持而受到保护和抬升，由此会产生对秘书的感念之情，良好人际关系的建立就不足为奇了。 （三）互补因素，俗话说“一山难容二虎”通常情况下，人格特征突出且相同的人难以共处。所谓“刚柔相济”就是这种互补关系。人际关系建立和发

11、展的出发点是人的各种需求，正是为了满足人的需求，人们才会产生交往的动机并导致交往的行为，从而建立和发展人际关系。那么，当双方能够互补性地满足对方的某种需要时，双方就容易相互吸引并建立一定的交往关系。互补性越强，满足双方需要的可能性越大，则建立和发展人际关系的可能性也越大。 （四）个人特制，我们不能否认，有些人天生就给人一种亲切的感觉，或者因为“天生丽质”的外貌，或者因为自身的学识，人格魅力等。   （五）自我暴露，也就是自我表现，运用各种社交技巧，使别人喜欢自己。三、人际关系既然受这些因素的影响，那么，涉外文秘在日常交际中，该如何利用这些因素呢？一般说来

12、，有以下几种技巧：（一 ）1、礼仪，这是基于接近且相悦的原则而言的 ，接待送访也是秘书的日常工作的重要组成部分，怎样给人留下下一个良好的第一印象，各种礼仪是必不可少的。他在人际关系调节中具有不可忽视的作用。微笑是礼仪的重要组成部分，它能使生疏变为亲密，使隔阂化为融洽，使不顺变为开心。因此，涉外文秘应该熟悉中外各种礼仪。        （ 二 ）1、寻找共同语言。人际关系的好坏受“类似性因素”的影响，交往双方有共同的话题，共同的语言，共同的体验和共同的情感，就意味着交往有走向成功的可能，寻找这样的共同点就成

13、为交往的关键。由于任何一个人都是多元性的集合体，从文化、民族、地域、知识、能力、职业、年龄、个人经历、思想观点等，总能找到共同语言的基点，以利交往的进行，这就要求秘书人员在平常的工作中要细心留意，把握住他人特性，以便更好的寻求共同的话题。     2、真诚的赞赏。这也是基于“类似性”原则而言，每个人都希望获得别人的肯定，并据以确认自己的重要性，因此，内心都非常渴望他人的赞赏。赞美对方的行为，往往会收到意想不到的效果。所以，秘书人员在交往中，不要吝啬赞美，只要这种赞美是真诚的、健康的、发自内心的。无私的、适当的赞美，既可以给对方带来快乐赢得对方的好感，又能

14、得到对方真诚的理解和热情的支持与帮助，有利于做好本职工作。（三）1、 宽容指心胸宽广，忍耐力强，不计较个人利益得失，敢于接受别人善意的有驳于自己的建议。这是基于互补原则而言，“海纳百川，有容乃大”。人际交往中要求秘书严以律己，宽以待人，关心人、理解人、大事清楚、小事糊涂，原则要坚持，方法要灵活，以德报怨，得里让人。在现实社会里，肯定金无足赤，人无宗人。交往时，只要对别人的不和和过失宽以待之，才能获得更进的交往距离。同时注意从别人错误处学习，避免自己犯同样的错误。（四）1、知人知言原则，这是基于个人特制而言的，社会中每个人的气质，性格皆不同，交往的动机，所抱的目的也不同，秘书人员在开展

15、人际交往时，对交往对象应该有较深刻的了解与把握，掌握主动。应“知其可言而不言，为人失人；知其不可言而与之言，为失言”。（五）1、向对方有限度地敞开自己。这是基于“自我暴露”原则而言，交往中，一方要吸引另一方，只有在一定范围内敞开胸怀，言明所求，唤起理解和同情，取得信任，交往才会成功。虚假遮掩，或表现出极强的自我保护性，对别人过于防范，都难于使交往成功。在一定条件下，应该采取“欲取之，则先予之”的方法，合理地实施交往策略技巧，实现交往目的。对我们秘书人员而言，要把握住一个尺度，那就是能言则言，不能言绝对不言。防止无意中泄露组织重要机密，造成组织不必要的损失。同时在向对方敞开自己时，务必真诚，不要

16、向虚情假意， 真诚是人际交往最基本的要求，所有人际交往的手段，技巧、都应建立在真诚交往的基础上。在秘书工作中诚信有着重要的价值。秘书在人际交往中“诚而有信”，就能发挥自身能力，得到他人或组织的支持，鼓励，更好的表现自己。（六）1、善解人意，站在对方的立场上考虑问题。“己所不欲，勿施于人”站在对方的立场上考虑问题，设身处地为对方着想，考虑对方的需要、利益、兴趣、爱好和方便，减少给对方带来的麻烦。2、学会倾听。耐心地听别人讲话，尊重讲话人的情感和态度，不要轻易打断对方的话语，即使对方有错，也不要急于更正对方，这样既表示了你的涵养，又体现了你对他的关心。秘书人员在和来访者交谈时，要认真听取

17、来访者的诉说，热情接待，并根据情况及时作出理解。3、沉着应付。人际交往中，时时会有意想不到的事情出现，这需要秘书人员具有应变能力，去应付突来的一切的一项基本原则，平等是建立良好人际关系的前提。人际交往中着重的是人格平等，即尊重他人的人身权利，自尊心、感情、不涉及他人的隐私权。      四、当然，这些方法只是从整体而言，针对秘书人际交往的不同对象，秘书处理人际关系的方法又有所差异：（一） 秘书如何处理好与领导的关系      1、  (一)摆正位置，自觉服务。 &#

18、160;  秘书是领导的参谋与助手，是为领导服务的。秘书人员要想处理好与领导的关系，必须首先增强角色意识，树立服务观念。怎样才能摆正自己的位置，更好地为领导服务呢? 秘书人员要尊重领导、服从领导。领导是一个机关单位的决策者和指挥者，对单位负有重大的责任。一般情况下，领导者多数是由一些德才兼备、经验丰富的人来担任的，他们一般具有较高的威信，深受群众的拥护和支持。秘书人员对领导的尊重应做到以下四点：   （ 1）要维护领导的威信。一个秘书人员在任何情况下都不能故意破坏领导的威信，不能散布有损领导威信的言论。即使领导者在工作中出现了差错或失误，也不能

19、随便乱发议论，而应通过正当的方式和正常的渠道向有关方面反映自己的意见，以求得合理妥善的解决。领导出现失误或漏洞时，作为秘书应该提醒，这是秘书的份内之职，但要注意提醒的方式和场合，不能让领导当众出丑丢面子，可以事后私下底悄悄的告诉领导，也可以当场以巧妙的方式暗示领导，让领导及时更正。   （ 2）要尊重领导的意见和决策。领导者的意见和决策大多是经过全盘考虑和深思熟虑的。一般情况下，这些意见和决策是正确的，秘书工作者应坚决按照这些正确的意见和决策去做。  （  3）、要尊重领导的职权。秘书人员是服务性人员，不是决策者，因此必须按职责规定办

20、事，不能越职代权，借领导的名义发号施令。秘书必须明确自己为领导服务的界限，克服那种自己的意见未被采纳就感到委屈失望的心理。在处理一些较重要的事情时，应该及时向有关领导汇报请示，而不能自作主张。    （4）要体谅领导的困难，为领导分忧。一个领导者不是全能的，在工作中会遇到这样或那样的困难，如工作中的、学习中的、家庭生活中的各种困难。秘书要积极地去帮助领导克服这些困难，多出主意，多提供服务，尽可能解除领导的后顾之忧。真正做到和领导同甘苦、共患难，这样才有可能和领导密切关系，建立起深厚的感情。(二)正确领会、贯彻、执行领导意图，秘书要围绕领导意图进行工作。正确领会、贯

21、彻、执行领导意图，是秘书处理好同领导关系的基本出发点。秘书在传达贯彻领导意图时应注意以下问题：一是莫误传达时间。二是不能截留领导意图。三是不能随意解释或歪曲领导意图，使领导的指示决定在传达贯彻中变形、走样，这同样会给工作带来危害。四是在领导意图传达贯彻中遇到抵触等困难时，秘书人员既要坚持原则，又要机动灵活地多做工作，使执行者自觉接受。（三） 提高自身素养，增强办事能力， 秘书要处理好与领导的关系，关键在于做好本职工作，提供有效服务。   1诚实而不做假弄权。   2当参谋而不自以为是。   3公正而不搬弄是非。秘书人员在向领

22、导汇报情况时或领导人要求秘书人员谈看法时，要做到公正、客观、超脱。  4受批评而不急不怨。（四）树立沟通意识，学会进谏秘书人员作为领导的参谋和助手，必须时时与领导保持良好的沟通状态。（二） 秘书如何处理与同事的关系秘书是领导与同事的桥梁。由于秘书的特殊地位，要处理好与同事的关系有许多难处。通常领导有任何意见，尤其是某些领导他本身不愿亲自表达看法，都会交给秘书去做。如当传达领导的不满或责备给那些偶有怠惰表现的同事时，当领导交代的事情是同事最不喜欢的事情时秘书自然成了不受欢迎的人物。秘书人员和同事关系融洽还得做到以下十个方面。1.以诚待人：以自身礼貌与魅力，以关心他人的态度打入

23、人群。2.信守承诺：说道做到，做事买力、讲求效率。3.全神贯注：集中注意力，积极参加集体活动组织。4.勤加浇灌：把时间投资在培养人际关系上。5.尊重对方：别把人只视作工作上该联络的对象。6.赞美他人：不吝于赞美和鼓励，表达对他人的欣赏。7.时时感恩：别忘了在他人的赞美和善意批评之后说声谢谢！8.承担责任：勇于为自己的过失承担责任，不找借口推脱。9.绝不居功更不抢功。10.不忘幽默：保持对生活的感性与幽默，享受建立人际网络过程。（三）秘书与下级的关系由于秘书工作的特性，使得秘书成为了领导最亲近的人，经常会代表领导去发布一些命令，指挥下面的员工去办理一些事情。在这个时候，秘书如果跟下级员工的人际关

24、系处理得不好的话会直接影响到员工的工作积极性，从而影响了工作的效率和工作的质量。所以秘书人员应与下级平等交往，承认大家是共同协作的关系，在工作方面只有职位上的差异，给人平易近人的亲切感，博得大家的好感与支持。对下级所犯的错误应该用宽容的态度去对待。同时，为了工作的效率性，准确性，秘书在处理同下级的关系的时候还应该关心他们工作以外的东西，比如家庭状况、性格爱好、日常生活等等，在他们中间树立良好的形象。（四）  秘书如何处理好与群众的关系  1认清自己身份的双重性，摒弃优越感。  2. 虚心向群众学习，诚心与群众交朋友，真心的为群众服务。3要经常和群众进行双向沟通。影

25、响秘书工作的因素很多，良好的人际关系是做好秘书工作的基础。一名称职的秘书应该在日常工作中努力与领导、同事建立和睦的工作关系。总之，树立良好的人际关系的最高标准，最大原则是否能高标准、高效率、高效益地完成工作任务，脱离了这一点，一切方法原则都是纸上谈兵，不仅无益而且有害。 参考文献1（见秘书之友2001年第6期13页）1这样的秘书最受欢迎陈玉斌主编   四川大学出版社 2005年05月第1版2秘书实用大全马志浩主编  人大出版社  1998年03月第1版 3中国秘书学任群主编   商务出版社  1999年1

26、1月第1版 4秘书工作实务范立荣主编    南开大学出版社  1996年08月第1版 管理心理学    孙喜林主编 东北财经大学出版社   2006年8月第一版3 陈合宜，秘书学暨南大学出版社     1993年8月第一版2005年6第5版                 

27、60;                                         1这样的秘书最受欢迎陈玉斌主编   四川大学出版社 2005年05月第1版23 陈

28、合宜，秘书学暨南大学出版社     1993年8月第一版2005年6第5版                                        

29、60;                  秘书实用大全马志浩主编  人大出版社  1998年03月第1版 3中国秘书学任群主编   商务出版社  1999年11月第1版 4秘书工作实务范立荣主编    南开大学出版社  1996年08月第1版 1这样的秘书最受欢迎陈玉斌主编   四川大学出版社 2005年05月第1版2秘书实用大全马志浩主