财务会计档案管理中存在的问题探究

1、财务会计档案管理中存在的问题探究摘要：随着我国经济的发展，单位的会计档案管理越来越受到各单 位的重视，单位会计档案管理的好坏，无疑也是体现各单位综合管理水平 的一个重要方面。关键字：会计档案管理屮图分类号：g271文献标识码：a一、会计资料收集不完整、及时会计档案资料收集不全。有的单位 只重视对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的归档，却忽视了会计文 件材料的汇集、整理和归档工作，严重影响了会计档案的齐全性和完整性。会计资料的收集要以会计业务为主线，凡具有保管价值的所有会计事 项记录、核算资料、财务管理类的资料，都应及时收集，不得遗漏，如发 现缺少的资料，应及时向有关的当事人追回或采取必耍的补

2、救措施，以确 保会计档案资料的完整性。依据会计档案管理办法，会计档案资料主 要包括：1、会计凭证类：包括外来和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、 记账凭证、记账凭证汇总表、其他会计凭证。2、会计账簿类：包括总账、明细账、曰记账、固定资产卡片、辅助 账簿、其他会计帐簿。3、财务报告类：分为月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明及莫他财务报告。4、其他类：包括银行对账单、银行存款余额调节表，其他应当保存 的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案 销毁清册。实行会计电算化单位的会计档案主要包括三个方面的内容：（1）山计算机打印输出的各种书面形式的会计凭

3、证、会计账簿、会 计报表以及其他会计资料。这些打印输出的会计凭证、会计账簿、会计报 表以及其他会计资料应为符合国家统一的会计制度规定，根据有关规定立 卷归档保管，保存期限按会计档案管理办法的规定执行。（2）以磁盘、磁带、光盘等介质存储的会计数据（会计凭证、会计 账簿、会计报表等数据），在未打卬成书面形式z前，应当妥善保管并留 有副本。这些介质都应当视同会计资料或档案保管。（3）会计电算化系统开发和使用的全套文档资料和软件程序，也应 当视同会计档案保管。二、会计档案的整理和归档不科学、不合理对会计档案的整理和归档要根据会计档案管理办法的要求，制定 科学规范的分类编号方法和归档时限，建立会计档案保

4、管清册、移交清册、 借阅登记单等，保证会计档案内容完整、整理归档及时、手续完备，并按 会计档案分类编号规则整理会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资 料，合理确定摆放各类会计档案的位置，提高利用效率。1、会计月度终了，将会计凭证按顺序排列、整理，连同所属原始凭 证，按要求装订成册，正确填写记账凭证封面，填写并粘贴包角并盖好骑 缝章。正确填写会计档案凭证案卷目录。2、年度终了，将会计账簿、会计报表（实行电算化核算的单位，首 先应打印出纸质的会计帐簿、会计报表）及英他资料（主要是银行存款余 额调节表、银行对账单）按会计档案管理办法要求分类整理、编页码、 装订成册，正确填写封面各项内容，填写并粘贴

5、标签，填写会计档案账簿 案卷目录、会计档案报表案卷目录及会计档案其他类案卷目录。对于上级、 财政部门下达专项资金、部门预算指标等文书档案也应及时收集交由单位 档案部门整理归档。三、会计档案的保管、移交不完好、及时财务档案管理不完善、不规 范。设置财会档案管理机构是工作的需耍，也是法律规章的需求，但实际 工作中财务档案工作均不完善，不规范，都未设置此机构，档案工作山会 计人员兼职。财务会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视，许多单位的 会计凭证、会计账簿等，多年来只归档不鉴定，更不销毁，由于种种原因 导致会计档案的鉴左销毁工作难以开展，从而影响了档案整体工作的质量 和效果。在明确会计业务各岗位档案

6、处理要求的基础上，指定专人负责单位的 会计档案，负责会计档案资料的收集、整理、装订、保管，并保持相对稳 定。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由单位会计机构保管 一年，期满之后，应当由会计机构编制会计档案移交清册，移交本单位档 案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。 出纳人员不得兼管会计档案。会计档案移交清册中应列明移交的会计档案 名称、卷号、册数、起止时间和档案编号、应保管期限等内容。四、会计档案借阅、销毁不规范、严密有些单位存在一些财会档案人 员缺乏应有的职业道德，不坚持原则，不认真执行制度，不按规定去做， 甚至违法乱纪、伪造、篡改、变换记录凭证；开假发

7、票、建假账、建账外 账、虚列成本。造成会计核算工作的不规范，导致会计信息失真，进而影 响了国家宏观决策、危害极大。各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，须经本单位负责人 批准，方可提供查阅或复制，并办理借阅、复制登记手续。查阅或复制会 计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各单位应建立、健 全会计档案借阅、复制登记制度。根据会计档案管理办法规定，各单位保管期满的会计档案，应由 本单位档案部门会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列 明销毁待销毁会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管 期限、已保管期限、销毁时间等。单位负责人必须在会计档案销毁清册上 签署意

8、见并签章。会计档案销毁时，应当由单位档案机构和会计机构共同 派员参加，并由同级财政部门派员参加监销。国家机关销毁会计档案时， 应山同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时， 应由同级审计部门派员监销。监销人员在销毁会计档案前，应对照会计档 案销毁清册上所列内容逐一清点核对并在会计档案销毁清册上签字盖章。五对会计档案管理工作的重要性认识不够，缺乏充分的认识，意 识淡薄，导致会计工作与会计档案管理相脱节。许多单位只重会计业务， 轻会计档案管理，没有专职的财务档案管理人员。会计人员上岗前，很少 进行会计档案基本知识与操作技能的培训，大多数是由会计人员兼管，缺 乏档案管理工作经验，不

9、懂得档案的基木操作规程，対财务档案的归档范 围和标准不清楚，导致整理出來的会计档案达不到规范要求，更谈不上科 学管理。六纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案管理不同步。有的单 位将会计信息存人磁性介质后，对磁盘、光盘中的会计信息疏丁管理，造 成会计信息的丢失；由于会计电算化软件的升级换代很快，许多单位没有 把会计软件的版式及软件系统很好地保存，从而造成会计电算化档案无法 调阅。总之，会计档案是单位档案的重要组成部分，会计档案管理的好坏， 也反映了单位综合管理水平的高低，更反映了单位财务管理水平的高低。 因此，各单位应组织会计人员加强对档案法律、法规的学习，增强法制意 识，不断学习有关会计档案管理知识，不断提高会计档案管理人员素质， 规范会计档案管理，完善会计档案管理制度，确保单位会计档案的完整、 安全，充