SC如何做好财务日常工作管理及如何提高工作效率探讨

1、.1 培训探讨内容： 前言 如何做好财务日常工作管理及如何提高工 作效率 提高工作效率面临的问题提高工作效率面临的问题 提高工作效率的内容提高工作效率的内容 如何做好财务日常工作管理及如何提高工如何做好财务日常工作管理及如何提高工 作效率要探讨的一些看法及内容作效率要探讨的一些看法及内容 简单的管理学原理（理念培训）木木 桶桶 理理 论论 .2 财务日常管理工作，指的是领导者对一个部门经常的、 大量的、具体的领导工作所实施的管理。其特点，大致 可归纳为以下几点： 一是繁，处理不完繁多的事物； 二是杂，没有严格的工作程序； 三是小，相对于重大的决策来说，财务日常工作就显的微小； 四是偶然性或不可

2、预测性，很多财务日常工作是临时安排的， 事先无准备。 .3 (1/2) (1/2) 前言 作为部门的一名负责人（分公司层面或是项目层面） （以下同），组织着部门某一方面的工作，需要处理的 是大量的财务日常工作管理，虽然没有“决策”、“用 人”那样关键，但是如何做好财务日常工作管理如何做好财务日常工作管理、如何如何 提高工作效率提高工作效率还是值得我们总结、思考、研究，下面根 据多方面有关财务人员培训资料的收集、整理，结合日 常的工作经验和联系我们实际工作情况，谈一些个人初 浅的认识，共大家分享，不足之处请提出意见或建议， 共同进步、共同提升！ .4 (2/2)(2/2)前言 提高工作效率面临的

3、问题提高工作效率面临的问题 提高工作效率的内容提高工作效率的内容 合理使用工作时间，是提高财务日常工作时效的关键合理使用工作时间，是提高财务日常工作时效的关键 掌握一定的工作方法，是做好财务日常工作管理的保障掌握一定的工作方法，是做好财务日常工作管理的保障 如何做好财务日常工作管理及如何提高工作效如何做好财务日常工作管理及如何提高工作效 率要探讨的一些看法及内容率要探讨的一些看法及内容 优化流程 工作量整合 精益求精 职业素养 集体与个体 .5 如何做好财务日常工作管理及及如何提高 工作效率 1、自己自由支配的时间有 限。每天工作的时间，对每 个人来讲，都是宝贵的，但 作为一个财务人员，尤其是

4、 部门负责人，往往不能完全 根据自己的需要、计划来安 排工作时间，因为随时都可 能有人来找你办事，随时都 有偶发事件需要你去处理， 各种检查、会议需要你去对 接、参加，各种电话把你的 时间、思考打断，自己的时 间变成了他人的时间，自由 支配的时间变得有限。 .6 （1/31/3）提高工作效率面临的问题 2、工作方式不妥当。遇到什么问题就解决什么问题， “见子打子”是部门负责人常有的事；没有合适的工 作分配，明确的授权，事必躬亲，花费了大量的时间和 精力。而以上这些工作方式正是使人忙于日常事务的结 症所在。作为一名负责人，工作中所面临的还有更重要 的事情和问题需要去处理，应该有一套判断标准来衡量

5、 各种问题、事件，分清轻重次序，使你能够针对性地开 展管理工作。 .7 （2/32/3）提高工作效率面临的问题 3、只有他人采纳负责人的贡献时，工作才会有效。负 责人的贡献指向上级做汇报、提出建议，向下级发出命 令，或向同事提出忠告。如果上级不采纳你的建议，下 级不服从你的命令，同事不接受你的忠告，你的工作就 将毫无效果，更谈不上效率，这是由于人们有不同的技 能、不同的兴趣、不同的阅历、不同的需要和利益而造 成的，有的可以避免，有的却难以避免。 .8 （3/33/3）提高工作效率面临的问题 一（一（1/61/6）. .合理使用工作时间，是提高财务日常合理使用工作时间，是提高财务日常 工作时效的

6、关键工作时效的关键 1、时效是指在单位时间里所做的工作量的大小。提高 时效是指提高在单位时间里所做的工作量。讲求时效， 是利用时间的核心，掌握其规律，不仅可以把负责人从 财务日常工作中的时间危机中解脱出来，而且还可以使 负责人有时间对如何加强财务日常工作的管理多作思考 和探索。 .9 （1/101/10）提高工作效率的内容 一（一（2/62/6）. .合理使用工作时间，是提高财务日常合理使用工作时间，是提高财务日常 工作时效的关键工作时效的关键 2、合理使用时间应注意以下几方面： （1）工作要化繁为简。对千头万绪的财务日常工作， 要善于把复杂的事物简单化，这是一条提高时间使用效 率的捷径。 一

7、是要抓住主要矛盾，认真分析事件的来龙去脉，着力打通“瓶颈” ，使复杂的状况变得条理清楚，从而使问题易于解决，避免耗费过多 的不必要的时间和精力； 二是要简化不合理的工作程序，在不违背原则或制度的情况下，把必 要的程序和要求坚决简化，提高办事效率； .10 （2/102/10）提高工作效率的内容 一（一（3/63/6）. .合理使用工作时间，是提高财务日常工合理使用工作时间，是提高财务日常工 作时效的关键作时效的关键 三是过滤发生的每一件事件，自问是否值得去做，并把值得做的事件编 制成工作时间表，按轻重缓急分类处理。 四是做好待办事项的记录、备忘工作，并分清轻重次序。 （2）灵活运用委托权限，把

8、需要完成某项工作交办给下 属工作人员去完成，并委托给充分的权限和创造一定的工 作条件。委托权限不等于授权，它只是给予下属临时性的 权限，主要目的是分散负责人的工作，节约负责人的时间 。要注意的方面有： .11 （3/103/10）提高工作效率的内容 一（一（4/64/6）. .合理使用工作时间，是提高财务日常合理使用工作时间，是提高财务日常 工作时效的关键工作时效的关键 一是要确定什么样的工作可以委派他人去做。有一些工作是不能委派 他人去做，但相当多的一部分工作是可以委托出去的，只要熟悉了自 己所分管的工作，按照工作的重要性确定一定的标准，就可以决定哪 些工作可以委派下属去做； 二是确定委派给

9、谁。这要根据需委派的工作重要性，以及下属的工作 能力、工作时间来确定； 三是确定如何委派工作。这就要求负责人必须善于把自己的想法传达 给接受委派的人，要求对方明白自己想做什么，只有这样才能把工作 做好。 .12 （4/104/10）提高工作效率的内容 一（一（5/65/6）. .合理使用工作时间，是提高财务日常合理使用工作时间，是提高财务日常 工作时效的关键工作时效的关键 四是监督所委派的工作。要事先制定一定的检查制度和核对方法，或 预先宣布需要检查的工作，负责人要把这种监督把握恰如其分，避免 运用不当，造成部下失去工作的自信心或不满。 （3）即时处理可以处理掉的事情，简单说就是凡决定 自己要

10、做的事，不管它是什么事，就立刻动手去做，这 样不仅省去记忆、记载、或从头再干的功夫，而且可以 解除把一件事记挂在心上的思想包袱。 .13 （4/104/10）提高工作效率的内容 一（一（6/66/6）. .合理使用工作时间，是提高财务日常合理使用工作时间，是提高财务日常 工作时效的关键工作时效的关键 （4）有效地利用零碎时间，把时间积零为整，精心使 用。例如，可以把零星时间压缩到最低限度，使一项工 作尽快转为另一项工作；可以在空余的零碎时间里加进 充实的内容，充分利用好两个活动转换过程中的时间； 可以在某项松散活动进行期间，适当地开展另外一项活 动。 （5）尽量避免干扰。对所做的工作应该尽量避

11、免干扰 ，专心致志地工作，这样才能赢得时间。 .14 （5/105/10）提高工作效率的内容 .15 （6/106/10）提高工作效率的内容 二（二（1/51/5）. .掌握一定的工作方法，是做好财务日掌握一定的工作方法，是做好财务日 常工作管理的保障常工作管理的保障 1、要善于抓住中心环节的工作。在一定的时间和范围 内，中心工作只能有一个，“唯一性”是中心工作的特 点。 首先，需要对一定时间内繁杂的财务日常工作中找出哪 项工作是整个工作的中心环节； 其次，要全力以赴，集中力量完成中心环节的工作。 .16 （7/107/10）提高工作效率的内容 二（二（2/52/5）. .掌握一定的工作方法，

12、是做好财务日掌握一定的工作方法，是做好财务日 常工作管理的保障常工作管理的保障 2、要善于抓住工作中的重点，又兼顾其他工作。这就 要求负责人要能够从众多的财务日常工作中抓住重点和 中心，把注意力集中在重点和中心上，同时又要根据重 点工作和中心工作与其他工作的内在联系，带动和促进 其他工作的开展，为其他工作创造有利条件。 .17 （8/108/10）提高工作效率的内容 二（二（3/53/5）. .掌握一定的工作方法，是做好财务日掌握一定的工作方法，是做好财务日 常工作管理的保障常工作管理的保障 3、工作成果共享 有时我们会发现，自己做的工作可能是其他员工已经 做过的。有时查找一些资料，辛辛苦苦查

13、找到了，结果 发现另一位员工以前已经查找过了，如果当初向他咨询 ，就不必费这么大的劲了。将员工的工作成果共享，是 一个很重要的问题。管理者可以利用部门内部的办公例 会让大家介绍各自的工作情况；另外，对一些工作成果 资料要妥善的分类和保管，这些都能达到工作成果共享 的目的。 .18 （9/109/10）提高工作效率的内容 二（二（4/54/5）. .掌握一定的工作方法，是做好财务日掌握一定的工作方法，是做好财务日 常工作管理的保障常工作管理的保障 4、让员工了解工作的全部 让员工了解工作的全部有助于员工对工作的整体把 握。员工可以更好的将自己的工作与同事的工作协调一 致。如果在工作中出现意外情况

14、，员工还可以根据全局 情况，做一些机动处理，从而提高工作的效率。 二（二（5/55/5）. .掌握一定的工作方法，是做好掌握一定的工作方法，是做好 财务日常工作管理的保障财务日常工作管理的保障 5、给员工思考的时间 公司在做一件事情之前，如果决策层没有认真地进行 思考，这件事情就不会干得非常出色。员工工作也是如 此，如果管理者不给员工一些思考的时间，也很难让他 们作好自己的工作。管理者要鼓励员工在工作时多动脑 子，勤于思考。用大脑工作的员工肯定要比用四肢工作 的员工更有工作成绩。 。 .19 （10/1010/10）提高工作效率的内容 .20 .21 !没完没了的加班是财务人员习以为常的事情，

15、其 实就是一个恶梦。提高效率是我们所有财务核算 人员面临的迫切问题，根据多渠道信息收集，暂 就此问题（即如何做好财务日常工作管理及如何 提高工作效率）发表一些初浅看法，抛砖引玉， 期望各位积极回馈探讨。操作方法来自多渠道信 息收集及日常总结，过程实践。 接下来 就如何做好财务日常工作管理及如何提就如何做好财务日常工作管理及如何提 高工作效率要探讨的一些看法及内容高工作效率要探讨的一些看法及内容 一.优化流程 二.工作量整合 三.精益求精 四.职业素养 五.集体与个体 .22 一（1/7）.优化流程 .23 1（1/2）.先记帐、后付款（先单后款） 所谓先单后款是学习银行手工账时代的结果，即在款

16、项支付之前必须 先填制好记账凭证；而不是按传统方法付款后再做凭证。其好处 有： a)账务与业务同步。打破传统会计处理今天吃饭明天刷碗的状况；且 下游等待上游，督促上游环节加快步伐，使上游无法在将来处理业务 ，只能现在完成，这是对人性弱点的直接消除。 b)提前发现异常。账务处理过程可以发现业务处理的不当之处。比如 支付应付账款，认真核对支付金额，收款方银行账户信息，避免错付 资金损失或搭上超多追讨和重复工作时间。 1（2/2）.先记帐、后付款（先单后款） c)互相监督。有上进心的出纳能发现记账凭证的错误。出纳登记的资 金日记账可以及时与账务系统的资金日记账核对，将错误消除在初始 阶段。 d)零活

17、运用。先单后付并不强求100%100%业务均如此，对于紧急异常业务 适当零活。但账务处理时间不应超过第2日资金日报的报出时间。 e)做好衔接。出纳和会计要及时、多次互传凭证、单据，互相理解。 f)坚持应用。即使在月末结账时，仍须先单后款，保证日清。 分公司本部（指云南分公司）资金收付业务占总凭证量的比例在85% 左右，先单后款可以极大提高工作效率。 .24 一（2/7）.优化流程 2.分散工作 将月末工作分散，提前到月初月中，不在月末突击、集中，最终会减 少甚至不在月末加班。 a)趁热打铁。在本月报表出具后，立即填制下月报表的上期及期初数 。 b)提前填制摊销、预结凭证。 .25 一（3/7）

18、.优化流程 3.分割和整合 将原来的整体工作分成小块，原来小块的工作整合在一起完成。 a)小变大。综合考虑，设置固定的办理期间，减少因经办人外出而带 来的不必要等待。如报销时间的规定。如果业务较少，就应每周集中 一天报销，减少报销单据存量，避免遗失问题。如果业务较多可采取 每日定时报销。 b)大变小。把原来一月处理一次事宜，改成每周处理一次。比如出库 单生成记账凭证，如果每周处理，月末只剩一周业务，业务量自然就 小，即使出错，也容易查找原因。这样的改变，总体业务量可能增加 ，但可取之于减少月末工作量。 .26 一（4/7）.优化流程 4.倒推、挤压 以出报表的时间，减去经压缩的财务处理时间（通

19、过提高效率），倒 推并规定业务部门提供财务核算基础资料的时间。 应向其他部门普及财务工作是经营业务的归纳这个观点，否则一半以 上的非财务人员会认为：财务只是算工资或发工资的。普及后就可以 要求业务部门配合按时、准确的提供原始数据。 .27 一（5/7）.优化流程 5（1/2）.合理规划 合理规划财务部整体与个人工作，区分出不同的紧急、重要级别，自 行安排。此处涉及时间四象限法的运用。补充如下： 时间“四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论 ，把工作按照重要和紧急紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分 为四个“象限”： 1)既紧急又重要(如领导急需重要资料、即将到期的任务等)

20、 2)重要但不紧急(如建立人际关系、人员部门沟通、制订防范措施等) 3)紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、部门会议等) 4)既不紧急也不重要(如上网、闲谈、邮件、短信、微信等) 处理顺序为：先是既紧急又重要的，接着是重要但不紧急的，再到紧 急但不重要的，最后才是既不紧急也不重要的。 .28 一（6/7）.优化流程 5（2/2）.合理规划 “四象限”法的关键在于第二和第三类的顺序问题，必须非常小心区 分。另外，也要注意划分好第一和第三类事，都是紧急的，分别就在 于前者能带来价值，实现某种重要目标，而后者不能。 上述是传统的四象限法解法，下述是经修正及一些理解： 1)四个象限是会转换的，“不紧急

21、不重要”会变成“紧急而重要”， 也就是千里长堤，溃于蚁穴的道理。就像到了飞机场发现没带身份证 一样。及时、妥善处理小事情，会避免因小失大。 2)对于领导人（负责人）员，应将所有工作按上述标准划分为四象限 ，通过“授权”和“提前规划”这两个工具，将第一、第二、第三象 限事项下分，自己只处理不紧急不重要的业务。 .29 一（7/7）.优化流程 二（1/3）.工作量整合 1.消除浪费。 浪费包括方方面面，成本费用增加是浪费，效率低下也是浪费，只不 过浪费的是时间（浪费时间有时就等同于间接的在浪费成本费用）。 1)准确率与复核之间的辩证关系。 复核不产生任何价值，如果前一环节就保证准确，根本不需复核（

22、或 复核时间基本可忽略不计）。 2)全局观。 自己出错会造成自己或下游环节使用几倍的时间来更正错误，甚至根 本没有反悔的机会。 自己的少量付出可以节约下游大块的时间，那么就该多做一些。如果 自己的大量付出可以节约下游更大的节约，那么想考虑增加本岗业务 ，撤销或合并下一岗位。 .30 2.消除无关劳动。 多数财务人员总做非财务业务，如果只是低级重复性工作，那么拒绝 好了。理由很简单，财务是专业工作，应想办法研究如何更专业，从 财务角度创造更大效益。而不是将人人都能完成的工作拿在手里，影 响财务进步，落后于经营发展。这是中国目前企业的通病，老板以实 际行动来鄙视财务。 .31 二（2/3）.工作量

23、整合 3.负责以上岗位应消除低价值工作，培养下属完成。 如果一个人从事出纳业务10年，财务经理应该心理不安，因为这会导 致其学不会其他技能，几乎断绝其职业后路。也说明，培养下属不到 位。其实培养是针对下级，对同级甚至上级就叫传播，取星星之火可 以燎原之意，不保守。这样，就可以把自己熟练掌握（可以相对称为 低价值）的工作交予他人，保持自己领先。如果所有人都这样想，人 人都是多能的，业务水平会整体提高。 4.简化工作。 定期梳理工作，去掉不必要的环节。 .32 二（3/3）.工作量整合 1.合理化建议。 不论大小，只要有改，就是进步。不积小流，无以成江河。 2.自我完善，多学习、多请教。 从事财务

24、这一行，注定学习伴终身。要多学多用，读书、请教、探讨 都是途径。经营业务多是滚滚向前的车轮，如何保证财务与经营业务 配套，甚至枕戈以待枕戈以待，是每个财务人员必须要未雨绸缪未雨绸缪的。 3.利用外力。 不在于我们自我掌握多少，而是在于我们能利用他人实现多少我们能利用他人实现多少。自己 难以完成或难以独立完成的业务列出，请他人协助或请教领导、专家 。建立良好的人际关系在此就有体现，如果没有他人愿意帮忙，那么 我们会很辛苦。 .33 三.精益求精 1.格式 保证文档的格式美观、重点突出，一是自我素养的体现，也是提高他 人查阅效率的利器。 2.勾稽关系（内外、公式、全局） 勾稽关系体现数据的准确性，

25、表现在： 1)报表内数据之间与报表外经营数据的对应。 2)报表公式准确，尤其使用Excel时，很多错误都是因为未检查公式 导致。 3)全局考虑是一种数字的敏感性，比如填报上报种种表格数据时，不 只单一考虑本张表，应结合所有.。 .34 四.职业素养 1（1/2）.人性的弱点 多数人常常为自己的付出与收获不对等而感叹社会不公，这是可以的 。但社会不会因为弱势群体的反映就会改变多少，因为社会就是阶级 构成的，在一个家庭就争纷不止，何况庞大的国家。 对于心中的不平，变或实际的不平，冷静应对，是每个财务人员必须 的心态。因为事情往往不因我们的喜好而改变，就像下面这句台词： 你见或者不见我，我就在那里，不悲不喜； 你念或者不念我，情就在那里，不来不去； 你爱或者不爱我，爱就在那里，不增不减； 你跟或者不跟我，我的手就在你手里，不舍不弃； .35 五（1/4）.集体与个体 1（2/2）.人性的弱点 .，其实，每个人都有自己的优势，体现在方方面面。每个财 务人员如果都能平静分析自己的短长，摩擦就会减少，关系就会融洽 ，