Lotus Notes 的最终用户最需知道的十件事.doc

Lotus Notes 的最终用户最需知道的十件事一、 首次设置 Notes 当首次设置 Notes 时，用户使用 Notes 客户机配置向导来设置所有连接。用户会被询问是否： 连接到 Domino 服务器 连接远程网络服务器 使用电话线或局域网连接 使用 Notes 来接收另一 Intenrnet 邮件帐号，如，AOL 或另一 Intenrnet 服务提供商的电子邮件消息如果需要此连接或服务需要了解通过局域网连接到 Domino 服务器宿主（邮件）服务器名称、Notes 标识符和口令通过电话线连接到 Domino 服务器服务器电话号码、Notes 标识符、口令和可能的中继服务器或搜寻群组服务器名称Internet 邮件帐号ISP登录名称、口令、POP及SMTP地址或IMAP地址Usenet 新闻组的新闻服务器(NNTP)ISP新闻 (NNTP) 服务器地址目录服务器 (LDAP)目录服务器地址注释 ： 客户机配置向导在初次安装 Notes 时运行。要添加 Internet 帐号，或为 Notes 配置服务器的附加连接时，则需要运行连接配置向导。二、如何打开数据库使用数据库之前必须打开数据库。无论数据库是存储在本地还是存储在 Domino 服务器中，都可在 Notes 中将其打开。使用文件名打开数据库1. 选择文件数据库打开。2. 在文件名框中输入路径和文件名。提示: 要打开不是存储在 NotesData 目录中的数据库，可在 NotesData 目录中创建一个文本文件。命名文件，并加入扩展名 .DIR。然后如上所述打开数据库。文件应该显示?quot;打开数据库对话框中。注释: 可以输入存储在本地的 Notes 数据库 (c:notesdatamydata.nsf) 或者存储在远程服务器上的 Notes 数据库 (e:usersannamywork.nsf)。从已知的 Domino 服务器打开数据库1. 选择文件数据库打开。2. 在服务器框中输入服务器的名称。如果不知道服务器的名称，可选择其他并从可用服务器列表中选择一个服务器。3. 从服务器上的可用数据库列表中选择数据库，然后单击打开。注意 服务器名称通常按照层次格式写出。例如：Granite/East/Acme。 服务器上可能还有包含更多数据库的其它文件夹。?quot;数据库窗口中，双击任何文件夹检查其内容以查看更多的数据库。从服务器列表打开数据库1. 选择文件数据库打开。2. 在服务器框中选择其他，然后从可用的服务器列表中选择一个服务器。3. 双击一个服务器并浏览该服务器上的数据库。注 意 在服务器列表中选择其他之后，Notes 会显示局域网中的服务器列表供您选择。 如果希望查找列表中没有的数据库，请选择服务器上的另外一个目录，如果需要，则浏览该目录查找所需数据库。 可以选择一个服务器数据库目录（它本身也是一个数据库）并浏览此服务器上的数据库标题。 打开数据库对话框仅显示以前添加到 Notes 中的服务器。提 示 要将数据库添加到 Notes 中但不打开数据库，请单击书签。 如果知道正确的路径和文件名，就可以直接在打开数据库对话框底部的文件名框中输入路径和文件名，而不必浏览服务器列表。例如： sales!myfoldermywork.nsf打开已添加到书签栏中的数据库1. 在书签栏中选择文件夹（位于 Notes 窗口的左边缘）。2. 选择文件夹后，书签页将滑动展开。单击页中的书签，或选择页上的文件夹以查看更多书签。提示 可以在 Windows 桌面上创建 Notes 数据库的快捷方式。然后，双击快捷方式时，Notes 将打开该数据库的缺省视图。三、用户惯用选项可以定制 Notes，使它按希望的方式运行和显示。可以通过选择文件惯用选项用户惯用选项访问大多数 Notes 惯用选项。Notes 还包含一个名为 Notes Minder 的小应用程序，它能在有新邮件的时候通知您（即使此时 Notes 并没有运行）。也可以设置 Notes 使用便捷图标。单击以下主题查看如何执行基本设置更改图标和书签的颜色及大小查找未读文档选择场所更改本地数据库文件夹更改清空废纸篓的方法标记文档为已读双击鼠标右键关闭窗口从JavaScript启用Java进行存取启用Notes 浏览器中的ActiveX接受Cookie 对 Notes启用MS Office 97 SendTo显示扩展快速键设置时区和夏时制启动时检查预约打开预定代理更改缺省字体暂停不用时锁定用户标识符向词典中添加单词 使 Internet URL 成为可单击的热点启用 Java 小程序和 JavaScript启用 Notes 中的插件保留视图列排序使 Notes 作为缺省的 Web 浏览器使用 Web 调色板启用 Unicode 显示 邮件和新闻设置使用其它编辑器程序指定怎样格式化多语言 Internet 邮件 指定怎样格式化 Internet 新闻消息 更改怎样保存已发送的邮件指定收到邮件时如何通知使用其它的个人通讯录指定怎样格式化 Internet 邮件消息更改 Notes 检查新邮件的频率使用数字签名和加密确保安全性端口设置配置端口记录端口启用或禁用端口删除端口跟踪端口连接通过端口加密数据安全性设置用户标识符更改用户名称公用、私有和加密密钥加密文档域限制执行存取口令访问服务器的验证字创建、邮寄或拷贝重新验证的公用密钥限制对文档和本地数据库的访问国际设置更改区域设置更改目录语言选择排序语言更改每星期的第一天更改小日历视图的第一天添加等价名称 更改 Notes 转换字符的方法选择另一种语言的拼写词典更改日历视图的第一天更改度量单位（英制或公制）四、创建新的数据库Notes 允许您使用模板（即包含表单和视图而不包含文档的文件）方便地创建数据库。 注释必须已安装 Domino Designer 以更改创建的数据库的设计。 1. 选择文件数据库新建。2. 在服务器域中选择本地以将数据库存储在硬盘中。要允许多人参与数据库设计或者读写新数据库，请输入存储新数据库的服务器名。3. 在标题域中输入新数据库的标题。标题显示在书签栏上和书签页中。至多可以使用 32 个字符。 4. 要更改缺省文件名，可在文件名域中指定一个唯一的、描述性的且小于 32 个字符的文件名，后面加上扩展名 .NSF。如果正将数据库拷贝到硬盘中，作为文件名的一部分，还需指定驱动器和目录以将新数据库存储在指定目录中。否则，数据库将被存储在 Data 目录中。5. 如果已将新数据库存储在硬盘上，可单击加密为它设置安全性。选择在本地对此数据库加密：，并选择一种加密类型，然后单击确定。详细信息，请参阅限制存取本地数据库。6. （可选）要指定新数据库可在磁盘上占用的最大大小，可单击大小限制，选择大小（至多 4G）并单击确定。缺省数据库大小为 1 G。它只适用于使用 .NS4 文件扩展名的数据库，或适用于 Domino 服务器中驻留的仍未升级到 R5 的数据库。7. 从列表中选择模板，或单击显示高级模板复选框以查看当前所选服务器中的所有可用模板。也可以单击模板服务器以使用其他服务器上的模板。单击关于按钮来阅读使用所选模板创建的数据库的概要描述。注释： 如果不希望使用模板，可从列表中选择空白。8. （建议）选择为搜索操作创建全文索引以加快新数据库中的搜索速度。关于继承设计更改随 Notes 附带的许多模板都是主模板。这意味着对主模板的更改将传递给由此模板创建的数据库，除非您指定了其它方式。如果计划定制数据库并希望避免覆盖设计更改，可以在选择模板后取消选择继承未来的设计变化选项，或取消选择数据库的数据库属性框的设计附签中的继承模板的设计。五、打开你个人的通讯录Notes 在通讯录查找发送邮件时所需的信息。例如：给某用户发送邮件填写邮件地址时，Notes 将在通讯录中查找此用户的邮件地址。如果 Notes 不在通讯录中查找这类信息，则检查邮件服务器上的 Domino 目录。也可以将关于联系和邮寄列表的信息保存在通讯录中，这样填写邮件地址时将更方便。另外，Notes 还在通讯录中保存以下信息：使用 Notes 的场所、使用 Notes 时连接到的服务器和 Internet 帐户。打开通讯录在书签栏单击通讯录按钮：注释： 只有工作台上存在通讯录图标时这种操作才能执行。如果没有，请选择文件数据库打开，将图标添加到工作台上。使用不同的通讯录缺省时，Notes 使用的通讯录名称为 NAMES.NSF。1. 选择文件惯用选项用户惯用选项。2. 单击邮件和新闻。3. 在本地数据库域中键入要使用的通讯录的名称。如果通讯录不在 Notes 的数据目录下，请键入此通讯录的路径。要使用多个通讯录，请用逗号将各个通讯录分开。注释：启动时，Notes 在列出的第一个通讯录中查找场所信息。4. 单击确定。向通讯录中添加联系人 可以将关于个人的消息保存在通讯录的联系人视图中。如果保存了个人邮件地址，则创建邮件时，可以通过键入个人姓名来填写邮件地址，而不用输入完整的邮件地址。Notes 将关于个人的信息保存在通讯录的联系人文档中。可以给通讯录中的个人发送邮件和会议邀请。如果保存了个人的 Web 页面，则还可以从通讯录访问个人页面。六、 在旅途中使用 Notes 当旅行时，如果记住一些技巧，则可以很容易地使用 Notes。在离开前 确保已知道要呼叫的服务器的名称和电话号码。 确定已经有了电话连线、特殊的电池和电源适配器，以及 Domino 管理员的电话号码。许多国家有不同的电话插孔，所以如果要在不同的国家使用便携机，在某个国家可能需要特定的连接器。 若本地没有帮助数据库，请在本地安装帮助集萃数据库，以便在旅行时可获得有关在其他场所使用 Notes 和其他 Notes 主题的帮助信息。有关此数据库安装和根据磁盘空间定制该数据库的信息，请询问 Domino 管理员。 若要用到本地复本，请在离开办公室时创建复本，因为这比在旅途中通过调制解调器创建复本省时间。当到达目的地时 为了将计算机与电话线路连接，将电话连线的一端接入计算机调制解调器端口，而将另一端接入墙上的电话插孔或电话的后部。 在呼叫服务器前要切换到远程场所（例如家庭或旅行）。要切换场所，请在右下角的状态条上单击当前场所，然后在显示的列表中选择一个新场所。（选择文件惯用选项场所惯用选项并选取提示选择场所，可使 Notes 在每次打开时提示场所信息。）当返回时 当返回办公室时要切换回网络场所（例如办公室）。要切换场所，请在右下角的状态条上单击当前场所，然后在显示的列表中选择一个新场所。 定时删除日志文件以节约硬盘空间，特别是选择了记录调制解调器 I/O或记录 Script I/O选项时更应如此。七、 创建本地复本注意：允许在后台创建本地复本，因此可以在 Notes 复制时进行其他工作。可以创建完整复本、部分复本或复本存根。o 完整复本包含数据库的所有文档和设计特性（例如：表单和代理）。o 部分复本只包含选定的文档、简要的文档和/或选定的数据库特性。如果只需要数据库的某部分，并希望节省硬盘空间（用于存放复本的空间）或减少远程复制的费用和时间，这种部分复本是很有用的。o 复本存根包含数据库的设计特性但不包含文档。当需要将复本装到磁盘上再拷贝到远程工作站上时，复本存根是很有用的；以后可以将文档复制给它。 o 为节省硬盘空间，只对那些未与网络相连时需要使用的数据库建立本地复本。为节省时间，应在办公室与网络相连接时创建本地复本。（也可以通过调制解调器在笔记本电脑或远程工作站上创建复本，但这要花费较长的时间。）如果使用一台笔记本电脑，请把它带到办公室并直接在它上面创建本地复本。如果使用一台远程客户机，那么请在办公室的另一台计算机上创建本地复本，并将每个复本拷贝到磁盘上，然后再将复本拷贝到远程客户机上。如果一个完整复本太大而无法装到磁盘上，则仍可通过创建部分复本或复本存根以拷贝到磁盘上来节省时间。 在创建本地复本之前 请在创建本地复本前评阅下列信息。文件名 指定复本的文件名时，请：o 确认输入的文件名在创建复本的工作站上是唯一的。o 如果希望在子目录中创建复本，在文件名前键入反斜杠和子目录。例如：要在 SALES 子目录中创建名为 LEADS 的复本，可以键入 SALESLEADS。如果指定的目录不存在，Notes 将创建此目录。o 复本的文件名和标题对复制没有影响。如果两数据库的文件名和/或标题不同，只要这两个数据库的复制标识符相同，仍可对其进行复制。 标题创建复本时，Notes 将原数据库的标题指定为复本的标题。创建复本后，可使?quot;文件数据库属性更改复本的标题。存取级别创建本地复本时，Notes 指定对复本的存取级别为管理者存取级别。但是，如果对服务器上的原数据库没有适当的存取级别（例如：只有读者存取级别），那么就无法将对复本所做的更改复制回服务器。注释 如果数据库的管理者强制在复本中使用数据库的存取控制表 (ACL)，您创建复本后，Notes 将为您指定对复本的存取级别与对原数据库的存取级别相同。例如：如果对数据库具有作者的存取级别，Notes 将指定对复本的存取级别为作者。关于数据库存取控制列表的详细信息，请咨询数据库管理者。清除时间间隔从数据库删除文档时，Notes 保持删除记录以标识该文档。通过这种方法，即使已经从原数据库中删除了该文档，Notes 仍可以将其复制到其他复本中。缺省的清除时间间隔是 30 天。如果要确保能接收已从数据库中删除的文档，那么在每个清除时间间隔内至少要执行一次复制（例如：每 30 天复制一次）。如果删除记录的存在时间长于数据库的清除时间间隔，则 Notes 将此删除记录从数据库中删除。数据库的清除时间间隔是在删除最近 x 天内未修改过的文档框（位于设置复制选项对话框的节省空间面板上）中指定的天数的三分之一。例如：如果此框中指定的日期为 60 天，则清除时间间隔为 20 天。清除删除记录将释放已删除的文档所占用的磁盘空间。Notes 从复本中删除比清除时间间隔更陈旧的文档时，不为这些文档创建删除记录。创建完整复本可以为数据库创建本地复本，包含数据库的所有文档和设计。8. 打开数据库。9. 选择文件复制新建复本。10. 在新建复本对话框填充下列域： 在服务器域中，选择本地。 输入复本文件名。 在创建时间中单击立即创建。11. （可选）执行下列操作： 如果希望加密复本，以便只能使用您的用户标识符打开它，可单?quot;加密，选择在本地对此数据库加密并单击确定。 如果希望创建索引以便能对复本执行全文搜索，请选择为搜索操作创建全文索引。12. 单击确定。注释 对于所创建的每个本地复本，Notes 都向复制器添加书签条目和数据库条目。可以使用复制器页面更新复本。创建部分复本可以创建数据库的本地复本，此复本只包含选定的文档、简要的文档和/或选定的数据库设计部分。也可以为本地复本指定最大尺寸。13. 打开数据库。14. 选择文件复制新建复本。15. 在新建复本对话框中填充下列域： 在服务器域中选择本地。 输入复本的文件名。 在创建时间中单击立即创建。16. （可选）如果希望限制复本的尺寸，执行下列操作中的一项或全部操作： 如果希望为复本指定最大值，单击大小限制，选择 GB 数并单击确定。 如果希望指定可选复制设置，单击复制设置，指定所需的设置，单击确定。17. （可选）执行下列操作中的一项或全部操作： 如果希望加密复本，以便只能使用您的用户标识符打开它，可单击加密，选择在本地对此数据库加密并单击确定。 如果希望创建索引以便对复本执行全文搜索，选择为搜索操作创建全文索引。18. 单击确定。提示 Notes 将在复制器工作台页面上为所创建的每个本地复本添加条目。可以使用复制器页面更新复本。仅复制数据库设计可以创建复本存根：即仅包含数据库设计的本地复本。（以后可以将部分或全部数据库文档复制到复本存根中。）19. 打开数据库。20. 选择文件复制新建复本。21. 在新建复本对话框中填充下列域： 在服务器域中选择本地。 输入复本的文件名。 在创建中单击下次定时复制时创建。22. （可选）如果希望加密复本，只能使用您的用户标识符打开它，可单击加密，选择在本地对此数据库加?quot;并单击确定。23. 单击确定。注释 如果正在创建邮件数据库的本地复本，请确保给予复本的文件名与服务器上的邮件数据库的文件名相同（包括任何子目录名）。否则，当在网络和远程使用之间切换时，Notes 可能无法找到邮件数据库。提示 Notes 将在复制器工作台页面上为所创建的每个本地复本添加条目。可以使用复制器页面更新复本。八、切换用户标识符用户标识符是识别用户的文件。它由 Domino 管理员创建，通过软盘或在安装 Notes 时从服务器提取该文件，可以给用户提供此文件。所有的用户标识符都包含以下内容： 标识符所有者的姓名。 Notes 许可证的编号和标识符类型（如果仅有北美用户访问您的数据库/文档，则为北美；如果世界范围内的用户都访问您的数据库/文档，则为国际）。 用于校验身份的验证字。 用于加密或解密数据的密钥。 使用用户标识符是访问 Domino 服务器、签名邮件消息或解密文档的唯一方法。一旦拥有用户标识符，就可以访问组织中的 Domino 服务器。用户标识符在 Domino 管理员指定的日期将过期。关于用户标识符过期的详细信息，请与 Domino 管理员联系。注释 如果无法访问 Domino 服务器，请与 Domino 管理员联系。可能是管理员限制访问某些 Domino 服务器。 切换用户标识符如果与别的用户共享一台工作站，可能需要切换到自己的用户标识符文件，才能访问自己的邮件服务器和指定的 Domino 服务器。在切换之前必须将自己的标识符装入工作站的硬盘，或者插入保存有标识符的软盘。与几个用户共享计算机时，要切换用户标识符，请选择文件工具切换标识符并选择用户标识符的文件名。九、 Notes MinderNotes Minder是一个功能部件，使用它不必启动 Notes 就可以检查邮件、监视日历闹铃。当Notes Minder 激活时，它在Windows 95/NT的系统托盘中显示为一个图标。图标会随着邮件数据库的当前状态而变化，例如：通知您有未读邮件或提醒已经设置闹铃的日历项目。要启动 Notes Minder，请选择开始，进入Lotus 应用程序文件夹，然后选择Notes Minder（Notes Minder 要求输入Notes口令）。Notes Minder检查上次启动Notes的用户的邮件和日程安排。您如果与别人共享计算机，则请使用自己的用户标识符启动Notes，然后启动Notes Minder，这样Notes Minder 就可以检查您的邮件数据库。如何使用 Notes Minder?当 Notes Minder 图标显示在