基于校院两级管理下高校教学秘书工作探析.docx

基于校院两级管理下高校教学秘书工作探析基于校院两级管理下高校教学秘书工作探析 随着高校教育管理体制改革的不断深入，学校简政放权，管理重心下移，逐步扩大了分院教学管理的自主权，已形成了论文联盟校、院的二级管理体制。在这种新的体制下，校、院的二级管理工作面临着一系列新的问题和挑战，尤其是教学秘书工作，由原来的系教学秘书变成院教学秘书，教学秘书的管理范围扩大了，教学秘书承担的教学管理工作增多了，教学秘书要面临着更多的系部、更多的专业、更多的学生，教学秘书责任重，压力也大，这对教学秘书来说是一个严峻的考验。此外，教学秘书的称职与否又反过来关系到分院教学工作的顺利开展，关系到学校教学改革的顺利进行。为此，现阶段如何做好教学秘书工作是学校管理体制改革中应该认真思考的问题，值得进行探讨研究。 现阶段高校教学秘书工作存在问题分析 1.重视程度不够 传统观念认为，教学秘书工作只是一种简单重复的机械劳动，排课调课、数据统计、材料上报、会议记录、沟通信息、整理保管教学档案等是其主要工作内容。只要不呆不傻，手脚勤快，什么人都可以干得好，教学秘书工作只能起到传声筒、保管员的作用。由于思想观念陈旧，人们对教学秘书工作缺乏正确的认识和评价，教学秘书在基层管理中所能发挥的作用得不到重视，导致教学秘书的精神压力大，思想负担重。同时，教学秘书在职称、职务、评奖、学习、培训等方面都比同学历但岗位不同的人机会少，这样严重挫伤了教学秘书工作的积极性，造成人心浮动、队伍不稳，导致一些学历高、能力强的教学秘书转为教师或调离本岗位。 2.缺乏专业培训 尽管一些高校为了提高学校管理队伍的整体素质，聘用了一批较高学历的教学秘书，但教学秘书的专业性、知识性仍未得到足够重视，绝大多数学校未对教学秘书进行培训。由于他们长期以来得不到现代高教管理方面的系列培训，没有经过专门、系统的学习和培训，不熟悉现代教育管理思想和管理理念，导致理论知识和技能严重缺乏。在信息瞬息万变的新形势下，教学秘书队伍对教学工作仍以经验型管理为主，根本谈不上教学管理的科学化、规范化、专业化，已适应不了教育发展的需要。 3.管理水平偏低 现阶段在很多高校，教学秘书工作量大，事情琐碎、繁杂、业务繁重，辅助性大，服务性强，无偿劳动多，承担的责任大。为了避免出现教学事故，他们往往疲于应付各项工作，一个院系即使有上百名教师和上千名学生，也仅仅只有一、二名教学秘书，使大部分教学秘书没有充足的时间进行理论学习和教学研究，更多的只是充当救火队员，导致个人管理水平难以得到提高。此外，随着学校规模的不断扩大和升级，出现了许多新情况、新问题，学校有关部门缺乏针对教学秘书管理和考核的相关制度，没有对教学秘书工作范围出台相关的配套管理细则，实际工作中造成教学秘书无所适从。 校院两级管理下教学秘书工作新要求 1.爱岗敬业、勇于奉献 教学秘书的工作主要是服务性工作，很多是琐碎的，不仅任务繁重，而且头绪多，牵涉到高校各个部门，有时任务急，还得同时完成几项任务，不得不加班加点，甚至连节假日也不能休息。因此，教学秘书需要有高尚的奉献和自我牺牲精神，如果没有一种服务意识和乐于吃苦、甘于奉献的精神，是绝对做不好秘书工作的。所以要正确对待自己的人生观和价值观。秘书人员的价值就是通过自己任劳任怨地做好服务工作，在默默无闻的平凡事业中体现出来的，只要热爱它，同样可以作出显著成绩。要着眼全局，特别是一些重大问题、重大事项，都要集中精力、集中时间，全力以赴保障好、组织好、完成好。教学质量是高等学校生存和发展的基础，是高校的生命线，保证和提高教育教学质量是学校永恒的主题。而这些都离不开教学管理人员对教学管理工作的忠诚和热爱，对教学质量的不懈追求。我们要通过加强管理来保证人才的培养质量，向管理要效益，向管理要成绩，向管理要质量。为此，教学秘书更要增强使命感和责任感，深刻明确肩上的重任，绝不可放松对教学管理质量的要求，更要有敬业奉献精神和吃苦耐劳精神，甘作无名英雄，兢兢业业地、脚踏实地努力工作，在实践中提高分析问题和解决问题的能力，不断提升服务质量。 2. 诚实守信、团结协作 教学秘书人员处于领导身边，待人处事一定要诚实、守信、正直、公正、实事求是，做到尊重真理、尊重知识、尊重科学。对待领导要摆正自己的位置，不越权越位。遇事多请示，多汇报，尊重领导的意见。同时，也要独立思考，有自己的主见。对待教师要态度谦虚、平易近人、积极服务。对待学生要一视同仁，热情服务。教学秘书的工作无小事，不论大小，都要操心，不得出差错。这就要求我们要严谨细致，不论是对待任何工作，都要经得起考验，挑得起重担，要管住自己的口、慎言、保守机密、坚持原则、周密细致、精益求精、不出差错。无论是制订教学计划，修订培养方案，还是落实教学任务，或是进行协调工作，都要坚持严谨的工作态度。对任何工作都要精益求精，兢兢业业，高标准、高质量的按时完成。这就要在实际工作中，及时地上情下达，下情上达，做好服务及协调工作，变被动服务为主动服务。同时，既要大胆工作，又要认真负责，以高度的政治责任感和事业心对待本职工作，在实践中培养一种一 心为公、尽职尽责、严谨细致的工作作风。作为社会的人，群体意识是最基本的属性之一，个人只有在团体中、在追求共同事业的同时才能更好地发展自己、完善自己。所以说团结尤为重要，要加强团结，树立起办公室工作人员顾全大局、爱岗敬业、谦虚谨慎、平等待人、团结协作、率先垂范、开拓进取、务实高效的群体形象，严守各项纪律，坚持廉洁奉公，严格要求自己，规范言行，时时树立全心全意为全校师生服务的宗旨。要以实际行动展示高校管理工作人员的风采，诚实守信、严谨细致、团结协作。 3.乐于学习、开拓创新 教学秘书的工作涉及面广、综合性强，这就要求既当专家，又当通才，开拓创新，不断树立竞争意识、适应学校的竞争机制，教学秘书在专业知识、科研水平、业务技能等方面展开竞争，在竞争中不断提高管理水平。在处于教育改革浪潮中的今天，许多学校都增加了办学层次，拓宽了专业方向，扩大了招生额，各类学生在校人数不断增加，课程门类增多，教学管理的业务信息随之急剧膨胀，传统的管理方式越来越不适应新的形势。只有具备复合型知识结构和较高的科学文化素质的教学秘书才能提供高质量的综合服务。知识的陈旧、老化，必然导致思维的滞后和僵化，教学秘书要适应高校教学管理科学化、规范化、程序化的要求，就必须加强自身的业务素质，不断更新知识，完善知识结构。具体来讲，教学秘书应该掌握下列相关知识：基础知识，包括行政管理类、语言文学类、数学统计类、法律类等，这是秘书知识结构的重要构成；专业知识，包括教学秘书所在院的相关专业知识，与秘书工作相关的业务知识、辅助知识，如外语，计算机等。知识结构的完善必须是动态的，终身学习是知识经济时代对教学秘书工作的必然要求。 提高高校教学秘书工作水平的对策建议 1.加强思想教育 围绕新时期高校教学秘书工作的新特点和新要求，学校各部门要改变传统观念，为教学秘书适应新形势创造客观条件。加强思想教育，就是使教学秘书牢固树立管理育人服务育人的思想，强化全心全意为人民服务的思想观念，使他们明确教学管理是一项科学性、知识性和实践性很强的工作，不同于一般的行政管理工作，教学管理人员的素质和水平高低直接影响着管理的质量和效果。通过思想教育，提高他们的责任心和牺牲精神，提高他们的整体素质。此外，要重视教学秘书工作，改善教学秘书的工作待遇，充分肯定教学秘书工作的地位和作用。教学秘书的逐步年轻化、知识化、高学历化是他们的优势所在，但目前由于高校教职工的工资、福利待遇都与技术职称或行政职务挂钩，而教学秘书的工作没有引起人们的足够重视，因此在政治待遇、利益分配和职称评定等方面处于劣势。这就需要改革现有的管理体制，提高教学秘书待遇，实现教学秘书的权责一致，这样不仅有利于创造良好的工作环境，而且对于提高教学秘书的工作效率也大有裨益。 2.开展岗位培训 开展岗位培训，对教学秘书进行在岗继续教学，把教学秘书的培养纳入校师资培养计划内，定期和不定期地采取培训班或对外交流形式，对在岗的教学秘书进行学历和非学历的培训，校内可利用学校师资资源举办各种类型的培训班，可开设教育学、管理学、秘书学、公共关系学等课程，以提高教学秘书的文字表达能力和口头表达能力，组织教学秘书到兄弟院校观摩学习，开阔他们的视野，加大教学管理交流，学习兄弟院校成功管理经验，根据本校的实际情况加以消化吸收，进一步完善本校的教学管理制度，提高教学秘书工作效率，组织教学秘书对教学管理中出现的一些典型案例进行示范分析，以提高教学秘书的政策水平和管理水平。 3.引入激励机制 引入激励机制，开展教学管理评估的评奖工作。奖优罚劣，优上劣下，开展教学秘书之间的岗位争优活动。对在工作中推诿拖拉，不负责任，马虎应付，管理能力差，不适合教学秘书这一岗位的人员给予处分或调换其他工作；对工作责任心强，业务水平高，业绩突出者给予表彰和奖励，在职称评审时可优先考虑；对管理能力突出者提供晋升机会，增强其工作的成就感。此外，建立教学秘书岗位最长年限制。教学秘书的共同特点是在岗位上默默无闻地付出，学校应从人性化、科学化管理角度，给在教学秘书岗位工作达到一定年限的人员一些内部优惠政策，如在学校内部可以优先安置新的岗位等，解决教学秘书的后顾之忧，使他们工作起来更加有动力