浅析档案数字化在工程档案管理中的应用

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅析档案数字化在工程档案管理中 的应用 中图分类号：G271 文献标识： A 文章编号：1674-1145 （ 2018）2-000- 01 中国论文网 /3/view-13034997.htm 摘 要 现代信息化技术的发展， 对档案归理来说是一个新的机遇，档案 是一个完整且繁琐的信息，每个人从出 生开始都有一份完整的档案，工程也不 例外，对工程来讲，从工程的开始到结 束都有一个完整的档案。在档案进行整 理保存的过程，由于纸质档案的保存困 难等多种原因，都造成了工程档案保存 整理的不完善。本文将浅析如何将数字 化运用在档案管理中。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 关键词 档案数字化 工程档案 档案管理 科学技术快速发展以及信息化技 术的广泛应用，对于传统的方案管理工 作来说，数字化的档案管理，可以有效 的实现对档案的管理，同时也可以提高 工作人员的工作效率，实现科学化、系 统化的档案管理，一般来讲，工程档案 相对来讲比较复杂以及系统，同时涉及 面也较广，传统的档案整理工作有很多 的不足，数字化的引入，有利于工程档 案的整理以及档案的保存。 一、档案数字化的意义 在日新月异的新时代中，传统的 档案整理耗时耗力，在实际操作的过程 中，由于工程档案相较于其他档案来讲， 更为繁琐，从工程开始确立的时候，就 要开始进行档案的收集与整理，很多档 案都是不同单位开出来的，因此，会出 现很多资料没有归档，衔接不上的情况。 数字化就是利用计算机信息处理 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 技术，将各类信息进行数字编码，用于 快速传输以及准确处理的一种综合性技 术，档案数字化是随着计算机技术以及 多媒体技术的发展而产生的一种新型档 案信息形态，含义是“ 利用数据库技术、 数据压缩技术、高速扫描技术等技术手 段，将纸质文件。声像文件等传统介质 的文件和已归档保存的电子档案，系统 组织成具有有序结构的档案数字信息库” 。 数字化的存储方式，网络化的传 输形式，同时利用计算机系统进行管理， 以实现档案信息快捷利用和共享的目的。 经过数字化处理之后的档案能够更快捷 的进行规划与整合，使得档案的存储与 调取更加便捷，实现档案资源的共享。 二、工程档案中存在的问题 传统的工程档案整理工作中，由 于工程档案涉及的单位以及信息较多， 在整理的过程中，会出现各种各样的问 题，这些问题都会影响档案后期的整理 与使用，问题集中体现在以下几个方面： -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 （一）档案归理不够完整 工程档案涉及的东西较多，在实 际的整理工作中，经常会出现资料不完 整、档案名字不准确、分类不规范等情 况。各单位之间的资料经常出现衔接不 上的情况，最终形成的的工程档案不规 范，这对档案之后的存档和调取使用都 不方便。 （二）档案归理不够专业 客观原因的存在，档案整理的人 员缺乏工程建设方面的专业知识，对于 工程建设的流程不熟悉，在接受n 案 的时候，并不清楚具体要接收多少东西， 因此，在对档案进行整理和接收的过程 中，常常出现资料对接的过程中，工作 人员被动接收资料的情况，不利于资料 的整理与归档。 三、如何有效的将档案数字化 （一）建立健全的工程档案管理 制度 在实际的工程档案管理工作中， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 需要有一个健全的档案管理制度，这样 才能保证实际的档案管理工作可以顺利 进行。根据档案法 、行业档案管理 规定及有关的法律法规，并结合单位的 实际情况，制定一个完善适合公司发展 的档案管理制度，并将其纳入个人的综 合考核之中，对每个工程的进行完善的 归档，做到档案与工程的同步进行，建 立完整的档案，有利于之后的借鉴与调 用。 （二）做好阶段性的工程档案收 集 一个工程的进行分为很多阶段， 档案管理工作在一开始就要进行专人的 分配，并对不同阶段的负责人进行一个 系统化的培训或者一个严格的要求，明 确阶段性的档案收集工作都需要些什么， 这样在工程进行的同时，不同阶段的档 案收集由经过培训的专人负责，这样在 进行档案整理的过程中，分工明确，交 接有序，能有效的提高档案管理工作的 效率。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 （三）档案的原始记录存档 在档案进行收集的过程中，要特 别注重原始档案的保存，档案数字化是 为了档案的调取与共享的方便性，但是 档案的实际收集过程中，要注重原件的 保存以及在建立数字档案过程中对原件 的扫描与存档。原始记录是非常重要的， 因此在建档的时候特别注意区分。经过 培训的专业人员，需要及时、完整、高 质量做好档案收集、整理、归纳和移交 工作，加强档案的整理与管理工作 （四）增加硬件设施 在数字化的过程中，要特别注重 对硬件设施的匹配程度，将档案工作的 费用计入年度财务预算之中，定期的对 在职的工作人员进行先进应用的培训， 档案管理工作与时俱进，在不断的改革 之中，顺应时代的发展，将档案管理工 作更好的进行实施。数字化档案管理对 硬件设施要求较高，就需要更大的经济 投入。 四、结语 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 工程档案在实际的建立过程中， 拥有很大的局限性，在档案室及整理的