第十三章 人力资源信息管理系统

c 第十三章 人力资源管理信息系统 c 约翰 马克斯维尔（美国领导力研究专家）在 领导力：开发 你的领导潜能 一书中，他提出了领导力 “ 五境界 ” 说： 第一境界：职位 员工服从你，因为这是他们的职责。 第二境界：认同 员工服从你，这是他们的心愿。 第三境界：成就 员工服从你，因为你为企业所做的一切。 第四境界：育才 员工服从你，因为你为他们所做的一切。 第五境界：做人 员工服从你，因为你就是你。 领导力 “五境界 ” c 人力资源管理人员的胜任素质模型 知识 基本要 求 劳动法规、人力资源管理、劳动经济学、计算机、统 计与调查、写作、组织行为学、研究方法、胜任素质 模型 专业要 求 战略与规划、招聘与配置、岗位分析、员工培训、职 业生涯发展、绩效管理、薪酬管理、劳动关系管理、 工作安全与健康、组织文化与变革 技能 基本要 求 学习能力、协调、沟通、辅导、阅读理解、客户服务 、洞察力、调查统计 专业要 求 判断决策、计划、专业知识应用、发展关系 工作 风格 基本要 求 自我控制、分析性思维、独立性、研究动机、应变、 关心他人、可靠性、团队合作、主动性 专业要 求 影响他人、创新、正直诚信、战略性思维 c 了解几个概念 H 过去很长时间，企业人力资源管理完全手工操作，技术含量 低，费时费力、易出错。 H 20世纪 60年代，发达国家的企业把计算机作为自动计算薪资 的工具； H 20世纪 70年代末，计算机不仅用于薪资计算，而且用于报表 分析和薪资数据分析； H 20世纪 90年代末，个人电脑普及，网络技术的发展，信息技 术广泛用于人力资源管理中的各个职能，大幅度提高企业人 力资源管理技术含量和工作效率。 c HRIS、 HRMS、 e-HR、 ERP联系与区别 vHRIS： 人力资源信息系统，该阶段软件注重人力资源信息的采集 ，模块主要是人事信息、考勤、薪资计算等； vHRMS： 人力资源管理系统，该阶段的软件新增了培训、绩效管 理、招聘等功能。 vE-HR： 电子化的人力资源管理。网络技术的普及，使得 HR的使 用者由 HR从业者，拓展到普通员工、经理及总裁。他们通过 e- HR的基础平台发生相应的权限互动关系。 E-HR 是一种全新的人力资源管理方式，它代表了人力资源 管理的发展方向。 vERP： 企业资源规划，将生产管理、销售管理、库存管理、物流 管理、员工管理全面整合的企业管理信息系统。 c 广州工商学院人事信息管理系统 c c c 注意：基本信息有哪些？ P160 c c c c c v你认为以上算不算是个人力资源信息 管理系统，为什么？ v信息共享 v提供汇总信息，为决策服务 c 什么是人力资源管理信息系统 HRIS是组织进行有关人及人的工作方面的 信息的收集、保存、分析和报告的过程，是获 得人力资源决策所需相关及时信息的有组织的 方法，它往往通过利用计算机或其他先进技术 来促进决策过程。 指应用信息技术实施系统的人力资源管理 。 c 人力资源管理信息系统的复杂程度 c 一、人力资源管理信息系统的作用 搜集、处理信息 建立易访问、易查询的信息库 有利于实现内部招聘的科学管理 提高管理水平 教材 309页，阅读理解 c HRIS所提供的信息主要特征 1、及时。管理者必须能够获得最新的信息。 2、准确。管理者必须能够依赖系统所提供信息的准确性。 3、简明。管理者一次只能吸收一定量的信息，系统不应当让 重要的信息被淹没。 4、相关。管理者应当能通过系统获得特定情况下有较针对性 的信息。 5、完整。管理者应获得完整的，而不是部分的信息。 如果缺少上述特征之一，都会降低 HRIS的有效性并使决策过程复杂化。 c 三、人力资源管理信息系统的基本模块 人力资源规划模块 教材 309页，阅读理解 招聘与配置模块 培训与开发模块 绩效管理模块 薪酬与福利管理模块 劳动关系管理模块 c 2、 HRIS所包含的基础信息（ 1） 自然状况： 性别、年龄、民族、籍贯、政治面 貌、体重、健康状况等。 知识状况： 文化程度、专业、学位、所取得的 各种证书、职称等。 能力状况： 表达能力、操作能力、管理能力、 人际关系协调能力及其它特长的种类与等级。 阅历与经验： 做过何种工作、担任何种职务及 任职的时间、调动的证明和原因、总体评价等。 补充 c 2、 HRIS所包含的基础信息（ 2） 心理状况： 兴趣、偏好、积极性水平、心理承 受能力等。 工作状况： 目前所属部门、岗位、等级、直接 领导和下属、绩效及适应性等。 收入状况： 工资、奖金、津贴及职务外收入等 。 家庭背景及生活状况： 爱好情况及偏好、家庭 职业取向及个人对未来职业生涯的设计等。 所在部门的使用意图： 提、留、调、降等。 c c c c c c 2、 HRIS所包含的基础信息（ 3） 根据上述信息，可综合开发许多有用的 二次信息 。如 人力分布、结构、积极性及冗员 等。根据国外的 有关经验， 250人以下的组织，员工的档案管理和索引 卡系统十分有效，但对大型组织则需采用计算机，且 需配备既有人力资源管理经验，又懂计算机的专门人 员负责建立和管理人力资源信息系统。 c 人力资源信息化的原则 “管理 规 范在前， 软 件 应 用在后， 边 建 设 、 边应 用 ” c 三、人力资源管理信息系统的建立 企业人力资源管理分为四个层次： v 规章制度与业务流程（基础性工作） v 基于标准化业务流程的操作（例行性工作） v 人力资源战略（战略性工作） v 战略人力资源管理（开拓性工作） 1、人力资源管理工作层次分析 c c c c c c 2、人力资源管理信息系统设计 c 档案管理 子系统 完成 对员 工基 础 档案的管理，是人力 资 源管理信息系 统 最基 础 的 工作。 工作分析 子系统 完成工作分析信息的 诸 如工作分析 问 卷 调查 、工作分析描述和工作 说 明 书 等方面的分 类 与存 储 ，可以方便 查询 与修改工作分析信息 。 薪酬管理 子系统 完成薪酬的核 发 和薪酬的 调 整，包括 输 入薪酬数据、 查询 个人薪 酬、修改薪酬数据、 统计 部 门 薪酬以及打印薪酬 单 。 绩效管理 子系统 包括 员 工考勤与 员 工 绩 效考核两部分， 员 工考勤用于 记录员 工达 标 情况，可通 过员 工上下班打卡的方式 实现 ， 旷 工、病事假也要 及 时记录 。 招聘与录 用子系统 完成 对员 工的 录 用和 调 配功能。 培训与开 发子系统 完成 员 工培 训 与开 发 的管理，可 进 行 员 工素 质 的 统计评 估、培 训 过 程的控制、培 训结 果的 评 价以及开 发过 程的 评 价。 人力资源信息管理系统 c 3、人力资源管理信息系统的性能要求 （ 1）可操作性。 为使系统有效地发挥作用，要求系统容易理 解，操作简单方便，上机培训量少。 （ 2）安全性。 人力资源管理信息系统所处理的数据都是十分 重要的，不能随意存取和改变。 （ 3）可维护性。 系统的变更（因系统需求变化和弥补系统缺 陷而引起）要简单易行。 （ 4）可靠性。 要求系统在发生故障或输入数据不合理的情况 下，有较高的抗干扰能力和控制故障的能力，以免系统发生停 顿或遭到破坏而影响工作。 c 第二节 人力资源管理信息系统开发与测试 v一、人力资源管理信息系统的功能设计要求 v完整性与集成性 v易用性 v自助性 v开放性 v灵活性 v智能化 v输出功能强 v安全性 c v二、人力资源管理信息系统的构建方式 v自行开发 v外购 v联合开发 c v三、人力资源管理信息系统选择的关注重点 v理性分析组织自身的情况 v分析和选择供应商 v分析人力资源管理信息系统本身 c 人力资源管理信息系统的开发 v 问题的识别 v 可行性研究 v 系统开发原则 v 人力资源管理信息系统的生命周期 v 人力资源管理信息系统建设的财务预算 v 建立软、硬件系统选择 v 采用客户机 /服务器（ C/S）网络模式 v 详细设计的主要内容 v 编制程序、系统 调试、数据录入或转载及信息系统评价 1）目标和方案的可行性； 2）技术方面的可行性 3）经济方面的可行性； 4）社会方面的可行性 1）领导参与原则 2）优化与创新原则 3）充分利用信息的原则 4）实用和时效的原则 补充 c 人力资源管理信息系统的生命周期 c 人力资源管理信息系统的开发步骤 组建小组 制定目标 设计系统全景 预测未来需要 确定技术环境 做系统开发预算 编制说明书 企业自己开发或购买 发布需求信息 资料初审 11发布项目招标书 12评估 13测试版本的控制 14第二次评估 15决策因素 16考察案例 17第二次演示测试版 18再次评估和修改 c 实施 HRMIS的思路 1、分步、分模块实施：先从集团开始，然后到典型的子公司 ，在到各子公司以及海外分支机构；具体实施的模块要结合企 业现阶段的人力资源管理水平，先实施能满足当前人力资源管 理水平的业务模块，然后在此基础上提升实施其他的人力资源 管理模块。 2、集团层次实施的模块可以和子公司实施的模块不同，如招 聘模块，子公司一般应用很少，而集团层次的应用就比较多， 可以考虑分层和分模块相结合的思路。 c 建立 HRIS应着眼于企业实际 建立 HRIS这一过程要考虑如下因素： 1、企业发展战略及现有规模； 2、管理人员对人力资源有关数据要求掌握的详细程度； 3、企业内部信息复制及传递的潜在可能性； 4、人力资源管理部门对 HRIS的运用程度和期望； 5、其他企业人力信息系统的建立和运用情况。 c HRIS所包含的基本模块 1.资料备份、操作日志、用户（高层、中层、一般员工 ）权限管理（企业公告板、公共信息查询、个人信息查 询、留言板等）、审批权限、预警系统等功能必须渗透 到 HRIS的体系之中。 2.基本 信息模 块 组织结构信息（支持虚拟组织的建立、维护等 ）、员工个人基本信息、人力资源管理方面的 规章制度查询。 3.战 略 模 块 企业战略与人力资源战略的结合、人力资源规 划（人力资源需求和供给预测）。 4.企 业 人力 资 源管理 实 践模 块 招聘与甄选、培训与开发、绩效管理、薪酬管 理、员工关系管理（社会保险及商业保险、考 勤 包括休假 、劳动合同管理 转正、离职 、解雇、退休等 、劳动争议处理）、人力资 源调配管理（升职、降职、轮岗等）。 5.报 表 管理模 块 （ HR 会 计 ） 工资报表、社会保险报表、劳动合同报表等。 c HRIS举例（ 1 ） 薪资福利 预算 选拔培训 其它有权使用的 人或部门 数据信息库 行动方案与报表 计算机程序 信息输入 绩效评估 、 信息获得和存取的 异地或远程终端 管理者 人事部门 c HRIS举例（ 2） 培训成绩 申请表信息（聘用后数据 ）工作业绩报告 人事变动资料 工资名单数据 辞职、解雇数据 医疗、事故记录 个人偏好 潜力评价 处分资料 人 力 资 源 信 息 系 统 输入数据（类型） 输出数据（类型 ） 报酬报表 安全和健康报表 职工福利记录 人力资源开发报表 变动和旷工记录 人力资源计划 技能储备 管理人才储备 总裁报表 战略计划 经营计划 生产计划 营销计划 财务计划 人事计划 人力资 源规划 c HRIS建立前的沟通 建立人力资源信息系统，事先要进行周密的筹划 ，包括清楚地阐明目标，充分地分析系统的要求，并 认真研究细节。应该特别强调的是：要帮助管理者和 全体员工了解什么是人力资源信息系统，其用途是什 么，它将怎样有助于企业等等。还要强调的是，如果 得不到将受到新系统影响的那些人的全力支持与合作 ，几乎是不可能成功的。 c 建立 HRIS要具体地考虑四个方面 1、系统的规划： 使全体人员充分理解人力资源信息系统的概念 ；考虑人事资料设计和处理方案；作好系统发展的时间进度安 排；建立起各种责任制和规划制度等。 2、系统的设计与发展： 分析现有记录、报告和表格，以确定对 人力资源信息系统中数据的要求；确定最终的数据库内容和编 码结构；说明用于产生和更新数据的文件保存和计算过程；规 定人事报告的要求和格式；决定人力资源信息系统技术档案的 结构、形式和内容；确定计算机制作的员工工资福利表的格式 及内容等要求；确定工资和其他系统与人力资源信息系统的接 口要求。 （ 1） c 建立 HRIS要具体地考虑四个方面 3、系统的实施： 考虑目前及以后系统的使用环境以找到潜在的 问题；检查计算机硬件结构、所用语言和影响系统设计的软件 约束条件；确定输入 输出条件要求、运行次数和处理量；提 供有关实际处理量、对操作过程的要求、使用者的教育情况及 所需设施的资料；设计数据输入文件、事务处理程序和对人力 资源信息系统的输入控制。 4、系统的评价： 估计改进人事管理的成本；确定关键管理部门 人员对信息资料有何特殊要求；确定人们对补充特殊信息的要 求；对与人力资源信息系统有关的组织问题提出建议；提出保 证机密材料安全