财务档案制度管理制度

财务档案制度管理制度总则1.目的为了加强公司财务档案管理，保证财务档案的安全与完整，规范财务档案的整理、归档、保管、查阅和销毁等工作，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关财务会计法规的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的财务档案管理。财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报告、税务资料、银行对账单、财务印章使用记录、财务相关合同协议等各类与财务活动有关的文件资料。3.管理原则财务档案管理应遵循真实性、完整性、系统性、保密性和安全性的原则。确保财务档案如实反映公司财务活动情况，全面收集相关资料，按照一定逻辑顺序整理归档，严格保密档案信息，保障档案存储与使用的安全。财务档案的分类与编号1.分类会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿等。财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明等。税务资料类：纳税申报表、税务审计报告、税务发票存根联等。银行对账单类：各银行账户的月度、年度对账单及余额调节表。财务印章使用记录类：印章启用、变更、停用记录，印章使用申请表、审批表等。财务相关合同协议类：借款合同、投资合同、采购合同、销售合同中涉及财务条款的部分，以及其他与财务收支有关的合同协议。其他类：财务预算、财务分析报告、财务审计工作底稿、财务信息化数据备份等。2.编号财务档案按照分类进行编号，编号应具有唯一性和系统性。会计凭证类：按照年度和月份顺序编号，如"20xx年x月记字第xx号"。会计账簿类：总账编号为"总字第xx号"，明细账按照科目类别编号，如"明细字第xx号（xx科目）"，日记账编号为"日记字第xx号"，固定资产卡片按照资产编号顺序编号，辅助账簿根据其性质和用途进行编号。财务报告类：年度财务报告编号为"年报字第xx号"，季度财务报告编号为"季报字第xx号（x季度）"，月度财务报告编号为"月报字第xx号（x月）"。税务资料类：纳税申报表按照所属期编号，如"20xx年x月纳税申报表字第xx号"，税务审计报告编号为"审税字第xx号（xx年度）"，税务发票存根联按照发票号码顺序编号。银行对账单类：按照年度和月份编号，如"20xx年x月银对字第xx号"。财务印章使用记录类：根据记录的时间顺序编号，如"印用记字第xx号（xx年xx月xx日）"。财务相关合同协议类：按照合同签订时间顺序编号，如"合财字第xx号（xx年xx月xx日签订）"。其他类：财务预算编号为"预算字第xx号（xx年度）"，财务分析报告编号为"财分字第xx号（xx期）"，财务审计工作底稿编号为"审底字第xx号（xx项目）"，财务信息化数据备份按照备份时间编号，如"备份字第xx号（xx年xx月xx日）"。财务档案的整理与归档1.整理要求财务档案应在会计年度终了后，由财务部门指定专人负责整理。会计凭证应按编号顺序，将记账凭证及其所附原始凭证进行整理。原始凭证应粘贴整齐，折叠规范，对于纸张过大的原始凭证，应按记账凭证的大小进行折叠；对于纸张过小的原始凭证，可粘贴在粘贴单上，粘贴单的规格应与记账凭证相同。会计账簿应在年度结账后，将账页打印整齐，装订成册。活页账应去除空白页，并将账页顺序编号，加具封面和封底后装订。财务报告应按规定格式和内容进行编制，经审核无误后，依次为封面、目录、报表正文、附注及文字说明等进行整理。税务资料应按照所属期和类别进行分类整理，确保资料齐全、完整。银行对账单应按月或按季收集整理，与银行存款日记账进行核对，编制余额调节表后一并归档。财务印章使用记录应详细记录印章启用、变更、停用时间，使用申请表、审批表等应完整保存。财务相关合同协议应按照合同编号顺序整理，确保合同条款清晰、完整，相关附件齐全。其他类财务档案应根据其性质和特点进行分类整理，如财务预算应按年度、项目进行分类，财务分析报告应按报告期进行分类等。2.归档流程整理好的财务档案应在次年上半年内完成归档工作。财务档案管理人员应对归档的财务档案进行逐一核对，检查档案的完整性、准确性和编号的连续性。核对无误后，在档案封面加盖"归档章"，注明归档日期、档案类别、编号等信息。将归档后的财务档案装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、年度、起止编号等信息，便于查找和管理。建立财务档案归档清单，详细记录档案名称、编号、归档日期、保管期限等信息，并将归档清单一式两份，一份留存财务部门，一份交公司档案室备案。财务档案的保管1.保管期限会计凭证保管期限为30年。会计账簿保管期限为30年，其中固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。财务报告中，年度财务报告永久保管，月度、季度财务报告保管期限为10年。税务资料保管期限按照国家税收法律法规的规定执行，一般为10年。银行对账单保管期限为10年。财务印章使用记录保管期限为长期。财务相关合同协议保管期限根据合同性质和重要程度确定，一般为10年至长期不等。其他类财务档案保管期限按照相关规定执行，如财务预算、财务分析报告等保管期限为10年，财务审计工作底稿保管期限与审计项目相关资料保管期限一致，财务信息化数据备份保管期限根据数据重要性和备份策略确定，一般为5年至长期不等。2.保管地点公司应设立专门的财务档案室，用于存放财务档案。财务档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全措施，确保财务档案的安全存储。财务档案室应保持干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内，以防止财务档案受潮、发霉、变形等。财务档案应分类存放，不同类别的档案应分开存放，并在档案架或档案柜上标明档案类别、年度、起止编号等信息，便于查找和管理。3.保管要求财务档案管理人员应定期对财务档案进行检查和盘点，确保档案的安全与完整。检查内容包括档案的存放情况、保管期限、是否有损坏或丢失等。发现问题应及时报告并采取相应措施进行处理。对于超过保管期限的财务档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。在销毁前，应编制销毁清单，经财务部门负责人、公司分管领导批准后，由专人负责监销。监销人员应在销毁清单上签字确认，销毁清单应永久保存。财务档案管理人员应严格遵守保密制度，未经批准，不得擅自将财务档案提供给无关人员查阅或复制。对于涉及公司商业秘密的财务档案，应采取更加严格的保密措施。财务档案的查阅与借阅1.查阅规定公司内部人员因工作需要查阅财务档案时，应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经财务部门负责人批准后，方可查阅。查阅财务档案时，应在财务档案室进行，不得将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经财务部门负责人同意，并由财务档案管理人员负责复印或摘录，复印件或摘录件应加盖"与原件核对无误"章，并注明出处和日期。查阅财务档案人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还财务档案室，并由财务档案管理人员核对无误后在查阅申请表上签字确认。2.借阅规定公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅财务档案时，应持单位介绍信或相关证明文件，填写《财务档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，经公司分管领导批准后，方可借阅。借阅财务档案时，应与财务档案管理人员办理借阅登记手续，明确借阅档案的名称、数量、编号等信息，并约定归还时间。借阅期限一般不得超过[具体期限]，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管所借阅的财务档案，不得转借他人或用于其他非借阅目的。借阅期间如发现档案有损坏或丢失等情况，应及时报告财务部门，并承担相应的赔偿责任。借阅人员归还财务档案时，应经财务档案管理人员认真核对，确认档案无损坏、无丢失、无缺页等情况后，方可办理归还手续。归还后，财务档案管理人员应在借阅申请表上注明归还日期，并签字确认。财务档案的销毁1.销毁条件财务档案保管期满，且确无保存价值的，可以按照规定程序进行销毁。对于涉及未结清债权债务的原始凭证和其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。2.销毁程序财务部门应定期对保管期满的财务档案进行清理，编制《财务档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、年度、保管期限、册数等信息。《财务档案销毁清单》经财务部门负责人审核后，报公司分管领导批准。批准后的《财务档案销毁清单》应一式三份，一份留存财务部门，一份交公司档案室，一份交公司审计部门备案。财务