优化存档等管理制度

优化存档等管理制度一、总则（一）目的为加强公司各类档案及相关资料的管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，便于查阅和利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类文件、档案、资料等的管理。（三）基本原则1.集中统一原则公司档案管理实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责归口管理，各部门指定专人负责本部门档案资料的收集、整理和移交。2.完整准确原则档案资料应全面、完整地反映公司各项工作的真实情况，确保内容准确无误。3.便于利用原则档案资料的整理、分类和存储应便于查询和使用，提高工作效率。4.安全保密原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案资料的安全和保密，防止档案信息的泄露。二、档案分类及范围（一）行政档案1.公司文件包括公司章程、董事会决议、股东会决议、公司发展规划、年度工作计划与总结、重要会议纪要等。2.行政管理文件各类行政管理制度、通知、通报、报告、请示、批复、函件等。3.资质证照公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证、各类资质证书、荣誉证书等。4.印章管理档案印章使用申请表、印章保管记录、印章销毁记录等。5.合同协议公司对外签订的各类合同、协议、合作意向书等。6.人事档案员工个人基本信息、劳动合同、培训记录、考核评价、薪酬福利、奖惩记录等。7.财务档案会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务预决算资料等。8.审计档案内部审计报告、审计工作底稿、审计资料等。（二）业务档案1.市场销售档案市场调研资料、销售合同、客户信息、销售报表、促销活动方案等。2.研发技术档案产品研发计划、技术方案、实验数据、专利申请资料、技术文档等。3.生产运营档案生产计划、工艺流程、质量检验报告、设备维护记录、安全生产资料等。4.采购供应档案采购合同、供应商信息、采购订单、到货验收记录等。5.客户服务档案客户投诉记录、服务反馈信息、客户满意度调查资料等。三、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、存储和保管等工作。3.建立档案检索系统，确保档案资料的快速查询和有效利用。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的完整性和安全性。5.负责档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行处理。6.指导和监督各部门的档案管理工作，开展档案管理培训和宣传工作。（二）各部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全、完整和准确。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门的档案资料移交至综合管理部门。3.负责本部门档案资料的日常保管和使用，严格遵守档案管理规定，确保档案安全。4.协助综合管理部门开展档案清查、盘点等工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和专业知识，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的具体收集、整理、分类、编目、装订、存储和保管等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.积极主动为公司各部门提供档案查询和利用服务，及时准确地提供所需档案资料。4.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理，并向上级报告。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改或遗漏。3.收集的档案资料应包括纸质文件、电子文件、图表、数据等各种形式。4.对于重要的会议、活动等，应及时收集相关的会议纪要、活动方案、照片、影像等资料。（二）整理要求1.档案资料应按照分类标准进行整理，确保分类清晰、合理。2.每份档案资料应编制页码，并填写档案目录，注明档案名称、日期、编号、保管期限等信息。3.对于纸质档案资料，应进行装订，确保整齐、牢固。4.电子档案资料应按照规定的格式和命名规则进行存储，建立电子档案目录，便于查询和管理。五、档案编目与编号（一）编目1.档案编目应按照档案分类体系进行，编制档案目录索引，包括档案编号、名称、日期、保管期限等内容。2.档案目录应打印成册，并定期更新，确保与实际档案情况一致。（二）编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，便于档案的标识和管理。2.档案编号采用"年份+类别代码+顺序号"的形式，例如：2023xZ001，表示2023年行政类档案的第001号。3.类别代码按照档案分类标准进行设定，如行政档案用"xZ"表示，业务档案根据不同业务类别分别设定代码。六、档案存储与保管（一）存储环境1.档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、除湿设备、防虫药品等。（二）存储方式1.纸质档案应按照类别和年度顺序存放在档案柜中，档案柜应贴上标签，注明档案类别和年度。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存储。3.对于重要的档案资料，应进行双套备份，一套存储在公司内部，另一套存储在异地。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括公司章程、董事会决议、股东会决议、重要合同协议等。3.长期保管的档案期限为10年以上，如年度工作计划与总结、重要会议纪要等。4.短期保管的档案期限为110年，如一般性文件、通知等。5.档案保管期限应根据国家有关规定和公司实际情况进行确定，并在档案目录中注明。（四）档案清查与盘点1.综合管理部门应定期对档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查。2.清查和盘点内容包括档案数量、完整性、存储状况等，发现问题应及时记录并采取措施进行处理。3.清查和盘点结束后，应编制档案清查报告，报公司领导审阅。七、档案查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案资料的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门查阅。2.综合管理部门档案管理人员应根据申请表提供的信息，及时查找并提供所需档案资料，查阅人员应在指定地点查阅，不得擅自将档案带出档案室。3.查阅档案时，应爱护档案资料，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案资料的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意，报综合管理部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[x]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如因工作需要必须复制或摘录的，应经综合管理部门负责人批准。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题应及时查明原因并追究责任。（三）外单位查阅与借阅1.外单位因工作需要查阅或借阅公司档案资料的，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司领导批准后，到综合管理部门办理查阅或借阅手续。2.外单位查阅或借阅档案资料时，应按照公司档案管理制度的要求进行操作，不得擅自将档案带出公司或泄露档案内容。3.外单位如需复制或摘录档案内容的，应经公司领导批准，并签订保密协议。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.综合管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值，提出鉴定意见。2.档案鉴定工作应由档案管理人员、相关业务部门人员和公司领导组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案是否已失去保存价值。（二）销毁1.对于已失去保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。2.档案销毁前，应编制《档案销毁清单》，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息，经鉴定小组组长签字确认后，报公司领导批准。3.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，并确保销毁过程的可追溯性。4.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，销毁完成后，监督人员应在《档案销毁清单》上签字确认。5.《档案销毁清单》应长期保存，作为档案管理工作的重要记录。九、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门在工作中形成的电子文件应按照档案管理要求进行收集和整理，确保电子文件的完整性和准确性。2.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储，建立电子文件夹结构，便于分类管理。3.电子文件应进行元数据著录，包括文件名称、日期、作者、来源、格式、大小等信息，以便于查询和利用。（二）电子档案的存储与备份1.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，服务器应具备冗余备份、数据加密、访问控制等功能。2.电子档案应定期进行备份，备份数据应异地存储，以防止数据丢失。3.备份存储设备应定期进行检查和维护，确保备份数据的完整性和可用性。（三）电子档案的查阅与利用1.公司内部人员查阅电子档案的，应通过公司内部档案管理系统进行查询，并按照规定的权限进行访问。2.查阅电子档案时，应遵守档案管理规定，不得擅自修改、删除电子档案内容。3.如需打印电子档案，应经过档案管理人员同意，并按照规定的格式进行打印。（四）电子档案的安全管理1.加强电子档案的安全防护，设置防火墙、