门店电子合同管理制度

门店电子合同管理制度一、总则（一）目的为规范门店电子合同的管理，确保电子合同的签订、履行、存储等环节的合法性、有效性和安全性，保障公司及门店的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司旗下各门店在业务活动中涉及的电子合同管理。（三）基本原则1.合法合规原则电子合同的签订、履行等应符合《中华人民共和国民法典》《电子签名法》等相关法律法规的规定。2.真实有效原则确保电子合同内容真实反映双方的真实意思表示，具备有效的电子签名等必要要素，以保证合同的法律效力。3.安全保密原则采取必要的技术和管理措施，保障电子合同数据的安全存储和传输，防止信息泄露、篡改等情况发生。4.便捷高效原则在确保安全和合规的前提下，利用电子合同管理系统提高合同管理效率，简化流程，降低成本。二、电子合同管理系统（一）系统选型1.综合考虑系统的功能完整性、安全性、稳定性、易用性以及与公司现有业务系统的兼容性等因素，选择适合门店电子合同管理需求的电子合同管理系统。2.对备选系统进行详细的功能测试、安全评估和供应商调研，确保系统能够满足公司长期发展的要求。（二）系统功能要求1.合同模板管理提供丰富的门店业务相关合同模板，支持模板的定制、修改和删除，方便门店根据实际情况选择合适的模板生成合同。2.合同起草门店操作人员能够在系统中根据选定的模板或自行起草电子合同，录入合同基本信息、条款内容等。3.电子签名集成可靠的电子签名解决方案，支持门店使用符合法律规定的电子签名方式签署合同，确保签名的真实性、完整性和不可抵赖性。4.流程审批设定灵活的合同审批流程，根据合同的类型、金额等因素，自动流转至相应的审批人员进行审批，审批过程可全程在系统中跟踪记录。5.合同存储安全存储电子合同及其相关附件，支持按合同编号、签订时间、门店等条件进行快速检索和查询，方便合同的调阅和管理。6.提醒功能对合同的签订到期、履行节点、审批待办等事项进行提醒，确保门店及时处理合同相关业务，避免延误。7.数据统计分析提供合同数据的统计报表功能，如合同签订数量、金额分布、履行情况等，为公司决策提供数据支持。（三）系统操作培训1.在新的电子合同管理系统上线前，组织门店相关操作人员进行系统操作培训，确保其熟悉系统的各项功能和操作流程。2.培训内容包括系统登录、合同起草、签名设置、流程发起与跟踪、文件上传与下载等方面的操作演示和实际演练。3.定期开展系统操作的复习培训和疑难解答，及时解决门店操作人员在使用过程中遇到的问题。（四）系统安全维护1.配备专业的技术人员负责电子合同管理系统的日常维护和安全管理，定期对系统进行巡检、备份和升级，确保系统的稳定运行。2.采取防火墙、加密传输、访问控制等安全技术措施，防止外部非法入侵和内部数据泄露。3.建立系统安全事件应急处理机制，对可能出现的系统故障、数据丢失等情况制定应急预案，确保在最短时间内恢复系统正常运行，减少损失。三、电子合同签订（一）合同发起1.门店业务人员根据业务需求，在电子合同管理系统中发起合同签订流程，选择合适的合同模板或自行起草合同。2.在合同起草过程中，认真填写合同双方信息、标的内容、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等关键条款，确保合同内容准确、完整、清晰。3.上传与合同相关的附件，如业务文件、资质证明、授权文件等，作为合同的补充材料。（二）合同审核1.合同发起后，系统自动按照预设的审批流程将合同流转至相关审批人员进行审核。2.审批人员应仔细审查合同条款，重点关注合同的合法性、合规性、合理性以及与公司业务政策的一致性。3.对于合同中存在的问题或需要修改的地方，审批人员应及时与门店业务人员沟通，提出明确的修改意见，并要求其在规定时间内进行修改。4.审批人员在审核通过后，在系统中签署审批意见并提交，合同进入下一个环节。（三）电子签名1.经审核通过的合同，门店操作人员应按照系统提示进行电子签名设置。2.电子签名应使用符合《电子签名法》规定的可靠电子签名方式，如数字证书签名、生物识别签名等。3.操作人员在进行电子签名前，应仔细阅读合同内容，确保已充分理解并同意合同条款。4.完成电子签名后，合同即具备法律效力，系统自动记录签名时间和相关信息。（四）合同发送1.已签署电子签名的合同，由系统自动发送至对方当事人。2.在发送合同前，应确认对方当事人的电子合同接收方式和有效接收邮箱或其他接收终端信息。3.发送成功后，系统生成合同发送记录，包括发送时间、接收方信息等，以便查询和跟踪。四、电子合同履行（一）履行计划制定1.合同签订后，门店应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各项义务的履行时间节点、责任人等。2.履行计划应报上级主管部门备案，以便公司对合同履行情况进行监督和协调。（二）履行跟踪与监控1.按照履行计划，门店定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同的执行进度。2.对于履行过程中出现的问题或偏差，如对方未按时履行义务、自身无法按时交付等，应及时分析原因，并采取相应的措施进行解决。3.将合同履行情况及时反馈给相关部门和人员，确保信息沟通顺畅，以便及时调整履行策略。（三）变更与解除1.在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，应按照公司合同变更管理规定，由双方协商一致后签订书面的合同变更协议，并在电子合同管理系统中进行相应的操作。2.如需解除合同，应严格按照合同约定或法律法规规定的程序进行，解除协议签订后，在系统中对合同状态进行更新。五、电子合同存储（一）存储方式1.采用安全可靠的电子存储设备和存储系统，对电子合同进行集中存储和管理。2.存储系统应具备数据备份、恢复、容灾等功能，以防止数据丢失或损坏。（二）存储期限1.根据国家法律法规和公司档案管理规定，确定电子合同的存储期限。2.一般情况下，电子合同应至少保存[X]年，对于涉及重要业务、重大资产交易等关键合同，应适当延长存储期限。（三）存储安全1.对存储的电子合同数据进行加密处理，防止数据在存储过程中被非法窃取或篡改。2.限制对电子合同存储区域的访问权限，只有经过授权的人员才能进行数据的查阅和操作。3.定期对存储设备和存储系统进行维护和检查，确保其正常运行，发现问题及时处理。（四）数据检索与调阅1.建立完善的电子合同检索索引，方便门店及相关部门根据合同编号、签订时间、当事人等信息快速检索和调阅电子合同。2.门店因业务需要调阅电子合同的，应按照公司档案调阅流程，填写调阅申请，经审批后在系统中进行调阅操作。调阅过程应进行记录，确保数据使用的可追溯性。六、电子合同归档（一）归档流程1.合同履行完毕或达到存储期限后，门店应按照公司档案归档要求，将电子合同及其相关附件、履行记录等资料进行整理和归档。2.归档资料应确保内容完整、准确，格式规范，并按照一定的分类标准进行编号和存储。3.将归档后的电子合同数据迁移至公司长期保存的档案存储系统中，完成最终的归档操作。（二）归档审核1.门店在完成电子合同归档后，应提交归档报告，说明归档合同的基本情况、归档过程及相关注意事项。2.公司档案管理部门对门店提交的归档资料进行审核，重点检查合同资料的完整性、准确性、合规性以及归档流程的规范性。3.对于审核中发现的问题，及时通知门店进行整改，整改合格后重新提交审核，直至审核通过。七、电子合同保密与风险防范（一）保密措施1.对电子合同涉及的商业秘密、敏感信息等严格保密，限制知悉范围，确保信息不被泄露给无关人员。2.与接触电子合同的人员签订保密协议，明确其保密义务和违约责任。3.在电子合同管理系统中设置不同级别的用户权限，根据人员职责和工作需要授予相应的系统操作权限，防止越权访问。（二）风险识别与评估1.定期对门店电子合同管理工作进行风险识别和评估，分析可能存在的法律风险、安全风险、操作风险等。2.重点关注合同条款的合法性、电子签名的有效性、系统安全漏洞、人员操作失误等方面的风险因素。（三）风险应对措施1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于法律风险，加强合同审核和法律咨询，确保合同合法合规；对于安全风险，加大系统安全投入，完善安全防护措施；对于操作风险，加强人员培训和监督管理，规范操作流程。2.建立风险预警机制，及时发现和预警潜在的风险，以便采取措施进行防范和控制。八、监督与检查（一）内部监督1.公司设立专门的监督部门或岗位，定期对门店电子合同管理情况进行监督检查，包括合同签订流程的合规性、履行情况的跟踪、存储与归档的规范性等。2.监督部门可通过系统数据抽查、实地检查、调阅合同文件等方式进行监督，发现问题及时下达整改通知，要求门店限期整改。（二）外部审计1.定期聘请外部审计机构对公司电子合同管理工作进行审计，全面评估电子合同管理的内部控制制度、流程执行情况、风险管理等方面的有效性。2.根据审计意见和建议，及时完善电子合同管理制度和相关操作流程，加强内部管理。九、培训与宣传（一）培训计划1.制定年度电子合同管理培训计划，明确培训目标、内容、对象、时间安排等。2.培训内容包括电子合同法律法规、系统操作技能、合同管理流程、风险防范等方面的知识和技能。（二）培训实施1.根据培训计划，定期组织门店相关人员参加电子合同管理培训，可采用集中授课、在线学习、案例分析等多种培训方式。2.邀请专业的法律人士、技术专家等进行授课，提高培训的专业性和实用性。（三）宣传推广1.通过内部刊物、宣传栏、公司网站等渠道，宣传电子