行政办公日常管理制度

行政办公日常管理制度总则1.目的为加强公司行政办公管理，提高工作效率，确保各项工作的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.管理原则遵循高效、规范、透明的原则，明确各部门及员工的职责和权限，确保行政办公工作的有序进行。办公环境管理1.办公区域布置公司根据工作需要合理划分办公区域，各部门应保持办公区域的整洁、有序。办公桌椅、文件柜等办公设备应摆放整齐，不得随意挪动。2.环境卫生维护员工应保持个人办公区域的清洁卫生，及时清理文件、纸张等杂物。公司定期组织卫生大扫除，各部门负责本区域的清洁工作。禁止在办公区域内随地吐痰、乱扔垃圾，不得在非吸烟区吸烟。3.噪音与秩序管理员工在办公时应尽量减少噪音，保持安静的工作环境。禁止在办公区域内大声喧哗、争吵或进行其他影响他人工作的行为。维护办公区域的秩序，不得随意串岗、闲聊。办公用品管理1.办公用品的采购各部门根据工作需要，定期提交办公用品采购申请，经部门负责人审核后报行政部。行政部汇总采购申请，统一进行办公用品的采购。采购时应选择质量可靠、价格合理的供应商。对于批量采购的办公用品，行政部应建立库存管理制度，确保物品的安全与完整。2.办公用品的领用员工凭工作证到行政部领取办公用品，领取时应填写领用登记表。行政部应根据办公用品的库存情况和员工的实际需求，合理发放办公用品。对于限量使用的办公用品，如复印纸、墨盒等，应严格控制领用数量。3.办公用品的使用与节约员工应正确使用办公用品，不得浪费或挪作他用。提倡节约使用办公用品，如双面打印、复印，减少纸张浪费。对于可重复使用的办公用品，如文件夹、文件袋等，应妥善保管，以便再次使用。文件与档案管理1.文件的收发行政部负责公司文件的收发工作，对外来文件进行登记、编号，并及时呈交公司领导或相关部门阅处。公司内部文件由发文部门负责起草、审核，经领导签发后交行政部统一编号、印发。行政部应建立文件收发台账，记录文件的收发日期、文号、标题、份数等信息。2.文件的传阅与保管文件传阅应遵循高效、及时的原则，确保相关人员能够及时阅知文件内容。传阅文件时，应在文件传阅单上签字，注明传阅日期。文件阅毕后，应及时归还行政部，行政部负责将文件整理归档。重要文件应妥善保管，如需借阅，应履行借阅手续，借阅期限不得超过规定时间。3.档案管理行政部负责公司档案的管理工作，建立健全档案管理制度。档案应分类存放，便于查阅。档案管理人员应定期对档案进行整理、归档和更新。涉及公司机密的档案应严格保密，按照保密制度进行管理。员工因工作需要查阅档案时，应经部门负责人批准，并在档案管理人员的陪同下查阅。会议管理1.会议的组织公司会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括周会、月会、季度会等，临时会议根据工作需要随时召开。会议组织部门应提前确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并通知相关人员。会议组织部门负责会议的筹备工作，如布置会场、准备会议资料等。2.会议的主持与记录会议由指定的主持人主持，主持人应提前熟悉会议内容，确保会议有序进行。会议应安排专人进行记录，记录内容包括会议时间、地点、参会人员、会议主题、发言内容、决议事项等。会议记录应真实、准确、完整，会后及时整理成会议纪要，经主持人审核后发送给参会人员。3.会议纪律参会人员应提前到达会议地点，不得迟到、早退。如有特殊情况不能参会，应提前向会议组织部门请假。参会人员应认真听取会议内容，积极发言，不得交头接耳、玩手机或做其他与会议无关的事情。会议期间应关闭手机或调至静音状态，保持会场安静。会议形成的决议事项，相关部门和人员应认真贯彻执行，行政部负责跟踪落实情况。考勤管理1.考勤制度公司实行每周[x]天工作制，正常工作时间为[具体时间段]。员工应按时上下班，不得迟到、早退。迟到或早退[x]分钟以内的，每次扣除[x]元；迟到或早退超过[x]分钟的，按旷工半天处理。员工请假应提前填写请假申请表，按照审批权限进行审批。未经批准擅自缺勤的，按旷工处理。2.请假流程员工请假一天以内（含一天）的，由部门负责人批准；请假两天以上的，经部门负责人审核后报分管领导批准。请假申请表应注明请假原因、请假时间，并提交给行政部备案。员工请假结束后，应及时到行政部销假。3.旷工处理旷工半天的，扣除当天工资的[x]%；旷工一天的，扣除当天工资的[x]%，并给予警告处分。连续旷工三天以上或一年内累计旷工超过[x]天的，公司将予以辞退。印章管理1.印章的种类与保管公司印章分为公章、合同专用章、财务专用章等。公章由行政部指定专人保管，合同专用章由法务部指定专人保管，财务专用章由财务部指定专人保管。印章保管人员应妥善保管印章，不得擅自将印章转借他人或带出公司。2.印章的使用使用印章应填写印章使用申请表，注明使用事由、使用部门、使用时间等信息，并按照审批权限进行审批。经批准后，印章保管人员应在印章使用登记表上登记盖章事项，并留存用印文件复印件。严禁在空白纸张、空白合同上加盖印章。3.印章的交接与销毁印章保管人员因工作变动等原因需要交接印章时，应办理交接手续，由行政部监交。对于不再使用的印章，应按照规定程序进行销毁，并做好销毁记录。车辆管理1.车辆的使用公司车辆主要用于公务活动，员工因工作需要使用车辆时，应提前填写用车申请表，经部门负责人审核后报行政部安排。行政部根据车辆使用情况和工作需要，合理调配车辆，确保车辆的高效使用。驾驶员应严格遵守交通规则，安全驾驶车辆。不得擅自将车辆借给他人使用。2.车辆的维护与保养行政部负责制定车辆维护保养计划，定期对车辆进行检查、保养和维修。驾驶员应做好车辆的日常维护工作，如检查车辆的外观、轮胎、机油等，发现问题及时报告。车辆维修应选择正规的维修厂家，维修费用应按照公司规定进行审批。3.车辆的费用管理车辆的燃油费、过路费、停车费等费用由行政部统一核算、报销。驾驶员应妥善保管车辆费用发票，每月底将发票提交给行政部进行报销。行政部应定期对车辆费用进行统计分析，控制车辆费用支出。安全管理1.安全制度公司建立健全安全管理制度，加强安全宣传教育，提高员工的安全意识。各部门应落实安全责任，定期进行安全检查，及时消除安全隐患。员工应遵守安全规定，不得违规操作电器、消防器材等设备。2.消防安全公司配备必要的消防器材和设施，并定期进行检查、维护和更新。员工应熟悉消防器材的使用方法，掌握火灾逃生技能。严禁在办公区域内私拉乱接电线、违规使用明火，确保消防安全。3.信息安全公司加强信息安全管理，保护公司的商业机密和员工的个人信息。员工应妥善保管