防疫物资专人管理制度

防疫物资专人管理制度总则目的为加强公司防疫物资的管理，规范防疫物资的采购、储备、发放、使用和回收等流程，确保防疫物资的合理使用和安全保存，保障公司员工的生命健康安全，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司全体员工及办公区域、生产车间、仓库等场所。基本原则1.专人专管原则：设立专门的防疫物资管理人员，负责防疫物资的全面管理工作。2.规范流程原则：明确防疫物资采购、储备、发放、使用和回收等各个环节的操作流程，确保有序进行。3.合理使用原则：根据实际需求，合理发放防疫物资，避免浪费。4.安全保障原则：确保防疫物资的质量安全，妥善保存，防止丢失、损坏和变质。管理职责防疫物资管理小组成立防疫物资管理小组，由公司人事总监担任组长，行政部门负责人、财务部门负责人、采购部门负责人等为成员。管理小组负责制定防疫物资管理政策和策略，审核防疫物资采购计划，监督防疫物资管理工作的执行情况。人事总监职责全面统筹公司防疫物资管理工作，协调各部门之间的工作关系，确保防疫物资管理工作的顺利开展。行政部门职责1.负责防疫物资的日常管理，包括物资的采购、验收、入库、存储、发放、使用监督和回收等工作。2.建立防疫物资管理台账，记录物资的出入库情况、使用情况等信息。3.定期对防疫物资进行盘点，确保账实相符。4.负责防疫物资的库存安全，做好防火、防潮、防虫等工作。采购部门职责1.根据防疫物资管理小组制定的采购计划，负责防疫物资的采购工作。2.选择具有资质、信誉良好的供应商，确保采购的防疫物资质量合格。3.与供应商签订采购合同，明确物资的规格、数量、价格、交货期等条款。4.负责采购物资的运输、验收等工作，确保物资按时、按质、按量到达公司。财务部门职责1.负责防疫物资采购资金的预算编制和审核。2.对防疫物资采购费用进行核算和报销，确保资金使用合理合规。3.监督防疫物资管理过程中的财务收支情况，定期进行财务审计。使用部门及员工职责1.使用部门负责本部门防疫物资的领取、使用和管理，指定专人负责本部门防疫物资的相关工作。2.员工应按照规定正确使用防疫物资，不得随意浪费或挪作他用。3.员工在使用防疫物资过程中，如发现物资质量问题或其他异常情况，应及时向行政部门报告。防疫物资采购管理采购计划制定1.行政部门根据公司员工数量、办公区域面积、生产规模等实际情况，结合防疫物资的消耗速度和储备要求，定期制定防疫物资采购计划。采购计划应明确物资的种类、规格、数量、预计采购时间等内容。2.采购计划需经防疫物资管理小组审核通过后实施。如因疫情形势变化、公司业务调整等原因需要调整采购计划，应及时提交管理小组重新审核。供应商选择1.采购部门应选择具有合法资质、信誉良好、产品质量可靠的供应商作为防疫物资的采购渠道。优先选择与公司有长期合作关系、能够提供优质售后服务的供应商。2.在选择供应商时，采购部门应对供应商的营业执照、生产许可证、产品质量检测报告等资质文件进行审核，并实地考察供应商的生产经营状况。采购合同签订1.采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括物资的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等条款。2.在签订采购合同前，采购部门应将合同草本提交法务部门审核，确保合同内容合法合规。采购实施1.采购部门按照采购合同的要求，及时组织防疫物资的采购工作。在采购过程中，应严格控制物资的质量、价格和交货期，确保采购工作顺利进行。2.对于紧急采购的防疫物资，采购部门应在确保质量的前提下，尽快完成采购任务，并及时向行政部门通报采购情况。验收与入库1.防疫物资到货后，行政部门负责组织相关人员进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、外观等是否与采购合同一致。2.验收合格的防疫物资，应及时办理入库手续，填写入库单，注明物资的名称、规格、数量、入库日期等信息。入库单应一式三联，一联由行政部门留存，一联交财务部门记账，一联交采购部门备查。3.验收不合格的防疫物资，行政部门应及时与供应商联系，要求供应商负责退换货或补货等事宜。防疫物资储备管理储备原则1.按照"适量储备、保障急需"的原则，结合公司实际情况，合理确定防疫物资的储备数量和种类。2.储备的防疫物资应满足公司在一定时期内应对疫情的基本需求，同时要考虑到物资的有效期和更新换代。储备地点设立专门的防疫物资储备仓库，仓库应具备良好的通风、防潮、防火、防虫等条件，确保防疫物资的质量安全。仓库应划分不同的区域，分别存放不同种类的防疫物资，并设置明显的标识。储备物资管理1.行政部门应建立防疫物资储备台账，详细记录储备物资的名称、规格、数量、入库日期、有效期等信息。储备台账应定期更新，确保账实相符。2.对储备的防疫物资应按照类别、规格、批次等进行分类存放，做到摆放整齐、标识清晰。同时，要定期对储备物资进行检查，查看物资是否有损坏、变质等情况，如有问题应及时处理。3.根据防疫物资的有效期，合理安排物资的使用顺序，确保在有效期内使用完储备物资。对于即将过期的防疫物资，行政部门应及时向防疫物资管理小组报告，并根据实际情况进行处理，如申请报废、提前使用等。防疫物资发放管理发放原则1.防疫物资的发放应遵循"按需发放、保障重点"的原则，根据员工的实际工作需要和疫情防控要求，合理发放防疫物资。2.优先保障一线工作人员、高风险岗位人员等重点人群的防疫物资需求。发放流程1.使用部门指定专人填写防疫物资领用申请表，注明所需物资的名称、规格、数量、领用原因等信息，并经部门负责人签字确认。2.防疫物资领用申请表提交至行政部门，行政部门根据库存情况进行审核。如库存充足，行政部门应按照申请表的要求发放物资，并填写物资发放登记表，注明物资名称、规格、数量、领用部门、领用人、发放日期等信息。物资发放登记表应一式三联，一联由行政部门留存，一联交财务部门记账，一联交领用部门备查。3.如库存不足，行政部门应及时向防疫物资管理小组报告，由管理小组协调采购部门进行采购或调配其他物资。发放标准1.根据不同的防疫物资种类和使用场景，制定相应的发放标准。例如，口罩按照每人每天[X]个的标准发放，消毒液按照办公区域每平方米[X]毫升、生产车间每平方米[X]毫升的标准发放等。2.发放标准可根据疫情形势变化和公司实际情况进行适时调整。防疫物资使用管理使用培训1.行政部门应组织对员工进行防疫物资使用培训，使员工了解防疫物资的种类、用途、使用方法和注意事项等。2.培训方式可采用集中培训、现场演示、发放使用手册等多种形式，确保员工能够正确使用防疫物资。使用规范1.员工应按照防疫物资使用说明书的要求正确使用防疫物资，不得随意更改使用方法或超量使用。2.在使用防疫物资过程中，如发现物资质量问题或其他异常情况，应立即停止使用，并及时向行政部门报告。3.对于一次性使用的防疫物资，如口罩、手套等，使用后应按照规定进行妥善处理，不得随意丢弃。使用监督1.行政部门负责对员工防疫物资的使用情况进行监督检查，定期或不定期到各部门查看物资的使用情况，确保员工正确使用防疫物资。2.如发现员工存在浪费、违规使用防疫物资等行为，行政部门应及时进行制止和纠正，并按照公司相关规定进行处理。防疫物资回收管理回收范围1.对于可重复使用的防疫物资，如防护服、防护眼镜、防护面罩等，在使用后应进行回收。2.一次性使用的防疫物资，如口罩、手套、鞋套等，在使用后应按照规定进行收集和处理。回收流程1.使用部门在防疫物资使用完毕后，负责将可回收的防疫物资整理收集，并交至行政部门指定的地点。2.行政部门对回收的防疫物资进行初步检查和整理，对于损坏、无法继续使用的物资进行登记造册，并按照规定进行报废处理。3.对于可继续使用的防疫物资，行政部门应进行清洗、消毒、维修等处理后，重新入库储备或发放使用。回收处理1.对于一次性使用的防疫物资，如口罩、手套等，应按照医疗废弃物的处理要求进行收集、包装和运输，交由有资质的医疗废弃物处理机构进行处理。2.在防疫物资回收处理过程中，应做好相关记录，包括物资名称、数量、回收日期、处理方式等信息，确保回收处理工作可追溯。盘点与清查盘点周期1.行政部门应定期对防疫物资进行盘点，盘点周期为每月一次。2.在疫情防控关键时期或物资采购、发放、使用等情况发生较大变化时，应及时进行临时盘点。盘点方法1.采用实地盘点的方法，对防疫物资的实际数量进行清点，并与储备台账、物资发放登记表等记录进行核对。2.在盘点过程中，应注意物资的质量状况，查看是否有损坏、变质、过期等情况。盘点结果处理1.盘点结束后，行政部门应编制盘点报告，详细记录盘点结果，包括账实相符情况、盘盈盘亏原因等。2.如发现账实不符，应及时查明原因，并进行相应的账务调整和处理。对于盘盈的物资，应及时登记入账；对于盘亏的物资，应查明责任，属于正常损耗的，经审批后进行核销；属于人为原因造成的，应追究相关人员的责任。报废管理报废条件1.防疫物资因过期、损坏、变质等原因无法继续使用的，可申请报废。2.因疫情形势变化、公司业务调整等原因，不再需要使用的防疫物资，可申请报废。报废申请使用部门或行政部门填写防疫物资报废申请表，注明物资名称、规格、数量、报废原因等信息，并提交至防疫物资管理小组审批。报废审批防疫物资管理小组对报废申请表进行审核，如同意报废，应在申请表上签字确认，并注明审批意见。报废处理经审批同意报废的防疫物资，行政部门应按照规定进行处理。对于可回收利用的物资，应进行回收处理；对于不可回收利用的物资，应按照环保要求进行妥善处置，确保不对环境造成污染。监督与检查内部监督1.防疫物资管理小组负责对防疫物资管理工作进行定期监督检查，确保各项管理制度的执行情况。2.行政部门应定期向防疫物资管理小组汇报防疫物资管理工作情况，包括采购、储备、发放、使用、回收等环节的工作进展和存在的问题。外部