超市物品进出管理制度

超市物品进出管理制度一、总则1.目的为了加强超市物品进出管理，规范物品出入流程，保障超市货物安全，提高运营效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于超市内所有物品的进出管理，包括但不限于商品、赠品、办公用品、设备设施、维修材料等。3.管理原则严格把控物品进出环节，确保每一笔物品出入都有清晰记录和规范流程。保障物品安全，防止未经授权的物品进出超市，杜绝货物丢失、损坏等情况发生。提高工作效率，在确保安全和合规的前提下，简化流程，减少不必要的手续和延误。二、物品进入管理1.商品进货供应商送货供应商应提前与超市采购部门沟通送货时间、货物品种及数量等信息。采购部门根据超市销售计划和库存情况，确认送货安排，并将相关信息传达给收货部门。供应商送货到达超市指定收货区后，送货人员应向收货人员提供送货清单，详细注明货物名称、规格、数量、批次等信息。收货人员对照送货清单，对货物的外观、数量、质量等进行初步检查。对于有质量问题的货物，收货人员应及时与供应商沟通，并做好记录。如发现货物短少、损坏严重等情况，应拒绝签收，并要求供应商当场处理或补货。收货人员确认货物无误后，在送货清单上签字确认，并将其中一联返还给供应商。同时，将货物信息录入超市库存管理系统，更新库存数量。自采商品入库超市采购人员采购的商品到货后，采购人员应及时通知收货部门。收货部门按照供应商送货的收货流程，对自采商品进行验收和入库操作。采购人员需提供采购合同、发票等相关凭证，收货人员核对凭证与货物的一致性，确保采购的商品符合合同要求和超市规定。2.赠品接收对于供应商提供的赠品，采购部门应提前与供应商沟通赠品的品种、数量、规格等信息，并将相关信息传达给收货部门。赠品到货时，收货人员按照商品进货的验收流程进行检查和签收。赠品应在专门的赠品区域进行登记和存放，并做好标识，注明赠品来源、批次等信息。超市员工不得私自接收供应商的赠品，如有发现，应及时上交超市统一管理。3.办公用品及设备设施进货超市行政部门负责办公用品及设备设施的采购申请和管理。根据超市实际需求，填写采购申请单，经相关领导审批后，交采购部门进行采购。办公用品及设备设施到货后，由行政部门指定专人负责验收。验收内容包括物品的规格、型号、数量、质量等是否与采购申请单一致，以及设备设施的功能是否正常。验收合格后，验收人员在送货清单上签字，并将物品移交使用部门。使用部门应及时对办公用品进行登记和领用，对设备设施进行安装调试，并做好使用记录。4.维修材料进货超市设备维护部门根据设备维修需求，填写维修材料采购申请单，经审批后交采购部门采购。维修材料到货时，由设备维护部门安排专业人员进行验收。验收重点检查维修材料的规格、型号是否符合维修要求，质量是否合格，数量是否准确。验收合格的维修材料由设备维护部门妥善保管，建立维修材料库存台账，记录材料的出入库情况。维修人员根据维修任务领用维修材料，并在领用单上签字确认。三、物品外出管理1.商品销售出库超市销售人员根据顾客的购买需求，在系统中开具销售小票，记录商品名称、规格、数量、价格等信息。收银员按照销售小票收取顾客款项，并在小票上加盖收款章。销售小票一联交顾客作为购物凭证，一联留存作为销售记录，一联交仓库作为出库依据。仓库发货人员根据销售小票，从相应的库存区域取出商品，核对商品信息无误后，将商品与销售小票一同交给顾客。同时，在库存管理系统中更新库存数量，减少相应商品的库存。2.商品退货出库顾客因质量问题或其他合理原因要求退货时，由超市客服人员接待处理。客服人员核实退货原因和相关凭证后，开具退货单，注明退货商品名称、规格、数量、退货原因等信息。退货单经相关部门审批后，交仓库办理退货入库手续。仓库人员按照退货单核对退货商品，检查商品外观、质量等是否完好。如发现退货商品有损坏或与退货单不符的情况，应及时与客服人员沟通确认。确认无误后，仓库人员将退货商品存放到指定的退货区域，并在库存管理系统中增加相应商品的库存数量。同时，将退货单一联交财务部门进行账务处理。3.赠品发放出库超市举办促销活动时，如需发放赠品，由促销活动策划部门制定赠品发放方案，并明确赠品发放的条件、方式和数量等信息。赠品发放人员根据赠品发放方案，在系统中记录赠品发放情况，包括赠品名称、规格、数量、发放对象等信息。发放赠品时，要求领取人在赠品发放登记表上签字确认。仓库根据赠品发放记录，从赠品库存区域取出相应赠品，交给赠品发放人员。同时，在库存管理系统中减少赠品库存数量。4.办公用品及设备设施领用出库超市员工因工作需要领用办公用品及设备设施时，应填写领用申请单，注明领用物品名称、规格、数量、领用部门及用途等信息。领用申请单经部门负责人审批后，交仓库办理领用手续。仓库管理人员根据领用申请单，核对库存情况，如库存充足，将相应物品发放给领用人员，并在领用申请单上签字确认。同时，在库存管理系统中更新办公用品及设备设施的库存数量。对于价值较高的设备设施，领用人员应签订设备设施使用责任书，明确使用期限、保管责任和损坏赔偿等事项。5.维修材料领用出库维修人员根据设备维修任务，填写维修材料领用单，注明领用材料名称、规格、数量、维修设备名称及编号等信息。领用单经部门负责人审批后，交仓库领取维修材料。仓库人员按照维修材料领用单，从库存中取出相应材料，交维修人员核对签字。同时，在维修材料库存台账上记录材料的领用情况，减少库存数量。维修人员领用维修材料后，应合理使用，避免浪费。维修任务完成后，如有剩余材料，应及时退回仓库，并办理退库手续。四、物品进出流程中的人员职责1.采购部门负责与供应商沟通商品采购事宜，签订采购合同，确保采购商品的质量、价格、交货期等符合超市要求。根据超市销售计划和库存情况，合理安排采购任务，避免商品积压或缺货。跟踪采购商品的到货情况，协调解决采购过程中出现的问题。2.收货部门负责对进入超市的各类物品进行验收工作，包括商品、赠品、办公用品、设备设施、维修材料等。检查物品的数量、质量、规格、型号等是否与送货清单或采购合同一致，对有问题的物品及时与供应商或相关部门沟通处理。准确记录物品的验收情况，将验收合格的物品及时办理入库手续，并录入库存管理系统。3.仓库管理部门负责超市物品的仓储管理，包括库存盘点、货物存储、保管等工作。根据收货部门的入库信息，及时更新库存台账和库存管理系统，确保库存数据准确无误。按照物品外出流程，根据相关凭证发放物品，做好物品发放记录，并监督物品的使用情况。定期对仓库进行巡查，检查货物的存储状况，确保货物安全，防止货物损坏、变质、丢失等情况发生。4.销售部门负责向顾客销售商品，开具销售小票，确保销售信息准确无误。解答顾客关于商品销售的疑问，处理顾客投诉和退换货等问题，维护良好的顾客关系。根据销售情况，及时向采购部门反馈商品需求信息，协助采购部门做好商品采购计划。5.客服部门接待顾客的咨询、投诉和退换货等事宜，耐心解答顾客问题，处理顾客纠纷。核实顾客退换货的原因和凭证，开具退货单，并协调相关部门办理退货手续。收集顾客反馈的信息，及时反馈给相关部门，以便改进超市的服务和商品质量。6.行政部门负责办公用品及设备设施的采购申请、审批和管理工作。制定办公用品及设备设施的使用标准和管理制度，监督各部门合理使用。定期对办公用品及设备设施进行盘点和清理，合理调配资源，提高使用效率。7.设备维护部门负责超市设备设施的日常维护和维修工作，制定维修计划和预算。根据设备维修需求，填写维修材料采购申请单，经审批后交采购部门采购。对维修材料进行验收和管理，建立维修材料库存台账，确保维修工作的顺利进行。五、库存管理与盘点1.库存管理制度仓库管理人员应按照物品的类别、规格、型号等进行分类存放，设置明显的标识牌，便于查找和管理。建立库存台账，详细记录物品的出入库日期、数量、来源、去向等信息，做到账物相符。定期对库存物品进行检查，查看货物的存储状况，如发现货物有损坏、变质、过期等情况，应及时清理并记录相关信息。根据库存情况和销售数据，合理控制库存水平，避免库存积压或缺货现象的发生。对于滞销商品，应及时与采购部门沟通，采取促销、退货等措施进行处理。2.盘点制度超市应定期进行库存盘点，盘点周期可根据实际情况确定，一般分为月度小盘点和年度大盘点。盘点前，仓库管理人员应整理库存，核对库存台账，确保账物一致。同时，准备好盘点所需的工具和表格。盘点时，由财务部门、仓库管理部门等相关人员组成盘点小组，对库存物品进行逐一清点。盘点人员应认真记录盘点结果，对于盘盈、盘亏的物品，要详细注明原因。盘点结束后，盘点小组应编制盘点报告，上报超市管理层。对于盘盈、盘亏的情况，应及时查明原因，并按照相关规定进行处理。如因人为原因造成的损失，应追究相关人员的责任。根据盘点结果，调整库存管理系统中的数据，确保库存数据的准确性。同时，对库存管理中存在的问题进行总结分析，提出改进措施，完善库存管理制度。六、安全与保密措施1.安全措施超市应安装必要的安全监控设备，对物品进出区域进行实时监控，确保监控无死角。加强仓库安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入仓库。仓库内配备消防器材，确保消防通道畅通，防止火灾等安全事故的发生。对于贵重物品和易损物品，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加锁保管等，确保物品安全。员工在物品进出操作过程中，应注意轻拿轻放，避免货物损坏。如发现货物损坏或存在安全隐患，应及时报告并采取相应措施。2.保密措施涉及超市物品进出管理的相关信息，如采购价格、库存数据、销售情况等，属于超市商业机密，相关人员应严格保密。未经超市管理层批准，任何人不得向外界泄露超市物品进出管理的机密信息。对于因工作需要接触机密信息的人员，应签订保密协议，明确保密责任和义务。如因违反保密协议给超市造成损失的，应依法追究相关人员的责任。七、违规处理1.对于违反本制度的行为，超市将视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括警告、罚款、辞退等。2.供应商如违反送货规定，如提供虚假送货信息、货物质量不合格等，超市有权扣除相应货款，并要求供应商限期整改。如多次违规，超市将终止合作关系。3.超市员工如私自截留、挪用物品，或未经授权擅自