进货送货日常管理制度

进货送货日常管理制度总则目的为了规范公司进货送货流程，确保货物的及时供应、质量安全以及物流环节的高效运作，特制定本管理制度。本制度旨在明确各部门职责，加强协作与沟通，保障公司业务的顺利开展，提高公司整体运营效率和经济效益。适用范围本制度适用于公司所有与进货、送货相关的活动，包括但不限于原材料采购、商品进货、产品配送等环节。涉及到的部门有采购部、物流部、质检部、销售部、财务部等。基本原则1.准确性原则：确保进货货物的数量、规格、质量等与订单要求准确相符，送货信息准确无误传达给客户。2.及时性原则：按照约定的时间完成进货和送货任务，避免因延误给公司造成损失或影响客户满意度。3.成本效益原则：在保证货物质量和服务水平的前提下，合理控制进货成本和送货费用，提高公司经济效益。4.安全性原则：保障进货和送货过程中货物的安全，防止货物损坏、丢失等情况发生，确保人员和财产安全。进货管理采购计划制定1.需求预测销售部应定期（每月/每季度）对市场需求进行分析预测，结合历史销售数据、市场趋势、客户反馈等因素，制定销售预测报告。生产部门根据生产计划和库存情况，预估原材料需求，向采购部提供原材料需求清单。2.采购计划编制采购部根据销售部的销售预测报告和生产部门的原材料需求清单，综合考虑现有库存水平、采购周期、供应商供货能力等因素，编制月度/季度采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、预计采购时间、预算金额等详细信息。供应商选择与管理1.供应商筛选采购部负责建立供应商信息库，收集潜在供应商的资料，包括企业资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。根据采购物资的要求和标准，对潜在供应商进行评估和筛选，选择合格的供应商进入供应商名录。2.供应商评估定期（每年/每半年）对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作配合度等方面。采购部根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、待改进供应商和淘汰供应商。3.供应商合作与沟通与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。采购部定期与供应商沟通，了解供应情况，协调解决合作中出现的问题，确保供应商按时、按质、按量供应货物。采购订单下达1.订单生成根据采购计划，采购部在公司内部管理系统中生成采购订单，订单信息应准确无误，包括采购物资的详细规格、数量、交货时间、交货地点、收货人等。采购订单生成后，应及时发送给供应商，并要求供应商确认订单。2.订单跟踪与变更采购部负责跟踪采购订单的执行情况，及时掌握供应商的备货进度和运输安排，确保订单按时执行。如因特殊原因需要变更采购订单，采购部应及时与供应商沟通协商，办理变更手续，并确保相关部门及时了解订单变更情况。进货验收1.验收准备采购部提前通知质检部、仓库等相关部门做好进货验收准备工作。仓库应清理出足够的存储空间，准备好验收所需的工具和设备。2.数量验收仓库管理人员依据采购订单和送货单，对进货货物的数量进行清点核对，确保数量准确无误。如发现数量不符，应及时与送货人员沟通，并记录差异情况，通知采购部和供应商协商解决。3.质量验收质检部按照相关质量标准和检验规范，对进货货物进行质量检验。检验内容包括外观、尺寸、性能、包装等方面，确保货物质量符合要求。对于抽检不合格的货物，质检部应出具检验报告，采购部及时与供应商联系，协商退货、换货或补货等事宜。4.验收记录验收人员应详细记录进货验收情况，包括验收时间、货物名称、规格、数量、质量状况、供应商名称等信息。验收记录应妥善保存，以备后续查询和追溯。送货管理订单接收与处理1.订单获取销售部负责接收客户订单，订单信息应包括客户名称、联系方式、产品名称、规格、数量、交货时间、交货地点等。销售部及时将客户订单录入公司内部管理系统，并传递给物流部和相关部门。2.订单审核物流部对客户订单进行审核，确认订单信息的完整性和准确性，检查库存情况是否能够满足订单需求。如发现订单信息有误或库存不足，物流部应及时与销售部沟通，核实情况并进行相应处理。送货计划制定1.车辆调度根据订单数量、货物体积、重量等因素，物流部合理安排送货车辆，确保车辆能够安全、高效地完成送货任务。对于大型或特殊规格的货物，应提前安排合适的运输工具，并确保运输过程中的货物安全。2.路线规划物流部结合交通状况、送货地点分布等因素，规划最佳送货路线，以减少送货时间和成本。定期对送货路线进行评估和优化，根据实际情况调整路线安排。3.送货时间安排根据客户要求的交货时间，物流部制定详细的送货时间表，明确每趟送货的出发时间、预计到达时间等信息。送货时间表应提前通知相关部门和客户，确保各方做好准备。货物包装与装车1.货物包装仓库管理人员按照包装标准和要求，对货物进行妥善包装，确保货物在运输过程中不受损坏。包装材料应符合环保要求，并根据货物特性选择合适的包装方式，如纸箱包装、木箱包装、托盘包装等。2.货物装车装车人员按照送货计划和车辆装载要求，将货物合理装载到送货车辆上，确保货物摆放整齐、稳固，避免货物在运输过程中发生碰撞、挤压等情况。在装车过程中，应注意货物的标识和标签，确保货物易于识别和区分。送货途中管理1.运输安全司机负责送货车辆的安全驾驶，遵守交通规则，确保行车安全。定期对车辆进行维护保养，检查车辆的制动系统、轮胎、灯光等设备，确保车辆处于良好的运行状态。在运输过程中，如遇到恶劣天气或其他突发情况，司机应及时采取安全措施，并向物流部报告。2.货物监控对于贵重或易损货物，可采取适当的监控措施，如安装GPS定位系统、行车记录仪等，实时掌握货物运输情况。司机应定期检查货物的运输状态，如发现货物有异常情况，应及时与物流部联系，并采取相应措施进行处理。送货交接1.交货通知司机在到达送货地点前，应提前与客户联系，通知客户准备接货，并告知预计到达时间。2.货物交接到达送货地点后，司机与客户进行货物交接，双方共同核对货物的数量、规格、质量等信息，确保货物与订单一致。客户在送货单上签字确认收货后，司机将送货单带回公司，交物流部存档。3.送货反馈物流部及时收集客户对送货服务的反馈意见，如客户满意度、送货时间、货物质量等方面的评价。根据客户反馈意见，对送货服务进行总结分析，提出改进措施和建议，不断提高送货服务质量。库存管理库存盘点1.盘点计划制定财务部定期（每月/每季度）制定库存盘点计划，明确盘点范围、时间、人员安排等事项。盘点计划应提前通知各相关部门，确保各部门做好准备工作。2.实地盘点仓库管理人员按照盘点计划，对库存货物进行实地清点，记录货物的实际数量、规格、存放位置等信息。在盘点过程中，应注意账实核对，如发现账实不符，应及时查明原因，并记录差异情况。3.盘点报告编制盘点结束后，仓库管理人员根据盘点结果编制盘点报告，详细说明盘点情况、账实差异及原因分析等内容。盘点报告经审核后提交给财务部，作为调整库存账目和成本核算的依据。库存控制1.安全库存设定采购部和物流部根据历史销售数据、采购周期、市场波动等因素，共同设定各类物资的安全库存水平。安全库存应定期进行评估和调整，确保既能满足生产和销售需求，又能避免库存积压。2.库存预警当库存水平低于安全库存时，仓库管理系统自动发出预警信号，通知采购部及时补货。采购部根据预警信息，结合采购计划和供应商供货情况，安排采购订单，确保库存及时得到补充。信息管理数据录入与维护1.采购信息录入采购部负责将采购订单、供应商信息、采购合同等相关采购信息及时录入公司内部管理系统，确保数据的准确性和完整性。定期对采购信息进行维护和更新，如供应商信息变更、采购价格调整等，保证系统数据与实际业务情况一致。2.送货信息录入物流部将送货订单、车辆调度、货物交接等送货相关信息录入系统，以便实时跟踪送货进度和查询送货历史记录。及时反馈送货过程中出现的问题和异常情况，如延误、货物损坏等，确保系统数据能够准确反映送货实际情况。数据分析与利用1.采购数据分析采购部定期对采购数据进行分析，包括采购成本、采购数量、供应商交货期等指标，评估采购绩效。通过数据分析，找出采购过程中存在的问题和不足，如采购价格波动较大、供应商交货不及时等，提出改进措施和建议，优化采购管理。2.送货数据分析物流部对送货数据进行分析，如送货准时率、客户满意度、运输成本等，评估送货服务质量。根据数据分析结果，优化送货路线、调整车辆调度计划，提高送货效率和客户满意度。费用管理进货费用控制1.采购成本核算财务部负责采购成本的核算，包括采购物资的价格、运输费用、装卸费用、税费等各项支出。在采购过程中，严格控制采购成本，通过与供应商谈判、招标等方式，争取最优惠的采购价格和条款。2.费用报销审核采购部报销进货费用时，应提供合法有效的发票和相关审批文件，财务部按照公司财务制度进行审核。审核内容包括费用的合理性、真实性、合规性等方面，确保进货费用支出符合公司规定。送货费用控制1.运输成本核算财务部对送货费用进行核算，包括车辆租赁费用、燃油费用、过路过桥费、司机薪酬等各项运输成本。物流部合理安排送货车辆，优化运输路线，降低运输成本。2.费用报销审核物流部报销送货费用时，应按照公司财务制度提交相关凭证和审批文件，财务部进行审核。审核重点关注费用的支出是否与送货业务相符，是否存在浪费和不合理支出等情况。考核与奖惩考核指标设定1.采购部考核指标采购计划完成率：考核采购部是否按照采购计划及时采购所需物资。采购成本控制率：评估采购部在采购过程中对成本的控制效果。供应商交货准时率：反映供应商是否按时交货，以及采购部对供应商交货情况的跟踪和协调能力。采购物资质量合格率：考核采购物资的质量是否符合要求。2.物流部考核指标送货准时率：衡量物流部是否按照送货时间表按时将货物送达客户手中。客户满意度：通过客户反馈评价物流部的送货服务质量。运输成本控制率：考核物流部对送货费用的控制情况。货物损坏率：统计送货过程中货物损坏的比例，评估物流部对货物运输安全的保障能力。考核周期与方式1.考核周期对采购部和物流部的考核周期为每月/每季度进行一次，年度进行综合考核。2.考核方式考核采用定量与定性相结合的方式，通过数据统计、部门自评、客户反馈、上级评价等多种渠道收集考核信息。考核结果以评分的形式体现，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。奖惩措施1.奖励对于在进货送货管理工作中表现优秀的部门和个人，给予相应的奖励，如奖金、荣誉证书