酒店物品外出管理制度

酒店物品外出管理制度总则1.目的为加强酒店物品管理，规范物品外出流程，确保酒店物品安全、合理使用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于酒店内所有部门及员工，包括但不限于客房部、餐饮部、工程部、前厅部等涉及物品使用和管理的部门。3.定义本制度所指的酒店物品包括但不限于各类设备设施、布草、餐具、低值易耗品、办公用品等，以及客人遗留物品和从外部采购但尚未正式投入使用的物品。物品外出分类及流程1.酒店设备设施维修外出申请：工程部员工在接到设备设施维修任务，判断需将设备带出酒店维修时，需填写《设备设施维修外出申请表》。申请表应详细注明设备名称、型号、故障描述、预计维修时间、维修地点等信息。审批：部门主管对申请表进行初审，检查维修必要性及信息完整性，签字确认后提交给工程总监。工程总监根据维修情况进行审批，如涉及金额较大或特殊设备维修，需报酒店总经理批准。出门登记：经批准后，维修人员持申请表到酒店保安部进行出门登记。保安部核对申请表信息与实物一致后，在《物品外出登记簿》上记录设备名称、数量、外出时间、预计归还时间等，并留存申请表复印件。维修及归还：维修人员将设备带出酒店维修，维修完成后及时归还。归还时，由保安部核对设备外观、功能是否正常，确认无误后在登记簿上记录归还时间，并通知工程部进行验收。工程部验收合格后，在申请表上签字确认设备已正常归还。2.布草洗涤外出申请：客房部负责布草管理的员工根据布草库存及使用情况，定期统计需洗涤的布草数量。如需将布草送外洗涤，填写《布草洗涤外出申请表》，注明布草种类（如床单、被套、毛巾等）、数量、洗涤要求等。审批：申请表经客房部主管审核签字后，提交给酒店采购部。采购部根据酒店洗涤合作商情况，选择合适的洗涤公司，并填写合作商名称、预计洗涤费用等信息，报财务总监审批。财务总监审核费用预算及相关流程合规性后，签字批准。出门登记：申请批准后，客房部员工将布草整理打包，附上申请表，交至酒店保安部。保安部按照出门登记流程，在《物品外出登记簿》上记录布草名称、数量、外出时间、预计归还时间及接收洗涤公司名称等信息，并留存申请表复印件。洗涤及归还：洗涤公司接收布草后，按照约定时间和质量标准进行洗涤。洗涤完成后，送回酒店。保安部在布草送回时，核对数量和外观质量，确认无误后记录归还时间，并通知客房部进行验收。客房部验收合格后，在申请表上签字确认布草已正常归还。3.餐具外借外出申请：餐饮部因举办大型活动、外场合作等原因需外借餐具时，由活动负责人填写《餐具外借外出申请表》。申请表需注明外借餐具种类（如餐盘、碗筷、酒杯等）、数量、借用时间、借用单位及用途等详细信息。审批：申请表经餐饮部主管审核，确认借用必要性及餐具数量合理性后，报酒店餐饮总监审批。餐饮总监根据酒店运营情况及活动重要性进行审批，对于重要活动或外借数量较大的情况，需报酒店总经理批准。出门登记：获得批准后，餐饮部员工凭申请表到酒店仓库领取餐具，并送至保安部进行出门登记。保安部在《物品外出登记簿》上记录餐具名称、数量、外出时间、预计归还时间、借用单位等信息，留存申请表复印件。外借及归还：员工将餐具送至借用单位，按照约定时间和要求进行使用。借用期满后，及时归还酒店。保安部在餐具归还时，认真核对数量和完好情况，记录归还时间，并通知餐饮部进行验收。餐饮部验收合格后，在申请表上签字确认餐具已正常归还。4.客人遗留物品处理外出登记：酒店员工在发现客人遗留物品后，应立即在《客人遗留物品登记簿》上详细记录物品名称、发现地点、发现时间、客人相关信息（如有）等。申请：对于需要带出酒店进行进一步处理（如寻找失主、专业鉴定等）的客人遗留物品，由客房部主管填写《客人遗留物品外出申请表》。申请表应注明物品详细信息、处理原因、预计外出时间及预计归还时间等。审批：申请表经客房部经理审核后，报酒店大堂经理审批。大堂经理根据遗留物品的价值、性质及处理流程进行审批，如涉及贵重物品或特殊情况，需报酒店总经理批准。出门登记：审批通过后，相关人员持申请表和遗留物品到酒店保安部进行出门登记。保安部按照规定在《物品外出登记簿》上记录物品名称、数量、外出时间、预计归还时间及处理部门等信息，留存申请表复印件。处理及归还：根据审批后的处理方式，相关人员将遗留物品带出酒店进行处理。处理完成后，及时归还酒店。保安部在物品归还时进行核对，确认无误后记录归还时间，并通知客房部进行后续跟进。如找到失主，按照规定办理认领手续；如未找到失主，按照酒店相关规定进行妥善保管或处理。5.办公用品采购外出申请：各部门根据工作需要，填写《办公用品采购申请表》，注明所需办公用品名称、规格、数量、用途等信息。申请表经部门主管签字确认后提交给酒店采购部。审批：采购部汇总各部门申请表，根据库存情况和采购预算进行初步审核。对于金额较大或特殊办公用品采购，报财务总监审批。财务总监审核采购必要性及资金预算后，签字批准。出门登记：采购人员持经批准的申请表到酒店仓库领取办公用品（如需），然后前往指定供应商采购。采购完成后，将办公用品带回酒店，到保安部进行出门登记。保安部在《物品外出登记簿》上记录办公用品名称、数量、外出时间、采购供应商名称及预计归还时间（实际采购完成视为归还）等信息，留存申请表复印件。验收及入库：采购人员将办公用品交至酒店仓库，仓库管理人员根据申请表核对办公用品的名称、规格、数量及质量等，验收合格后办理入库手续，并在申请表上签字确认。审批权限1.部门主管负责对本部门员工提交的物品外出申请进行初审，检查申请的合理性、必要性及信息完整性，确保申请符合本部门工作实际需求和酒店相关规定。2.总监级领导工程总监负责审批工程部设备设施维修外出申请，根据维修情况判断是否必要及是否符合维修流程和预算；餐饮总监负责审批餐饮部餐具外借外出申请，考虑活动或合作对酒店运营的影响及餐具使用安全；财务总监负责审批涉及费用支出的物品外出申请，如布草洗涤、办公用品采购等，审核费用预算及流程合规性。3.酒店总经理对于涉及金额较大、重要设备维修、特殊物品处理或对酒店运营有重大影响的物品外出申请，需报酒店总经理批准。总经理从酒店整体利益出发，综合考虑各种因素，做出最终审批决策。物品外出的安全与责任1.安全要求维修人员在携带设备设施外出维修时，应采取必要的防护措施，确保设备在运输过程中不受损坏。对于精密设备或易损部件，应妥善包装，防止碰撞、震动。布草、餐具等物品在外出洗涤或外借过程中，要保证包装完好，避免在运输途中出现污染、损坏等情况。运输车辆应保持清洁卫生，防止交叉污染。涉及客人遗留物品外出处理时，必须严格遵守相关规定和保密原则，确保物品安全，不得泄露客人信息。采购人员外出采购办公用品时，要注意保管好所采购物品，避免丢失、损坏或被盗。对于贵重办公用品，应采取必要的防盗措施。2.责任界定物品外出申请部门对申请的真实性、必要性负责。如因申请不实或不合理导致物品丢失、损坏等情况，申请部门应承担相应责任。负责物品外出运输、处理的员工对物品的安全运输、妥善处理负责。在物品外出期间，如因个人原因造成物品损坏、丢失，应照价赔偿。保安部负责对物品外出进行登记、检查和监督，确保物品按照规定流程外出和归还。如因保安部工作疏忽导致物品未按规定登记或出现安全问题，保安部应承担相应管理责任。涉及物品外出的相关部门和人员应相互协作，如因协作不畅导致物品外出流程延误或出现问题，各相关部门应共同分析原因，承担相应责任，并采取措施改进工作流程。监督与检查1.定期检查酒店财务部定期对物品外出情况进行检查，核对《物品外出登记簿》与相关申请表、财务账目等是否一致，检查物品外出的必要性、审批流程的合规性以及费用支出的合理性。对于发现的问题及时记录，并向相关部门反馈。酒店审计部门不定期对物品外出管理制度执行情况进行审计，审查物品外出流程是否符合规定，是否存在违规操作、浪费资源或损害酒店利益的行为。对于审计中发现的问题，提出整改意见，并跟踪整改情况。2.不定期抽查酒店管理层不定期对物品外出情况进行抽查，包括到保安部检查出门登记记录、到相关部门核实物品使用和归还情况等。对于抽查中发现的问题，及时要求相关部门进行整改，并对责任部门和责任人进行相应处理。保安部在日常工作中加强对物品外出的监督，对出门登记情况进行实时检查，确保物品外出符合规定流程。如发现异常情况，及时通知相关部门进行核实处理。罚则1.违反审批流程对于未按规定流程提交物品外出申请或未经批准擅自将物品带出酒店的部门和个人，给予警告处分。造成酒店物品丢失、损坏或其他损失的，由责任人照价赔偿，并视情节轻重给予记过、记大过直至辞退的处分。2.物品损坏或丢失因员工个人原因导致物品外出期间损坏或丢失的，责令其照价赔偿。如因故意行为造成损失的，除赔偿外，加重处罚，情节严重的予以辞退。对于因管理不善导致物品损坏或丢失的部门负责人，给予相应的经济处罚，并视情节给予警告、记过等处分。3.信息不实或隐瞒在物品外出申请中提供虚假信息或隐瞒重要情况的，一经发现，给予严重警告处分。由此导致酒店利益受损的，除承担相应赔偿责任外，给予降职、撤职等处分，直至解除劳动合同。4.未按时归还物品外出后未按预计时间归还的，由责任部门或责任人说明原因