食堂记账台账管理制度

食堂记账台账管理制度一、总则（一）目的为了加强公司食堂财务管理，规范食堂记账台账的建立、使用和管理，确保食堂财务信息的真实、准确、完整，提高食堂资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部食堂的记账台账管理。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和财务制度，确保记账台账的建立和管理合法合规。2.准确性原则：如实记录食堂各项收支业务，数据准确无误，账账相符、账实相符。3.及时性原则：及时登记和更新记账台账，保证财务信息的时效性，为食堂管理决策提供及时依据。4.保密性原则：食堂记账台账涉及公司财务信息和员工就餐情况等敏感内容，相关人员应严格保密，防止信息泄露。二、记账台账的设置（一）总账总账是食堂财务核算的总分类账，用于记录食堂各项收入、支出的总体情况。总账按照会计科目设置账户，每月末根据明细账进行汇总登记，反映食堂财务状况的全貌。（二）明细账1.收入明细账餐饮收入：记录食堂提供餐饮服务所取得的收入，按照菜品类别、就餐时间段等进行明细分类核算。其他收入：如小卖部收入、场地出租收入等，分别设置明细科目进行核算。2.支出明细账食材采购支出：按照食材种类、采购批次等详细记录采购成本，包括蔬菜、肉类、粮油、调料等。员工薪酬支出：核算食堂工作人员的工资、奖金、福利等费用。水电费支出：记录食堂水电消耗所产生的费用。设备购置与维修支出：购置新设备以及对现有设备进行维修保养的费用。日常用品支出：如餐具、清洁用品等的采购费用。其他支出：除上述支出外的其他费用，如燃气费、物业费等，设置相应明细科目进行核算。（三）库存台账库存台账用于记录食堂食材、用品等物资的出入库情况，包括物资名称、规格型号、数量、出入库时间、经手人等信息。库存台账应定期与实际库存进行核对，确保账实相符。（四）往来账款台账记录食堂与供应商、员工等之间的往来款项，如应付账款、员工预支餐费等。及时跟踪往来账款的结算情况，防止出现坏账。三、记账台账的登记（一）登记依据1.食堂发生的每一笔经济业务，都应根据合法有效的原始凭证进行登记。原始凭证包括发票、收据、入库单、出库单、费用报销单等。2.对于自制的原始凭证，如食堂内部的领料单、盘点表等，应具备相关人员的签字确认，确保其真实性和准确性。（二）登记要求1.记账人员应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。2.登记账簿时，应将日期、凭证编号、业务内容摘要、金额等逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。3.凡需要结出余额的账户，应定期结出余额。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。4.每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明"过次页"和"承前页"字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明"承前页"字样。（三）登记流程1.收入登记流程收银员在每日营业结束后，将当天的餐饮收入、其他收入等按照类别进行汇总，填写收入日报表。收入日报表经收银员签字确认后，连同相关原始凭证一并交至记账人员。记账人员根据收入日报表和原始凭证，按照收入明细账的设置要求，逐笔登记收入业务。2.支出登记流程采购人员采购食材、用品等物资后，及时填写入库单，并将入库单交至仓库管理人员签字确认。仓库管理人员根据入库单进行物资入库登记，并定期与库存台账进行核对。采购人员凭入库单、发票等原始凭证填写费用报销单，经相关审批人员签字批准后，交至财务部门。记账人员审核原始凭证无误后，按照支出明细账的分类，将费用登记入账。对于员工薪酬支出、水电费支出等，由相关部门提供费用明细清单，经审核后记账人员进行登记。3.库存登记流程仓库管理人员在物资出入库时，应及时填写出入库单，详细记录物资的名称、规格、数量、出入库时间、经手人等信息。每日营业结束后，仓库管理人员根据当天的出入库情况，对库存台账进行更新，确保账实相符。定期对库存物资进行盘点，盘点结果与库存台账进行核对。如发现账实不符，应及时查明原因，并进行相应的账务调整。4.往来账款登记流程财务人员根据与供应商签订的采购合同、发票等资料，记录应付账款的发生时间、金额、付款期限等信息。对于员工预支餐费等其他往来款项，由员工填写借款单，经审批后财务人员进行登记。每月末，财务人员对往来账款进行核对，及时与供应商、员工进行结算，并更新往来账款台账。四、记账台账的审核（一）审核内容1.原始凭证的真实性、合法性、完整性。审核原始凭证是否为真实发生的业务凭证，是否符合国家法律法规和公司财务制度的要求，凭证内容是否填写齐全。2.记账凭证的准确性。审核记账凭证的编制是否符合会计制度的规定，会计科目使用是否正确，金额计算是否准确，摘要是否清晰明了。3.记账台账登记的及时性、准确性。检查记账人员是否按照规定及时登记记账台账，账账、账实是否相符，数据是否准确无误。（二）审核流程1.记账人员在完成记账台账登记后，首先进行自我审核，检查登记内容是否准确、完整。2.财务主管对记账人员登记的记账台账进行定期审核，重点审核原始凭证的审核情况、记账凭证的编制以及台账登记的准确性等。3.公司审计部门不定期对食堂记账台账进行审计，检查记账台账管理的合规性、财务信息的真实性等。（三）审核结果处理1.对于审核中发现的问题，审核人员应及时与记账人员沟通，要求其查明原因并进行更正。2.如发现重大问题或违规行为，应及时向上级领导汇报，并按照公司相关规定进行处理。3.审核人员应将审核结果记录在案，作为对记账人员工作考核的依据之一。五、记账台账的保管（一）保管期限食堂记账台账应按照国家档案管理规定进行保管。总账、明细账、日记账等会计账簿保管期限为15年，库存台账、往来账款台账等其他台账根据实际需要确定保管期限，但不得少于5年。（二）保管要求1.记账台账应定期打印成册，装订整齐，并加装封面、封底。封面应注明食堂名称、台账名称、所属年度、月份等信息。2.装订后的记账台账应存放在专门的档案柜中，由专人负责保管，确保档案的安全完整，防止丢失、损坏、篡改。3.档案管理人员应定期对记账台账进行检查和核对，如发现问题应及时采取措施进行处理。4.食堂记账台账不得外借，如有特殊需要，须经公司领导批准，并办理相关借阅手续。借阅人员应妥善保管借阅的台账资料，按时归还。（三）销毁程序1.保管期满的记账台账，由档案管理人员提出销毁申请，填写销毁清单，注明台账名称、所属年度、保管期限、销毁原因等信息。2.销毁申请经财务主管审核、公司领导批准后，方可进行销毁。3.销毁记账台账时，应由财务人员、审计人员等相关人员共同监销，确保销毁过程的合规性。4.监销人员应在销毁清单上签字确认，销毁清单作为会计档案保管。六、信息化管理（一）采用财务软件进行记账食堂应使用专业的财务软件进行记账台账的管理，提高记账效率和准确性。财务软件应具备完善的账务处理、报表生成、数据分析等功能，满足食堂财务管理的需要。（二）数据备份与安全1.定期对财务软件中的记账数据进行备份，备份数据应存储在多种介质上，如硬盘、光盘、U盘等，并分别存放于不同地点。2.加强对财务软件系统的安全管理，设置用户权限，防止未经授权的人员访问和修改数据。定期对系统进行维护和更新，确保系统的稳定运行。3.建立数据安全应急机制，如遇到数据丢失、损坏等情况，能够及时利用备份数据进行恢复，保证食堂财务工作的正常进行。（三）数据分析与利用利用财务软件提供的数据分析功能，定期对食堂记账台账数据进行分析，如收入成本分析、费用支出分析、库存周转率分析等。通过数据分析，为食堂管理决策提供依据，如优化菜品结构、控制成本费用、合理安排库存等。七、监督与检查（一）内部监督1.食堂负责人应定期对记账台账的管理情况进行检查，确保记账台账的登记、审核、保管等工作符合制度要求。2.财务部门应加强对食堂记账台账的日常监督，及时发现和纠正存在的问题。3.公司内部审计部门应定期对食堂记账台账进行审计，检查财务收支的真实性、合法性和效益性，以及记账台账管理的规范性。（二）外部监督1.接受税务部门的监督检查，确保食堂纳税申报的真实性和准确性。2.如有必要，可聘请外部审计机构对食堂记账台账进行审计，以提高财务信息的可信度。（三）违规处理对于违反本制度规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处