星物资采购管理制度

星物资采购管理制度（一）目的为规范公司零星物资采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证物资质量，控制采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门因生产、经营、管理等需要而进行的零星物资采购活动。（三）基本原则1.按需采购原则：根据实际需求进行采购，避免盲目采购和积压浪费。2.质量优先原则：确保所采购物资符合质量要求，满足公司生产经营需要。3.成本控制原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购渠道和方式，降低采购成本。4.合规合法原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定。二、采购职责分工（一）采购部门职责1.负责零星物资采购计划的制定、执行和采购合同的签订与管理。2.收集、整理供应商信息，建立供应商档案，定期对供应商进行评估和考核。3.负责采购物资的催交、验收、付款等工作，协调处理采购过程中的问题。4.跟踪市场价格动态，进行采购成本分析，提出降低成本的建议和措施。（二）需求部门职责1.根据实际工作需要，提出零星物资采购申请，明确物资的规格、型号、数量、质量要求等。2.参与采购物资的验收工作，对物资的质量、数量等进行确认。3.配合采购部门进行供应商的选择和评估，提供相关信息和建议。（三）财务部门职责1.审核采购申请和采购合同，确保采购活动符合公司财务制度和预算安排。2.负责采购款项的支付审核和账务处理，对采购成本进行核算和分析。3.监督采购资金的使用情况，防范财务风险。（四）审计部门职责1.对零星物资采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购行为的合法性。2.对采购物资的价格、质量、验收等情况进行审计检查，提出审计意见和建议。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要填写《零星物资采购申请表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、需求日期、用途等信息，并经部门负责人审核签字后提交至采购部门。2.紧急采购需求应在申请表上注明"紧急"字样，并说明紧急原因。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，确认需求的合理性和必要性。2.根据采购金额大小，按照公司审批权限进行审批。采购金额较小的，由采购部门负责人审批；采购金额较大的，需报公司分管领导或总经理审批。（三）供应商选择1.采购部门根据采购物资的特点和需求，通过多种渠道选择合适的供应商。供应商应具备合法经营资质、良好的信誉、稳定的供货能力和合理的价格水平。2.采购人员应至少选择三家以上供应商进行询价、比价，综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，确定最优供应商。3.对于新开发的供应商，采购部门应进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系等情况，并填写《供应商考察报告》。经评估合格的供应商，纳入公司供应商档案管理。（四）采购合同签订1.确定供应商后，采购部门与供应商签订采购合同。采购合同应明确物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，必须经公司法律顾问审核，确保合同内容合法合规。合同签订后，采购部门应将合同副本交财务部门、需求部门等相关部门备案。（五）采购执行1.采购部门根据采购合同要求，及时向供应商下达采购订单，跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。2.对于采购过程中出现的问题，如供应商交货延迟、物资质量不合格等，采购部门应及时与供应商沟通协调，采取相应的解决措施，并向公司相关领导汇报。（六）验收付款1.物资到货后，采购部门通知需求部门、质量检验部门等相关人员进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对物资的数量、质量、规格型号等进行检验，填写《物资验收单》。2.验收合格的物资，由需求部门在验收单上签字确认；验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商处理，要求供应商换货、补货或退货等。3.财务部门根据验收单和采购合同，审核无误后办理付款手续。付款方式应按照合同约定执行，确保资金支付安全、合规。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据公司年度经营计划和实际工作需要，编制零星物资采购预算。采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容，并经公司预算管理部门审核后报公司领导审批。2.采购预算编制应遵循"零基预算"原则，充分考虑市场价格变化、业务发展需求等因素，确保预算的合理性和准确性。（二）预算执行1.采购部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算的，应按照公司预算调整程序进行审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购支出进行分析和比对，及时发现和纠正预算执行过程中的问题。（三）预算考核1.公司建立采购预算考核制度，对采购部门的预算执行情况进行考核评价。考核指标包括预算执行率、采购成本控制情况、物资质量达标情况等。2.对于预算执行较好的部门和个人，给予相应的奖励；对于预算执行不力的部门和个人，进行通报批评，并追究相关责任。五、采购成本控制（一）价格控制1.采购部门应加强市场价格调研，及时掌握物资价格动态，通过与供应商谈判、招标、询价等方式，争取最优惠的采购价格。2.对于常用物资，采购部门应建立价格档案，定期对价格进行分析和比较，与供应商协商调整价格。（二）采购批量控制1.根据物资的使用频率、采购成本等因素，合理确定采购批量。对于采购批量较大的物资，可采用集中采购、招标采购等方式，降低采购成本。2.采购部门应根据库存情况和需求预测，合理安排采购时间和数量，避免物资积压或缺货。（三）成本分析与评估1.采购部门应定期对采购成本进行分析和评估，分析采购价格、运输成本、仓储成本等各项费用的构成，找出成本控制的关键点和潜力点。2.通过成本分析与评估，总结采购工作中的经验教训，不断优化采购流程和采购策略，提高采购成本控制水平。六、供应商管理（一）供应商开发1.采购部门应根据公司业务发展需要，积极开发新的供应商。供应商开发应遵循公开、公平、公正的原则，通过多种渠道收集供应商信息，进行筛选和评估。2.对于潜在供应商，采购部门应进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、环保情况等，填写《供应商考察报告》。经评估合格的供应商，纳入公司供应商档案管理。（二）供应商评估与考核1.采购部门应定期对供应商进行评估和考核，评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务、信誉等方面。2.供应商评估与考核可采用定性与定量相结合的方式，通过问卷调查、实地考察、数据分析等方法进行。对于评估考核结果不合格的供应商，采购部门应及时采取措施，如减少采购量、暂停合作、终止合作等。（三）供应商激励与淘汰1.公司建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购量、优先合作、提供培训等。2.对于不符合公司要求的供应商，采购部门应及时进行淘汰，确保公司采购供应链的稳定性和可靠性。（四）供应商档案管理1.采购部门应建立完善的供应商档案，记录供应商的基本信息、资质证书、合作历史、评估考核结果等内容。2.供应商档案应及时更新和维护，确保档案信息的准确性和完整性。同时，采购部门应定期对供应商档案进行整理和归档，便于查询和管理。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.通过风险识别与评估，确定风险的可能性和影响程度，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.对于市场风险，采购部门应加强市场调研和分析，及时掌握市场价格变化和供求关系，合理安排采购计划，降低市场波动对采购成本的影响。2.对于供应商风险，采购部门应加强对供应商的管理和监督，选择资质良好、信誉可靠的供应商，签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。3.对于质量风险，采购部门应加强对采购物资的质量检验，严格按照合同要求和相关标准进行验收，确保所采购物资符合质量要求。同时，与供应商签订质量保证协议，明确质量责任和赔偿方式。4.对于合同风险，采购部门应加强合同管理，确保合同签订的合法性、合规性和完整性。合同签订前，必须经公司法律顾问审核；合同执行过程中，应严格按照合同约定履行双方义务，及时处理合同纠纷。5.对于付款风险，财务部门应加强对采购款项的支付审核，确保资金支付安全、合规。同时，与供应商协商合理的付款方式，避免因付款问题导致供应商违约或影响公司信誉。（三）风险监控与预警1.采购部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.对于可能引发重大风险的事件，采购部门应及时发出预警信号，采取相应的应急措施，降低风险损失。同时，应及时向公司领导汇报风险情况，共同研究应对策略。八、信息管理（一）采购信息收集1.采购部门应广泛收集与采购活动相关的信息，包括市场价格信息、供应商信息、产品质量信息、行业动态信息等。2.信息收集渠道可包括网络、报纸、杂志、行业协会、供应商提供等多种方式。采购人员应及时对收集到的信息进行整理和分析，为采购决策提供参考依据。（二）采购信息共享1.采购部门应建立采购信息共享平台，与需求部门、财务部门、质量检验部门等相关部门实现信息共享。2.通过信息共享平台，及时发布采购计划、采购订单、验收报告、付款情况等信息，方便各部门之间的沟通与协作，提高工作效率。（三）采购数据分析1.采购部门应定期对采购数据进行分析，包括采购金额、采购数量、采购频率、供应商分布等方面。2.通过数据分析，总结采购工作中的规律和趋势，发现存在的问题和不足，为采购决策提供数据支持和改进建议。九、监督与检查（一）内部审计监督1.审计部门应定期对零星物资采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购行为的合法性、采购成本的合理性等方面。2.审计部门可通过查阅采购文件、合同、发票、验收单等资料，实地考察供应商、仓库等方式进行审计检查。对于审计发现的问题，应及时提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。（二）纪检监察监督1.纪检监察部门应加强对零星物资采购活动的监督检查，严肃查处采购过程中的违规违纪行为。2.对于发现的违规违纪问题，纪检监察部门应按照有关规定进行严肃处理，追究相关人员的责任，并及时通报公司内部，起到警示作用。（三