铝材现货采购管理制度

铝材现货采购管理制度总则目的为规范公司铝材现货采购行为，确保采购工作的高效、有序进行，保障公司生产经营的顺利开展，降低采购成本，保证铝材质量，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司内部所有涉及铝材现货采购的部门和人员。基本原则1.按需采购原则：根据公司生产、销售等实际需求，合理确定采购数量和规格，避免盲目采购。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购铝材符合公司质量标准。3.成本控制原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本。4.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督。5.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝不正当交易。采购计划管理需求预测1.生产部门：每月末根据下月生产计划，预估所需铝材的种类、规格和数量，填写《铝材需求预测表》，提交给采购部门。2.销售部门：结合市场销售情况和订单预期，及时向采购部门提供铝材需求信息，协助采购部门做好采购计划。采购计划制定1.采购部门：根据生产部门和销售部门提供的需求信息，综合考虑库存情况、市场供应状况等因素，制定月度采购计划。采购计划应明确铝材的种类、规格、数量、预计到货时间等。2.审批流程：采购计划经采购部门负责人审核后，报分管领导审批。审批通过后的采购计划作为采购工作的依据。计划调整1.如因生产计划变更、市场需求变化等原因需要调整采购计划，相关部门应及时通知采购部门。2.采购部门：根据实际情况对采购计划进行调整，并按照原审批流程重新报批。供应商管理供应商选择1.供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集铝材供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行资质审查，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证等，筛选出符合要求的供应商。2.实地考察：对于重要的供应商，采购部门应组织相关人员进行实地考察，了解其生产能力、质量管理、环保措施等情况。实地考察报告作为供应商选择的重要参考依据。3.供应商评估：采购部门定期对供应商进行评估，评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商和不合格供应商。供应商准入1.准入条件：符合公司采购需求、具备良好信誉和质量保证能力的供应商，经采购部门审核、分管领导批准后，可纳入公司供应商名录。2.准入流程：供应商向采购部门提交准入申请，提供相关资质证明文件。采购部门进行初审，实地考察合格后，填写《供应商准入申请表》，报分管领导审批。审批通过后，与供应商签订《供应商合作协议》，明确双方权利义务。供应商考核1.考核周期：采购部门每月对供应商进行一次考核，每季度进行一次综合考核。2.考核内容：考核内容包括产品质量、交货期、价格执行情况、售后服务等。采购部门根据考核指标，制定详细的考核评分标准。3.考核结果应用：根据考核结果，对供应商进行相应处理。对于优秀供应商，给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于连续两次考核不合格的供应商，暂停合作，进行整改；整改仍不合格的，取消其供应商资格。采购流程管理采购申请1.使用部门：根据实际需求，填写《铝材采购申请表》，详细注明铝材的种类、规格、数量、用途等信息。2.审批流程：采购申请表经使用部门负责人审核后，报分管领导审批。审批通过后，提交给采购部门。采购询价1.采购部门：收到采购申请后，根据采购需求，向多家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价。询价函应明确铝材的规格、数量、质量要求、交货期等。2.供应商报价：供应商按照询价函要求进行报价，提供产品价格、交货期、付款方式等信息。3.报价分析：采购部门对供应商的报价进行分析比较，评估价格合理性。同时，结合供应商的信誉、质量等因素，选择合适的供应商进行谈判。采购谈判1.谈判准备：采购部门收集相关市场信息和供应商资料，制定谈判策略。确定谈判人员，明确谈判目标和底线。2.谈判过程：谈判人员与供应商就产品价格、质量、交货期、付款方式等条款进行协商谈判。在谈判过程中，应保持灵活，争取达成双方都能接受的协议。3.谈判结果：谈判结束后，形成谈判纪要，记录谈判过程和结果。如达成合作意向，签订《铝材采购合同》。采购合同签订1.合同审核：采购合同签订前，由法务部门对合同条款进行审核，确保合同合法合规。2.合同签订：采购部门根据审核意见，与供应商签订正式的《铝材采购合同》。合同应明确双方的权利义务、产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等内容。3.合同存档：采购合同签订后，采购部门将合同原件存档，并将合同副本分发给相关部门。采购订单下达1.采购部门：根据采购合同，填写《铝材采购订单》，明确订单编号、供应商名称、产品规格、数量、交货期、交货地点等信息。2.订单审核：采购订单经采购部门负责人审核后，发送给供应商。采购跟踪1.进度跟踪：采购部门定期跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商的生产进度、发货情况等。如发现问题，及时与供应商沟通协调，确保按时交货。2.质量跟踪：在铝材到货前，采购部门通知质量检验部门做好检验准备。铝材到货后，质量检验部门按照相关标准进行检验，确保产品质量符合要求。如发现质量问题，及时与供应商协商解决。采购验收1.验收标准：质量检验部门按照公司制定的铝材质量标准进行验收，验收内容包括产品外观、尺寸、性能等。2.验收流程：铝材到货后，采购部门通知质量检验部门进行验收。质量检验部门出具《铝材验收报告》，验收合格的铝材办理入库手续，验收不合格的铝材按照合同约定进行处理。采购付款1.付款申请：采购部门根据采购合同和验收情况，填写《铝材采购付款申请表》，附上发票、验收报告等相关资料，提交给财务部门。2.付款审核：财务部门对付款申请进行审核，核实发票真实性、合同执行情况等。审核通过后，报分管领导审批。3.付款执行：财务部门根据审批意见，按照合同约定的付款方式和时间进行付款。采购风险管理市场风险1.价格波动风险：密切关注铝材市场价格动态，建立价格预警机制。通过与供应商签订长期合同、套期保值等方式，降低价格波动风险。2.供应短缺风险：加强与供应商的沟通合作，建立战略合作伙伴关系。同时，拓展供应商渠道，增加供应来源，应对供应短缺风险。质量风险1.严格供应商管理：加强对供应商的质量控制，定期对供应商进行质量评估和监督。要求供应商提供质量保证文件，确保所采购铝材质量符合要求。2.加强检验检测：完善质量检验检测制度，增加检验频次和项目。对不合格产品坚决不予接收，及时与供应商协商解决质量问题。合同风险1.合同审核把关：法务部门参与采购合同的审核，确保合同条款合法合规、明确清晰。避免合同漏洞和风险。2.合同执行监督：采购部门负责合同执行的监督，及时发现和解决合同执行过程中的问题。如出现合同纠纷，按照合同约定和相关法律法规进行处理。廉洁风险1.廉洁教育：加强对采购人员的廉洁教育，提高廉洁意识。定期组织廉洁培训和警示教育活动，营造廉洁从业的良好氛围。2.监督机制：建立健全采购廉洁监督机制，加强内部审计和纪检监察部门的监督检查。对发现的违规违纪行为，严肃追究责任。信息管理采购信息收集1.市场信息收集：采购部门定期收集铝材市场价格、供求关系、行业动态等信息，为采购决策提供参考依据。2.供应商信息收集：建立供应商信息档案，记录供应商的基本情况、产品质量、价格、交货期等信息，并及时更新维护。采购数据分析1.采购数据统计：采购部门每月对采购数据进行统计分析，包括采购数量、金额、价格变动等情况。2.分析报告：根据采购数据分析结果，撰写采购分析报告，总结采购工作中的经验教训，提出改进建议，为公司采购决策提供支持。档案管理采购档案分类1.供应商档案：包括供应商准入申请、实地考察报告、合作协议、考核记录等。2.采购合同档案：采购合同原件及相关附件。3.采购订单档案：采购订单及执行情况记录。4.验收报告档案：铝材验收报告。5.付款申请档案：采购付款申请表及相关凭证。档案保管1.专人负责：指定专人负责采购档案的保管工作，确保档案的完整性和安全性。2.保管期限：采购档案按照公司档案管理制度规定的保管期限进行保管，期满后按照相关规定进行销毁或存档。档案查阅1.查阅权限：公司内部人员因工作需要查阅采购档案的，需填写《采购档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，到档案保管人员处查阅。2.查阅记录：档案保管人员应对查阅情况进行记录，包括查阅时