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文档简介
会议室会议管理制度一、总则(一)目的为了规范公司会议室的使用管理,提高会议室的使用效率,确保各类会议的顺利召开,特制定本制度。(二)适用范围本制度适用于公司内所有会议室的使用管理,包括但不限于总部会议室、各部门会议室等。(三)管理原则1.统一管理原则:会议室由公司行政部门统一管理和调配,确保资源的合理利用。2.先申请先使用原则:按照申请时间先后顺序安排会议室使用,特殊情况除外。3.高效利用原则:鼓励充分利用会议室资源,提高会议效率,避免资源浪费。二、会议室分类及使用范围(一)会议室分类1.大型会议室:可容纳[x]人以上,适用于公司级重要会议、大型培训、对外接待等。2.中型会议室:可容纳[x][x]人,适用于部门级会议、中型培训、项目讨论等。3.小型会议室:可容纳[x]人以下,适用于小组讨论、内部沟通等小型会议。(二)使用范围1.公司各部门组织的各类会议、培训、研讨、汇报等活动。2.公司管理层召开的决策会议、工作协调会等。3.对外业务洽谈、合作交流等活动。三、会议室申请与审批(一)申请流程1.申请人需提前[x]个工作日填写《会议室使用申请表》,详细注明会议主题、时间、时长、参与人数、所需设备等信息。2.将申请表提交至部门负责人审批,部门负责人审核通过后签字确认。3.将审批后的申请表提交至行政部门进行会议室安排。(二)审批权限1.部门内部会议:由部门负责人审批。2.跨部门会议:涉及多个部门的,需相关部门负责人共同审批,审批通过后提交行政部门安排。3.公司级会议:由公司领导审批,审批通过后交行政部门安排。(三)特殊情况处理如遇紧急会议,申请人可先电话联系行政部门说明情况,事后[x]个工作日内补齐申请表及审批手续。四、会议室安排与通知(一)安排原则行政部门根据申请时间、会议室使用需求及资源情况,合理安排会议室,并及时反馈申请人。(二)通知方式1.行政部门将通过邮件、即时通讯工具等方式向申请人发送会议室安排确认通知,告知会议室地点、时间等信息。2.申请人应及时将会议信息通知参会人员,确保会议顺利进行。五、会议室使用规范(一)使用时间1.申请人应严格按照申请时间使用会议室,如需延长使用时间,应提前[x]小时向行政部门申请,经同意后方可延长。2.若未按时结束会议且未提前申请延长,行政部门有权安排其他会议使用该会议室。(二)设备使用1.会议室配备的投影仪、音响、麦克风、电脑等设备,使用人员应正确操作,如有损坏,应及时向行政部门报告。2.使用前需检查设备是否正常,如有问题及时联系行政部门维修人员进行处理。3.使用后应关闭设备电源,整理好设备及桌面,保持会议室整洁。(三)卫生保持1.使用人员应自觉维护会议室卫生,保持桌面、地面、墙面等清洁。2.会议结束后,使用人员应将垃圾带走,如有需要可通知行政部门安排清洁人员清理。(四)安全管理1.严禁在会议室吸烟、使用明火或违规用电,确保会议室内安全。2.使用人员应妥善保管个人物品,如有遗失,公司不承担责任。六、会议室资源共享(一)共享范围在不影响正常会议安排的前提下,鼓励各部门之间共享会议室资源。(二)共享方式1.部门之间如需借用其他部门会议室,应提前与对方部门沟通协调,并填写《会议室借用申请表》,经对方部门负责人同意后,报行政部门备案。2.行政部门负责统筹协调会议室共享事宜,确保资源合理分配。七、会议室维护与管理(一)设施维护1.行政部门定期对会议室设施设备进行检查、维护和保养,确保设备正常运行。2.对于损坏的设施设备,应及时维修或更换,保障会议室的正常使用。(二)环境管理1.保持会议室空气流通,定期进行清洁消毒,营造良好的会议环境。2.根据季节和实际需求,调整会议室温度、湿度,确保参会人员感到舒适。(三)钥匙管理会议室钥匙由行政部门统一保管,如需借用,应办理借用手续,使用后及时归还。八、违规处理(一)违规行为1.未按规定申请、审批使用会议室。2.擅自更改会议室使用时间、用途。3.损坏会议室设施设备未及时报告或故意损坏。4.未保持会议室卫生或违反安全管理规定。5.未经同意占用会议室或长期闲置会议室。(二)处理措施1.对于首次违规行为,行政部门将给予口头警告,并要求立即整改。2.对于多次违规或情节严重的行为,将视情况给予通报批评、扣除部门绩效分等处罚,并责
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