发文立项管理制度

发文立项管理制度一、总则（一）目的为加强公司发文立项管理，规范发文流程，提高工作效率，确保文件质量，使公司文件管理工作更加规范化、制度化、科学化，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部单位之间的各类文件的立项管理，包括但不限于通知、报告、请示、批复、函等。（三）基本原则1.准确规范原则：文件内容应准确反映公司的决策和意图，符合国家法律法规、行业标准以及公司的相关规定，语言表达规范、严谨。2.及时高效原则：根据工作需要及时立项发文，确保文件传递的及时性，避免因文件延误影响工作进展。3.安全保密原则：严格遵守公司的保密制度，确保文件在起草、审核、印发、传递、存档等过程中的安全，防止文件泄露。二、发文立项职责分工（一）发起部门1.负责根据工作实际需要提出发文立项申请，明确发文目的、内容、发送范围等。2.负责文件的起草工作，确保文件内容准确、完整、条理清晰。3.对文件的时效性和必要性负责。（二）归口管理部门1.协助发起部门对发文事项进行审核，从专业角度提出意见和建议。2.对归口业务范围内的文件进行把关，确保文件符合相关业务规定。（三）审核部门1.综合管理部负责对发文格式、文号使用、流程合规性等进行审核。2.涉及重要事项、重大决策的文件，需经公司领导班子审核。（四）签发部门1.根据文件内容和性质，由相应层级的领导进行签发。2.签发人对文件的真实性、准确性、合法性负责，并承担相应责任。三、发文立项流程（一）立项申请1.发起部门填写《发文立项申请表》，详细说明发文的背景、目的、主要内容、发送范围、紧急程度等信息。2.将申请表提交至归口管理部门进行初步审核。（二）归口审核1.归口管理部门收到申请表后，在[X]个工作日内完成审核。2.审核重点包括文件内容是否符合归口业务规定、是否需要其他部门会签等。3.如审核通过，在申请表上签署意见并返回发起部门；如审核不通过，注明原因并要求发起部门修改完善后重新提交。（三）综合审核1.发起部门将经归口管理部门审核通过的申请表及文件初稿提交至综合管理部。2.综合管理部在[X]个工作日内完成对文件格式、文号使用、流程合规性等方面的审核。3.审核内容包括：文件格式是否符合公司规定模板；文号使用是否准确、规范；是否按照规定流程进行申请等。4.对于不符合要求的文件，综合管理部提出修改意见，发起部门进行修改后再次提交审核。（四）会签1.根据文件内容涉及的部门范围，发起部门组织相关部门进行会签。2.会签部门应在收到文件后的[X]个工作日内完成会签，并签署明确意见。3.会签意见应包括对文件内容的同意、修改建议或不同意等。4.发起部门负责将会签意见进行汇总整理，对于存在分歧的意见，应组织相关部门进行协商沟通，达成一致后再提交下一步审核。（五）领导审核签发1.综合管理部将经会签且格式、内容等审核通过的文件提交至相应层级的领导进行审核签发。2.一般性文件由部门负责人或分管领导审核签发；涉及重要事项、重大决策的文件由公司主要领导审核签发。3.领导审核签发应在[X]个工作日内完成，审核签发人应认真审阅文件内容，对文件的质量和合规性负责，并签署明确的意见。（六）编号与印发1.经领导审核签发后的文件，由综合管理部进行编号登记。2.根据文件的紧急程度和印发范围，安排文件的印发工作。3.对于需要印刷的文件，综合管理部应确保印刷质量和数量准确，并及时分发给相关部门和人员。4.对于需要电子传输的文件，应通过公司内部办公系统或安全的外部邮箱等方式进行发送，并确保文件传输的准确性和安全性。四、发文格式规范（一）文件页面设置1.一般采用A4纸型，页边距上、下各为2.54cm，左、右各为3.17cm。2.标题一般用二号宋体加粗，正文一般用三号仿宋体，行间距一般为固定值28磅。（二）文号编制1.文号由发文部门代字、年份、序号组成。2.年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号"〔〕"括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加"第"字。3.例如：综合管理部〔2023〕1号，表示综合管理部在2023年发布的第1个文件。（三）标题规范1.标题应准确概括文件的主要内容，一般不超过20个字。2.除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。3.标题应居中排列，位于正文上方。（四）主送、抄送单位1.主送单位应明确、具体，顶格书写在标题下空一行左侧。2.抄送单位应根据文件内容和工作需要确定，标注在正文末页下空一行左侧，用"抄送："标识，多个抄送单位之间用逗号隔开。（五）正文排版1.正文应段落分明，层次清晰，一般每自然段首行缩进2个字符。2.文中如有小标题，一般用三号黑体加粗，序号依次为"一、""（一）""1.""（1）"等。（六）附件说明1.如有附件，应在正文下空一行左空二字编排"附件："二字，后标全角冒号和附件名称。2.附件名称后不加标点符号。如有多个附件，应依次标注附件序号和名称。3.附件应与正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识"附件"，有序号时标识序号。（七）发文机关署名、成文日期和印章1.发文机关署名应使用全称或规范化简称，位于正文或附件说明下空一行右侧。2.成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。3.单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。4.联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。五、发文立项的时效性管理（一）紧急文件处理1.对于紧急文件，发起部门应在申请表上明确标注"紧急"字样，并说明紧急程度和预计完成时间。2.综合管理部收到紧急文件申请后，应立即启动优先审核流程，在[X]个小时内完成初步审核，并协调相关部门加快办理进度。3.各环节审核和会签时间应严格控制，确保紧急文件在规定时间内完成发文。（二）常规文件处理1.常规文件应按照正常流程进行立项申请和审核，发起部门应合理安排文件起草时间，确保在规定的审核和会签期限内完成文件流转。2.综合管理部应定期对常规文件的处理进度进行跟踪，提醒各部门按时完成审核和会签工作，避免文件积压。（三）延误处理1.如因特殊原因导致文件未能在规定时间内完成发文，相关部门应及时向综合管理部说明情况，并提出解决措施和预计完成时间。2.综合管理部应将延误情况记录在案，并向公司领导汇报。对于多次延误且无合理原因的部门，将进行通报批评。六、发文立项的存档管理（一）文件归档1.文件印发后，综合管理部应及时将文件原件（包括纸质文件和电子文件）进行归档。2.归档文件应按照类别、时间顺序进行整理，确保文件资料的完整性和系统性。3.电子文件应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并按照统一的命名规则进行命名，便于查询和管理。（二）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到综合管理部办理查阅手续。2.查阅档案时，应在综合管理部指定的地点进行，不得擅自将档案带出或复制。如需复制档案，应按照公司相关规定办理审批手续。3.外部单位因工作需要查阅公司档案的，须持有单位介绍信，并经公司领导批准后，由综合管理部安排专人陪同查阅。查阅过程中，应严格遵守公司的保密规定，不得泄露公司机密信息。（三）档案保管期限1.公司文件档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的文件主要包括公司重要的规章制度、决策文件、合同协议等；长期保管的文件一般为涉及公司主要业务活动、具有一定历史价值的文件，保管期限为[X]年；短期保管的文件为一般性业务文件，保管期限为[X]年。3.保管期限届满后，综合管理部应按照公司档案销毁制度的规定，对已过保管期限的文件进行鉴定和销毁。七、发文立项的监督与考核（一）监督机制1.综合管理部负责对发文立项工作进行日常监督，定期检查各部门发文立项流程的执行情况。2.对于违反发文立项管理制度的行为，应及时予以纠正，并记录在案。（二）考核指标1.文件起草质量：主要考核文件内容是否准确、完整、条理清晰，是否符合公司相关规定和业务要求。2.审核效率：考核各部门在规定时间内完成审核和会签工作的情况。3.流程合规性：检查发文立项是否按照规定的流程进行申请、审核、签发等操作。（三）考核方式1.综合管理部每月对各部门发文立项工作进行一次统计和分析，并根据考核指标进行评分。2.评分结果纳入公司部门绩效考核体系，与部门和个人的绩效奖金挂钩。（四）奖惩措施1.对于发文立项工作表现优秀的部门和个人，公司将给予表彰和奖励，包括但