企业印鉴管理制度

企业印鉴管理制度一、总则（一）目的为加强公司印鉴管理，规范印鉴的使用流程，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构、全资子公司、控股子公司（以下统称"公司"）印鉴的管理。（三）定义1.印鉴：指公司在工商行政管理部门登记备案的公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章以及其他具有法律效力的印章。2.授权使用人：指经过公司正式授权，有权使用印鉴的人员。二、印鉴的种类及用途（一）公章1.用于公司对外的正式文件、函件、报表、证明等；2.签署合同、协议等具有法律效力的文件；3.其他需要代表公司对外行使权力的事项。（二）合同专用章专门用于签订各类合同、协议等经济业务文件。（三）财务专用章1.用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务；2.在银行预留印鉴，作为办理银行账户业务的重要印鉴之一。（四）法定代表人章1.用于特定的财务文件、授权书等需要法定代表人签字确认的场合；2.在办理银行支票等业务时，与财务专用章配合使用。（五）其他印章根据公司实际业务需要刻制的其他具有特定用途的印章，如部门章等，其用途由公司另行规定。三、印鉴的刻制与备案（一）刻制申请1.因工作需要刻制印鉴的部门或单位，应填写《印鉴刻制申请表》，详细说明印鉴名称、用途、使用范围等信息，并经部门负责人签字确认。2.将《印鉴刻制申请表》提交至公司行政管理部门审核，行政管理部门应根据公司实际情况进行审核，并提出意见。（二）审批流程1.《印鉴刻制申请表》经行政管理部门审核通过后，报公司分管领导审批。2.公司分管领导审批同意后，由行政管理部门负责联系具有资质的印章刻制单位进行刻制。（三）备案登记1.印章刻制完成后，行政管理部门应及时将新刻制的印鉴进行登记备案，记录印鉴名称、编号、刻制日期、启用日期、保管人等信息。2.同时，将印鉴的相关信息报送至公司档案室存档一份，以便日后查阅。四、印鉴的保管（一）保管原则1.实行专人专管制度，每枚印鉴必须指定一名专人负责保管。2.保管人应妥善保管印鉴，确保印鉴安全，不得随意将印鉴交予他人代管。（二）保管职责1.保管人应熟悉印鉴的使用范围和审批程序，严格按照规定使用印鉴。2.对印鉴的使用情况进行详细登记，记录使用日期、使用人、使用事项、文件名称等信息。3.定期检查印鉴的保管情况，如发现印鉴有损坏、遗失等情况，应及时向公司行政管理部门报告，并采取相应的措施。（三）保管地点1.公章、合同专用章应保管在公司行政管理部门的保险柜内；2.财务专用章、法定代表人章应保管在公司财务部的保险柜内；3.其他印章的保管地点由公司根据实际情况另行规定，但必须确保安全。五、印鉴的使用（一）使用申请1.需要使用印鉴的部门或个人，应填写《印鉴使用申请表》，详细说明使用印鉴的事项、文件名称、使用日期、使用份数等信息，并经部门负责人签字确认。2.根据印鉴的用途和审批权限，按照以下流程进行审批：一般性文件、证明等使用公章，由部门负责人审批，行政管理部门负责人核准；签订合同、协议等经济业务文件使用合同专用章，由业务部门负责人审核，财务部门负责人会签，公司分管领导审批；财务结算、票据开具等财务相关业务使用财务专用章，由财务部门负责人审批，公司分管财务领导核准；其他需要使用印鉴的事项，根据具体情况按照公司相关规定进行审批。（二）审批流程1.《印鉴使用申请表》经审批通过后，交予印鉴保管人。2.保管人应严格按照审批意见进行用印，对不符合审批要求的，有权拒绝用印。（三）用印要求1.用印前，保管人应认真核对《印鉴使用申请表》上的审批意见、使用事项、文件名称等信息是否一致，确保用印准确无误。2.用印时，应在文件规定的位置加盖清晰、端正的印鉴，不得模糊、重叠或遗漏。3.用印后，保管人应在《印鉴使用登记簿》上详细记录用印情况，并将《印鉴使用申请表》存档保管。（四）特殊情况处理1.如遇紧急情况，无法事先填写《印鉴使用申请表》进行审批的，使用人应电话向相关审批领导请示，经同意后方可用印，但事后必须及时补办审批手续。2.对于涉及重大事项或金额较大的合同、协议等文件，在使用印鉴前，应先由公司法律顾问进行审核，确保文件的合法性和有效性。六、印鉴的停用与销毁（一）停用情形1.因公司机构调整、名称变更等原因，原印鉴不再使用；2.印鉴损坏、遗失或被盗等无法继续使用；3.根据公司规定，其他需要停用印鉴的情形。（二）停用申请1.印鉴保管人应填写《印鉴停用申请表》，详细说明印鉴停用的原因、停用日期等信息，并经部门负责人签字确认。2.将《印鉴停用申请表》提交至公司行政管理部门审核，行政管理部门应根据实际情况进行审核，并提出意见。（三）审批流程1.《印鉴停用申请表》经行政管理部门审核通过后，报公司分管领导审批。2.公司分管领导审批同意后，由行政管理部门负责通知相关部门和人员印鉴已停用，并收回原印鉴。（四）销毁处理1.对于停用的印鉴，由行政管理部门会同相关部门组成销毁小组，对印鉴进行销毁。2.销毁印鉴时，应在至少两名销毁小组成员的监督下进行，并做好销毁记录，记录销毁日期、印鉴名称、销毁方式等信息。3.销毁记录应存档保管，以备日后查阅。七、监督与检查（一）定期检查1.公司行政管理部门应定期对印鉴的保管和使用情况进行检查，确保印鉴管理规范、安全。2.检查内容包括印鉴的保管是否安全、使用流程是否规范、审批手续是否齐全、登记记录是否完整等。（二）不定期抽查1.公司审计部门应不定期对印鉴管理情况进行抽查，重点检查印鉴使用的合法性、合规性和有效性。2.对于抽查中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用印鉴的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用印鉴给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构