财务外部管理制度

财务外部管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司与外部机构及个人在财务方面的各项往来与合作，确保财务活动合法、合规、有序进行，维护公司的财务安全与利益，提高财务管理效率和透明度。2.适用范围本制度适用于公司与外部的金融机构、税务机关、审计机构、供应商、客户以及其他相关外部单位或个人之间的财务往来及相关管理活动。3.基本原则合法合规原则：严格遵守国家法律法规、会计准则及相关政策规定，处理与外部的财务关系。风险控制原则：识别、评估和控制与外部财务往来中的各类风险，保障公司财务稳定。诚实守信原则：与外部机构及个人保持诚信沟通与合作，履行财务义务和责任。效率效益原则：在确保财务安全的前提下，优化财务流程，提高工作效率，降低财务成本。二、财务外部合作机构管理1.金融机构合作选择与评估根据公司业务需求和财务管理要求，综合考虑金融机构的信誉、实力、服务质量、费用水平等因素，选择合适的合作银行、证券公司、保险公司等金融机构。定期对合作金融机构进行评估，评估内容包括但不限于金融产品服务满意度、业务办理效率、风险防控能力、合规经营情况等。评估周期为每年一次，形成评估报告，作为是否继续合作或调整合作策略的依据。合作协议签订与选定的金融机构签订详细的合作协议，明确双方的权利和义务，包括但不限于账户管理、资金结算、信贷业务、金融产品服务、信息保密等条款。合作协议应经公司财务负责人审核，公司法定代表人或其授权代表签署后方可生效。账户管理按照公司银行账户管理制度，在合作银行开设各类银行账户，并指定专人负责账户管理。严格遵守银行账户使用规定，规范账户资金收支行为，定期核对银行账户余额和交易明细，确保账实相符。加强银行预留印鉴管理，实行印鉴分管制度，严禁一人保管支付款项所需的全部印章。资金结算制定资金结算流程和操作规范，明确各类资金结算业务的办理方式、审批权限和时间要求。确保资金结算的及时性、准确性和安全性，严格按照合作协议和银行规定办理资金收付业务，避免出现资金延误、差错或风险。定期对资金结算业务进行内部审计和监督，检查资金结算的合规性和准确性，发现问题及时整改。2.税务代理机构合作选择与委托根据公司税务管理需求，选择具备专业资质、良好信誉和丰富经验的税务代理机构，如税务师事务所等。与税务代理机构签订委托代理协议，明确代理事项、服务期限、费用标准、双方责任等内容。委托代理协议应经公司财务负责人审核，公司法定代表人或其授权代表签署。税务申报与缴纳按照国家税收法律法规和税务代理协议，及时向税务代理机构提供准确、完整的税务资料，协助其办理各项税务申报、缴纳等业务。定期与税务代理机构沟通，了解税务政策法规变化和公司税务情况，确保公司税务处理的合规性和准确性。对税务代理机构提交的税务申报资料和缴纳税款情况进行审核，发现问题及时与税务代理机构协商解决。税务筹划与风险管理与税务代理机构共同开展税务筹划工作，结合公司实际经营情况和税收政策法规，制定合理的税务筹划方案，降低公司税负。加强税务风险管理，定期对公司税务风险进行评估和排查，与税务代理机构共同研究应对措施，防范税务风险。3.审计机构合作审计业务委托根据公司内部审计计划和外部监管要求，选择具有相应资质和专业能力的审计机构，如会计师事务所等，委托其开展年度财务审计、专项审计等业务。与审计机构签订审计业务约定书，明确审计范围、审计目的、审计时间、审计费用、双方责任等事项。审计业务约定书应经公司财务负责人审核，公司法定代表人或其授权代表签署。审计配合与沟通在审计期间，积极配合审计机构的工作，提供必要的财务资料、业务数据和相关文件，协助审计人员进行现场审计和调查。安排专人负责与审计机构沟通协调，及时解答审计人员提出的问题，反馈公司意见和建议，确保审计工作顺利进行。审计报告审核与整改认真审核审计机构出具的审计报告，对审计发现的问题进行深入分析，制定整改措施和期限。组织相关部门和人员对审计问题进行整改落实，跟踪整改情况，确保审计意见得到有效执行，并将整改结果反馈给审计机构。三、财务外部往来管理1.与供应商往来管理采购合同签订在与供应商签订采购合同前，由采购部门牵头，会同财务部门对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行审核评估。采购合同应明确采购商品或服务的规格、数量、价格、交货时间、付款方式、质量标准、违约责任等条款，确保合同条款合法合规、清晰明确。采购合同经公司采购部门、财务部门负责人审核，公司法定代表人或其授权代表签署后生效。应付账款管理财务部门根据采购合同和验收单等凭证，及时记录应付账款，并按照合同约定的付款方式和时间进行付款安排。定期核对应付账款余额，与供应商进行对账，确保双方账目一致。如发现差异，及时查明原因并进行调整。加强应付账款的账龄分析和风险管理，合理安排资金支付，避免逾期付款产生的违约风险和财务成本增加。供应商付款审核建立严格的供应商付款审核流程，明确各环节的审核职责和权限。付款申请需经采购部门、验收部门、财务部门等相关部门审核签字后，方可支付。财务部门重点审核付款金额的准确性、付款依据的完整性、付款时间的合规性等，确保付款业务符合公司财务制度和采购合同约定。2.与客户往来管理销售合同签订销售部门在与客户签订销售合同前，应会同财务部门对客户的信用状况进行评估，确定信用额度和信用期限。销售合同应明确销售商品或服务的规格、数量、价格、交货时间、付款方式、质量标准、违约责任等条款，保障公司的合法权益。销售合同经公司销售部门、财务部门负责人审核，公司法定代表人或其授权代表签署后生效。应收账款管理财务部门根据销售合同和发货单等凭证，及时记录应收账款，并按照合同约定的收款方式和时间进行跟踪催收。定期对应收账款进行账龄分析和风险评估，制定合理的催收策略，确保应收账款及时足额收回。加强与客户的沟通协调，及时了解客户付款情况和经营状况，对于出现逾期付款或信用状况恶化的客户，采取相应的风险防控措施。客户收款审核建立客户收款审核制度，明确收款业务的审核流程和职责分工。收款申请需经销售部门、财务部门等相关部门审核签字后，方可办理收款手续。财务部门重点审核收款金额的准确性、收款依据的完整性、收款时间的合规性等，确保收款业务符合公司财务制度和销售合同约定。3.其他外部往来管理与其他单位或个人的资金往来涉及与其他单位或个人的资金往来业务，如借款、投资、捐赠等，应严格按照公司相关规定和审批程序办理。签订书面协议或合同，明确资金往来的金额、用途、期限、利率、还款方式等条款，确保资金往来的合法性和安全性。财务部门对资金往来业务进行及时记录和核算，定期核对账目，跟踪资金使用情况和还款进度。与外部单位或个人的票据往来涉及与外部单位或个人的票据往来业务，如发票开具、收取、背书转让等，应严格遵守国家票据法律法规和公司票据管理制度。规范票据的开具和取得行为，确保票据内容真实、准确、完整，背书转让手续合法合规。加强票据的保管和核算，定期盘点票据库存，核对票据账目，防止票据丢失、被盗用或其他风险。四、财务外部信息管理1.信息披露按照国家法律法规、监管要求和公司内部规定，定期向外部机构和相关利益者披露公司财务信息，如年度财务报告、中期财务报告等。确保财务信息披露内容真实、准确、完整、及时，符合信息披露的格式和规范要求。信息披露前应经公司财务负责人审核，公司法定代表人或其授权代表批准。加强与证券监管机构、投资者、债权人等外部信息使用者的沟通与交流，及时解答他们对公司财务信息的疑问，维护公司良好的市场形象。2.保密管理建立财务外部信息保密制度，明确公司与外部机构及个人在财务信息保密方面的权利和义务。对涉及公司财务机密的信息，如财务数据、财务报表、财务分析报告、税务筹划方案、资金账户信息等，严格保密，防止信息泄露。在与外部机构及个人合作过程中，签订保密协议或在合作协议中约定保密条款，明确保密范围、保密期限、违约责任等内容。加强对财务人员和相关工作人员的保密教育，提高保密意识，规范信息传递和使用流程，防止因内部人员疏忽导致财务信息泄露。五、财务外部监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对公司与外部的财务往来及合作业务进行审计监督，检查财务管理制度的执行情况、财务活动的合规性和效益性等。内部审计人员通过查阅财务资料、合同文件、实地走访、询问相关人员等方式，对财务外部往来进行全面审查，发现问题及时提出审计意见和建议。被审计部门和人员应积极配合内部审计工作，按照要求提供相关资料和信息，对审计发现的问题及时进行整改落实。2.外部监管检查应对关注国家法律法规、监管政策的变化，及时了解外部监管机构对公司财务活动的监管要求和检查重点。积极配合外部监管机构的检查工作，按照要求提供真实、准确、完整的财务资料和相关文件，如实汇报