华中科技大学同济医学院办公室规章制度

华中科技大学同济医学院办公室规章制度一、总则1.目的为加强华中科技大学同济医学院办公室的规范化管理，提高工作效率和服务质量，确保各项工作的顺利开展，特制定本规章制度。2.适用范围本规章制度适用于华中科技大学同济医学院办公室全体工作人员。3.基本原则遵守国家法律法规和学校的各项规章制度。坚持高效、规范、协作、创新的工作原则。实行首问负责制、限时办结制和责任追究制。二、办公室人员岗位职责1.办公室主任岗位职责全面负责办公室的行政管理工作，制定办公室工作计划并组织实施。组织协调办公室各项工作，确保工作的高效运转。负责与学校各部门及校外相关单位的沟通协调。审核办公室各类文件、报告等材料。管理办公室人员，组织开展业务培训和考核。2.行政秘书岗位职责负责文件的收发、登记、传阅、归档等工作。安排办公室会议、活动等，做好会议记录和相关服务工作。协助主任做好与学校各部门的沟通协调工作。负责办公用品的采购、管理和发放。办理办公室的日常行政事务，如印章管理、车辆调度等。3.机要秘书岗位职责负责机要文件的收发、保管、传递和清退工作。严格遵守机要保密制度，确保机要文件的安全。协助做好密码电报的管理和办理工作。负责办公室保密工作的组织实施和监督检查。4.宣传秘书岗位职责制定并实施学院宣传工作计划。负责学院新闻稿件的撰写、审核和发布。组织开展学院的宣传活动，如新闻发布会、宣传展板制作等。维护学院官方网站、微信公众号等宣传平台。收集、整理和分析学院宣传工作的相关数据和信息。5.档案管理员岗位职责负责学院各类档案的收集、整理、归档和保管工作。建立健全档案管理制度，规范档案管理流程。做好档案的查阅、借阅服务工作，确保档案的安全和完整。定期对档案进行清查和盘点，及时发现和解决档案管理中存在的问题。6.财务秘书岗位职责协助办公室主任做好财务预算和决算工作。负责办公室日常费用的报销审核和登记工作。管理办公室固定资产，做好资产登记和清查工作。协助财务部门做好财务审计等相关工作。7.外事秘书岗位职责负责学院外事工作的联络和协调。办理师生出国（境）手续，做好外事接待工作。协助组织开展国际交流与合作项目。宣传国家外事政策和学校外事规定。三、工作纪律与考勤制度1.工作纪律遵守国家法律法规和学校的各项规章制度，自觉维护学校和学院的形象。严格遵守工作时间，不得迟到、早退、旷工。工作时间内不得从事与工作无关的事情，如玩游戏、炒股等。认真履行工作职责，不得推诿扯皮、敷衍塞责。保守工作秘密，不得泄露学校和学院的机密信息。2.考勤制度实行打卡考勤制度，工作人员应按时打卡上下班。因特殊情况不能按时打卡的，需提前向办公室主任请假并说明原因。办公室每月对考勤情况进行统计和公示，迟到、早退累计次数达到规定标准的，按学校相关规定处理。旷工一天扣发当日工资的两倍，并视情节轻重给予相应的纪律处分。四、会议制度1.会议种类办公室例会：每周召开一次，由办公室主任主持，全体工作人员参加，总结上周工作，安排本周工作。专项工作会议：根据工作需要，不定期召开，研究解决专项工作中的问题。临时会议：根据学校或学院的紧急工作安排召开。2.会议组织会议组织部门应提前确定会议主题、时间、地点和参会人员，并通知相关人员做好准备。会议组织人员应提前布置会场，准备好会议资料、设备等。会议期间应做好会议记录，记录会议的主要内容、决议和工作安排。3.会议纪律参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退、缺席。会议期间应关闭手机或调至静音状态，不得随意走动、交头接耳。认真听取会议内容，积极发言，不得打断他人讲话。对会议决议应认真贯彻执行，如有不同意见可在会后提出。五、文件管理制度1.文件收发收到文件后，行政秘书应及时进行登记，注明文件名称、文号、来文单位、日期等信息。对重要文件应及时呈送办公室主任阅批，根据批示意见进行传阅或办理。文件传阅应按照规定的顺序进行，确保文件及时、准确地传达到相关人员。对传阅完毕的文件应及时收回，进行整理归档。2.文件起草与审核以学院名义起草的文件，应由相关部门或人员负责起草，经部门负责人审核后，报办公室主任审核。办公室主任审核通过后，报学院领导签发。文件起草应符合国家法律法规和学校的相关规定，内容准确、表述清晰、格式规范。3.文件归档文件办理完毕后，行政秘书应及时将文件整理归档，确保文件的完整和安全。归档文件应按照文件类别、时间顺序等进行分类整理，编制归档目录。档案管理员应定期对归档文件进行检查和清点，发现问题及时处理。六、印章管理制度1.印章种类学院办公室印章主要包括学院公章、学院党委印章、学院行政印章等。2.印章使用范围学院公章用于学院对外行文、签订合同、出具证明等。学院党委印章用于学院党委相关文件的印发、党务工作的开展等。学院行政印章用于学院行政事务的处理、文件的印发等。3.印章使用审批使用学院印章应填写《华中科技大学同济医学院印章使用审批表》，注明使用事由、文件名称、文号等信息。审批表应经相关部门负责人、办公室主任审核后，报学院领导审批。经批准后方可使用印章，印章使用应在办公室进行，不得将印章带出办公室使用。4.印章保管学院印章由办公室指定专人保管，保管人员应严格遵守印章保管制度，确保印章的安全。印章应存放在保险柜或其他安全设施内，不得随意放置。印章保管人员不得擅自将印章交他人使用，如有特殊情况需要委托他人使用的，应经办公室主任批准。七、办公用品管理制度1.办公用品采购办公室根据工作需要，定期编制办公用品采购计划，报办公室主任审批。办公用品采购应选择正规的供应商，确保办公用品的质量和价格合理。采购人员应严格按照采购计划进行采购，不得擅自增加采购项目或提高采购标准。2.办公用品发放办公用品由行政秘书负责发放，发放时应进行登记，注明办公用品名称、数量、领取人等信息。工作人员应按需领取办公用品，不得浪费。对贵重办公用品（如电脑、打印机等）的发放，应经办公室主任批准，并做好领用登记。3.办公用品管理办公室应建立办公用品台账，定期对办公用品进行盘点，确保办公用品账实相符。对损坏或过期的办公用品应及时进行清理和报废处理。鼓励工作人员节约使用办公用品，减少浪费。八、车辆管理制度1.车辆调度办公室负责学院车辆的调度和管理，根据工作需要合理安排车辆使用。工作人员因工作需要使用车辆的，应提前填写《华中科技大学同济医学院车辆使用申请表》，经部门负责人和办公室主任审批后，到办公室办理派车手续。办公室应根据车辆情况和工作安排，及时安排车辆，并通知驾驶员做好出车准备。2.车辆使用驾驶员应严格遵守交通法规，安全驾驶，确保车辆行驶安全。车辆使用过程中，驾驶员应按照规定的路线和时间行驶，不得擅自改变行驶路线或延长出车时间。乘车人员应遵守乘车规定，爱护车内设施，保持车内整洁。3.车辆维护与保养办公室应定期安排车辆进行维护和保养，确保车辆性能良好。驾驶员应做好车辆的日常检查和保养工作，发现问题及时报告并处理。车辆维修应按照规定的程序进行，经办公室主任批准后，到指定的维修厂进行维修。九、保密制度1.保密范围涉及学校和学院的机密信息，如教学科研成果、师资队伍建设、财务状况等。尚未公开的文件、资料、数据等。师生的个人隐私信息等。2.保密措施加强对工作人员的保密教育，提高保密意识。对涉及保密的文件、资料等应严格按照保密规定进行管理，专人专管，专柜存放。在计算机、网络等方面采取安全保密措施，防止信息泄露。对外交流和合作中涉及保密内容的，应签订保密协议。3.保密监督与