企业集团文件与档案管理制度

企业集团文件与档案管理制度一、总则1.目的为加强企业集团文件与档案管理，确保文件资料的完整、准确、系统，有效发挥文件与档案在企业经营管理中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于企业集团总部及所属各子公司、分公司。3.职责分工集团办公室负责集团文件与档案管理工作的统筹规划、指导监督及部分重要文件的起草、审核、印发等工作。各部门负责本部门文件资料的收集、整理、归档及保管工作，并指定专人负责此项工作。档案管理部门负责集团各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作。二、文件管理1.文件分类行政文件：包括集团发布的各类规章制度、决定、通知、通报等。业务文件：涉及集团各业务板块的合同、协议、项目文件、业务报表等。技术文件：产品研发、工艺设计、技术标准等方面的文件。其他文件：如会议文件、往来信函、宣传资料等。2.文件起草与审核文件起草部门应根据工作需要，确保文件内容准确、完整、清晰，符合法律法规及企业实际情况。重要文件需经部门负责人审核，涉及多个部门的文件需会签相关部门意见，最终由集团领导审批签发。3.文件编号与印发文件编号应遵循唯一性、系统性原则，便于文件的识别与管理。办公室根据领导审批意见进行文件印发，确保文件及时、准确地传达至相关部门和人员。4.文件收发与传阅设立文件收发登记台账，对收到的文件进行详细登记，注明文件名称、文号、来源、日期等信息。文件收文后，办公室应及时根据文件内容和领导批示，将文件传阅给相关领导和部门，并做好传阅记录。紧急文件应优先处理，确保文件精神得到及时贯彻落实。5.文件借阅与归还因工作需要借阅文件的，需填写《文件借阅申请表》，经部门负责人及档案管理部门批准后方可借阅。借阅人应妥善保管文件，不得转借、复印、涂改文件内容，按时归还文件。档案管理部门应定期对借阅文件进行清查，确保文件的安全与完整。三、档案管理1.档案分类行政管理档案：包括集团行政事务管理活动中形成的文件、资料，如组织架构、人事任免、会议纪要等。业务管理档案：各业务板块在经营管理过程中产生的各类档案，如市场营销档案、财务管理档案、生产管理档案等。项目档案：集团各类项目从立项到验收全过程形成的文件资料，如项目申报书、可行性研究报告、项目合同、项目验收报告等。技术档案：产品研发、工艺改进、技术创新等方面的档案，如技术图纸、技术方案、实验报告等。声像档案：反映集团重大活动、重要事件的照片、录音、录像等资料。2.档案收集与整理各部门应按照档案管理要求，定期将本部门形成的文件资料收集齐全，整理分类后移交档案管理部门。档案管理部门对接收的档案进行再次审核、整理，确保档案的质量符合要求。整理档案时，应遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保管期限，进行科学分类、编号、编目。3.档案鉴定与保管期限档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（1650年）、短期（15年以下）。鉴定工作应组织相关部门人员参与，形成鉴定意见，并对鉴定结果进行记录。4.档案保管档案管理部门应配备专门的档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。对档案进行分类存放，建立档案检索系统，便于档案的查找与利用。定期对档案进行清查盘点，确保档案数量准确、状态良好。5.档案统计与信息化管理建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细记录。推进档案信息化建设，将重要档案资料进行数字化扫描，建立电子档案数据库，提高档案管理效率和利用水平。6.档案利用因工作需要查阅档案的，需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人及档案管理部门批准后，在指定地点查阅。档案利用过程中，严禁在档案上涂改、圈划、抽换、批注等，如需复制档案，应经档案管理部门同意。档案管理部门应做好档案利用记录，跟踪了解档案利用效果。四、文件与档案的销毁1.销毁范围已超过保管期限且无留存价值的文件与档案。经鉴定确认不需要继续保存的文件与档案。2.销毁程序档案管理部门提出文件与档案销毁清单，经集团领导审批同意。销毁工作应指定专人负责，确保销毁过程的安全与保密。对销毁情况进行详细记录，包括销毁时间、地点、文件名称、数量等信息。五、监督与考核1.集团办公室定期对各部门文件与档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.将文件与档案管理工作纳入各部