某电器公司采购供价管理规定

某电器公司采购供价管理规定一、总则1.目的本规定旨在规范公司采购供价管理，确保采购成本的合理性与可控性，保障公司利益，提高公司运营效率，为公司的持续发展提供有力支持。2.适用范围本规定适用于公司所有采购活动，包括原材料、零部件、设备、办公用品等各类物资的采购。3.基本原则公平、公正、公开原则：采购过程应遵循公平竞争原则，确保所有供应商有平等机会参与竞争，采购信息公开透明。成本效益原则：在保证物资质量和满足公司需求的前提下，努力降低采购成本，追求最佳的成本效益比。质量优先原则：优先选择质量可靠的供应商和物资，确保所采购物资符合公司生产、经营及使用要求。合作共赢原则：与供应商建立长期稳定、互利共赢的合作关系，共同应对市场变化和挑战。二、采购组织与职责1.采购部门负责制定采购计划，根据公司生产、销售及库存情况，合理安排采购数量和时间。开发、评估、选择供应商，建立供应商档案，并定期进行考核与评估。执行采购谈判，与供应商协商确定采购价格、交货期、质量标准等条款。签订采购合同，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求，并跟踪合同执行情况。收集市场价格信息，分析价格走势，为公司采购决策提供参考依据。2.需求部门提出物资需求申请，明确物资的规格、型号、数量、质量要求等详细信息。参与采购供应商的评估和选择，提供专业意见和建议。协助采购部门与供应商进行沟通协调，确保所采购物资符合实际需求。对采购物资进行验收，反馈验收结果，如发现质量问题及时与采购部门沟通处理。3.财务部门审核采购合同中的价格条款、付款方式等财务相关内容，确保符合公司财务规定。负责采购资金的安排与支付，监控采购成本，对采购费用进行核算和分析。协助采购部门进行成本控制，提供财务数据支持和财务风险预警。4.质量管理部门制定物资质量标准和验收规范，参与采购合同中质量条款的审核。在采购物资到货时，按照质量标准和验收规范进行检验，出具检验报告。对采购物资的质量问题进行分析和处理，提出改进措施和建议，防止不合格物资流入公司。三、采购流程1.需求提出需求部门根据生产计划、销售订单、设备维护、办公需要等情况，填写《物资需求申请表》，详细描述所需物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计使用时间等信息，并提交至采购部门。2.采购计划制定采购部门收到《物资需求申请表》后，结合库存情况进行综合分析。如库存能够满足需求，则无需采购；如库存不足，则根据需求的紧急程度、市场供应情况等因素，制定采购计划，明确采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购预算等内容，并报相关领导审批。3.供应商选择与评估采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如供应商目录、行业展会、网络搜索、同行推荐等。对潜在供应商进行初步筛选，收集其营业执照、生产许可证、产品质量认证、业绩情况、信誉评价等相关资料，建立供应商备选库。采购部门组织需求部门、质量管理部门等相关人员对供应商进行实地考察或评估，考察内容包括生产能力、技术水平、质量控制、管理体系、价格水平、售后服务等方面。根据考察结果，对供应商进行综合评分，选择得分较高的供应商进入采购谈判环节。采购部门定期（至少每年一次）对已合作供应商进行全面评估，评估内容包括供货质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。根据评估结果，对供应商进行分级管理，对于表现优秀的供应商给予更多合作机会，对于表现不佳的供应商采取警告、减少订单量、暂停合作等措施，直至淘汰。4.采购谈判采购部门与选定的供应商进行采购谈判，谈判内容包括采购价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。采购人员应充分了解市场行情和供应商成本结构，运用谈判技巧争取有利的采购条件。在谈判过程中，采购人员应及时与需求部门、财务部门、质量管理部门等相关人员沟通协调，确保谈判结果符合公司整体利益。谈判达成一致后，形成《采购谈判纪要》，记录谈判的主要内容和结果。5.采购合同签订采购部门根据《采购谈判纪要》起草采购合同，合同条款应明确、具体、完整，符合法律法规和公司规定。采购合同应包括合同双方的基本信息、物资名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务、违约责任等内容。采购合同初稿完成后，提交财务部门审核合同中的价格条款、付款方式等财务相关内容，提交质量管理部门审核合同中的质量条款。经审核无误后，报公司法定代表人或其授权代表签字盖章，正式签订采购合同。6.采购订单下达采购部门根据已签订的采购合同，制作《采购订单》，明确采购物资的详细信息、交货时间、交货地点、运输方式等内容，并发送给供应商。采购订单下达后，采购人员应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。7.物资验收物资到货前，采购部门应提前通知需求部门和质量管理部门做好验收准备工作。物资到货时，质量管理部门按照质量标准和验收规范进行检验，需求部门配合进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、外观质量、性能指标等方面。如验收合格，质量管理部门出具《物资验收报告》；如验收不合格，质量管理部门应及时通知采购部门与供应商协商处理，处理方式包括退货、换货、补货、降价等。8.采购付款采购物资验收合格后，采购部门根据采购合同约定，填写《付款申请单》，附上发票、验收报告、采购合同等相关凭证，提交财务部门审核。财务部门审核无误后，按照公司财务制度和付款流程安排资金支付。在付款过程中，财务部门应严格控制付款进度和金额，确保公司资金安全。四、供价管理1.价格调研与分析采购部门定期（至少每月一次）收集市场价格信息，包括原材料价格、零部件价格、设备价格、办公用品价格等。收集渠道包括行业网站、市场调研机构报告、供应商报价、同行交流等。对收集到的市场价格信息进行整理和分析，绘制价格走势图，分析价格波动趋势和原因。同时，对比不同供应商的价格水平，找出价格优势和劣势。根据价格调研与分析结果，结合公司采购成本控制目标和市场供需情况，制定合理的采购价格策略。如在价格上涨期间，适当增加采购量以锁定成本；在价格下跌期间，适当减少采购量以降低库存风险。2.采购价格确定采购部门在与供应商进行采购谈判时，应依据市场价格调研结果、公司采购成本预算、供应商成本分析等因素，与供应商协商确定采购价格。在谈判过程中，采购人员应充分了解供应商的报价依据和成本构成，运用谈判技巧争取有利的采购价格。对于金额较大或采购频率较高的物资采购，采购部门应组织相关人员进行成本分析和价格评估。成本分析可采用目标成本法、作业成本法等方法，评估供应商的报价是否合理，是否存在降低成本的空间。采购价格确定后，应在采购合同或采购订单中明确注明，确保双方对价格条款无异议。采购价格一经确定，原则上不得随意变更。如因市场价格波动、原材料成本变化、供应商生产工艺改进等原因需要调整采购价格，采购部门应与供应商重新协商，并签订价格变更协议。3.价格审批与监控对于超出一定金额（如[X]元）或特殊物资的采购价格，采购部门应提交公司领导审批。审批流程应明确各审批环节的职责和权限，确保采购价格的合理性和合规性。财务部门负责对采购价格进行监控，定期（至少每季度一次）对采购成本进行核算和分析，对比采购价格与市场价格走势，检查采购价格是否符合公司成本控制目标。如发现采购价格异常波动或偏离市场水平较大，财务部门应及时与采购部门沟通，查找原因并采取相应措施进行调整。审计部门负责对采购价格管理情况进行审计监督，定期对采购合同、采购订单、付款凭证等进行审计检查，确保采购价格确定过程合法合规，采购成本控制有效。如发现违规行为，审计部门应及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。五、供应商管理1.供应商开发与准入采购部门根据公司业务发展需要和采购计划，制定供应商开发计划，明确供应商开发的目标、范围、方式等内容。通过多种渠道寻找潜在供应商，如供应商目录、行业展会、网络搜索、同行推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，收集其基本信息、营业执照、生产许可证、产品质量认证、业绩情况、信誉评价等相关资料。组织相关人员对潜在供应商进行实地考察或评估，考察内容包括生产能力、技术水平、质量控制、管理体系、价格水平、售后服务等方面。根据考察结果，对潜在供应商进行综合评分，得分达到一定标准（如[X]分）的供应商方可进入公司供应商名录，成为合格供应商。对于新开发的供应商，采购部门应与其签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务，包括供货质量、交货期、价格水平、售后服务、保密条款等内容。2.供应商考核与评估采购部门定期（至少每年一次）对已合作供应商进行全面考核与评估，评估内容包括供货质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。考核方式可采用定量考核和定性考核相结合的方式，定量考核指标如交货准时率、产品合格率、价格优惠率等，定性考核指标如服务态度、响应速度、解决问题能力等。根据考核与评估结果，对供应商进行分级管理。供应商分级标准可分为A、B、C三级，A级为优秀供应商，B级为合格供应商，C级为不合格供应商。对于A级供应商，给予更多合作机会和优惠政策，如增加订单量、优先付款等；对于B级供应商，维持正常合作关系，加强沟通与管理；对于C级供应商，采取警告、减少订单量、暂停合作等措施，直至淘汰。采购部门应将供应商考核与评估结果及时反馈给供应商，与供应商共同分析存在的问题，制定改进措施，并跟踪改进效果。对于连续两次考核结果为C级的供应商，采购部门应终止与其合作，并从公司供应商名录中删除。3.供应商激励与淘汰建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，如颁发荣誉证书、给予一定金额的奖金、增加合作机会、优先推荐给其他部门等。激励措施应与供应商考核与评估结果挂钩，确保激励措施具有针对性和有效性。对于出现严重质量问题、交货期延误、价格欺诈、售后服务不到位等情况的供应商，采购部门应及时采取措施进行处理，如扣除货款、要求赔偿损失、暂停合作、直至淘汰。淘汰供应商应按照规定程序进行，包括通知供应商、说明淘汰原因、办理相关手续等。采购部门应定期对供应商管理工作进行总结和分析，不断完善供应商管理制度和流程，提高供应商管理水平，确保公司采购活动的顺利进行。六、监督与检查1.内部监督审计部门负责对采购供价管理情况进行定期审计监督，审计内容包括采购计划制定、供应商选择与评估、采购谈判、采购合同签订、采购订单下达、物资验收、采购付款等环节。审计方式可采用现场审计、资料审查、数据分析等方法。审计部门应定期（至少每年一次）出具审计报告，对采购供价管理中存在的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。对于发现的违规行为，审计部门应及时向公司领导汇报，并按照公司规定追究相关人员的责任。财务部门负责对采购成本进行核算和分析，监控采购资金支付情况，确保采购费用支出合理合规。财务部门应定期（至少每季度一次）向公司领导汇报采购成本控制情况，为公司决策提供数据支持。2.外部监督公司应积极接受外部监管部门的监督检查，如税务部门、工商部门、行业协会等。对于监管部门提出的问题和要求，公司应及时整改落实，并