租赁管理办法

租赁管理办法一、总则1.目的为了规范本公司的租赁业务管理，提高资产使用效率，保障公司权益，特制定本租赁管理办法。2.适用范围本办法适用于公司所有涉及租赁业务的活动，包括但不限于办公场地租赁、设备租赁、车辆租赁等。3.基本原则合法合规原则：租赁业务应严格遵守国家法律法规及相关政策规定。效益优先原则：确保租赁资产的使用能够为公司带来最大的经济效益和社会效益。风险可控原则：对租赁业务过程中的各类风险进行有效识别、评估和控制。二、租赁业务流程（一）租赁需求申请1.需求提出各部门根据工作需要，填写《租赁需求申请表》，详细说明租赁物品或场地的用途、规格、数量、租赁期限等信息，并经部门负责人签字确认后提交至行政部门。2.审核与汇总行政部门对各部门提交的申请表进行审核，核实需求的合理性和必要性。对于符合公司规定的需求，进行汇总整理，形成租赁需求清单。（二）供应商选择与评估1.供应商信息收集行政部门通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括但不限于网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。建立供应商信息库，记录供应商的基本情况、经营范围、联系方式、信用评级等信息。2.供应商筛选根据租赁需求清单，从供应商信息库中筛选出符合要求的供应商。筛选标准包括供应商的信誉度、产品质量、价格水平、服务能力等。对筛选出的供应商进行初步评估，确定进入进一步评估环节的供应商名单。3.实地考察与评估组织相关人员对进入进一步评估环节的供应商进行实地考察。考察内容包括供应商的生产经营场所、设备状况、人员素质、质量管理体系等。同时，收集供应商的客户评价、行业口碑等信息，综合评估供应商的实力和信誉。根据实地考察和评估结果，对供应商进行打分排序，选择排名靠前的供应商作为合作对象。（三）租赁合同签订1.合同起草与审核行政部门根据与供应商协商确定的租赁条款，起草租赁合同。租赁合同应明确双方的权利和义务、租赁物品或场地的详细信息、租赁期限、租金及支付方式、违约责任等内容。合同起草完成后，提交至法务部门进行审核。法务部门对合同的合法性、合规性进行审查，提出修改意见和建议。行政部门根据法务部门的审核意见，对合同进行修改完善。2.合同签订经法务部门审核通过的租赁合同，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订。签订后的合同应加盖公司公章，并妥善保管合同原件及相关附件。（四）租赁资产交付与验收1.交付通知在租赁合同约定的交付日期前，行政部门通知供应商将租赁资产交付至公司指定地点。同时，明确交付时需提供的相关资料，如设备清单、质量检验报告、使用说明书等。2.资产验收租赁资产交付后，由行政部门组织相关人员进行验收。验收内容包括租赁资产的数量、规格、质量、性能等是否符合合同约定。对于设备类租赁资产，还应进行试运行，确保设备正常运行。验收合格后，验收人员在《租赁资产验收单》上签字确认。如发现租赁资产存在问题，应及时通知供应商进行整改或更换，直至验收合格为止。（五）租金支付与结算1.租金计算与支付计划制定财务部门根据租赁合同约定的租金标准和支付方式，计算每期租金金额，并制定租金支付计划。租金支付计划应明确支付日期、支付金额等信息，并提交至公司管理层审批。2.租金支付财务部门按照经审批的租金支付计划，按时足额支付租金。在支付租金前，财务部门应核对租赁合同、验收单等相关文件，确保支付金额准确无误。租金支付完成后，财务部门应及时进行账务处理，并保存好相关支付凭证。3.费用结算租赁期间发生的其他费用，如水电费、物业费等，按照合同约定由相应责任方承担。财务部门根据实际发生的费用情况，与供应商或相关单位进行结算，并做好费用核算和账务处理工作。（六）租赁资产使用与维护1.使用管理各部门负责租赁资产的日常使用管理，应按照租赁合同约定的用途合理使用租赁资产，不得擅自改变租赁资产的用途或转租给他人。同时，应建立租赁资产使用台账，记录租赁资产的使用情况、维修保养记录等信息。2.维护保养根据租赁资产的性质和使用要求，制定相应的维护保养计划。租赁资产的维护保养工作由使用部门负责组织实施，或委托供应商进行。对于需要定期维护保养的设备，应按时进行维护保养，确保设备的正常运行和使用寿命。在维护保养过程中，应做好记录，并保存好相关维护保养凭证。（七）租赁期满处理1.续租申请租赁期满前，使用部门如需继续租赁租赁资产，应提前[X]天向行政部门提交《续租申请表》，说明续租理由、续租期限等信息。行政部门对续租申请进行审核，并征求公司管理层意见。如同意续租，行政部门应与供应商协商续租事宜，签订续租合同。2.资产归还租赁期满后，如不再续租，使用部门应按照租赁合同约定的时间和要求，将租赁资产归还至供应商。在归还租赁资产前，使用部门应对租赁资产进行清理和维护，确保租赁资产完好无损。归还时，由供应商进行验收，验收合格后办理资产交接手续。3.费用清算租赁期满后，财务部门应与供应商进行费用清算，核对租金及其他费用的支付情况，确保双方费用结算清楚。如有费用差异，应及时与供应商协商解决。三、租赁风险管理1.风险识别对租赁业务过程中可能存在的风险进行识别，主要包括市场风险、信用风险、操作风险、法律风险等。2.风险评估采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的可能性和影响程度。根据风险评估结果，对风险进行排序，明确重点关注的风险领域。3.风险应对措施针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施。市场风险：关注市场动态，及时调整租赁策略，降低市场波动对租赁业务的影响。信用风险：加强对供应商和承租方的信用管理，建立信用评估体系，对信用状况不佳的客户采取风险防范措施，如要求提供担保、增加预付款比例等。操作风险：完善租赁业务流程，加强内部控制，提高员工的业务水平和风险意识，减少操作失误带来的风险。法律风险：加强合同管理，严格审查租赁合同条款，确保合同的合法性和有效性。同时，及时关注法律法规的变化，调整租赁业务操作，避免法律风险。四、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对租赁业务进行审计监督，检查租赁业务流程的执行情况、租赁合同的签订与履行情况、租金支付与费用结算情况等。对审计中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.日常检查行政部门和财务部门负责对租赁业务进行日常检查，检查内容包括租赁资产的使用情况、维护保养情况、租金支付情况等。对检查中发现的问题，及时通知相关部门进行整改，并做好记录。3.违规处理对于违反本租赁管理办法的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、解除租赁合同、追究法律责任等。同时，对违规行为进行记录，作为员工绩效考核和信用评价的重要依据。五、附则