人事档案管理标准

人力资源管理Q/ZSFD-203.01-10人事档案管理标准目次TOC\o"1-1"\h\z\u1范围： 22规范性引用文件： 23术语、定义： 34职责： 35管理内容与方法： 36检查与考核 11附录A（规范性附录）人事档案管理工作示意图 12附录B（规范性附录）员工档案材料分类及排列顺序一览表13附录C（规范性附录）人事档案目录 19附录D（规范性附录）人事档案转递通知单存根 35附录E（规范性附录）查（借）阅人事档案审批表 36附录F（规范性附录）新任集团管理企业领导人员档案报送单………………..37前言本标准是根据XXXXX有限责任公司（以下简称“XXXXX公司”）标准体系工作的需要而编制，是企业标准体系建立和实施的个性标准，目的是为了规范化、标准化公司人事档案管理工作，促进公司人力资源管理工作的顺利进行，从而加快企业标准体系的完善，适应国家标准和国际先进标准的需要。本标准由XXXXX公司行政部提出并归口管理。本标准起草部门：本标准起草人：本标准初审人：本标准复审人：本标准批准人：本标准于20年月日首次发布。人事档案管理标准1范围本标准规范了XXXXX公司人事档案管理的内容和要求。本标准适用于XXXXX公司人事档案材料的收集、利用、传递、管理等工作。2规范性引用文件下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。全国人大常委会《中华人民共和国档案法》劳力字[1992]33号《企业职工档案管理工作规定》组通字[1996]14号《中共中央组织部关于印发（干部人事档案材料收集归档规定）的通知》京组通[2006]4号《中共北京市委组织部关于开展干部档案审核工作的通知》Q/ZSFD-205.02-02-2011《管理标准编写规定指引》3术语、定义3.1XXXXX公司、公司指XXXXX有限责任公司。3.2人事档案指人事管理等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据。3.3人事档案整理指根据一定的原则和方法，将收集起来的档案材料，以个人为单位，进行审核、分类、排序、编目、技术加工和装订等，使之成为系统化和条理化的专门案卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充。3.4人事档案审核指对归档材料进行全面检查，确认材料内容是否真实准确，手续是否规范完备，进而判定材料有无保存价值、是否归入人事档案的一项业务内容。3.5人事档案传递指员工所在单位或主管部门发生变化后，人事档案管理部门将其档案转给新的主管单位人事档案管理部门的一项工作。4职责行政部是公司人事档案管理的归口部门，具体负责公司人事档案的收集、整理、保管等日常管理工作。5管理内容与方法5.1总则人事档案是公司行政部及其他部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，人事档案管理工作是公司组织人事工作的重要组成部分，是历史地、全面地考察了解和正确评价员工的依据。5.2人事档案材料收集5.2.1主动收集人事档案材料并归档是公司行政部、各部门、各位5.2.2公司5.2.3立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经5.25.2.4.15.2.4.1.1招收、聘用工作中形成的报考登记表、考试成绩、聘用、续聘审批表、聘用合同书及解聘、辞退材料；5.2.4.1.2调配、转业安置、任免、考察、考核等工作中形成的履历表（书）、简历表、履历（简历）材料、各种登记表、干部任免呈报表（包括同时上报的考察材料）、考核登记表、民主评议和组织考察综合材料、鉴定材料、自传、退（离）休审批表和军队转业干部审批表等材料；5.2.4.1.3办理工资、待遇等工作中形成的登记表、审批表和解决待遇问题的批复材料；5.2.4.1.4政审工作中形成的调查报告、审查结论、上级批复、个人对结论的意见、检查交待说明及作为依据的调查证明材料；甄别及复查结论（意见、决定）、复查报告、批复及主要依据材料；更改民族、出生年月、参加工作时间、国籍的个人申请、组织审批意见及作为依据的证明材料。5.25.25.25.2.4.5通过5.2.45.2.2.7通过工会等有关部门5.25.25.2.2.105.2.2.11收集5.2.3形成档案材料的部门将归档材料送交5.3人事档案材料鉴别5.3.1判断5.35.35.3.2.2应由本人保存的材料，如奖状、毕业证书、学生证等，要及时退还本人，个别不宜退给本人的，可经5.35.35.3.2.5经鉴别确需销毁的材料，应进行详细登记，报请5.4人事档案的整理在对档案材料进行鉴别的基础上，人事档案整理工作包括分类、排序、技术加工、装订五个步骤，通过整理达到完整、真实、条理、精练、实用的要求。5.4.1人事档案将档案材料按照按材料内容、性质及材料之间的内在联系，区别类型，相对集中，进行组合排列，共分为十大类。5.45.45.45.45.45.45.45.45.45.45.45.4第四类材料二级分类顺序为：1、学历学位材料；2、职业（任职）资格考试材料和评（聘）专业技术职务（职称）材料；3、反映个人科研学术水平的材料；4、培训材料等。第九类材料二级分类顺序为：1、任免材料；2、工资材料；3、出国、出境材料；4、参加会议的代表登记表等材料。5.45.4.25.4.3人事档案目录5.4.5.45.4.3.3序号填写材料类号和排列顺序号。材料类号用大写的“一”至“5.4.3.4“材料名称5.4.3.4.1填写材料名称要突出材料的基本内容；5.4.3.4.2要准确揭示和高度概括出材料的性质特征；5.4.3.4.3简化题目要规范，必须确切反映材料的内容特点；5.4.3.4.4名称与材料内容明显不一致的，要根据内容重新命题，并在备注栏加以注明；5.4.3.4.5没有名称的材料，可根据材料内容拟定标题，标题要规范、确切；5.4.3.4.6证明材料的名称要根据材料的内容来拟定，不能笼统地写“证明材料”，要准确地揭示出证明人的姓名或单位、证明人与被证明人之间的关系、被证明人的问题等。5.4.3.5“材料形成时间5.4.3.6“页数5.4.3.7“备注5.45.4.45.4.45.45.45.45.45.45.4.55.45.45.45.5人事档案查阅5.55.55.55.55.55.5.6员工档案一般不外借，特殊情况需外借的，须经行政部5.6人事档案转递5.65.65.6.1.2转出单位在转递档案前，要对档案进行严格审核，对不符合要求的档案进行认真整改,并按照要求，整理合格、装订成册，不得扣留材料或分批转出。经审核整改后符合要求的档案，报5.6.1.3接收单位要对接收的档案进行严格审查，发现问题后及时向转出单位反馈并退回档案整改。经整改合格后，转出单位再将档案转接收单位，接收单位5.65.6.2.1转出的档案要进行严密包封，详细填写5.65.65.65.65.65.6.2.7严格执行档案转递制度，避免出现“无头档案”。对已出现的“无头档案5.65.65.6.3.1新任集团公司所属企业领导人员的人事档案5.6.3.2新任企业领导人员正式任职后，5.6.3.3对所报送的档案进行严格审核后，逐项填写《新任集团管理企业领导人员档案报送单》，详细列出档案中的遗留问题。《新任集团管理企业领导人员档案报送单》5.65.6.3.5对存在问题的档案，须在5.7人事档案保管与保护5.7.1为确保人事档案的绝对安全，5.75.75.75.8人事档案材料收集工作纪律5.8.15.8.2行政部5.85.85.85.85.85.85.85.85.85.86检查与考核6.1本标准的执行情况由公司分管领导和行政部组织检查与考核。人力资源管理/ZSFD-203.01-10附录A（规范性附录）人事档案管理工作示意图程序收集鉴别整理保管检索利用转递统计收集归档材料，补充档案材料。是否属于所管员工应归档的材料，是否齐全完整、手续完备，是否真实可靠。材料分类、排列、复制、目录登记、技术加工、打孔装订、检查验收。专（兼）职人员，专用库房，专用铁质五节柜，“六防措施”落实。有检索工具：计算机检索、手工簿册查询。查阅借用，为员工工作提供信息。员工调动工作或职务变动后，将档案转到新的主管部门。统计档案管理工作基本情况，核对档案材料。内容三及时：及时收集，及时归档，及时按规定组织补充。鉴别准确，去留合理，处理得当。认真鉴别，分类准确，编排有序，目录清楚，装订整齐。严密科学；安全可靠；便于查找。检索科学，方法得当，简便易行，查找准确迅速。坚持原则，手续完备，登记清楚，安全保密，积极主动。机要转递专人送取，档案完整齐全，转递及时安全。定期及时，科学准确，情况登记清楚，问题及时处理。标准附录B（规范性附录）员工档案材料分类及排列顺序一览表类别材料分类排列顺序目录填写备注目录职务变动表的前面员工职务变动登记表排在目录后面第一类1、知青、教师、职工、军人、员工登记表、简历表、履历表(书)、2、党员员工简历表;目录按材料形成时间的先后顺序排列填写。按每份材料逐件填写。要写明年、月、日及页数，ＸＸＸ年不能省略。按时间顺序排序。贴像片、盖公章。第二类1、凡由本人撰写的叙述自己经历、思想变化过程、社会关系等情况，属自传性质的材料。2、以自传为主要内容的履历式简历表等。目录按材料形成时间的先后顺序排列填写。按每份材料逐件填写。要写明年、月、日及页数，ＸＸＸ年不能省略。按时间顺序排序。第三类1、鉴定材料:学生、学员、实习、劳动、自我鉴定，毕业生鉴定、高校毕业生鉴定、结业鉴定、学生操行评语、政治操行鉴定表、工作鉴定、团员、党员、员工鉴定、后备干部登记表、退役军人鉴定、转业干部鉴定、飞行员鉴定、工作调动鉴定、下派干部鉴定、社教运动鉴定表；2、干部考核表、干部考察材料、对本人的考察意见、思想品德考察表、公务员考核表、审计考核材料、出国人员鉴定表、外国工作期间鉴定;研究生学习期间总结表、党性锻炼小结；3、离任审计(如有问题放第8类).目录按材料形成时间的先后顺序排列填写。按每份材料逐件填写。要写明年、月、日及页数，ＸＸＸ年不能省略。按时间顺序排序。现职和科级以上干部民主评议材料归档;干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类类别材料分类排列顺序目录填写备注第四类1、中学学生登记表、毕业生登记表；2、各类大中专院校学生登记表、毕业生登记表、毕业研究生登记表、学员毕业鉴定表(含成绩单)、学习情况登记表，高校学籍登记表);符合国家规定的学历证明、肄业、毕业证明，教育部门出具的学历证明等；3、报考攻读硕士学位研究生登记表、专家推荐表、硕士研究生学籍登记表、学业成绩登记表、硕士毕业生登记表；4、报考博士学位研究生登记表、专家推荐表、博士课程学习成绩表、博士毕业证书或学位证书、博士研究生学籍登记表、博士毕业生登记表、授予学位推荐表；硕士学位审批材料、博士学位审批材料；5、专业技术职务任职资格申报表;聘任、套改、晋升、解聘专业职务(职称)的审批表、登记表;员工的创造发明、科研成果、著作及有重大影响论文的评价材料及目录;员工本人写的技术业务自传;反映员工业务能力方面的其它材料；6、员工进修登记表、岗位培训登记表、党校培训登记表；选拔留学生审查登记表、教师职务任职资格呈报表、提升教师专业技术职务名称审批表、卫生人员技术职称晋升呈报表；7、教师过渡审批表、公务员过渡培训表目录填写为二级分类方法：学历学位材料；职业（任职）资格考试材料和评（聘）专业技术职务（职称）材料；反映个人科研学术水平的材料；培训材料每份材料逐件填写。要写明年、月、日及页数，ＸＸＸ年不能省略，每小项按时间顺序排序。例：四、学历学位及评聘专业技术材料㈠学历学位材料1、2、㈡职业（任职）资格考试和专业技术职务材料1、2、㈢反映个人科研学术的材料1、2、㈣培训材料1、2、1、毕业证书的原件、复印件都不能存档。如需存档，复印单位加盖公章。2、职称单科成绩考试通知要退还本人。

类别材料分类排列顺序目录填写备注第五类1、政治历史问题的审查结论(批注)、调查报告、主要证明材料、检举材料、本人交待及对结论的意见;2、甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告及有关的依据材料;3、一般历史问题的结论材料和主要证明材料;因入党、入团、出国、参军而形成的政审材料;4、确定和更改员工的姓名报告及批件；确定和更改员工的民族、年龄、国籍、入党、入团和参加工作时间的组织审查结论以及所依据的主要证明材料；家庭成员、主要社会关系的平反决定、通知或复查意见等；5、学生政审表、高中毕业生政审表、学生政治情况调查表、毕业生政治审查表、新兵政治审查登记表、入伍时间审批表、下乡时间审批表、更改参加工作时间批复、报告及证明；更改民族的批复；6、本人的证明材料：家庭情况的证明材料、爱人情况登记表，其妻×××的证明材料、其夫×××的证明材料、其父×××的证明材料、其母×××的证明材料等。按政审时间先后，排出每次政审的成套材料。批复；结论；本人对结论的意见；调查报告；调查证明材料(按调查报告中引证的要顺序排列)；本人检查交待及申诉材料(有复查结论、平反决定的排在前面)，不同问题分别做出结论的将每个问题的成套材料分别集中在一起;同一问题多次审查形成的材料，将每次审查形成的成套材料分别排列在一起，并将最后一次问题材料排在这一问题材料的最前面;其余的按每次审查的时间先后顺序成套排列。先排序反映同一问题或内容材料集中在一起，按材料主次关系排序。1、先将本人材料、上级批复、结论、本人对结论的意见、调查报告、证明材料、本人检查交代材料。2、再存放爱人、父母、兄弟、姐妹等材料。每份材料逐件填写。要写明年、月、日及页数、份数，ＸＸＸ年不能省略归入此类材料应注意材料的完整性。

类别材料分类排列顺序目录填写备注第五类1、政治历史问题的审查结论(批注)、调查报告、主要证明材料、检举材料、本人交待及对结论的意见;2、甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告及有关的依据材料;3、一般历史问题的结论材料和主要证明材料;因入党、入团、出国、参军而形成的政审材料;4、确定和更改员工的姓名报告及批件；确定和更改员工的民族、年龄、国籍、入党、入团和参加工作时间的组织审查结论以及所依据的主要证明材料；家庭成员、主要社会关系的平反决定、通知或复查意见等；5、学生政审表、高中毕业生政审表、学生政治情况调查表、毕业生政治审查表、新兵政治审查登记表、入伍时间审批表、下乡时间审批表、更改参加工作时间批复、报告及证明；更改民族的批复；6、本人的证明材料：家庭情况的证明材料、爱人情况登记表，其妻×××的证明材料、其夫×××的证明材料、其父×××的证明材料、其母×××的证明材料等。按政审时间先后，排出每次政审的成套材料。批复；结论；本人对结论的意见；调查报告；调查证明材料(按调查报告中引证的要顺序排列)；本人检查交待及申诉材料(有复查结论、平反决定的排在前面)，不同问题分别做出结论的将每个问题的成套材料分别集中在一起;同一问题多次审查形成的材料，将每次审查形成的成套材料分别排列在一起，并将最后一次问题材料排在这一问题材料的最前面;其余的按每次审查的时间先后顺序成套排列。先排序反映同一问题或内容材料集中在一起，按材料主次关系排序。1、先将本人材料、上级批复、结论、本人对结论的意见、调查报告、证明材料、本人检查交代材料。2、再存放爱人、父母、兄弟、姐妹等材料。每份材料逐件填写。要写明年、月、日及页数、份数，ＸＸＸ年不能省略归入此类材料应注意材料的完整性。

类别材料分类排列顺序目录填写备注第六类1、入团志愿书、申请书、退团材料；2、入党志愿书（己经批准为中共正式党员、入党申请书、转正申请；3、党员登记表、不予登记的决定：组织批示意见及所依据的材料，取消预备党员资格材料党员登记表(属整党性质的)、党员民主评议材料;4、加入民主党派的有关材料、组织审批意见；5、开除党籍、团籍的处分材料放在第八类，原入党、入团志愿书仍放在第六类，但需在封面注明“已开除”字样。入团志愿书；入团申请书；团员登记表；离退团材料；开除团籍材料；入党志愿书；入党申请书；转正申请书；党员登记表；加入民主党派的有关材料。按每份材料逐件填写。要写明年、月、日及页数，ＸＸＸ年不能省略。入党积极分子考察材料不存档第七类1、各级组织正式命名授予的英雄、模范、先进工作者等称号和本单位年度性奖励的授奖决定(审批表)先进事迹及荣誉称号材料、通报表扬材料;创造发明奖励材料;2、各种业务奖励材料;3、从事专业工作三十年人员审批表、登记表;有突出贡献的中青年专家审批表;拔尖人才审批表;其它荣誉称号的审批材料。按材料形成的时间先后顺序排列。按每份材料逐件填写。要写明年、月、日及页数、份数，ＸＸＸ年不能省略。每份材料要盖公章第八类1、法院判决书、劳动教养审批材料、员工违犯党纪、政纪、国法所受的处分(免于处分的处理意见)、查证核实报告、上级批复、本人对处分的意见和检查交待材料；2、通报批评材料；3、甄别、复查报告、决定、上级批复及本人意见。确属错误，组织上未给予处分的，本人对错误的认识交待或检查材料；4、关于×××取消所受处分的决定；刑事判决书。按处分时间排列，每次处分所形成的成套材料(指受处分两次以上的)，排列同五类相同，凡有取消处分和甄别、复查平反决定材料排在每次处分材料的前面。即：上级批复、处分决定、本人对处分的意见、调查报告、证明材料、本人检查交待或申诉材料；同第五类排列顺序一样。注意此材料的完整性和成套，手续要齐全。本人对处分的意见常常同处分决定在同一材料上。

类别材料分类排列顺序目录填写备注第九类1、任免：招工、入伍审批表、知青下乡审批(登记表);以工代干转正审批表；吸收录用员工审批表;聘用员工审批表(合同书)；续聘审批表、解聘、辞退材料；军衔审批表、军队转业干部、复员退伍军人审批表；干部任免审批表及相应的考察材料或表现材料；公开选拔和竞争上岗等工作中形成的材料；享受处级以上待遇审批表;退职、退(离)休审批表(提前和延长离退休材料)；2、工资：调整工资、工资改革、提职、兑现工资、转正定级人员审批表、奖励工资、津贴审批表；有突出贡献的奖励晋级表；3、出国：出国人员审批表;4、其它：县团级以上党代会、人代会、政协代表会议、工、青、妇等群众团体代表会、民主党派代表会议代表登记表；公务员过渡登记表；大学生进京审批表；员工调动审批表。此类材料分为四小类各小类材料分别按形成时间的先后顺序排列。九、工资、任免等材料㈠任免材料（材料分类中1）；㈡工资材料（材料分类中2）；㈢出国人员审批表（材料分类中3）；㈣参加会议的代表登记表等其它材料（材料分类中4）。目录登记时，四小类之间留有补充材料时备用空格;例：9-1-1是第九类中任免材料的第一份材料的第1件材料。第十类前九类不包括的、属于有较大参考价值的材料：1、有残疾的体检表、残疾等级材料；2、民事纠纷判决书、调解书；3、大中专院校毕业生报到通知书、派遣证；4、工伤、职业病、可做享受劳保待遇或提前退(离)休依据的体检证明材料；5、员工逝世后的悼辞(生平)；6、非正常死亡的调查报告、处理材料、善后处理意见、死亡通知书、死亡报告单；死亡员工登记表；7、“三险”证明等；8、员工档案审核、报送工作中产生的反映员工情况的材料；9、其它材料。按材料形成时间先后顺序排列。按每份材料逐件填写。要写明年、月、日及页数，ＸＸＸ年不能省略。体检表要求存放最近一份。备注：在填写目录时，每类目录之后须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。第三、四、九类等，不能在同一页中填写其它类别材料的条目。人力资源管理/ZSFD-203.01-10附录C（规范性附录）人事档案目录类号材料名称材料制成时间页数备注年月日一履历材料1二自传材料1人事档案目录类号材料名称材料制成时间页数备注年月日三鉴定、考核、考察材料1人事档案目录类号材料名称材料制成时间页数备注年月日四学历、学位、职称等材料(一)学历学位材料1人事档案目录类号材料名称材料制成时间页数备注年月日(二)专业技术职务材料1(三)个人科研学术材料1人事档案目录类号材料名称材料制成时间页数备注年月日(四)培训材料1人事档案目录类号材料名称材料制成时间页数备注年月日五政审材料1六入党(团)材料1人事档案目录类号材料名称材料制成时间页数备注年月日七奖励材料1八处分材料1人事档案目录类号材料名称材料制成时间页数备注年月日九录用、任免、聘用、工资等材料(一)任免材料1人事档案目录类号材料名称材料制成时间页数备注年月日人事档案目录类号材料名称材料制成时间页数备注年月日(二)工资材料1人事档案目录类号材料名称材料制成时间页数备