票据传递管理制度 - 副本

票据传递管理制度-副本一、总则（一）目的为规范公司票据传递流程，确保票据流转的及时性、准确性和安全性，加强公司财务管理，保障公司资金安全，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间涉及各类票据（包括但不限于发票、收据、支票、汇票等）的传递、交接及管理。（三）职责分工1.财务部门负责制定和完善票据传递管理制度，并监督执行。审核各类票据的真实性、合法性和完整性，对不符合要求的票据及时退回相关部门。负责票据的保管、核算和归档工作。定期对票据传递情况进行检查和总结，发现问题及时提出改进措施。2.业务部门负责本部门票据的开具、收集、整理和传递工作。确保所开具票据信息的真实、准确、完整，并按照规定的格式和内容填写。在规定时间内将票据传递给相关部门或财务部门，办理交接手续。配合财务部门对票据相关问题进行查询和核实。3.其他部门在涉及票据传递的业务活动中，按照本制度的规定，做好本部门的票据传递和配合工作。对接收的票据进行妥善保管，不得遗失、损坏，并及时传递给下一环节。二、票据开具（一）开具原则1.业务部门应在经济业务发生且符合相关法律法规和公司规定的情况下，及时开具票据。2.票据开具必须真实、准确地反映经济业务内容，不得虚开、错开。3.开具的票据应字迹清晰、内容完整，不得涂改、挖补。如因特殊原因需要修改，应在修改处加盖开具单位公章或财务专用章。（二）开具流程1.业务人员根据实际业务情况填写票据开具申请单，详细注明开票日期、付款单位名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息。2.将填写好的票据开具申请单提交给部门负责人审核。部门负责人应重点审核业务的真实性、开票信息的准确性，审核通过后在申请单上签字确认。3.业务人员持经部门负责人审核后的申请单到财务部门开具票据。财务人员应再次核对申请单上的信息，确保与业务实际情况一致。审核无误后，按照规定的格式和内容开具票据，并在票据上加盖公司发票专用章或财务专用章。4.开具后的票据应按照号码顺序逐份打印清单，清单内容包括开票日期、付款单位名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息。清单应加盖公司发票专用章或财务专用章，并与票据一并交给业务人员。（三）特殊情况处理1.如遇客户要求开具增值税专用发票，但客户提供的开票信息不完整或不准确，业务人员应及时与客户沟通，要求客户补充或更正开票信息。如客户无法及时提供准确信息，应在开票申请单上注明情况，并经部门负责人批准后，先开具普通发票，待客户提供准确信息后再更换为增值税专用发票。2.因退货、折让等原因需要开具红字发票的，业务部门应填写红字发票开具申请单，详细说明退货或折让的原因、金额、税额等信息，并提供相关证明材料（如退货协议、折让协议等）。经部门负责人审核、财务部门审批后，由财务部门按照规定开具红字发票。三、票据收集与整理（一）收集要求1.业务部门在业务活动中收到外部单位开具的票据后，应及时进行收集，并确保票据的真实性、完整性。2.对于发票，应检查发票的票面信息是否清晰、完整，包括发票代码、发票号码、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额、销售方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息，发票是否加盖销售方发票专用章。3.对于收据，应检查收据的格式是否符合公司规定，填写内容是否完整，包括收款日期、交款单位名称、收款事由、金额、收款人等信息，收据是否加盖收款单位财务专用章或收款专用章。（二）整理流程1.业务人员将收集到的票据按照业务类型、时间顺序进行分类整理。2.对于同类业务的票据，应按照金额大小顺序排列，并在票据右上角注明业务编号或业务事项名称。3.检查票据的张数是否齐全，附件是否完整。如发现票据缺失或附件不全，应及时与相关单位联系补齐。4.在整理票据过程中，如发现票据存在问题（如票面信息错误、盖章不清晰等），应及时与开票单位沟通，要求其重新开具或更正票据。四、票据传递（一）传递原则1.及时性原则：各部门应在规定时间内将票据传递给下一环节，不得拖延。2.准确性原则：传递的票据应确保信息准确无误，不得出现错传、误传。3.安全性原则：在票据传递过程中，应采取必要的安全措施，确保票据的安全，防止票据遗失、被盗、损坏等情况发生。（二）传递流程1.内部传递业务部门在完成票据整理后，填写票据传递清单，详细注明票据类型、张数、金额、业务编号、传递日期等信息，并将票据及传递清单一并交给相关部门。接收部门在收到票据及传递清单后，应认真核对票据的真实性、完整性和传递清单上的信息。核对无误后，在传递清单上签字确认，并将票据妥善保管。如接收部门发现票据存在问题，应及时与业务部门沟通，要求业务部门查明原因并处理。如属于开票单位的问题，业务部门应负责与开票单位联系解决；如属于本部门传递过程中的问题，应及时纠正并重新传递。2.与财务部门传递业务部门定期（如每周或每月）将整理好的票据及传递清单传递给财务部门。传递时间应在财务部门规定的时间范围内。财务部门收到业务部门传递的票据后，应按照财务核算要求进行审核。审核内容包括票据的真实性、合法性、完整性，开票信息是否准确，与业务实际情况是否相符等。对于审核通过的票据，财务人员应在传递清单上签字确认，并按照财务制度进行账务处理。对于审核不通过的票据，财务人员应及时通知业务部门，说明原因，并要求业务部门重新提供符合要求的票据。（三）传递方式1.纸质传递对于重要票据（如发票、支票等），应采用纸质传递方式。传递过程中，应使用专门的票据传递袋或文件夹，将票据妥善封装，并在封口处加盖密封章或签字确认。纸质传递应通过公司内部专人送达或通过邮政特快专递（EMS）等方式进行，确保票据传递的安全性和及时性。2.电子传递对于一些可通过电子方式传递的票据（如电子发票等），在取得电子票据后，业务部门应及时将电子票据信息传递给财务部门。传递方式可采用电子邮件、公司内部办公系统等。在电子传递过程中，应确保电子票据信息的完整性和准确性。接收方在收到电子票据信息后，应及时进行核对，并打印纸质票据作为记账凭证附件。五、票据保管（一）保管责任1.财务部门负责公司各类票据的统一保管工作。应指定专人负责票据保管，明确保管人员的职责和权限。2.业务部门在票据传递过程中，对接收的票据负有临时保管责任，应确保票据的安全，不得遗失、损坏。（二）保管要求1.票据应存放在专门的保险柜或文件柜中，实行分类存放，确保票据存放有序，便于查找和核对。2.对于空白票据（如空白发票、空白收据等），应严格按照票据管理规定进行保管，专人专柜存放，实行领用登记制度。领用空白票据时，应填写领用登记表，注明领用日期、票据种类、号码、数量、领用人等信息，并经部门负责人批准。3.已开具的票据存根联和发票登记簿应妥善保管，保管期限按照国家法律法规和公司财务制度的规定执行。保管期满后，经公司领导批准，方可销毁。销毁时，应编制销毁清单，注明票据种类、号码、数量、销毁日期等信息，并由财务人员、审计人员等共同监销。4.定期对票据保管情况进行检查，确保票据的安全。如发现票据遗失、被盗、损坏等情况，应及时报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。六、票据核算（一）核算原则1.财务部门应按照国家财务会计准则和公司财务制度的规定，对各类票据进行准确、及时的核算。2.票据核算应与业务实际情况相符，确保财务数据的真实性、完整性。（二）核算流程1.财务人员在收到业务部门传递的票据后，按照票据的性质和用途进行分类核算。2.对于发票，应根据发票上的金额、税额等信息，分别计入相应的会计科目，如销售收入、应交税费等。同时，应将发票号码、开票日期、付款单位名称等信息录入财务核算系统，以便于查询和核对。3.对于收据，应根据收据上的收款金额，计入相应的会计科目，如其他应收款、其他应付款等。同时，应在收据上注明收款业务的详细情况，以便于后续核算和管理。4.定期对票据核算情况进行核对和检查，确保财务数据的准确性。如发现核算错误，应及时查明原因并进行调整。七、票据归档（一）归档范围1.公司内部各部门在业务活动中涉及的各类票据（包括发票、收据、支票存根、汇票复印件等）。2.与票据相关的文件资料，如合同、协议、审批单、传递清单等。（二）归档要求1.票据归档应按照时间顺序和业务类型进行分类整理，确保归档资料的系统性和完整性。2.归档的票据应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。如有破损或缺失，应进行修复或补充。3.在票据上应加盖归档章，注明归档日期、归档人等信息。4.归档的文件资料应编制目录清单，注明文件名称、日期、编号等信息，以便于查找和核对。（三）归档流程1.财务部门定期（如每月或每季度）对已完成核算的票据进行归档整理。2.将整理好的票据及相关文件资料按照归档要求装入档案盒或档案袋中，并在档案盒或档案袋上注明档案名称、年份、月份等信息。3.将档案存放在专门的档案室或档案柜中，按照档案管理规定进行保管。档案室应保持干燥、通风，防止档案受潮、发霉、虫蛀等情况发生。八、监督与检查（一）监督机制1.公司设立内部审计部门，负责对公司票据传递管理制度的执行情况进行定期审计和监督检查。2.财务部门应定期对各部门票据传递情况进行自查，发现问题及时整改，并将自查情况报告公司领导。（二）检查内容1.票据开具是否符合规定，包括开票信息是否准确、完整，是否在规定时间内开具，是否加盖发票专用章或财务专用章等。2.票据收集与整理是否及时、准确，是否按照规定的流程进行分类整理，票据张数是否齐全，附件是否完整等。3.票据传递是否及时、安全，是否在规定时间内传递给下一环节，传递过程中是否存在遗失、损坏等情况。4.票据保管是否规范，是否按照规定存放，是否实行领用登记制度，空白票据是否专人专柜保管等。5.票据核算是否准确、及时，是否与业务实际情况相符，财务数据是否真实、完整。6.票据归档是否符合要求，是否按照规定分类整理、编制目录清单，档案是否妥善保管