限度样品管理办法

限度样品管理办法一、总则（一）目的为规范公司12限度样品的管理，确保样品的真实性、代表性、完整性和可追溯性，保证产品质量检验、研发、生产等活动的顺利进行，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内与12限度样品相关的采购、接收、储存、使用、发放、处置等环节的管理。（三）职责1.质量管理部门负责制定和修订12限度样品管理办法。监督12限度样品管理办法的执行情况。对12限度样品的检验、留样等工作进行指导和管理。2.采购部门负责12限度样品的采购工作，确保所采购样品符合相关要求。与供应商沟通协调，保证样品及时、准确送达。3.仓库管理部门负责12限度样品的接收、储存和发放管理。确保样品储存环境符合要求，保证样品质量稳定。4.使用部门负责提出12限度样品的使用需求。按照规定正确使用样品，做好使用记录。及时归还使用后的样品。二、样品采购（一）采购计划1.使用部门根据工作需要，提前填写"12限度样品采购申请表"，详细说明样品的名称、规格、数量、用途、预计采购时间等信息。2.申请表经部门负责人审核后，提交至采购部门。3.采购部门汇总采购申请表，结合库存情况，制定12限度样品采购计划。采购计划应明确采购样品的具体信息、采购时间、供应商选择等内容。（二）供应商选择1.采购部门应建立合格供应商名录，优先选择名录内的供应商采购12限度样品。2.对于新的供应商，采购部门应进行资质审核，包括供应商的营业执照、生产许可证、产品质量认证等相关资质文件。3.实地考察供应商的生产条件、质量管理体系等情况，确保其具备稳定供应符合要求样品的能力。4.与供应商签订质量协议，明确样品的质量标准、验收方式、退换货条款等内容。（三）采购实施1.采购部门根据采购计划向选定的供应商发送采购订单，明确样品的规格、数量、交付时间、交付地点等要求。2.跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保样品按时、按质、按量送达。3.对于紧急采购的12限度样品，采购部门应采取特殊措施，确保尽快满足使用部门的需求。三、样品接收（一）接收准备1.仓库管理部门在收到样品到货通知后，应做好接收准备工作，包括安排合适的存放区域、准备验收工具等。2.根据样品的特性，确定是否需要特殊的储存条件，如温度、湿度、光照等要求。（二）验收1.仓库管理部门会同质量管理部门按照采购订单和质量协议的要求对样品进行验收。2.验收内容包括样品的名称、规格、数量、外观、包装等是否符合要求，同时检查供应商提供的质量证明文件，如检验报告、合格证等。3.对验收合格的样品，仓库管理部门填写"12限度样品验收单"，验收人员签字确认。4.对于验收不合格的样品，仓库管理部门应及时通知采购部门与供应商沟通处理，如退换货、补货等。四、样品储存（一）储存条件1.根据样品的特性，仓库管理部门设置专门的样品储存区域，并确保储存环境符合要求。2.对于有温度、湿度要求的样品，应配备相应的温湿度控制设备，定期监测和记录温湿度数据。3.对于易受潮、易氧化、易挥发等特殊样品，应采取相应的防护措施，如密封包装、充入惰性气体等。（二）储存标识1.在样品储存区域设置明显的标识牌，标明样品的名称、规格、批次、入库日期、储存条件等信息。2.对不同状态的样品（合格、不合格、待检等）进行区分标识，防止混淆。（三）库存管理1.仓库管理部门建立12限度样品库存台账，详细记录样品的出入库情况，包括日期、样品名称、规格、批次、数量、来源、去向等信息。2.定期对库存样品进行盘点，确保账物相符。如发现账物不符情况，应及时查明原因并进行处理。3.对于超过规定储存期限或质量出现问题的样品，仓库管理部门应及时通知质量管理部门进行评估和处理。五、样品使用（一）使用申请1.使用部门如需使用12限度样品，应填写"12限度样品使用申请表"，说明使用样品的名称、规格、数量、用途、预计使用时间等信息。2.申请表经部门负责人审核后，提交至仓库管理部门。（二）发放1.仓库管理部门根据批准的使用申请表，核实库存情况，向使用部门发放样品。2.发放时，仓库管理人员应填写"12限度样品发放记录"，记录发放日期、样品名称、规格、批次、数量、使用部门等信息，并由领取人签字确认。（三）使用规范1.使用部门应按照规定的用途和方法使用12限度样品，不得擅自更改使用目的或使用方法。2.在使用过程中，应做好使用记录，记录使用时间、使用人员、使用情况等信息，确保使用过程可追溯。3.使用后的样品如有剩余，使用部门应及时归还仓库管理部门，并办理归还手续。六、样品发放（一）内部发放1.公司内部各部门之间如需借用12限度样品，应填写"12限度样品借用申请表"，经借出部门和借入部门负责人审核后，提交至仓库管理部门。2.仓库管理部门根据申请表进行样品发放，并做好借用记录，记录借用日期、样品名称、规格、批次、数量、借用部门、归还日期等信息。3.借入部门应在规定的归还日期前归还借用的样品，仓库管理部门在收到归还样品后，应进行检查和确认，如无问题，在借用记录上注明归还情况。（二）外部发放1.因客户需求或其他外部原因需要发放12限度样品时，应按照公司相关规定办理审批手续。2.填写"12限度样品外部发放申请表"，详细说明发放原因、发放对象、样品信息等内容，经相关部门负责人审核，公司领导批准后，方可发放。3.仓库管理部门按照批准的申请表进行样品发放，并做好外部发放记录，记录发放日期、样品名称、规格、批次、数量、发放对象、发放方式等信息。七、样品留样（一）留样规定1.质量管理部门负责制定12限度样品的留样计划，明确留样的样品名称、规格、批次、数量、留样期限等要求。2.对于每一批次的12限度样品，应按照规定进行留样，留样数量应满足检验和复查的需要。3.留样样品应与待检或已检样品具有相同的特性和质量状态，确保能够代表整批样品的质量情况。（二）留样保存1.仓库管理部门按照留样计划，将留样样品存放在专门的留样区域，确保留样环境符合要求。2.留样样品应进行标识，标明样品名称、规格、批次、留样日期等信息。3.定期对留样样品进行检查，如发现留样样品出现质量变化或超过留样期限，应及时通知质量管理部门进行处理。八、样品处置（一）合格样品处置1.经检验合格的12限度样品，仓库管理部门根据使用部门的需求和库存情况，按照规定进行后续处置。2.如需继续储存，应按照样品储存管理要求进行管理；如需发放给客户或其他相关方，应按照样品发放管理规定办理手续。（二）不合格样品处置1.对于检验不合格的12限度样品，质量管理部门应及时出具不合格报告，并通知采购部门和仓库管理部门。2.采购部门负责与供应商沟通，协商退换货、补货或其他处理方式。3.仓库管理部门对不合格样品进行隔离存放，防止其与合格样品混淆。4.根据供应商的处理意见，仓库管理部门对不合格样品进行相应的处置，如退货、报废等，并做好记录。（三）过期样品处置1.对于超过规定储存期限的12限度样品，仓库管理部门应及时通知质量管理部门进行评估。2.质量管理部门根据样品的性质和质量状况，决定对过期样品的处置方式，如报废、重新检验等。3.仓库管理部门按照质量管理部门的决定对过期样品进行处置，并做好记录。九、监督与检查（一）定期检查1.质量管理部门定期对12限度样品的管理情况进行检查，包括样品的采购、接收、储存、使用、发放、处置等环节。2.检查内容包括管理制度的执行情况、记录的完整性和准确性、样品的质量状况等。3.对检查中发现的问题，及时提出整改意见，要求责任部门限期整改。（二）不定期抽查1.公司内部相关部门不定期对12限度样品的管理情况进行抽查，以确保管理工作的有效执行。2.抽查结果纳入部门绩效考核内容，对管理不善的部门进行相应的考核扣分。十、培训与考核（一）培训1.质量管理部门负责组织与12限度样品管理相关的培训，提高员工对样品管理重要性的认识和管理技能。2.培训内容包括12限度样品管理办法、样品的特性和质量要求、检验方法、储存条件等。3.新员工入职时，应进