档案管理办法

档案管理办法一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门的档案管理工作。（三）档案定义本办法所称档案是指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、信函、会议纪要、音像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则公司档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.分级负责原则各部门负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，接受公司档案管理部门的监督和指导。3.有效利用原则充分发挥档案的作用，为公司的各项工作提供有力的支持和服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责公司档案的统一管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的档案管理办法。2.制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。3.负责公司各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。4.指导和监督各部门的档案管理工作。5.组织档案管理人员的业务培训和考核。6.负责档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）各部门档案管理员各部门设立档案管理员，负责本部门档案的日常管理工作。其主要职责包括：1.负责收集、整理本部门在工作中形成的各类档案，并按照公司档案管理部门的要求进行分类、编号、装订等工作。2.妥善保管本部门的档案，确保档案的安全和完整。3.定期向公司档案管理部门移交本部门的档案。4.协助公司档案管理部门开展档案的查阅、利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在经营管理、生产活动、技术研发、行政管理等方面形成的文件材料。2.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等文件。3.公司召开的各类会议的会议纪要、决议、记录等文件。4.公司的工作计划、总结、报告、报表等文件。5.公司的产品设计图纸、工艺文件、技术标准等文件。6.公司的财务报表、审计报告、税务文件等文件。7.公司的人事档案、员工培训记录、绩效考核文件等文件。8.公司的声像资料、电子文件等其他形式的档案。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门在工作中形成的档案材料收集齐全，确保档案的完整性。2.档案材料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改或擅自销毁。3.对具有保存价值的电子文件，应及时进行备份，并按照档案管理的要求进行整理和存储。（三）整理方法1.分类按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人事档案类等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，不得缺页、漏页。4.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等内容，便于查阅和统计。四、档案的鉴定与保管期限（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定档案价值的原则，确保档案的鉴定结果客观、公正。（二）鉴定方法1.直接鉴定法档案管理人员应直接对档案材料进行审查，根据档案的内容、来源、形式等因素，准确判定档案的价值。2.集体鉴定法对于重要的档案或存在争议的档案，可组织相关部门的人员进行集体鉴定，共同确定档案的保管期限。（三）保管期限划分档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应列为永久保管。主要包括：公司设立、合并、分立、终止等重大事项的文件材料。公司的年度财务决算报表。公司的重要合同、协议。公司的重要会议记录、决议。公司的产品研发、生产技术等方面的重要文件。2.长期保管的档案凡是反映公司一般职能活动和具有一定查考利用价值的档案，应列为长期保管。保管期限一般为16年至50年。主要包括：公司的一般性合同、协议。公司的年度工作计划、总结。公司的人事任免文件。公司的固定资产台账。3.短期保管的档案凡是在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，应列为短期保管。保管期限一般为1年至15年。主要包括：公司的一般性文件、通知。公司的临时性会议记录。公司的一般性报表、统计资料。（四）保管期限的调整档案的保管期限应根据公司的实际情况和档案的利用价值进行定期调整。对于已过保管期限且确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。五、档案的保管与保护（一）保管场所公司应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药等，以保证档案的妥善保管。（三）档案整理与上架档案管理人员应按照档案的分类和编号顺序，将整理好的档案及时上架存放，便于查找和利用。（四）安全保护措施1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全管理。2.配备必要的安全设施和设备，如监控系统、报警装置等。3.定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。4.严格控制档案库房的访问权限，未经授权人员不得进入档案库房。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.公司外部人员查阅档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司主管领导签字同意后，方可到档案管理部门查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容。2.所在部门负责人或公司主管领导签字同意。3.档案管理部门根据查阅申请表，提供相应的档案，并做好查阅记录。4.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在查阅记录上签字确认。（三）利用方式档案管理部门应积极为公司的各项工作提供档案利用服务，利用方式主要包括：1.提供档案原件查阅。2.提供档案复印件或摘录件。3.提供档案咨询服务。（四）保密规定1.查阅人员应对查阅的档案内容严格保密，不得泄露给无关人员。2.档案管理人员应对档案的查阅情况进行严格记录，防止档案信息的泄露。3.对于涉及公司机密的档案，应按照公司的保密制度进行管理，严格限制查阅范围。七、档案的移交与销毁（一）移交1.各部门应按照公司档案管理部门的要求，定期将本部门保管的档案移交至公司档案管理部门。2.档案移交时，应填写《档案移交清单》，注明档案的名称、编号、数量、移交日期等内容，并由双方签字确认。（二）销毁1.对于已过保管期限且确无保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，报公司主管领导批准后，进行销毁。2.档案销毁时，应填写《档案销毁清单》，注明档案的名称、编号、数量、销毁日期等内容，并由档案管理部门负责人、监销人员等签字确认。3.档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化对公司现有的纸质档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设开发或选用适合公司档案管理需求的档案管理系统，实现档案的在线录入、存储、检索、借阅、统计等功能。3.网络建设建立档案管理内部网络，实现档案管理部门与各部门之间的信息共享和传输。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保档案信息的准确录入和安全存储。2.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。3.加强对电子档案的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止电子档案信息的泄露和丢失。九、监督与考核（一）监督检查公司档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、保管、利用等方面。对于发现的问题